时间管理【课件】

时间管理谢志祥1一、课前一律将手机调至静音或关闭，保持教室安静，积极参与课程互动；二、授课过程中，请心态归零，遇到疑惑或者不解的问题，请举手示意；三、培训期间，如有事无法继续参加培训的，请与培训老师联系；四、为了保证授课效果，请所有培训人员遵守培训期间的上课规定；五、违反上述规定者，需要主动表演一个节目培训相关规定2时间是最难得的资源。

如果时间管理不好，那别的什么也甭想做好！

——彼得•德鲁克

3时间管理——是开启成功的钥匙时间运用——是迈向成功的开始4培训目标：通过本次培训，使培训人员了解什么是时间管理，时间管理的重要性及有效时间管理的方式，从而树立正确的时间观念，提高工作效率。5培训大纲：时间管理的定义和目的时间管理的目标与计划时间管理的四象限6培训大纲：时间管理80/20法则时间管理的二十一个原则时间管理的陷阱时间管理总结7小故事有两个人到非洲考察，迷路了，忽然一只凶猛的狮子朝他们跑过来，其中一人马上从旅行袋中拿出运动鞋穿上。另外一个人便摇摇头说：“没用，你怎么跑也跑不过狮子。”启示:在现代商业社会必须与时间竞争同伴说：“嗨，你当然不知道，在这个紧要的关头最重要的是我要比你跑的快。”8一、时间管理的定义和目的9时间的定义1930年，胡适先生在一次毕业典礼上，发表了一篇演讲，内容如下：诸位毕业同学：你们现在要离开母校了，我没有什么礼物送给你们，只好送你们一句话。这一句话是：珍惜时间，不要抛弃学问。以前的功课也许有一大部分是为了这张文凭，不得已而做的。从今以后，你们可以依自己的心愿去自由研究了。趁现在年富力强的时候，努力做一种专门学问。少年是一去不复返的，等到精力衰竭的时候，要做学问也来不及了。10时间的定义

有人说：出去做事之后，生活问题急需解决，哪有功夫去读书？即使要做学问，既没有图书馆，有没有实验室，哪能做学问？

我要对你们说：凡是要等到有了图书馆才读书的，有了图书馆也不肯读书；凡是要等到有了实验室方才做研究的，有了实验室也不肯做研究。你有了决心要研究一个问题，自然会节衣缩食去买书，自然会想出法子来设置仪器。11时间的定义至于时间，更不成问题。达尔文一生多病，不能多做工，每天只能做1点钟的工作。你们看他的成绩！每天花1点钟看10页有用的书，每年可看3600多页书；30年读11万页书。诸位，11万页书可以使你成为一个学者了。可是每天看3种小报也得费你1点钟的功夫；四圈麻将也得费你1点半钟的光阴。看小报呢？还是打麻将呢？还是努力做一个学者呢？全靠你们自己选择！12时间的定义易卜生说：你的最大责任就是把你这快材料铸造成器。学问就是铸器的工具。抛弃了学问便是毁了你自己。再会了，你们的母校眼睁睁地要看你们10年之后成什么器。哲学家这样说：“时间是物质运动的顺序性和持续性，其特点是一维性，是一种特殊的资源。”13时间的特征（1）供给毫无弹性：时间的供给量是固定不变的，在任何情况下不会增加、也不会减少，每天都是24小时，所以我们无法开源。（2）无法蓄积：时间不象人力、财力、物力和技术那样被积蓄储藏。不论愿不愿意，我们都必须消费时间，所以我们无法节流。14时间的特征（3）无法取代：任何一项活动都有赖于时间的堆砌，这就是说，时间是任何活动所不可缺少的基本资源。因此，时间是无法取代的。（4）无法失而复得：时间无法象失物一样失而复得。它一但丧失，则会永远丧失。花费了金钱，尚可赚回，但倘若挥霍了时间，任何人都无力挽回。15案例讨论

如果银行每天早晨向你的帐号拨款8.64万元。你在这一天可以随心所欲，想用多少就用多少，用途也没有任何的规定。条件只有一个：用剩的钱不能留到第二天再用，也不能节余归自己。前一天的钱你用光也好，分文不花也好，第二天你又有8.64万元。请问：你如何用这笔钱？16什么是时间管理

