文化传播有限公司规章管理制度

文化传播有限公司规章管理制度一、办公室人员素质一、办公室人员职业道德要求1、忠于职守2、严守机密3、恪守信用4、甘当无名英雄5、增强主动性和创新意识6、注意自己的言行举止二、对办公室人员知识要求1、熟悉法律、法规知识2、学习外语知识3、掌握电子商务知识三、基本要求1、口头表达能力：应该口语标准、口齿清楚、条理清楚、思维敏捷。2、书面表达能力：要熟练掌握各类公文的特点、写作要求和语言表达技巧，随时注意积累资料，不断提高写作水平。3、办事能力：能分清轻重缓急，做到不误事，不拖事，统筹安排工作。4、洞察能力：善于理解上司的意旨，并且能够以自己清晰简明的语言加以复述。观察时要客观全面，抓住事物的特点和规律。5、应变能力：遇事不慌，做事处理问题既要符合原则，又要有一定的机动性和灵活性。6、心理调适能力：应具备良好的心理状态，在工作中应努力培养积极的、自觉的、坚毅的、果断的、理性的心理因素。四、工作原则1、主动而不越位2、服从而不盲从3、沟通而不封闭4、挡驾而不阻拦二、日常公务一、日常工作主要事项1、日常工作：包括办公室管理、通讯工作、接待工作、督查工作、保密工作、使用保管印章工作、文件传阅等事项。二、接电话技巧1、接听及时2、态度热情3、做好电话记录：电话记录应记清以下几方面：（单位：姓名：回电号码：内容要点：来电时间（准确到几点几分）：接话人签名：）4、讲究文明礼貌三、打电话技巧1、做好打前准备2、语言文明礼貌3、做好电话记录4、讲求效率四、怎样保管使用公章1、公章的保管印章是机关、企事业单位在各种业务活动中，表明身份、具有法律效力的凭证，必须妥善保管。公章由单位主管指定专人保管并使用。没有上司批准，不可将公章委托他人代管。2、公章的使用盖用单位公章，必须由单位主要负责人或主要负责人授权的专人审核签名批准。做好用印登记工作，登记内容包括用印人、事由、日期、签发人、经手人、印数等。凡以单位名义发出的公文、信函等都必须加盖单位公章。公章盖在文未落款处，应“骑年盖月”；带有存根的公函、介绍信、还要在正本和存根连接处的骑缝线上加盖公章。盖章一般使用红色印油，应摆正位置，印文清晰可识。印章管理人对用印有监视、监督权，对于不合法或不合手续的用印，有权拒用或提出异议，即使有上司签字，也可请求复议，不能有求必应。如因机构变动停止使用的，应当将原印交回制发机关封存或销毁。五、怎样管理和使用介绍信1、介绍信的含义和作用介绍信是机关、团体、企事业单位用来向有关单位介绍前去联系的派遣人的情况与任务的一种专用信件。它具有介绍与证明两种作用。最常用的介绍信有两种：书信式介绍信和带有存根的普通介绍信。2、介绍信的管理介绍信一般由管理公章的人一同保管并使用。介绍信与公章需同等重视，不可缺页和丢失。3、介绍信的使用领用介绍者须经主管批准，不得擅自开具发放。六、怎样做好督查工作1、督查工作的涵义督查，是指协助上司，对决策的实行情况进行督促、检查。督查包含督办和查办的含义。2、督查工作的原则⑴遵守上司负责、工作人员承办的原则。⑵坚持实事求是的原则。⑶应坚持分工合作，不能越俎代疱。3、督查工作的程序⑴立项。⑵通知。⑶催办与调查。⑷请示。⑸结案归档。三、文件管理一、文件管理常识1、什么是文件文件是各级组织传达方针、政策，下达指示，汇报工作，交流经验，联系上下左右的工具。2、什么是文件管理文件管理是办公室协助领导机构处理文件的一个工作系统，文件管理是办公室工作的重要环节。文件管理不仅能迅速、准确地传达、落实上司的各项决策，而且对提高工作效率有着重要意义。3、文件管理的特性文件管理具有及时性、准确性、重要性。二、怎样做好文件传阅工作1、做好文件登记工作2、文件传阅规则⑴文件传阅的顺序，一般应先送给组织的主要领导、主管负责人和主管业务部门阅读，然后送与其他有关需要阅知的对象。