《采购管理控制程序》

文件编号：HJZ/QMP19-2017现行版本B采买管理控制程序改正次序00页次1/8水兵采买管理控制程序编写人：程伟审察人：朱访赞同人：赵浩杰散发号：受控状态：公布日期：二○一七年七月三十一日实行日期：二○一七年八月一日文件编号：HJZ/QMP19-2017现行版本B采买管理控制程序改正次序00页次2/8改正状态版本/改正次序改正页次/章节编制审察赞同实行日期A/00崭新程伟朱访赵浩杰B/00订正程伟朱访赵浩杰文件编号：HJZ/QMP19-2017现行版本B采买管理控制程序改正次序00页次3/81.目的保证采买产品可以适质、适价、合时、适当、适地知足需求，保证整个采买过程处于受控状态。2.合用范围合用于本企业全部原、辅资料、OEM配件、设备配件等物质的采买工作；以及物流、工装模具外包业务。3.定义3.1

对企业所采买的直接或间策应用于生产的物料，按采买金额大小、对最后产品影响等综合考虑，挨次分为A、B、C三类，见《采买物质分类清单》A类物质：是指能直接影响企业产品的性能、采买金额或采买难度比较大的物质，包含危化品等特别物质。5.1..1.23.23.34.4.14.24.34.44.54.655.1文件编号：HJZ/QMP19-2017现行版本B采买管理控制程序改正次序00页次4/8B类物质：是指不直接影响产品的性能而间接影响产质量量的物质。类物质：采买价值相对较小且产质量量对企业最后产质量量影响不大，原则上不会惹起质量问题，在最后产品上仅起协助性作用的产品；此中设备配件归为此类。职责采买部：负责原、辅资料、OEM配件、设备配件等物料的有关资料的采买。销售部负责物流运输的外包业务。铸铁事业部模具组负责工装、模具的外包业务。生产调动：负责向采买部供给《年度生产计划》、《月度生产计划》。铸铁/机加工事业部：负责供给采买所需的《锻造用主要原资料及轮毂、制动鼓总成用配件采买技术要求》及有关采买技术图纸和BOM物料清单等技术标准，并实时更新。质量部：负责对采买物质进行查验,保证所采买物质切合有关技术和标准。采买工作流程采买需求的倡始计划性采买采买部依照库房所供给的《年度盘点表》、生产调动供给的《年度生产计划》及铸铁/机加工事业部供给的BOM物料清单，编制《年度采买计划》，报采买部负责人、财务部负责人审察，总经理赞同后奏效。采买部依照库房所供给的《月度盘点表》、生产调动供给的《月度生产计划》及铸铁/机加工事业部供给的BOM物料清单，编制《月度采买计划》，报采买部经理审察，经财务经理赞同后奏效。暂时性采买及其余对于一些工具、设备配件、低值易耗等暂时性物质的采买，由需求部门填写《暂时性物质购置申请单》，经需求部门负责人审批，并提交库房审察申购数目后，经采买部经理和总经理署名赞同方可进行采买。签批后的《暂时性物质购置申请单》转采买部计划员处，采买部计划员对需采买物料进行分工，各采买员依照采买过程控制流程进行采买。5.2采买价钱确实定对于没有签署年度合同的物质询价采买员在接收到《月/年度采买计划》或采买申请后，第一确认物质名称、规格、文件编号：HJZ/QMP19-2017现行版本B采买管理控制程序改正次序00页次5/8数目等内容，而后从《合格供给商名册》中选择2～3家供给商进行询价（独家供给商或原厂零配件没法代替的除外），并填写于“询价单”。对于加工契约型采买项目，采买员应要求供给商供给“价钱组成表”和报价单，作为议价的参照；如《合格供给商名册》中无合适供给商，需要先开发新供给商。假如客户已供给一份赞同的供方名单时，应从这份名单中所列的供方选择询价、采买各项有关物质。如需改正，则需经客户赞同后才可改正。议价询价达成后进行议价作业，议价除注意质量、价钱外，还应注意交货周期有无保证，可否向供给商争取分期付款或货到付款等。议价可采纳面谈、电话、传真、邮件等多种形式进行；价钱确立议价达成后，采买员应填写“比价表”报采买经理及总经理审批，在审批工作完成后，方可进行采买。