客服部规章制度（共5篇）

客服部规章制度（共5篇）篇：客服部规章制度一、仪容仪表：

1、面部手部必须清洁、卫生、干净、梳理整洁。2、保持口腔清洁，上班前不吃异味食物（如葱、蒜）

3、本部门员工上班必须化淡妆，不可佩带项链、耳环、戒指等饰物，不可留长指甲，只可涂抹透明的指甲油。4、员工上班必须佩带胸牌、丝巾、头花、工作鞋，所佩戴物品不得歪歪扭扭，发现后及时纠正。5、仪表仪表端庄、稳健、站坐姿势端正，站时不要东倚西靠，做不能翘二郎腿，不准在行走间大声喧哗、说笑、勾肩搭背。6、上班前由部门负责人检查仪表、仪容。如有违反部门规定一次罚款十元。二、衣着

1、上班必须穿工作服，长筒袜，工作鞋，系丝巾，佩戴头花。工作服要干净整齐、笔挺。长筒袜袜色要接近肤色，不得有破洞。2、工作服不许穿出院外，不许穿工作服进食堂，违者罚款二十元。3、纽扣要扣好，不得卷衣袖。4、衣兜不得装手机等物品，显得鼓起。举止

1、微笑服务，要是发自内心的微笑。要对病人表现出热情亲切、友好真诚。2、和病人及家属交谈时，应注视对方，频频点头有应答。3、双手不得叉腰，交叉胸前，手插兜，不抓头、不挠痒、不挖耳、不抠鼻孔、不敲桌，玩弄物品。4、行走时要步态快、轻盈洒脱、但不能跑步，表现出慌张。5、不得哼歌曲、吹口哨、跺脚，显懒散状态。6、不随地吐痰、乱扔杂物。7、不得在病人面前整理个人物品，怠慢病人。8、咳嗽、打喷嚏应转身、用手帕把嘴遮住。9、上班不准吸烟、不准吃零食。10、不得用笔杆、手指指点点。11、病人讲话要全神贯注用心倾听，不得东张西望，心不在焉。12、在病人面前，不能流露出厌烦、冷淡、强硬、紧张、恐惧的表情，更不能忸怩作态有做鬼脸、吐舌等怪态。13、在工作、服务、接打电话及与病人交谈时，如有新病人走近应立即示意，表示已看到来临，不得无表示或等病人先开口。14、工作时间，不得接听手机、发短信、看杂志、听耳机等。四、言谈礼节：

1、声调要自然清晰，柔和亲切，不要装腔作势，音量过高。2、不准讲粗言碎语。3、上班时间必须讲普通话。4、提倡使用文明用语：请、谢谢。5、要称就医着姓氏，未知名要称先生、小姐、女士等。6、称”第三者”时，不用他，而用那位先生、小姐等。7、对方讲谢谢要答“不用谢”，不得毫无反应。8、要来有迎声，走有送声，讲“请慢走”“祝您健康”不得讲“欢迎再来”。9、任何时候，不准讲“喂、不知道、不关我的事”之类的话。10、正与病人交谈中途要离开时，要讲“对不起，我稍后回来”，回来时要讲“对不起，让您久等了”。11、在病人面前不要指手划脚、交头接耳、窃窃私语。12、病人挂完号，划完价，交完款、取完药，请指引说“请您去诊室、请您去交费、请您去取药、请您去注射室”等。五、班次及上下班时间

上班午饭上班晚饭下班

8：00~6：0012：00吃饭2：00上班6：00下班

8：00~4：0011：30吃饭12：00上班4：00下班

12：00~8：0011：30吃饭12：00上班5：30吃饭8：00下班客服部每位员工把表调好，班次记好，不允许迟到早退。六、请休假制度1、员工休假规定每周轮休一天，具体有部门负责人根据工作安排确定，个人不得私自更改，假期当月轮休完毕。因工作关系安排不完休假的，可由院领导研究另行解决。2、医院允许员工按实际需要申请事假、病假、婚假、产假、丧假、换休假、带薪假及工伤假等。请假应事先按请假报批程序（详见《员工手册》）办理请假手续，如发生突发事件，员工不能到医院办理请假手续时，应及时（24小时内）电话告知部门负责人，经同意方能休假，并在上班当天及时补办请假手续。全院员工行为规范由客服部监督管理

客服部岗位职责

1、早上八点准时到岗（等候通知正式开业前八点半），无故不得离开工作岗位，做与工作无关的事情；

2、熟悉医院的各种仪器和价格信息，熟记各科室电话，了解医生的基本情况及班次，了解医院的发展动态；

3、在各种营销活动推广前，事先熟悉医院的各种营销推广、广告优惠活动等等；4、做好分诊工作后，请顾客填写病历本，并询问病情及媒体来源，迅速将患者介绍给医生接受进一步的咨询；

5、严格遵守员工手册及部门规章制度；（员工手册及部门规章制度中的条款如有违反罚款十元）

6、无条件配合各科室工作及合理要求，保障全院工作正常运行；

7、组织每周一次的小组例会，工作，提出工作中存在的问题（例如与各科室是否配合工作）和解决不了的问题进行整理并提出可行性方案，如有解决不了移交肛肠科主任及时处理应对（例：病人经常提出的问题和对医院的合理化建议及指示牌是否醒目等），及时反映并督促加以整改。8、客服部现已安排两个组长：雷婷婷、郑瑜。首先我希望你们能够公正、公平，严格要求自己。部门人员无条件服从客服部主任级组长安排，不得有异议。就诊患者的接待全程服务流程

患者就诊

↓

导医

↓

分诊

↓登记

↓

挂号

↓

计价收费

↓

引导患者到相关科室就诊

↓

返回工作岗位

接待患者服务流程及技巧要求：

一、从大门口到导医台的工作流程：

1、医院大门口安排两个导医，看到有人进来，微笑并主动上前迎接，讲话文明礼貌，如：“您好，请问需要我帮助吗？”然后引导患者到导医台登记：如：“您好，请您先在导医台登个记好吗？”边引导患者到导医台登记边询问：“（1）、请问您有预约过吗？（2）、请问您是第一次来我们医院吗？”在病人每次回答过了你提的问题后要讲谢谢。交接给导医台人员时要说“这位先生（小姐或叔叔、阿姨）是第一次来我们医院，没有预约过，就麻烦你了，谢谢！”交接完毕立即返回工作岗位。3、不失时机的向等候区的患者提供开水、书籍等，一切要想在病人前面，一切从细节开始，细节决定成败。服务从心开始，面对患者要善解人意，尽可能满足病人的需求。4、接受患者的各种咨询，耐心解答问题，认真听取患者的倾诉，了解患者心理状态，做好心理护理，对不能解答的问题转有关科室解决，绝对不能说不知道。如果让病人等待或等待的时间久，要先道歉“对不起，请您稍等一会儿好吗？”

5、将患者送到相关科室时，先向患者介绍接诊医生：“xx先生，这是我们梁主任。”然后向医生介绍：“xx先生xx不舒服，麻烦你了！”最后向病人交代：“如果有什么需要帮忙的请来前台找我！”把病人带进诊室，交到主任或医助面前，方可离开，立即返回工作岗位。第2篇：客服部规章制度

客服部规章制度

一、上班持良好的精神面貌及工作态度，不允许在工作岗位打电话或发信息。二、按时到岗，清楚自己班次，不许私自换班，如有换班请求，要提前向部门经理申请，需经过批准后方可换班。三、上班必须穿好工作服，佩带好工作牌。着装要求整洁、大方。工作时间不允许穿拖鞋，不允许佩戴夸张吊坠耳环，应化淡装。四、工作岗位中不许高声谈笑，不许打打闹闹；不许当着会员或顾客的面吃东西、喝水、打电话、发信息或做不雅举动等。七、待会员热情亲切,让礼貌用语成为习惯，如有会员投诉可请经理处理,但需态度和蔼、面带微笑,严禁与会员争论(特别是在会所里和顾客面前)。八、早班检查常备物品。如纯净水、健身卡、收据、和约书、饮料、健身包、毛巾等是否充足，不足应及时补充。要领取或补充的物品必须及时跟经理汇报领取（每天在16：30前完成），确保在高峰期没有缺少物品的情况发生。九、准确发放钥匙并确认会员卡是否处于正常使用状态。同时协助会籍顾问做好准客户的来访登记。十、按俱乐部规定播发音乐：在早晨09:30至18∶00播放轻快音乐，在晚上18∶00以后播放节奏一点的音乐。严格控制好俱乐部前台音响设备的使用，在晚上后21：00后播发轻快音乐，22：00把所有音像设备关闭。十一、在教练部课程开始前10分钟，全场广播两次即将开设的课程。十二、在营业结束前半小时，全场广播两次预打烊。十三、下班之前核对钥匙是否齐全、是否有会员遗留的东西、发错的卡等，做好记录，上交经理；核对水吧、前台帐目的填写是否准确。以便明天营业的顺利进展。接待用语