时间管理（TimeManagement）就是用技巧、技术和工具帮助人们完成工作，实现目标。时间管理并不是要把所有事情做完，而是更有效的运用时间。17什么是时间管理时间管理是有效地运用时间，降低变动性。时间管理的目的：决定该做些什么；决定什么事情不应该做。时间管理最重要的功能：是透过事先的规划，做为一种提醒与指引。18什么是时间管理“时间管理”探索如何减少时间浪费，以便有效地完成既定目标。所以时间管理的对象不是“时间”，它是指面对时间而进行的“自管理者的管理”。（1）“时间的浪费”，是指对目标毫无贡献的时间消耗。（2）“自管理者的管理”——你必须抛弃陋习，引进新的工作方式和生活习惯，包括要订立目标、妥善计划、分配时间、权衡轻重和权力下放，加上自我约束、持之以恒才可提高效率，事半功倍。19统计案例一个活到73岁的美国人对时间是怎么花的：睡觉：21年工作：14年个人卫生：7年吃饭：6年旅行：6年排队：6年学习：4年开会：3年打电话：2年找东西：1年其它：3年20时间管理的目的时间管理的目的达到“三效”，即效果、效率、效能。时间管理的“三效”关系效果效能效率确定的期待结果以最小的代价或花费获得最佳的期待结果以最小的代价或花费获得结果21时间管理的重要性1、时间有限，而工作无限2、努力工作并且感到快乐3、能主导自己的生命4、能实现自己的理想5、能兼顾自己和别人的要求6、做到忙而不盲22时间管理的发展历程第一代时间管理理论基本是备忘录型。一方面顺其自然，另一方面也会追踪时间的安排。备忘录管理的特色就是写纸条，这种备忘录可以随身携带，忘了就把它拿出来翻一下。23时间管理的发展历程第二代时间管理理论强调的是“规划与准备”，特色是记事簿。

特点是制定时间表，记录应该做的事情，表明应该完成的期限，注明开会的日期等等。24时间管理的发展历程第三代时间管理理论主旨是“规划、制定优先顺序，操之在我”。这一代的管理强调的是价值，制定中长期的目标以期实现一种价值观。

特色就是将每天活动，写在纸上或者输入计算机，详细地规划各式各样的规划表或者组织表。它主要是为了提高工作和生活效率。25时间管理的发展历程第四代时间管理理论强调了一切以自然法则为中心的罗盘理论。这种管理法则超越传统上追求更快、更好、更具有效率的观念，它不是换一个时钟，而是提供一个罗盘，因为人走的多快是一回事，方向对才是最重要的。怎么走，不是求快，而是怎么向未来的目标接近。26二、时间管理的目标与计划27时间管理之目标

拟定目标实在不是一件容易的事，原因是我们每天单是忙在日常工作上就已透不过气，还哪来时间好好想想自己的将来。但这正是问题的症结，就是因为没有目标，每天才弄得没头没脑、蓬头垢面，这只是一个恶性循环罢了！28时间管理之目标

另外有些人没有目标，则是因为他们不敢接受改变，与其说安于现状，不如坦白一点，那便是没有勇气面对新环境可能带来的挫折与挑战，这些人最终只会是一事无成！事实上，随波逐流，缺乏目标的人，永远没有淋漓尽致发挥自己的潜能。因此，我们一定要做一个目标明确的人，生活才有意义。29目标应该具备以下五个特征：具体的（specific）

可衡量的（measurable）

可达到的（attainable）

相关的（relevant）

基于时间的（time-based）时间管理之目标301、具体的：我要成为一个伟大的人我们需要持续改善品质我要把英语学好所谓具体：比如你想把英文学好，那么你就订一个目标：每天一定要背十个单词、一篇文章。时间管理之目标312、可衡量的：

任何一个目标都应有可以用来衡量目标完成情况的标准，你的目标愈明确，就能提供给你愈多的指引。比如你要买一栋房子时间管理之目标323、可达到的：

不能达到的目标只能说是幻想、白日做梦，太轻易达到的目标又没有挑战性。时间管理之目标334、相关的：

目标的制定应考虑和自己的生活、工作有一定的相关性，比如一个公司的职员，整天考虑的不是怎样才能做好工作，却一心发着明星梦，又不肯努力奋斗，在一天一天消耗中丧失学习、工作的能力，不思进取，不努力提高工作业务能力，最终会被公司抛弃、会被社会遗弃。时间管理之目标345、基于时间的：

任何一个目标的设定都应该考虑时间的限定，比如你说：“我一定要拿到律师证书。”目标应该很明确了，只是不知是在一年内完成，还是十年后才完成？时间管理之目标35目标架构价值观长期目标中期目标每日任务表HOWWhy

当你执行的日常事项与自己所排列的轻重等级一致时，你会体验到内心的平安。时间管理之目标36美国一位著名的大学教授，曾经向数百人提出这样的问题：如果今天是你生命的最后一天，你会做什么？结果很多人回答的是没有多读书，没有好好的约束自己，没有尝试新的事物，没有多花点时间与家人相处等等。启示：争取时间重要，合理分配时间更重要时间管理之目标37如果您的余生只剩下三天,您会做那三件事情?请闭目一分钟思考这个问题时间管理之目标38时间管理之计划