⑵遇到文件人数少，应按先办理、后阅知，先主办、后协办的顺序依次进行。⑶业务性的文件一般先送主办部门办理，后据批办所规定的阅知范围逐一传送。⑷所有传阅的文件均应以文书人员为中心进行传递，这种传阅文件的方法称为“轮轴式传阅”。⑸每份传阅的文件，文书人员要在文件首页附上“文件传阅单”。文件阅毕后，阅看文件的人员要在“文件传阅单”上签注姓名和日期。3、文件传阅完毕要将文件收集齐全，有查考价值的文件要收齐，编卷号，及时归档；没有查考价值的文件，应按规定进行销毁。三、怎样做好文件借阅工作1、借阅范围只有发文单位规定的阅读范围以内的人，才可传阅；不属应阅范围的人要借阅文件，须经有关领导批准。2、建立文件借阅登记薄文件登记薄应包括借阅时间、文件标题、文件字号、人数、借阅人、退还时间等项，每个人都必须认真填写。3、及时清理对于自己管理的文件要及时检查整理，做到一周一小清、一月一大清、一季一核对、半年一整理，一经发现问题，要主动、及时上报，以求迅速解决。4、遵守保密规则对于保密文件，要按文件保密的要求严格执行，应随时请示领导，借出时应交待清楚注意事项。四、文件的存放工作1、对未办毕文件的存放对未办毕或未归档的文件，一般采用硬壳文件夹分类存放。每个夹最好有个目录，以便查找。2、对已办毕文件的存放⑴对已办毕的、具有一定查考利用价值的文件材料，为了便于文件的查找利用，便于文件的保管，要进行文件立卷工作。⑵文件立卷是指按照文件在形成过程中的联系和一定的规律组成案卷。⑶工作活动中形成和使用的文件以及其他有关的材料，如照片、图表、胶片、录像带、磁盘等应由文书部门逐年移交给档案室集中保管。五、办公室应装备参考资料1、新知识资料2、决策参考的资料3、上司日常所需资料4、历史凭据资料5、办公室使用资料六、办公室资料的收集渠道1、订购是获取资料的主要渠道2、通过交换获取资料3、利用互联网获取资料4、从图书馆获取资料5、从各种会议获取资料七、怎样积累办公室资料1、了解本组织的工作2、日积月累3及时整理八、怎样管理好办公室资料1\筛选2、登记3、分类4、编目5、微机管理四、会务管理制度1、公司会议召开直接由总裁助理负责主持。2、每周一09:20定为公司例会，特殊情况另行通知。3、会议期间禁止吸烟，禁止接打电话，电话调为振动模式或关机状态。4、会议期间不准迟到，缺席。凡必须参加会议人员未经请假，擅自不参加会议或请假未批准而不参加会议的，视为缺席。5、凡因通知原因造成应参加会议人员迟到或缺席的，相应处罚由传达人承担。6、会议期间吸烟和接打电话者，开过时单处理，累计两次作旷工处理；达三次以上者，公司作解聘该员工处理。7、会议期间无正当理由迟到者开过时单处理，缺席者作旷工处理；迟到累计达两次为一次旷工，缺席三次以上者，公司作解聘该员工处理。8、会议期间的考勤由各部门负责人上报到办公室行政文员处统计。9、会议期间影响会议进展或扰乱会场秩序者，给予旷工处理；造成恶劣影响者，公司作解聘该员工处理，并报送公安或刑事机关处理。10、会议期间有关公司重要文件或发展方案，参会人员负有保密责任，凡是泄露公司机密者，公司作解聘处理；造成公司严重影响者，移交公安或司法机关处理，并追究其法律责任或相关赔偿。11、提高会议质量，充分发扬民主，集思广益。五、公司员工仪容仪表管理规定一、男员工1、头发必须经常修剪，不准留长发、大鬓角、蓄胡须、后不盖衣领，有需要时可用少量发胶等来维持发型的整齐。2、不可有头屑。3、不可染发或漂发，头发保持原本天然颜色；若有灰白头发者欲染深色（黑色）则不包括在此项。4、上岗前应将胡须剔除干净。5、皮肤保持干净健康，要妥善处理油光泛面、暗疮及黑头等问题。6、按要求穿着工作服，佩戴工号牌，穿着整洁，不得挽袖或敞胸露怀。7、凡穿黑色皮鞋者，必须穿深色袜子，皮鞋要保持清洁光亮。