1、遇到会员进来：“您好！欢迎光临！请您出示会员卡~~~请稍等~~~118您的手牌，请拿好！”2、会员走：“请稍等，1011您的卡，请拿好，谢谢光临，请慢走！”

3、非会员参观：（先让做嘉宾登记）请您在这边做一下登记。（登记中）请问有预约吗？（登记完）祝您参观愉快！4、接电话用语：“您好！加速度”。（咨询）请稍等！我帮您转接我们的会籍顾问，您可以向他详细咨询。（找人）请稍等！（如果不在）有什么重要的事需要我帮您转告吗？”

违反以上规章制度者，第一次口头警告，第二次罚款20元，第三次罚款50元。奖励

1、该月不违反俱乐部和部门规定，出全勤，同时工作突出者，奖励200元。2、提出建设性意见，为俱乐部增加收入或提高工作效率者，奖励

3、工作责任心强，为俱乐部减少损失者，奖励

4、为俱乐部赢得荣誉者，奖励

惩罚

1、上班时做与工作无关的事，如看杂志、下棋，打牌，看电视，睡觉，上网游戏等。第一次口头警告；第一次罚10元；第二次罚20元。2、不遵守会所着装规定，如工作时间不戴工作牌，穿拖鞋等。第一次口头警告；第一次罚10元；第二次罚20元。3、上班时间窜岗，脱岗。第一次口头警告；第一次罚10元；第二次罚20元。4、在会员或客户面前使用私人手机，小灵通，发信息玩游戏等罚。第一次口头警告；第一次罚10元；第二次罚20元。5、违反/拒绝接受部门经理的决定指示，政策或工作程序。第一次罚20元；第二次罚50元。6、马虎，懈怠，工作被动导致服务受影响，财产损失或客人投诉。第一次口头警告；第二次罚20元。7、食用、拿取俱乐部或客人的食品，饮料等。第一次罚20元；第二次罚50罚元5、违反/拒绝接受部门经理的决定指示，政策或工作程序。第一次罚20元；第二次罚50元。6、马虎，懈怠，工作被动导致服务受影响，财产损失或客人投诉。第一次口头警告；第二次罚20元。7、食用、拿取俱乐部或客人的食品，饮料等。第一次罚20元；第二次罚50罚元。8、向俱乐部或客户出示假单据，报告假情况等。罚100-500元或开除。9、在俱乐部内拾遗不交，据为己有，如现金，手机等。罚100-500元，并开除。10、为个人目的向客户多收或少收费用，更改帐单、收据或不登记。罚100-500元或扣除所有工资，并开除。其他工作细节：

一、动感单车的预定

当天16：00以后才能预约，必须亲自持卡签字确认。不接受电话预约，工作人员代替预约一律严惩。二、停卡、转卡、补卡

1、停卡：必须由会员亲自签字确认，同时准确填写停卡记录并核对，年卡最多可停三个月，可分三次停，但必须以月为单位。工作人员代停一律严惩。2、转卡：先核对剩余时间，然后交接给当班会籍顾问处理。办理好转卡手续后，保存好书面资料。一张卡只能转让一次。3、补卡：正确收取补卡费用、开收据。并准确填写书面资料。停卡、转卡、补卡等资料当天营业结束前交给部门经理。三、前台严禁聚众聊天

工作人员严禁在前台聚众聊天

工作人员不得故意与会员在前台聊天。咨询：应马上交接给会籍顾问并引导到业务区洽谈。投诉：应马上礼貌的引领会员到办公室，由值班经理处理。四、卫生

每天至少打扫三次：早班，中午，高峰期18：00前，并随时注意保持整洁。五、吃饭时间规定

30分钟！要做好工作交接。六、下班或离岗工作交接

书面交接，清点现金和未收的余款等。七、前台物品的整齐摆放

常用文件规范摆放，私人物品不准放在前台。并定期清理废品！八、饮料预存

除前期预存的以外，今后坚决不接受预存。九、查阅资料、做帐时的注意事项

确认未开卡的卡型一律查会员卡登记表，严禁在会员面前翻阅合约书和帐目表。晚上应在会员不多时开始做帐，做帐时要做好保密工作，做好帐后，要马上将帐目表与和约书放入抽十、收银的注意事项

1、不发问，看合约收款。2、看合约书发放赠品。并让会员在记录表上签名确认。3、看合约书确认是否开卡。开卡的，让会员在开卡记录表上签名确认。4、拍照，并准确存入电脑。十

一、营业款管理

当天前台、水吧的所有现金（除备用金外）全部交给后勤部张经理。十

二、狠抓重复体验的人

单次消费归入前台统一提成10％，但必须做好来访登记，并把来访登记（姓名、联系方式）交由当班销售跟进。十

三、空调的开关时间

夏、冬季节18：00开，会员走完后关。春秋季节可以灵活变动。十

四、和销售的衔接

1、客户拿体验券、名片、DM过来的。（首先引导登记，有署名的直接找署名人，无署名或署名人已离职的应衔接当班销售接待。如署名人不在应衔接当班销售或值班经理接待）2、预约。（指明找人的衔接该销售接待，如该销售不在应衔接当班销售或值班经理接待）3、以前来过的。（首先引导登记，问明是否还记得以前是哪位接待的。客户明确记得，应衔接该销售接待。如该销售不在应衔接当班销售或值班经理接待）

4、参观。（首先引导登记，礼貌问明是否预约和是否第一次来。如没有的应衔接当班销售接待，如有的应按照第2、第3条执行）

5、会员带体验。（首先引导登记，问明是否有预约。有预约的按照第2条执行，没有预约的应衔接当班销售接待）

6、找人、等人。（首先引导登记，然后衔接给当班销售）

7、经过解释还不愿意登记的及时转给当班会籍顾问或值班经理处理，不许向访客或会员介绍有关业务方面的情况,影响销售工作，有访客或电话咨询尽可能的转给会籍顾问讲解。8、新会员第一次锻炼。（根据提示请会员做开卡确认，并通知会员的会籍顾问及时跟进，如该会籍顾问不在，应及时衔接当班会籍顾问或值班经理接待。）

第3篇：客服部规章制度

客服巡视检查制度1、检查范围：大厦各楼层、公共区域、外围、安全消防通道及外围。2、检查项目：卫生保洁、消防设施、公共设备、成品保护、标牌、绿植租摆、外围及垃圾。3、检查频率：

每日客服人员至少一次以上全面巡视大厦。4、检查所需资料：巡视检查路线图、巡视签到表、巡视检查记录表。5、检查问题处理方法：对所有发生的问题若能现场解决的要及时解决；如遇问题需要其他部门协助解决的，应填写内部联络单并通知相关部门负责人予以协助解决；若发现重大问题及安全隐患，应及时向上级领导汇报，做好相关记录。6、处理反馈：问题解决后及时做好回访工作。7、突发事件的处理：巡视中若遇紧急突发事件，应按事先拟订的应急预案给予处理。要在第一时间控制事态，对事故现场进行拍照，及时向相关部门及公司上级领导汇报，并统计损失情况。待事件解决后要做好记录，于24小时内将详细的事故报告汇报上级领导。8、发现可疑物品及可疑人员的处理：若在大厦内发现可疑物品或可疑人员，应及时通知安管部人员到现场查看情况并解决问题，必要时可通知政府有关职能部门。9、巡视工作中应认真仔细，巡视人员应有较强的责任心。若发现有工作懈怠、知情不报或发现问题不解决的，将按分公司规章制度严惩。业主档案管理细则

1、适用范围：适用于物业客服部日常档案查询、管理。2、职责：分公司客服部档案管理员负责档案的建立建全、整理及保管。3、档案分类：《入住档案》、《装修档案》、《日常资料档案》、《催费通知书》、《律师函》、《外判公司合同》。4、业主档案的内容

（1）业主入住资料：主要包括《入伙通知书》、房屋租赁合同或房屋销售合同复印件、《物业管理委托协议》、《消防、安全协议书》、《用户手册》承诺书、《装修手册》承诺书、《业主规约》承诺书、《入住手续单》、《紧急情况联系表》、《入住资料卡》、交费单据复印件、《房屋交接验收表》、《楼宇交接书》、合同要约单等材料；

（2）业主基本资料：业主资料登记表、业主身份证复印件、变更资料及其他；（如公司购买的需提供公司组织机构代码及营业执照复印件、法人身份证复印件）

（3）业主联系方式：包括正常情况下的联系电话和紧急情况下的联系电话；身份证复印件、照片等；（4）业主与物业公司各类事宜的往来函件及与业主相关的物业公司与其他公司单位（如保险公司等）往来函件或其他文字资料；

（5）室内装修管理资料：包括装修申请表、施工许可证、装修的委托书、审批资料（消防建审意见书、消防现场审核意见书）、装修图纸及装修方案、审图意见、装修公司资质证明及营业执照复印件、保险单复印件、装饰装修管理协议书、装修费用收缴结算通知书、装饰装修现场消防安全协议书、泄水单、公共区域成品保护确认单、装修验收申请表、二次装修竣工验收表、隐检表、消防验收合格报告、施工人员登记表、照片、身份证复印件等资料。