所谓有计划、有组织地进行工作，就是把目标正确地分解成工作计划，通过采取适当的步骤和方法，最终达成有效的结果。39时间管理之计划人无远虑，必有近忧凡事预则立，不预则废先谋后（事）势者昌，先（事）势后谋者亡我们没有办法改变时间的长度，但是可以增加时间的厚度和宽度------谢志祥40时间管理之计划究竟该怎样做计划呢？大致的步骤如下：

1、确立目标；

2、探寻完成目标的各种途径；

3、选定最佳的完成方式；

4、将最佳途径转化成月/周/日的工作事项；

5、编排月/周/日的工作次序并加以执行；

6、定期检查目标的现实性以及完成目标的最佳途径的可行性。41时间管理之计划

有了计划，就必须有行动。行动是一件了不起的事，我们请大家记住：

1、切实实行你的计划和创意，以便发挥它的价值，不管主意有多好，除非真正身体力行，否则永远没有收获。

2、实行时心理要平静，估计困难、做好准备、及时调整。成功地将一个好主意付诸实践，比在家空想出一千个好主意要有从价值得多。

42检验结果生命计划多年计划调整年计划分解季计划月计划周计划日计划实际年结果季结果月结果周结果日结果时间管理规划系统时间管理之计划43一日之计在昨天下班前一周之计在于周日一月之计在于月底良好的时间管理来自于计划时间管理之计划（PDCA）44花时间在计划上才是最节省时间的作法PADC不好好耗用时间耗用时间时间管理之计划（PDCA）45个

人

效

率

管

理高效率结果决策规划目标设定检查实行安排咨询沟通时间管理之计划（PDCA）46PLAN-计划1.选择项目、2.明确现状、3.分析原因、4.计划改进ADPCDO-执行

5.执行计划CHECK-检查

6.检查结果ACT/ADJUST-实施/调整

7.制定标准、8.持续改进戴明循环时间管理之计划（PDCA）47时间管理之计划(WBS)

WBS（工作任务分解）是创造出产品所必须进行的全部活动的清单，它是PERT分层计划以及预算和人员分配的基础。

WBS基本构架：阶段、步骤、任务、活动48时间管理之计划（PERT）

PERT（网络计划评审技术）是以网络图的形式制定计划，求得计划的最优方案，并据以组织和控制开发进程，达到预定目标的一种科学管理方法。（1）PERT主要反映任务的时间、资源、配合、控制等。

（2）WBS主要反映任务的层次。49时间管理之计划（PERT）计划要素步骤一：先画图首先不必注重美观，主要弄清楚任务之间的相互关系。步骤二：估计时间v工序时间=(a+4b+c)/6（a：最乐观时间；b：期待时间；c：最悲观时间）v倒推法：一般确定结束时间，再逐步推出各部分需要时间。v留有余地、应付突发任务步骤三：确定关键路径（时间和技术）50好处：1、充分利用企业的有限资源，发挥最大的效能2、预测问题，防范事端于未然3、事情推展前，做有效沟通，让其他部门了解我们需要的协助，也同时了解我们能为他们做些什么4、协助评估目标的可行性5、避免不必要的重复，减少无谓的浪费6、建立优先顺序，按部就班，不赶工，不加班时间管理之计划51三、时间管理的象限矩阵图52时间管理的四个象限MI既重要又紧急M2重要但不紧急M4既不重要也不紧急M3不重要但紧急

重要紧急艾森豪维尔原则53时间管理矩阵图

重要不重要

紧急不紧急危机急迫的问题有限期的任务，会议，准备事项准备及预防工作计划关系的建立培训，授权，创新干扰，一些电话一些会议一些紧急*事件凑热闹的活动细琐的工作*浪费时间的闲聊不关紧要的信件看太多的电视54偏重第一类事务Ⅰ

结果：压力筋疲力竭危机处理忙于收拾残局ⅡⅣⅢ55偏重第三类事务Ⅰ

结果：短视近利缺乏自制力，怪罪他人危机*处理轻视目标与计划ⅡⅣⅢ56偏重第三、四类事务Ⅰ

结果：全无责任感依赖他人或社会机构维生危机处理忙于收拾残局ⅡⅣⅢ57着重第二类事务ⅠⅡ结果：有远见，有理想平衡，纪律，自制少有危机

58不合理的时间配置M145%处理危机M25%M415%M335%59明智的时间配置III1.重要的事情重在PlanPlan重在DoDo重在CheckCheck重在Action2.重要的事情要逐渐地交给信任的部属,這叫“灌能”60时间管理要务焦点放在真正重要的事上，对不重要的事说“不”参照你的使命宣言、目标规划时间重要的事绝不应被极不重要的事情所牵绊。————歌德人在各种领域中努力经营，百分之八十的结果是来自百分之二十的活动。————20/80法则