对于已经签署年度合同的物质采买人员第一确认物质名称、规格、数目等内容，而后查问招标时订价，确立采购价钱。物流商及工装模具供给商价钱确立过程．1物流供给商价钱确立物流供给商价钱经过年度招标方式进行确认，并签署年度协议。如遇新的线路或油价上升等要素，价钱需报总经理赞同后奏效。．2工装模具供给商价钱确认．2．1工装价钱经过核价方式确认，报财务及总经理赞同后履行。．2.2模具类经过比价方式进行，经采买部负责人及总经理赞同后奏效。5.3合同/订单的签署采买员依照采买部负责人/总经理的审批建议，从《合格供给商名册》中选择供应商签署采买合同。在签署采买合同时要注意物质的质量要求、技术要求、到货时间、结算方式、运输方式以及产生纠葛后的解决方式，尽量降低采买风险，减少不用要的损失。5.4采买订单一整当已发给供给商订单的商务条件发生变化时，或订单出现异样状况时（如生产计划调整或订单信息有误等），由采买员更新订单，经采买部经理赞同后，交给供5.4．1应商进行订单更新，而且在系统中进行相应改正，依据能否已经到货的状况决定通知库房进行更新。采买员将改正事项发放以邮件、传真或信件的方式通知给供给商，并与供给商协商达成一致建议。文件编号：HJZ/QMP19-2017现行版本B采买管理控制程序改正次序00页次6/85.5价风格整在采买履行过程中，如遇资料或市场大幅颠簸，采买部视状况与供给商从头约定调整价钱，呈报总经理赞同，并保留归档，依照新的价钱履行。5.6进度追踪为保证交货期，采买员应依照订购合同提早用电话、传真、邮件、信件或亲身到5.6．1供方处跟催，以保证物料能实时到货，保证生产顺利进行。5.6．2供方应依照采买合同要求，如期到货。若供方违犯采买合同有关要求，本企业有权益撤消订单或作其余相应的处分。采买部应保证供方须达到100%准时交货能力，若未达此目标时，应要求供方提5.6．3出改良举措，并索赔由此所产生的额外花费。供货风险预防举措：针对锻造行业特色，如雨雪天气、传统农忙季节、运输紧张、5.6．4环保监察等风险要素，采买部应提早准备，保证物料供给。5.7物质查收要求全部物质的供方每次送货时都要随车附加送货清单、产品查验报告、生产批5.7．1次及运输过程防备等信息。且送货时各供给商应依照“先进先出”原则，履行批次管理。A、B类物质的查收要求采买员将采买合同或采买订单经过K3系统传达给库房人员，库房人员依据合同内容安排库位以便码放物质；采买物质抵达后，仓管员依据供方送货单和采买合同/订单的内容盘点收货。如供给商有送货伴同人员，仓管员应尽量与供方送货伴同人员共同对货物进行清点查收，如发现货物与送货清单不符，仓管员需通知库房主管，并把详细状况通知给有关采买员。到货后，仓管员填写“产品查验/化验通知单”，等候质量部对物质进行化验检验。质量部在接到通知单后应付需查收物质进行查验，如抽检取样应拥有代表性；等查验结果出来并合格后方可入库。如查验结果不合格，依照不合格品办理流程进行处理。在卸货过程中，仓管员如发现货物包装有损坏，应在供方的送货清单上注明，并将状况通知给有关采买员，以便实时跟供给商交流确认。对于C类物质的查收要求C类物质抵达库房后由仓管员依照供方送货清单直接在现场查收，要点查收物质生产厂家、物质名称、数目、型号及完满性等信息。对于固定财产（设备配件）的查验，需通知设备部专业人员查收，其余有关步骤文件编号：HJZ/QMP19-2017现行版本B采买管理控制程序改正次序00页次7/8参照A类、B类物质查收过程。对于危化品及劳保用品的查收要求仓管员在对危险化学物质查收时，应该注意危险化学物质的包装和表记能否切合国家规定，承装器皿能否密闭、无损坏，必需时可会同质量部、安全办等有关人员共同查收。劳保防备物质抵达库房后，仓管员应依照供方的送货清单点检数目，必需时可通知安全办共同检查其能否拥有切合国家规定要求，查收合格后，方可入库。进货查验的查收可采纳以下一种或一种以上的方法：5.85.95.10