5、档案管理的要求：在业主入住时开始收集资料，实行一户一档。6、档案的归档：客服部人员应将收集到的业主资料及时报送档案管理员，由档案管理员依资料分类有序地保存，整理的重点根据资料的内容、来源进行分类，做到条理清晰，便于查阅。7、8、务；

（2）本部门人员查阅档案，须办理借阅登记手续；

（3）其他部门在借阅档案时应按规定办理借阅登记手续，及时归还；

（4）爱护档案，不得丢失；

（5）借用档案不得随意折叠和拆散，不得对档案随意更改、涂写；

（6）借出和归还档案时，应办理档案归还手续，由档案管理员和借阅者当面核对签字确认；

（7）档案如有丢失、损坏或泄密，要追究当事者责任；（8）调离客服部的工作人员，须清理移交档案文件后方可办理调离手续；

（9）部门内部查阅档案时要保持档案整齐，并归放在原位，如工作需要需复印或带走，需部门负责人签字批准。档案的利用：为业主服务工作及时提供档案资料，直接档案的借阅或间接地为业户服务，从而有效地提高服务质量和服务水平。（1）客服部所有工作人员都有保护档案、借阅档案的权利和义空置房管理制度

1、客服部应对空臵房的数量及分布有全面了解和详细登记。2、客服助理应每日对空臵房进行巡查，确保屋内设施的完好。3、检查内容包括：房间套内的门、窗、玻璃及其他设备设施的安全完好及卫生状况。严禁有人在空臵房内滞留。4、检查中若发现问题，要做好登记，并及时与相关部门协调解决，做好详细记录。5、客服部安排保洁人员对空房间定期进行清洁工作。6、指定专人每周对空臵房状态进行核对汇总，并与有关部门核对并做好协调工作。7、客服部应及时掌握大厦空臵房的动态信息。服务回访制度

为了更好的为客户服务，了解客户对服务的满意度，制订本制度。1、客服部负责实施对业户的回访工作。2、回访工作分为投诉回访和维修回访。3、回访可采取电话回访、上门回访及信函回访等形式。4、投诉回访

（1）客服部接到投诉时，应及时处理，做好记录，并通过回访将处理结果反馈给业户；（2）接到投诉时，若不能及时处理或短期内解决不了时，应及时通报业主/客户原由和处理时限，同时跟踪回访，做好解释工作，做好《回访记录》；

（3）对业户投诉，及时研究解决方案，必要时上报公司，共同确定解决方案；

（4）可以立即解决的投诉，在解决后立即回访；不能及时解决的2天回访一次，说明情况，告知处理进程；

（5）业户投诉回访率为100%。5、维修回访

（1）维修回访的主要内容包括维修人员的服务态度、工作效率、维修效果及业户的满意程度；

（2）维修人员应将当日及预约完成维修的《维修单》汇总、整理后交付客服部；（3）物业客服助理及时进行回访，填写回访记录，并每月汇总；

（4）维修回访率为100%。电梯使用管理制度

1、严禁使用客运电梯运载货物。2、货运电梯只限运载电梯能够放进的生活、办公等物品，使用货运电梯运货时须通知物业公司客服部，联系电话69825678.3、业主或租户使用货用电梯前，须到客服部办理《电梯使用单》后，方可使用该货梯。4、客户使用货梯时，应参照《用户手册》中的电梯使用相关规定。卫生检查管理制度

1、客服人员负责大厦公共区域卫生的检查工作。2、客服部检查人员每天定期对卫生情况及保洁员仪容仪表、礼节礼貌进行检查，并且进行记录。3、卫生检查标准以《清洁服务合同》及其附件中所规定的标准为准。4、客服部固定专人对大厦的卫生保洁工作进行检查管理。5、每日定期对大厦的卫生情况进行检查，如发现问题，及时通知保洁主管进行整改。6、检查保洁人员是否按《大厦日保合同》标准范围内进行清洁，并符合计划卫生工作内容的标准。7、在检查过程中如出现不符合检查标准的情况及人员，要予以纠正与指导，并在卫生检查记录表中一一体现。8、加强对保洁人员的管理，定期组织保洁人员培训。9、保洁人员应对恶劣天气的紧急预案有一定的了解，客服部应定期检查，以便更好的开展工作。垃圾清运管理制度

1、楼层保洁员每天定时将楼层垃圾装袋、密封运至垃圾房。2、运送垃圾须乘坐货梯。3、在运送垃圾过程中，应避免遗洒，保持地面清洁。4、垃圾运送至垃圾房后应进行分类投放。5、客服部主任负责抽查垃圾的清运和分类情况。6、垃圾房的垃圾应日产日清，每日定期由专业垃圾清运公司负责清运。7、流质性垃圾在运送途中要注意容器的封闭，防止溢流污染地面。8、垃圾一定要分类清运，不可混装。9、垃圾清运人员要做好每日垃圾情况的统计和记录。10、业户二次装修产生的建筑垃圾由施工单位从现场自行清运至建筑垃圾房，应做到日产日清，且不得投放于大厦生活垃圾房。11、将垃圾密封,检查烟头是否熄灭,远离易燃物、可燃物,以防止发生火灾。12、楼层垃圾管理规定：

（1）业户室内产生的垃圾直接投放到楼层大垃圾桶内，由各层保洁员负责收集，装袋、密封后送至垃圾房；

（2）保洁员随时查看垃圾分类投放的情况，如有混淆应及时将物品投放至相应标识的垃圾桶内；（3）电池及玻璃等硬性物品，一定要分类轻放到容器中；（4）大件垃圾及时运送至垃圾房；

（5）投放完垃圾后，将套在容器上的垃圾袋整理好，再盖上桶盖；

（6）如发现垃圾袋破损造成遗洒，必须立即清理干净；（7）有异味的垃圾一定要装袋密封后，及时运送至垃圾房；（8）保护垃圾容器及标识完整、无破损；

（9）二次装修产生的垃圾应装袋后乘货运电梯，由装修施工方定时送至建筑垃圾指定地点。垃圾房管理制度

1、生活垃圾房禁止倾倒、存放工程垃圾如：瓦砾、碎砖、灰渣、碎板料等。2、路面灰尘、泥沙等粉尘性垃圾在运送途中应加以遮挡，防止垃圾掉落或飞扬引起二次污染。3、垃圾房的垃圾应日产日清，如垃圾较多影响垃圾存放时，可增加清运次数。4、保洁公司有专人负责垃圾房及周围的卫生，做到无纸屑无废弃物。5、每天一次冲洗垃圾房地面及垃圾桶。6、每周对垃圾房进行一次消杀工作。7、垃圾房的卫生标准：

（1）地面无散落垃圾、无污水、污渍；（2）墙面无粘附物，无明显污迹；（3）垃圾做到日铲日清；

（4）所有垃圾集中堆放在垃圾箱，做到合理、卫生、四周无散积垃圾；

（5）可作废品回收的垃圾应另行存放；

（6）垃圾房应保持清洁无异味，每日应定时喷洒药水，防止发生虫害及污染。邮件分拣管理制度

1、认真收取邮局送来的报刊、邮件，核实邮件数量无误及邮封无破损后方可签名、盖章。2、及时完成每日邮件、报刊的清点、签收、登记、分发工作，并相应登记在《报刊收发登记表》上。3、对挂号信、邮寄包裹单等特殊邮件，应详细登记在《邮件登记表》上。业主或租户领取邮件时，应检查业主或租户身份，确认无误后发放，并要求业主或租户签署中文姓名。4、凡交接下一班时没有履行签名手续，以致日后无据可查者，由经手人负责失件全部责任。5、发现报刊到件不足，或到期刊件未到，须尽快与邮局交涉，敦促其尽快补送。经交涉无效，应报告部门领导。6、节假日应对邮件、报刊进行妥善处理、保管。7、如收到已迁址业户的信件，应电话通知业主/客户或交回邮局转投。8、凡涉及业户房间无人（空房、迁址等），经两次复派到房间无人认收，则退回邮局。9、特快专递由快递公司直接送至业户单元，物业客服部原则上不予接受。钥匙收发与使用的管理制度

1、钥匙的接收：接收与发放方须同时在场，确认钥匙是否完好，数量是否齐全，双方做好相关登记工作，确认无误后在钥匙交接表上签字。2、钥匙的发放：发放与接收方须同时在场，双方当面点清钥匙数量，若接收方想对钥匙的使用功能进行再检验，发放方应积极配合。待确认无误后，双方确认签字。3、钥匙的管理：物业客服部在进行接收和发放工作完毕后，应及时清点剩余钥匙的数量，并附有详细记录，以便日后使用及查找。钥匙应设专人管理，定期清点数量，并做好登记。4、钥匙的借用管理