8、只可佩带企业配发的领带，领带结应盖过领口纽扣。9、只可佩带简单经典高贵风格的领带夹及领带针，金色或银色均可。10、佩带眼镜者需经常调效眼镜，以免下滑，镜片保持清洁。11、除结婚戒指和手表外不可佩带其他饰物。12、指甲必须修理干净绝不可藏污纳垢。13、上班期间严禁食用蒜、葱等带异味食品，确保无口臭或体臭。二、女员工1、头发要经常修剪，短发型者每三至四星期应该修理一次，蓄长发者应每六至八星期修理一次，有需要时可用少量发胶等来维持发型的整齐。2、不可有头屑。3、不可染发或漂发，头发保持原本天然颜色；若有灰白头发者欲染深色（黑色）则不包括在此项。4、长发者必须用企业统一的发网将头发束起，以保持整齐，发上配饰只可用黑色。5、皮肤保持干净健康，要妥善处理油光泛面、暗疮及黑头等问题。6、按要求穿着工作服，佩戴工号牌，上衣纽扣随时都要扣上。7、要求化淡装上班，淡装包括：粉底、眼眉、眼影、眼线、胭脂及唇膏，不要使用太浓烈的香水，进食后及时补唇。8、当面泛油光时，必须使用吸油纸或扑粉。9、所有员工（除总台服务员外），其他服务员不得穿高跟鞋上班。10、只可穿着没有花纹的肉色连裤袜，并确保连裤袜无破洞或滑丝。11、除结婚戒指和手表外不可佩带其他饰物（厨房人员禁止带戒指）。12、指甲必须修理干净绝不可藏污纳垢。13、上班期间严禁食用蒜、葱等带异味食品，确保无口臭或体臭。14、佩带眼镜者需经常调效眼镜，以免下滑，镜片保持清洁。六、员工考勤管理1、签到员工上班前必须亲自签到，不得委托他人或帮人代签，一经发现以过失处理。2、迟到早退员工必须按规定的作息时间上、下班，凡事先未请假而晚到或早走者均视为迟到或早退，迟到或早退一次给予警告并扣发月工资总额的2%，一个月内连续迟到或早退3次或累计迟到早退6次者给予辞退处理（特殊情况除外）。3、旷工以下情况均视为旷工：（1）未按规定请假或已提出请假申请，但未获批准而不到岗者。（2）不服从调动，擅自不到岗位或虽然到岗但拒绝正常工作者。（3）工作时间擅自离岗从事与工作无关的活动。（4）各种假期无证明或手续不完备，甚至伪造、涂改、转借证明者。（5）迟到、早退20分钟以上者。处理方法（1）旷工给予口头警告，并扣发当月工资总额的8%。（2）迟到时间超过一小时，不准参加当日正常工作，并按旷工处理。（3）迟到时间在一小时内，按旷工处理的员工，因工作需要参加了当日的正常工作，扣发当月工资总额的4%。（4）一个月内连续旷工两次或者累计超过三次者，给予开除处理。4、病假（1）因病不能上班，须出示县级以上医院的病情证明和医药费用收据后方可算做病假，否则以事假处理。（2）当月病假4天者，抵休息日，超过4天的按天数扣除日工资；全年病假累计30天以上者取消年度奖金。5、事假事假一天扣当日工资，两天以上者扣日工资的200%，全年事假累计12天以上者取消年度奖金。6、请假、休假审批程序（1）员工请假、休假由部门主管审批；员工因实际情况，可准许连休两天，超出两天以上者，由部门主管上报人事部审批，不是本地户籍者，月最多可连休四天，超出四天者，按事假处理。（2）各部门经理、主管请休假由办公室审批。（3）特殊情况由总经理审批。7、员工外出员工在上班期间不得外出；因工作需要或特殊情况需外出的，必须及时向部门主管或领班说明事由经允许后才可外出。（1）员工外出办理事务必须向本部门主管或领班说明事由及返回时间，否则按外出办私事处理。（2）经部门同意，批准可外出的人员必须按要求到保安部填写外出登记，并在规定的时间内返回工作岗位，向部门主管或领班报到。（3）上班时间外出者，一经发现，以过失处理。（4）外出办事因特殊原因不能按时返回的，必须及时向部门主管或领班汇报，未经允许超时不归者，按旷工处理。员工休假、外出后的相关工作由各部门协调安排；管理人员请休假后的具体工作