（1）进货查验及测试判断。（2）以企业实质使用结果作为判断依照。（3）供给资料/产品经第三方实验室测试认证报告。（4）供方供给的质保书或相应的证明文件。采纳客户指定的供方，其实不可以免去本企业须保证供方的物质、产品及服务质量的责任。本企业或客户，如要求在供方处考证采买产品时，须按采买合同上明文规定考证安排及产品放行方式。物质入库物质入库依据物质的种类办理入库：物质入库时，仓管人员依照《库房管理控制程序》进行查收入库。手续办理完成后，仓管员开具《入库单》并录入K3系统。物质查收不合格，仓管员依照《不合格品控制程序》有关规定履行。对于不合格的物质，仓管员要将不合格物质隔绝寄存并表记。发票入账采买发票到企业后，由采买员、采买部会计、采买部经理挨次对采买发票、入库单、磅单（如需要）进行查对，查对无误的发票由采买部会计负责在企业财务系统内进行发票勾稽，而后经采买部经理、财务部来往会计、财务部经理审察后由财务部来往会计登记入账。账目查对由财务部主导，采买部参加对供给商的来往账目按期查对，只有账目查对无误后，文件编号：HJZ/QMP19-2017现行版本B采买管理控制程序改正次序00页次8/8才能申请付款；如账目查对有误，两方须再次查对，直至查对无误。5.11付款采买人员对账目查对无误的供给商提出付款申请，采买部经理、财务部经理和总经理进行审批。财务部依照领导审批后付款申请，安排付款。5.12其余对于固定财产（如设备）的采买，依照《设备设备控制程序》履行。物流运输商管理依照《运输商管理规定》履行。对于工装、模具类物料的采买依照《工装模具控制程序》履行。其余外包过程可参照本程序言件。对于危险化学物质的采买要求化学危险品的采买人员一定认识有关法律、法例、规章和安全知识、职业技术、职业卫生防备应抢营救知识，方可上岗作业。部分危化品，如汽油、酒精等，需向当地有关部门获得赞同，依照要求采买。当采买人员进行化学品采买时，应向供给商讨取规格书、物质安全资料MSDS表，以确认切合规定。采买化学危险物质时，采买员需要求供方供给必需的化学品安全数值清单，有毒有害物质原辅资料的化学成分和运输、包装、储藏条件说明等资料。对于劳保防备物质的采买要求劳保防备物质的采买人员需认识有关法律、法例及专业知识的培训。采买的特种劳动防备用品（如安全帽、安全带、防尘口罩、绝缘劳保鞋等）一定拥有相应的生产允许证、产品合格证和安全判定证，采买时要做好供货资质审察和存案。6绩效指标绩效指标丈量方法丈量周绩效目责任部期标门6.1采买合格率%当月合格批次数/当月购进批次月99.5%采买部数*100%6.2到货实时率%当月准时到货批次数/当月总到月99.5%采买部货批次数*100%6.3与供给商对账与供方对账符合数/对账数季度99%采买部正确率%*100%6.4超额运费（元）高出应有运费的花费月无采买部文件编号：HJZ/QMP19-2017现行版本B采买管理控制程序改正次序00页次9/87记录名称文件编号保留年限责任部门7.1询价单HJZ/QMR19-01-20二年采买部177.2比价表HJZ/QMR19-02-20二年采买部177.3采买订单HJZ/QMR19-03-20三年采买部177.4价钱组成表HJZ/QMR19-04-20三年采买部177.5HJZ/QMR19-05-20二年采买部产品查验/化验通知单177.6每周暂时性物质购置HJZ/QMR19-06-20一年采买部申请单177.7年度采买计划HJZ/QMR19-07-20二年采买部177.8月度采买计划HJZ/QMR19-08-20二年采买部177.10工作办理及审批单HJZ/QMR19-09-20二年采买部177.11采买物质分类清单HJZ/QMR19-10-20二年采买部178有关文件8.1HJZ/QMP13-2017《设备设备控制程序》8.2HJZ/QMP20-2017《供给商管理控制程序》8.3HJZ/QMP24-2017《不合格品