（1）钥匙借用需按所制订的钥匙借用程序逐步办理，内部人员借用需说明用途并填写钥匙借用登记表。确定数量及签字后方可领取。钥匙借用期限为一天，需当天借当天还；

（2）外部人员借用需持相应单据，并经相关领导签字确认后方可到客服部领取钥匙，并填写钥匙借用登记表。5、钥匙内部交接制度：钥匙应设专人管理，在专人不在时，应由代办人负责，并做好所有钥匙的交接工作，以确保工作的顺利开展。6、钥匙的遗失：若发现钥匙有丢失情况，应及时告知上级领导，由领导安排补救措施，以免影响大厦工作的正常开展。通知发放管理制度

1、通知应及时准确，语言简练，注明分公司名称及日期，加盖公章，张贴于大厦告示区域作为提示，对于商户应发至商户手中，并作签收确认。2、发放通知之前，应留存盖章原件存档并做好记录以便日后查询和使用。3、通知须经领导确认之后发放，并且粘贴在大厦指定位臵4、通知发放后应注意通知期限，到期后应及时摘掉。5、如遇紧急情况无法提前通知，可用电话方式进行通知，并做好相应记录（如时间、事件及被通知人）。6、如遇临时通知，应及时汇报，经分公司负责人批准，可电话通知业主、商户或租户或有关部门，并做好相关记录。业主入住管理工作程序及标准一、目的：明确业户办理入住工作的程序。二、范围：适用于办理业户入住工作。三、职责：

客服部：接待、身份确认、签署各类文件、及发放钥匙。财务部：负责收取各类款项，工程部：负责验收房屋安管部：秩序维护

四、工作程序

（1）业主收楼时，客服部人员需验证业主身份，业主需出示《入住通知书》、《入住须知》、《开发商确认函》、《业主资料卡》、身份证原件、验证无误后填写《入住手续单》并指引业主至签约室；

（2）签约组查验业主《入住手续单》办理情况，查验无误后与业主签订《临时管理规约》、《物业管理服务委托协议》、《用户手册》、《装修手册》、紧急电话联系表等资料；办理完毕后填写《入住手续单》至验房组，签约人员将其他资料存档。（3）工程人员带领业主验房并填写入住验房单及《入住手续单》，验房回来后将问题反馈给开发商沟通解决；

（4）财务部人员根据购房合同收取物业服务管理费及代收代缴费用，办理完毕后填写《入住手续单》指引业主至钥匙领取组。（5）客服部人员负责发放户门钥匙，并请业主在《钥匙签收单》上签字确认。五、工作标准

（1）客服部收楼人员应仔细审阅《入住通知书》、身份证原件、各项交费发票，如发现业主有遗漏的手续未办时应提醒业主先去补办；

（2）发放《临时管理规约》、《物业管理服务委托协议》、《用户手册》、《装修手册》时应向业主介绍清楚；

（3）签定《临时管理规约》、《物业管理服务委托协议》、《消防安全责任书》的应是业主本人，如业主委托他人办理，受托人应出示委托书及相关证明；

（4）《业主资料登记表》、《业主紧急情况联络登记表》要填写详细；

（5）工程部人员带领业主验房时对业主所提出的相关问题进行解答，对业主指出所存在的问题应在《入住验房单》上填写清楚，并请业主签字确认。六、相关表格：《文件登记表》、《业主资料登记表》、《钥匙接收单》、《业主紧急情况联络登记表》、《消防安全责任书》、《入住验房单》、《入住手续单》

报修、维修处理工作程序及标准

1、目的：明确业主报修工作程序。2、范围：适用于业户、分公司内部报修的接受和处理工作。3、职责：客服人员接到报修电话后负责电话通知工程人员，并填写维修服务通知单，由工程人员接单并负责维修。4、工作程序

（1）客服人员接听报修电话后通知工程维修人员；

（2）将报修内容填写在《维修服务通知单》及《报修回访登记表》上；

（3）工程维修人员应在接到《维修服务通知单》15分钟内到达维修地点进行维修，据实填写维修内容；如属有偿服务范围，要将收费标准填写完整并经客户确认后方可进行维修；（4）维修工作完成，请客户验收确认，并在《维修服务通知单》上签字；

（5）工程部将《维修服务通知单》返回客服部并由客服部人员接收确认；（6）未完成维修的《维修服务通知单》，工程部应向客服部人员说明具体原因及预约维修时间，《维修服务通知单》暂留在工程部；

（7）客服部人员应向业户致歉并说明未能及时维修原因，预约下次维修时间，负责跟进工程部维修项目。5、工作标准

（1）工作人员要按规定着装，精神饱满，礼貌待人；（2）接听电话要热情、耐心，报修内容填写要详细、准确；（3）接到报修通知后工程人员于15分钟内到达维修现场；（4）在进入客户房间前要先敲门，经客户同意后进入；（5）进入房间时要自报身份，征得同意后方可进入房间进行维修；

（6）维修过程中要注意轻拿轻放，尽量减少对客户的影响。造成影响的，要向客户致歉；（7）维修工作完成后，必须及时清扫现场，保证维修现场干净、整洁；

（8）维修及时率100%。6、相关表格：《公共区域维修服务通知单》、《大厦客户区域服务通知单》、《报修回访登记表》。二次装修管理工作程序及标准

1、目的：明确业主二次装修的工作程序。2、范围：适用于业主二次装修手续办理。3、职责：工程部负责装修方案的审核，客服部负责签定相关协议，安管部负责施工证件的办理，客服部、工程部、安管部负责施工现场的监督管理工作。4、工作程序（1）业主进行房屋二次装修需向客服部提交《装修申请表》及装修方案、相关图纸（一式两套）、装修公司资质证明、营业执照复印件、施工人员登记表、装修委托授权书等资料，客服部负责将装修图纸一并转给工程部；

（2）工程部相关专业人员对装修方案进行审核，并于规定期限（7个工作日）内将装修审核意见通知业主；

（3）装修方案审核过关，同时取得消防批文，客服部与装修公司签署《装饰装修管理协议》、《装饰装修现场消防安全协议书》；（4）装修公司根据客服部开出的《装修费用收缴结算通知书》到财务部交纳相关费用并将复印件交与客服部；

（5）装修公司到安管部登记《装修施工人员登记表》，办理出入证件；

（6）客服部向装修公司发放《施工许可证》，装修公司可进场施工；

（7）装修公司进行动火作业前，需到安管部办理动火许可申请，经审批合格发放《动火许可证》方可进行动火作业；

（8）装修工程完毕，由安管部、客服部、工程部进行共同验收（隐蔽工程需提前验收），经验收合格，同时装修公司取得政府相关部门验收合格批文。（9）装修公司到客服部及财务部办理各项费用结算手续。5、工作标准

（1）业户需提供装修的《电路图》、《空调图》等相关图纸，施工单位提供本公司的资质证明、营业执照等，材料齐全；

（2）工程人员审核方案是否符合相关装修的规定和标准，需整改增加完善项，必须有文字确认，并经批准后方可施工，需在规定工作日内通知装修公司；

（3）《装饰装修管理协议》、《装饰装修消防安全协议书》需记录完整；

（4）《装修费用收缴结算通知书》费用计算精确无误；（5）安管部负责办理《装修施工人员登记表》和施工人员出入证件，要求施工方提供施工人员的身份证复印件及两张一寸免冠照片；

（6）业主将装修申请表上的内容详细填写，交客服部；（7）安管部负责办理填写《动火许可证》时，要验清操作人的《特种设备操作证》，并复印存档；

（8）装修验收合格后，办理施工人员出入证退证手续。6、相关表格:《装修施工人员登记表》、《施工许可证》、《动火许可证》、《装修申请表》、《装修管理协议》、《装修费用收缴结算通知书》、《装修竣工验收表》、《装修工程隐检申请表》、《施工人员处罚单》、《装修方案审查表》、《施工单位违约扣款单》、《违章通知书》。客户投诉处理工作程序及标准

1、目的：明确客户投诉处理工作的程序。2、范围：适用于客户投诉的处理。3、职责：客服助理负责投诉的记录工作，客服助理、客服主任负责对投诉进行协调与处理。4、工作程序

（1）客户对分公司经营、管理、服务方面不论采取任何方式的投诉，均由接待部门进行记录，然后反馈到客服部进行处理；

（2）客服主任将每项投诉记录在《投诉登记表》及《投诉处理单》上，并转给相关责任部门；

（3）责任部门接到《投诉处理单》后对投诉项目进行调查，并限期整改；（4）对重大问题的投诉，各责任部门不能处理或需要统一协调的，由项目总经理组织相关部门、人员进行讨论，落实解决措施及责任人，限期进行解决；

（5）责任部门将投诉处理结果反馈给客服部，客服部将处理结果反馈给客户；

（6）客服主任视情况安排人员对客户进行不同形式的回访；（7）投诉记录存档。5、工作标准

（1）各工作人员上岗需按规定着装；（2）接待客户投诉要耐心、热情；（3）投诉内容必须详细记录；

（4）对投诉内容的调查、了解必须准确；（5）对投诉内容的处理记录齐全并跟踪回访；（6）对客户进行回访，回访工作可采取交谈、现场查看、检查等方式综合进行；（7）回访过程中，要向客户耐心解释，直至满意。6、相关表格：《投诉登记表》、《投诉处理单》。水牌申请管理工作程序及标准

1、目的：明确客户水牌申请手续和办理程序。2、范围：适用于水牌的办理。3、职责：客服助理及客服主任负责客户水牌的申请办理工作。4、工作程序

（1）客户入住后需制作水牌，应向客服部提出水牌制作申请，填写《水牌制作申请表》；（2）提交公司营业执照复印件，并交纳水牌制作费用；（3）客服部通知制作单位，安排水牌制作；（4）制作安装完毕请客户验收签字；（5）相关资料存档。5、工作标准（1）接到申请后，请客户填写《水牌制作申请表》；（2）水牌制作费用核算无误；（3）客服部将客户水牌的各项要求通知制作单位；

（4）制作安装完毕后请客户按《水牌制作申请表》上所要求的内容进行核对，确认无误后签字；

（5）《水牌制作申请表》存档。6、相关表格：《水牌制作申请表》、《制作水牌登记表》。物业服务管理费收缴工作程序及标准

1、目的：明确物业服务管理费收缴的工作程序。2、范围：适用于物业服务管理费的收缴。3、职责：财务人员负责各项费用的核算工作，客服助理负责费用的催缴工作。4、工作程序

（1）财务部根据合同按期核算业主的物业服务管理费用，并打印《缴费通知书》；（2）客服助理在规定期限内将《缴费通知书》发放到业主手中，并签字确认；（3）客服助理定期进行费用收缴、及催缴；

（4）在规定期限内未缴费的，由财务部统计后，打印《催费通知书》；

（5）客服助理在规定期限内将《催费通知书》发放到业主手中，并签字确认；

（6）客服助理及客服主任对费用进行催缴，掌握欠费原因，根据情况开展催缴工作；（7）对逾期不缴纳费用的业主，财务部打印《最后催费通知书》；

（8）客服助理、主任、经理进行费用的催缴；

（9）在《最后催费通知书》送达业主五个工作日后，业主仍不缴纳的，由客服部会同法务部将《律师函》送达业主手中。5、工作标准

（1）财务部核算的物业管理费用要准备无误；

（2）《缴费通知书》于每年最后一个月的10日打印完毕，20日前将《缴费通知书》发放到业主手中；

（3）费用催缴方式可分为电话或上门方式催缴；

6、相关表格：《缴费通知书》、《催费通知书》、《最后催费通知书》、《律师函》。租户退房及物品搬迁管理工作程序及标准

1、目的：明确租户退房及物品搬迁管理工作程序。2、范围：适用于租户退房及物品搬迁管理手续办理。3、职责：客服部负责手续的办理，财务部负责费用的结算，工程部负责各类设施、设备的查验，安管部负责核查放行。4、工作程序

（1）租户退房应向客服部提出申请，并提交业主同意其退房的书面证明材料；（3）财务人员按规定结清相关费用，客服主任办理《物品放行条》；

（4）安管部根据《物品放行条》对租户搬出物品进行查验放行。5、工作标准

（1）租户退房有业主同意其退租的书面证明材料；（3）租户无欠缴各项费用；（4）租户运出的物品要有业主签字确认。6、相关表格：《物品出门条》、《退房申请单》

有偿服务工作程序及标准

1、目的：明确给客户提供有偿服务工作的程序。2、范围：适用于给客户提供各项有偿服务。3、职责：客服助理、客服主任负责相关手续办理。4、工作程序

（1）客户需要分公司提供入室保洁、入室维修、花卉租摆、打印、复印等各项有偿服务，通知客服部；

（2）客服部助理接到通知后，根据项目及收费标准填写《大厦客户区域服务通知单》，并请客户签字确认；

（3）客服助理根据《大厦客户区域服务通知单》上的项目，通知相关部门提供有偿服务；（4）费用收取后交至财务部，相关记录存档。5、工作标准

（1）客服助理接到通知后，需向客户明确收费标准；（2）客服助理填写《大厦客户区域服务通知单》时，要详细无误，并有客户签字确认；

（3）相关记录齐全。6、相关表格：《大厦客户区域服务通知单》。钥匙借用工作程序及标准

1、目的：明确钥匙借用工作程序。2、范围：适用于钥匙借用管理工作。3、职责：客服助理负责钥匙借用及钥匙整理（管理）工作,客服主任、经理负责钥匙借用工作的监督与检查。4、工作程序

（1）借用钥匙需到客服部办理钥匙借用手续，在《钥匙借用登记表》上签字后方可借用钥匙；

（2）在使用过程中如有发生钥匙损坏或遗失,借用人需向客服部说明原因并签字确认；（3）客服部人员要定期对钥匙进行清点整理。5、工作标准

（1）钥匙借用时客服部人员向借用人员提示借用的钥匙必须当日归还；（2）《钥匙借用登记表》登记详细无误；（3）定期钥匙数量核对无误。6、相关表格：《钥匙借用登记表》。楼层巡视工作程序及标准

1、目的：确保大厦环境整洁，给业主提供更好生活环境。2、范围：适用于大厦日常巡查工作。3、职责：客服主任负责大厦公共区域日常巡视工作，客服主任及经理负责大厦设施设备的公共区域抽查工作。4、工作程序

（1）客服主任根据客服部巡查路线图每日对大厦进行巡视，每日巡查1次；

（2）巡查内容：大厦空臵房状况、公共区域卫生情况、公共区域绿植租摆情况、二装现场管理、大厦有无治安、消防隐患等项目；

（3）巡查情况登记在《巡查记录表》上，发现异常情况及时上报并沟通处理；

（4）巡视中发现重大问题，应填写书面报告，呈报上级领导，听取进一步指示，待问题处理完毕后要到现场进行验证核实。5、工作标准

（1）客服主任掌握大厦的各项服务及设施设备情况；（2）巡查发现的问题记录齐全，并有跟踪处理结果记录。6、相关表格：《巡查记录表》。第4篇：客服部规章制度客服部规章制度

一、仪容仪表：

1、面部手部必须清洁、卫生、干净、梳理整洁。2、保持口腔清洁，上班前不吃异味食物（如葱、蒜）3、本部门员工上班必须化淡妆，不可佩带项链、耳环、戒指等饰物，不可留长指甲，只可涂抹透明的指甲油。4、员工上班必须佩带胸牌、丝巾、头花、工作鞋，所佩戴物品不得歪歪扭扭，发现后及时纠正。5、仪表仪表端庄、稳健、站坐姿势端正，站时不要东倚西靠，做不能翘二郎腿，不准在行走间大声喧哗、说笑、勾肩搭背。6、上班前由部门负责人检查仪表、仪容。如有违反部门规定一次罚款十元。二、衣着

1、上班必须穿工作服，长筒袜，工作鞋，系丝巾，佩戴头花。工作服要干净整齐、笔挺。长筒袜袜色要接近肤色，不得有破洞。2、工作服不许穿出院外，不许穿工作服进食堂，违者罚款二十元。3、纽扣要扣好，不得卷衣袖。4、衣兜不得装手机等物品，显得鼓起。三、举止

1、微笑服务，要是发自内心的微笑。要对病人表现出热情亲切、友好真诚。2、和病人及家属交谈时，应注视对方，频频点头有应答。3、双手不得叉腰，交叉胸前，手插兜，不抓头、不挠痒、不挖耳、不抠鼻孔、不敲桌，玩弄物品。4、行走时要步态快、轻盈洒脱、但不能跑步，表现出慌张。5、不得哼歌曲、吹口哨、跺脚，显懒散状态。6、不随地吐痰、乱扔杂物。7、不得在病人面前整理个人物品，怠慢病人。8、咳嗽、打喷嚏应转身、用手帕把嘴遮住。9、上班不准吸烟、不准吃零食。10、不得用笔杆、手指指点点。11、病人讲话要全神贯注用心倾听，不得东张西望，心不在焉。12、在病人面前，不能流露出厌烦、冷淡、强硬、紧张、恐惧的表情，更不能忸怩作态有做鬼脸、吐舌等怪态。13、在工作、服务、接打电话及与病人交谈时，如有新病人走近应立即示意，表示已看到来临，不得无表示或等病人先开口。14、工作时间，不得接听手机、发短信、看杂志、听耳机等。四、言谈礼节：

1、声调要自然清晰，柔和亲切，不要装腔作势，音量过高。2、不准讲粗言碎语。3、上班时间必须讲普通话。4、提倡使用文明用语：请、谢谢。5、要称就医着姓氏，未知名要称先生、小姐、女士等。6、称”第三者”时，不用他，而用那位先生、小姐等。7、对方讲谢谢要答“不用谢”，不得毫无反应。8、要来有迎声，走有送声，讲“请慢走”“祝您健康”不得讲“欢迎再来”。9、任何时候，不准讲“喂、不知道、不关我的事”之类的话。10、正与病人交谈中途要离开时，要讲“对不起，我稍后回来”，回来时要讲“对不起，让您久等了”。11、在病人面前不要指手划脚、交头接耳、窃窃私语。12、病人挂完号，划完价，交完款、取完药，请指引说“请您去诊室、请您去交费、请您去取药、请您去注射室”等。五、班次及上下班时间

上班午饭上班晚饭下班

8：00~6：0012：00吃饭2：00上班6：00下班

8：00~4：0011：30吃饭12：00上班4：00下班

12：00~8：0011：30吃饭12：00上班5：30吃饭8：00下班客服部每位员工把表调好，班次记好，不允许迟到早退。六、请休假制度

1、员工休假规定每周轮休一天，具体有部门负责人根据工作安排确定，个人不得私自更改，假期当月轮休完毕。因工作关系安排不完休假的，可由院领导研究另行解决。2、医院允许员工按实际需要申请事假、病假、婚假、产假、丧假、换休假、带薪假及工伤假等。请假应事先按请假报批程序（详见《员工手册》）办理请假手续，如发生突发事件，员工不能到医院办理请假手续时，应及时（24小时内）电话告知部门负责人，经同意方能休假，并在上班当天及时补办请假手续。全院员工行为规范由客服部监督管理

客服部岗位职责1、早上八点准时到岗（等候通知正式开业前八点半），无故不得离开工作岗位，做与工作无关的事情；

2、熟悉医院的各种仪器和价格信息，熟记各科室电话，了解医生的基本情况及班次，了解医院的发展动态；

3、在各种营销活动推广前，事先熟悉医院的各种营销推广、广告优惠活动等等；4、做好分诊工作后，请顾客填写病历本，并询问病情及媒体来源，迅速将患者介绍给医生接受进一步的咨询；

5、严格遵守员工手册及部门规章制度；（员工手册及部门规章制度中的条款如有违反罚款十元）

6、无条件配合各科室工作及合理要求，保障全院工作正常运行；

7、组织每周一次的小组例会，总结工作，提出工作中存在的问题（例如与各科室是否配合工作）和解决不了的问题进行整理并提出可行性方案，如有解决不了移交肛肠科主任及时处理应对（例：病人经常提出的问题和对医院的合理化建议及指示牌是否醒目等），及时反映并督促加以整改。8、客服部现已安排两个组长：雷婷婷、郑瑜。首先我希望你们能够公正、公平，严格要求自己。部门人员无条件服从客服部主任级组长安排，不得有异议。就诊患者的接待全程服务流程

患者就诊

↓

导医

↓

分诊

↓

登记

↓

挂号

↓

计价收费

↓

引导患者到相关科室就诊

↓返回工作岗位

接待患者服务流程及技巧要求：

一、从大门口到导医台的工作流程：

1、医院大门口安排两个导医，看到有人进来，微笑并主动上前迎接，讲话文明礼貌，如：“您好，请问需要我帮助吗？”然后引导患者到导医台登记：如：“您好，请您先在导医台登个记好吗？”边引导患者到导医台登记边询问：“（1）、请问您有预约过吗？（2）、请问您是第一次来我们医院吗？”在病人每次回答过了你提的问题后要讲谢谢。交接给导医台人员时要说“这位先生（小姐或叔叔、阿姨）是第一次来我们医院，没有预约过，就麻烦你了，谢谢！”交接完毕立即返回工作岗位。3、不失时机的向等候区的患者提供开水、书籍等，一切要想在病人前面，一切从细节开始，细节决定成败。服务从心开始，面对患者要善解人意，尽可能满足病人的需求。4、接受患者的各种咨询，耐心解答问题，认真听取患者的倾诉，了解患者心理状态，做好心理护理，对不能解答的问题转有关科室解决，绝对不能说不知道。如果让病人等待或等待的时间久，要先道歉“对不起，请您稍等一会儿好吗？”

5、将患者送到相关科室时，先向患者介绍接诊医生：“xx先生，这是我们梁主任。”然后向医生介绍：“xx先生xx不舒服，麻烦你了！”最后向病人交代：“如果有什么需要帮忙的请来前台找我！”把病人带进诊室，交到主任或医助面前，方可离开，立即返回工作岗位。第5篇：客服部规章制度阅读使人充实，会谈使人敏捷，写作使人精确。——培根客服部规章制度

1.0客服部考勤管理制度及规定

1.1制度

1.1.1客服部安排专人负责员工的考勤。1.1.2考勤员应严格遵守公司的考勤制度，并按照公司的规定执行考勤工作。1.1.3考勤员应于每月25日将本部门的考勤情况报行政人事部。1.1.4制定下一个月的排班表，并复印给相关部门，在岗人员需人手一份。1.1.5排好的班次不可随意改变或更换，如需要调整班次，需提前报告上级主管批准。如遇特殊情况而无法上岗，需提前报告上级主管，以便其

重新布置安排工作。1.1.6如遇重大法定节假日（如元旦、春节、五一、十一等），需提前将班次排开，并于一周前将安排好的排班表交行政人事部。1.1.7排班表如经修改，需通知并重新复印给相关部门及人员，并将旧表收回。1.2规定

1.2.1公司实行值班三班制。1.2.2员工应严格遵守作息时间。1.2.3工作时间无论因公或因私临时外出者，必须向直属上级领导请示，经批准后方可外出。2.0客服部会议制度

2.1制度2.1.1晨会制度

2.1.1.1客服部员工需提前15分钟到岗，并换好工服，做好工作的交接工作。2.1.1.2阅读交接班记录本并签字后，由客服部主任主持召开部门晨会。2.1.1.3客服部各口负责人将前一天发现的问题提出，互相沟通，并由

客服部主任协调，同时提出解决办法。2.1.1.4客服部主任可将前一天在工作中发现的各类问题提出，寻找解学问是异常珍贵的东西，从任何源泉吸收都不可耻。——阿卜·日·法拉兹阅读使人充实，会谈使人敏捷，写作使人精确。——培根

决办法。2.1.1.5记录无法完成的问题，上报上级领导处理并及时跟进。2.1.1.6如有问题直接针对外包清洁公司，将由客服部主任予以沟通。2.1.1.7安排、布置当天的各项工作。2.1.2例会制度

2.1.2.1客服部安排每周五16：00召开部门例会。2.1.2.2例会将由客服部主任主持召开。2.1.2.3召开例会目的在于对上周的工作加以总结，综合所提出的问题，制定解决办法，并计划、安排下周工作。2.1.2.4客服部全体员工均应参加例会，因特殊缘故或倒班而不能到岗的人员，需提前以书面的形式将所要反映的情况上交或记录在交接班记录本上。2.1.2.5客服部主任需在会上传达领导的要求和决定。2.1.2.6召开例会时，需要有专人进行记录。2.1.2.7所记录的会议纪要需要所有与会人员传阅并签字。2.1.2.8会议纪要需上报物业项目经理审阅，对会议中所提出的问题进

行处理并存档。2.1.2.9所有客服部员工将按照例会的宗旨和要求安排下周的工作。3.0客服部办公制度

3.1制度

3.1.1严格执行公司考勤制度，排班表上的工作时间是指上、下岗时间，不包括换衣服及就餐时间。3.1.2在规定的上岗时间内需着工装，办公区域不得穿便装。3.1.3严格执行公司关于礼仪、礼貌、言行举止的各项要求及部门内的各项

服务纪律。3.1.4客服部所辖区域内要求清洁、整齐、无烟头、无纸屑、无瓜果皮壳、无痰迹、无杂物、无废物堆放等。学问是异常珍贵的东西，从任何源泉吸收都不可耻。——阿卜·日·法拉兹阅读使人充实，会谈使人敏捷，写作使人精确。——培根

3.1.5合理安排就餐时间，午餐时间保证有人值班，不能出现缺岗或脱岗现

象。3.1.6客服部所有员工应严格执行公司的岗位卫生责任制及个人卫生制度，养成良好的卫生习惯。3.1.7严禁在公共场所吸烟，禁止随地吐痰。3.1.8严禁将食品带入办公室，严禁在上班时间吃东西。3.1.9整理好自己的个人物品，个人办公用品应放在办公桌的抽屉内；应保证工作

台面干净、整齐；离开时，需整理好自己的办公区域，做好人走桌清。做好保密工作。各种资料、文件应及时存档，不能放在工作台上或随意放在他处，以免有关资料泄露。客服部人员须完成当日交办之工作方可下班。4.0部门安全制度

4.1制度

4.1.1客服部所有员工对所在岗位的工作环境，设施、设备的安全均负有责任。4.1.2客服部所有员工均需有良好的安全意识。4.1.3员工离岗时，应切断电器的电源；下班时，仔细检查各种电器是否均已正常关闭。4.1.4客服部员工需了解所有设施、设备的操作原理，不得违章操作，避免产生安全隐患。4.1.5客服部员工需了解所在区域的设施、设备的运转情况，不使用时，应及时切断电源。4.1.6在工作过程中，如发现任何可疑之处或治安问题，应立即上报或通知保安部。4.1.7了解灭火设备的位置及使用方法，如发现火灾隐患，及时扑灭初起小量明火。学问是异常珍贵的东西，从任何源泉吸收都不可耻。——阿卜·日·法拉兹阅读使人充实，会谈使人敏捷，写作使人精确。——培根

4.1.8了解紧急事件的处理程序，如出现问题，按照程序操作。4.1.9每位客服部员工均应严格遵守公司的安全规定。5.0客服部员工保密制度

5.1客服部员工应遵守公司的规章制度，为公司保守企业秘密。5.2不得向非本公司员工透露本公司的相关背景、资金状况等较敏感的问题。5.3不得将公司内部的文件带出公司，或借予其他无关人员。6.0客服部档案管理暂行制度及规定（适用于部门文员）

6.1制度

6.1.1文件资料的形成与归档

6.1.1.1资料的形成：

⑴各部工作中形成的具有保存价值的文件资料都必须归档，并由专人进行管理；

⑵文件资料的形成和积累必须纳入各部门工作总结计划，在部门文员岗位

职责中予以明确。6.1.1.2资料的归档：⑴文件资料的归档范围

①物业管理

A.业户资料（含收楼表格、遗留修缮问题记录表、投诉记录等）；

B.清洁卫生管理；C.绿化管理；d.值班记录；e.楼宇巡检记录；f.公共区域维修记录。②质量管理

学问是异常珍贵的东西，从任何源泉吸收都不可耻。——阿卜·日·法拉兹阅读使人充实，会谈使人敏捷，写作使人精确。——培根

A.质量体系文件；B.质量管理资料。③其他资料

⑵归档要求

①归档的文件资料在纸张、格式上符合公司要求，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨笔等书写材料。②归档的文件材料要完整、系统、准确、真实。③归档的文件必须是原件。④保管归档文件资料之间的历史联系，并进行科学分类、立卷和编目编号。档案目录应编制总目录、案卷目录、卷内目录。⑤案卷题名应确切反映卷内文件的内容，并区分保管期限。⑥文件资料的归档必须办理移交手续。⑦所有文件资料必须及时归档。⑧有专用柜架，在排列上架时，应按类别和保管单位的次序，自左向右，自上而下地排列，以便于管理和查找。6.1.1.3每月底进行一次库藏档案清理，核对和保管质量的检查工作，做到帐物相符。对破损或变质档案，要及时修补和复制。6.1.1.4档案柜要注意“七防”（防虫、防霉、防尘、防火、防盗、防潮、防高温）。6.1.1.5档案的接收、转移、外借必须履行登记手续，借出档案须在规定时间内归还。6.1.2档案借阅

6.1.2.1公司员工都应重视保护档案，并按阅档批准权限办理手续后借阅有关档案。6.1.2.2文书档案只阅不借。6.1.2.3所借档案不得随意折叠和拆散，严禁对档案随意更改、涂写。6.1.2.4服从文员的管理，在借阅范围内借阅，保密档案不供查阅。6.1.2.5借出与归还档案时，应办理清点、签名登记手续，由部门文员和

借阅者当面核对清楚。学问是异常珍贵的东西，从任何源泉吸收都不可耻。——阿卜·日·法拉兹阅读使人充实，会谈使人敏捷，写作使人精确。——培根

6.1.2.6档案如有丢失、损坏或机密材料泄密，须立即写出书面报告，按

情节追究当事人的法律和行政责任。6.1.2.7调离公司的人员必须清理移交，归还借阅档案及该归档的资料，方可办理调离手续。6.1.2.8外单位人员查阅本公司档案须持所在单位介绍信和本人证件，经领导批准后，办理有关查阅手续后查阅。6.1.2.9上级公司借阅本公司档案，须办理有关借阅手续后借阅。6.1.3档案管理人员职责

6.1.3.1忠于职守，严格遵守公司档案管理制度及本细则，积极开展工作。6.1.3.2负责收集、接收本公司各业务、管理等档案资料，做好职守、补

充、配套、保管和提供查阅。6.1.3.3及时立卷归档，编制总目录，卷内目录，编排入档。要熟悉管理的档案，协助查阅检索。6.1.3.4熟练掌握计算机数据库软件系统的操作和运用。6.1.3.5妥善管理档案，严格执行档案供阅制度，建立借阅登记，对借出资料按期催还。6.1.3.6定期清理，由次年初进行全部档案的清理核对。核对后将公司所有档案集中存放、保管。6.1.3.7严守机密，确保档案安全；完成领导交办的其它工作。6.1.3.8做好各种资料的保管工作，并对有些文件进行定期封存。6.1.4公司内外档案文件管理：

6.1.4.1公司内部的各种档案应按照部门进行分开存档。6.1.4.2公司对外部相关单位的文件应与公司内部文件分开，每个单位都应有一个独立的档案。6.1.4.3所有存入档案应按照日期先后进行存档，并做好档案目录，以便查找。6.1.4.4相关档案存放一年后，应统一放进档案袋封存，以便日后复查。6.1.4.5对于一些涉及公司秘密的文件，应单独存放于带锁的文件柜内，以免发生意外。6.1.5档案销毁

学问是异常珍贵的东西，从任何源泉吸收都不可耻。——阿卜·日·法拉兹阅读使人充实，会谈使人敏捷，写作使人精确。——培根

6.1.5.1如有任何文件无需继续存放，需做销毁处理，不可随意乱丢。6.1.5.2保密文件应使用碎纸机处理，如是普通文件且文件较多，应撕毁后

处理。6.1.5.3所有存档的文件均应定期进行检查，以避免文件受潮或有蛀虫、腐蚀等问题出现。6.2规定

为完整系统地保存公司的各类档案，提高档案管理水平，更好地为公司的各

项工作

服务，特制定本规定。6.2.1档案管理范围：

6.2.1.1政府部门颁布的政策性、指令性文件；

6.2.1.2政府部门、集团公司针对本公司的批复、指示、通知、要求等；

6.2.1.3公司文件；

6.2.1.4物业的管理、维修、保养计划、记录等资料；

6.2.1.5治安保卫、消防、安全等相关资料；

6.2.1.6公司领导讲话和年末总结；6.2.1.7其他经济、外包合同；6.2.1.8音像、图片资料；6.2.1.9其他要求归档的重要文件。6.2.2第4、5、6、8、9项由相关部门妥善保管，其余各项均由总经理秘书归档保管，任何部门和个人不得以任何理由据为己有。6.2.4负责档案管理的人员应对归档文件进行整理、分类、编号、编制索引和目学问是异常珍贵的东西，从任何源泉吸收都不可耻。——阿卜·日·法拉兹阅读使人充实，会谈使人敏捷，写作使人精确。——培根

录。6.2.5借阅档案时，必须遵守以下规定：

6.2.5.1办理登记手续，限期归还，不得带出公司；6.2.5.2爱护档案，所借档案不得随意折叠和拆散，严禁涂写、更改档案；6.2.5.3借出和归还档案时，应办理清点手续，由档案管理人员和借阅者

当面核对清楚；

6.2.5.4档案如有遗失、损坏、泄密，要追究当事人的责任；

6.2.5.5档案借阅按阅档批准权限借阅；

6.2.5.6调离公司的人员，必须清理、移交档案文件后，方可办理调离手

续。7.0对讲机使用规定及对话要求

对讲机是客服部必备的重要通讯工具，全体物业人员必须执行对讲机使用规定，熟悉对讲机的性能，爱护并熟练地使用对讲机。7.1使用规定

7.1.1持机人负责保管和使用对讲机，禁止转借他人或将天线拆下来使用。7.1.2发现对讲机有损坏或通讯失灵，持机人应立即向直属上司报告，由管理处经理检查后交行政人事部维修，严禁自行拆修。7.1.3严格按规定频率使用，严禁乱按或乱调其他频率。7.1.4严格按对讲机充电程序充电，以保障电池的性能、寿命和使用效果。7.1.5客服主任负责检查所有对讲机，并督促使用人注意使用方法及操作

事项。7.2对话要求

7.2.1呼叫对方时，先报自己岗位，再呼对方，并在最后讲“收到请回话”。7.2.2收接方回话后，呼方要简明扼要地将情况讲清楚，收接方收到情况

或信号后，应回答“清楚”或“明白”

学问是异常珍贵的东西，从任何源泉吸收都不可耻。——阿卜·日·法拉兹阅读使人充实，会谈使人敏捷，写作使人精确。——培根

7.2.3用对讲机讲话时应使用规范礼貌用语，严禁用对讲机讲粗言秽语、开玩笑或谈与工作无关的事情。8.0客服部文件管理制度及规定

8.1制度

8.1.1客服部文员负责客服部所有文件（通知、制度、命令、公函、总结、报告、通报、会议纪要、政府纪要、政府法规等）的收集存档和保

管。8.1.2文员、助理负责各部门文件及资料（技术图纸、说明书、手册、业户档案、车辆档案、工作联络单、通知、报告、公函、总结、会议

纪要等）的收集、存档和保管。8.1.3任何人员借阅上述文件资料，须登记日期、用途、经手人及归还日期。8.1.4秘密文件要妥善保管，不准散播其内容，未经总经理批准，不准翻阅，不准复印，不准带离办公室。8.1.5员工个人档案、材料属秘密材料的，他人无权翻阅，保管人员也不准，禁止将这些资料擅自给他人过目。8.1.6文件资料等要进行字母顺序还是按内容、按时间等形式分类，其目的都要使查找迅速方便，因此都必须在档案夹里清楚地标明。8.1.7要经常进行清理归档，以免资料堆积混乱，对过期的文件资料要及时清理，无保存必要的材料，经总经理批准可做销毁处理。8.1.8文件具有较强的严肃性和权威性，一经发文必须执行。8.1.9文件一经领导签发，任何人不得擅自更改。文件分发传递必须做到及时、准确、安全。各部门对需要办理的文件，应当认真办理，不得延办、误办或推诿，对办理完毕的文件，承办人应填写结果和报告。8.2规定

为加强文件管理，准确传递文件，提高办公效率，特制定本规定。8.2.1外部来文的有关规定：

学问是异常珍贵的东西，从任何源泉吸收都不可耻。——阿卜·日·法拉兹阅读使人充实，会谈使人敏捷，写作使人精确。——培根

⑴各上级机关、政府部门及其他单位来文，统一由办公室签收；⑵对收到的外来文件，应及时进行分类、登记和分发传递；

⑶外来文件原则上先送总经理阅批；⑷根据总经理批示，逐一传递各部门经理传阅；⑸根据总经理批示，送达文件办理部门，并催促办理；⑹承办过程中若有疑问，应及时请示，报告解决；

⑺文件阅毕或办毕，阅文人及承办人应填写承办结果和报告，连同原文

退回秘书处存档。8.2.2对外行文有关规定：⑴部门对外的报告、请示和业务事项联系的文件，均必须送总经理审阅后，方可外发。⑵对外行文，领导批转后，原件由部门文员留存、归档。⑶对外行文，统一由部门文员负责进行编号、登记和外发事项。8.2.3内部行文

8.2.3.1公司内部一般性业务往来文件（包括联络单），由各部起草，部门经理签阅。8.2.3.2公司内部文件（包括联络单），由各部收集、存档和保管，必须保证完整性及连续性，以便备查。8.2.4不论外部行文或内部行文，一律由秘书、文员、内勤传递。9.0客服部钥匙管理制度

9.1制度9.1.1对钥匙管理

9.1.1.1早班管理人员在上班后，到中控室领取管理区域钥匙并填写《钥匙交接单》。9.1.1.2中班管理人员下班后将管理区域钥匙交到中控室，查验数量并填写《钥匙交接单》。9.1.1.3封存钥匙如有损坏或丢失，立即上报客服部，并写出事情详细经过，由客服部处理。9.1.2单元内各房间的钥匙管理

学问是异常珍贵的东西，从任何源泉吸收都不可耻。——阿卜·日·法拉兹阅读使人充实，会谈使人敏捷，写作使人精确。——培根

9.1.2.1各房间的钥匙存放在客服部由专人负责管理。9.1.2.2管理人员如需使用各房间的钥匙应统一办理借用手续并详

细填写钥匙借用登记表。9.1.2.3查看房间后，管理人员需确认单元内电源已切断，门窗关闭后及时将单元锁好并将钥匙交回客服部。9.1.2.4负责人每日要认真检查钥匙登记表，对未收回的钥匙要查明原因并做好记录。9.1.2.5未经许可，任何人不得将钥匙带出项目客服部或借给非物业工作人员使用。9.1.2.6客服部聘请的外来施工人员（甲方施工人员）需进入单元做维修时，由管理人员到客服部签字借用。施工人员不得进入客服部直接借用。9.1.2.7房间钥匙如有损坏或丢失，立即写出书面报告上报客服部经理。10.0客服人员守则范围：适用于客服部员工。10.1守则

10.1.1客服部人员工作责任:10.1.1.1维护其管理区域内外安全、整洁及大厦一切设备操作正

常，对业户提供最优质的服务。10.1.1.2需遵守公司规定，工作态度认真，所有员工都应身体力行维护公司的利益和荣誉。10.1.2客服部人员对工作应有的认识：

所有职级之客服部人员应对其管理区域全部设备、位置及其性能与使用方法，及对各种紧急事件应变措施清楚了解。10.1.3客服部人员应有的态度和仪表：

10.1.3.1须对业户及访客礼让谦和，尽可能在工作职责范围内帮助

帮忙。10.1.3.2对上级尊敬服从，对同僚和睦互助。学问是异常珍贵的东西，从任何源泉吸收都不可耻。——阿卜·日·法拉兹阅读使人充实，会谈使人敏捷，写作使人精确。——培根

10.1.3.3对工作严谨，小处不可随便。10.1.3.4须时常保持仪容端庄整洁，服装需整齐，令他人有亲切感。10.1.4客服部人员的日常工作由主任编派：

10.1.4.1担任巡察工作的管理人员，须在指定时间内依照编定程序对管理区域样板间、绿化及清洁情况作逐项检查，如

发觉出现问题者，需立刻作出报告。10.1.4.2填写楼宇检查报告，将检查出的施工质量问题形成文件经公司领导审阅后上报甲方工程部协助维修。10.1.4.3特别留意室内维修是否动用明火或留有火种（以往物业火警多因装修、维修工程疏忽引起）。10.1.4.4负责定时开关管理区域内的照明灯具（效果灯）。10.1.4.5需留意所有人物出入大厦，如发觉有可疑人物，需立刻报

告保安部及作出适当措施。10.1.4.6留意大厦走廊，楼梯，电梯及所有消防通道、围墙等，除特许外，均不应在该等地方放置杂物、标贴。10.1.4.7巡查时需留意，大厦围挡、各空置单元户门、窗户是否有被撬毁等情形。10.1.4.8电梯如发生故障困人时，应立即找出电梯所停位置，及

时通知工程部维修人员，并到电梯困人地点安慰被困者，直到被困者被救出为止。10.1.4.9遇有风雨、沙尘等恶劣天气时,须立即巡视各空置房间，将门窗关紧。10.1.4.10火警发生时，须尽快赶到现场查询，并立刻通知客服部及

公司领导，通知工程部关闭火警区域的电源并停止使用电梯，引导人员疏散，如属小火则应与其他同事协做将火扑

灭，保护好现场，上报经理。10.1.5客服部人员应守纪律：

10.1.5.1绝对服从上级合理指引及调派。10.1.5.2不得无故旷工，请假未经核准前不得擅离职守，或未被接学问是异常珍贵的东西，从任何源泉吸收都不可耻。——阿卜·日·法拉兹阅读使人充实，会谈使人敏捷，写作使人精确。——培根

替而离开工作岗位。10.1.5.3当值时必须穿着整齐公司制服，带工牌。10.1.5.4不得在工作时间内进行任何形式之赌博或容许他人在客

服部及公共地方内进行赌博游戏。10.1.5.5不得在当值时间内酗酒。10.1.5.6不得在公共地方饮食及吸烟。10.1.5.7不得假公济私，挪用公款及瞒骗，隐报等行为。10.1.5.8不得受私徇情或索取或收受任何形式之赏钱、礼物。10.1.5.9不得诽谤、争吵、打架、或借故滋事。10.1.5.10严禁吸毒或收藏违禁品。10.1.5.11不得破坏或盗窃及浪费公物。10.1.5.12必须对业户有礼，在任何情形下皆不得粗言秽语。10.1.5.13不得假借公司名义或利用职权向外作有损公司声誉或利

益之行为。10.1.5.14不得向外泄露公司之任何资料。10.1.5.15除得公司批准外，所有职工均不得另任兼职。10.1.5.16所有公物均不得用之于私人方面，对所有公物如有不合理损坏须负责赔偿。10.1.5.17不得在工作时间内睡觉。10.1.5.18得在工作时间内收听音乐或阅报、书籍等。10.1.5.19不得向外界对公司行政作任何指责与批评。10.1.5.20遇紧急事件发生时，不得无恰当理由拒绝担任超时或额外工作。10.1.5.21不得迟到早退。10.1.5.22请假

⑴员工申请事假，需提前向部门申请并填写事假申请单，未经批准而休假时，将作旷工处理。⑵申请病假者，须有政府注册医生签发之正式证明文件及通知主管安排接替人员。学问是异常珍贵的东西，从任何源泉吸收都不可耻。——阿卜·日·法拉兹阅读使人充实，会谈使人敏捷，写作使人精确。——培根

11.0客服部员工文明服务制度

11.1制度

11.1.1热爱本职工作，努力学习先进的管理技术，提高管理水平，牢固树立物业客服部“宾客至上、服务第一”的宗旨和全心全意为业户服

务的思想。11.1.2上班时间穿戴整洁、大方，佩戴工作卡，保持仪表端庄，精神饱满，不得有不雅观的举止。11.1.3主动向客人问好，待人彬彬有礼，笑容可掬，举止文雅，讲话清楚，用词准确，不含糊其词，不用不雅之词。11.1.4在工作中坚持原则，秉工办事，不徇私情，不以权谋私。11.1.5遵守岗位职责，明确分