61四、时间管理80/20法则62关键点

在任何特定的群体中，重要的因子通常只占少数，而不重要的因子则占多数，因此只要能控制具有重要性的少数因子即能控制全局。帕雷托原则（ParetoPrinciple）80：20定律6380/20时间原则在一个特定的组群或团队内,这组群中一个较小的部分比相对的大部分拥有更多的价值.64投入产出80%时间20%时间80%成效20%成效重要的少数事物琐碎的多数事物80/20时间原则65

人们不会做你希望的，只会做你检查的：“如果你强调什么，你就检查什么，你不检查就等于不重视。”

——IBM总裁郭士纳80/20原则与授权66确定事件突发事件琐碎事件浪费事件分类区分掌控时间67可控不可控起居、饮食、睡眠对别人态度的反应交通开会上司召见二分法：区分可控和不可控时间区分掌控时间68如何作好计划（六点优先工作制）一日之计在于昨夜把第二天要做的事全部写出来，列一份清单按事情的重要顺序，分别用“1”到“6”标出六件最重要的事情每天上班，全力以赴做好标号为“1”的事情，直到完成或被完全准备好69如何作好计划（六点优先工作制）然后再全力以赴做标号为“2”的事以此类推每天都这么做只要21天就成习惯70高效管理者时间管理

高效管理者的时间管理并非是对时间这一资源进行管理，而是对管理者自身进行管理，通过提高管理者的时间使用效率，减少浪费，从而达到提高工作效率的目标。711、掌握工作的关键高效不同层次的管理者尽管工作任务和工作责任不尽相同，但管理活动却是一致的，可简单归结为三个掌握，即掌握关键工作，掌握关键人物，掌握关键活动。高效管理者时间管理722、简化工作流程

工作流程越简化，越不容易出问题，执行部门及人员在工作过程中会越加细致，执行效果越好。著名的时间管理理论——崔西定律，指出：“任何工作的因难度与其执行步骤的数目平方成正比，所以必须要简化工作流程。高效管理者时间管理733、合理安排工作时间应该做好每天、每周、每月以及每年的工作计划，列出每一时间单位内应该完成的工作，排出优先次序，突出重点并确认完成时间，并适当安排“不被干扰”的时间。高效管理者时间管理744、合理授权任何一位高效管理者都不可能独自完成本部门乃至整个高校的所有工作，也不可能独自对所有的事情做出科学决策，因此将一些事情指派或授权给别人，让其他人对工作进行分担，是提高时间使用效率的有效方式之一。高效管理者时间管理75时间管理——练习小王是某公司的采购部经理。今天是16号，他的部下小刘所购进的8000只包装箱未印公司商标，此箱17号下午16：00钟需要用3500只包装用，重印商标需要2秒/只，来回运输需要1小时，今天供应商已运走4000只，并同意明天上午9：00钟送到小王的公司。明天小王需要召集本部门开个采购会议，时间需要2小时左右。昨天总经理告诉小王，他约了一位重要供应商17号11：00钟谈判有关原材料降价的事情，需要小王一起谈判。小王的老乡品管部杨经理跟小王约好了，明天晚上19：00钟到周明华家打麻将。今天上午人力资源部经理跟小王说，18号他去招聘，明天需要跟小王商量一下关于早几天所说的要招一位采购部经理助理的事。76时间管理——练习小王的女儿喜欢吃麻辣豆腐，销售部李小姐刚从四川回来，买了几大袋，叫小王明天中午过去带些回家。小王的部下林小姐打了一个电话回来，说她与常务副总在各供应商处考察不是很顺利，明日下午16：30分左右到公司。采购部每日16：30有一个日清会，清查明日上线物料是否到齐。小王有一个幸福的家庭，妻子与他均是下午17：00钟下班，妻子回家做饭，小王去幼儿园接女儿回家。请各小组为小王安排好17号的工作，并派代表上台讲解。各队相互送礼。7778时间效率模式评估记录表类别序号起止时间作业内容效率自评计划对比中断说明备注五、时间管理的原则79二十一条原则1、核心目标2、事先规划好行动3、分析的工作4、设定优先次序5、专注力6、时间期限与鼓励80二十一条原则7、公式记录8、注意拖延现象9、授权10、会议控制11、干扰事件12、关键绩效81二十一条原则13、分批作业VS集中作业14、整洁15、一气呵成完成一项工作16、利用零碎的时间17、电话18、准时82二十一条原则19、简化作业20、学会说“不”21、平衡83时间管理的步骤1、记录自己的时间，追踪流向，诊断并分析时间运用的状况2、订定目标并拟订计划，使时间的应用更具效用3、切实执行计划，研究造成时间浪费的因素及因应之道改掉浪费时间的习惯，成为掌握时间的主人84时间观基本技巧设定目标

计划(每日)活动

设定优先顺序

严格执行

学习让其它同事分担工作85六、时间管理之陷阱861.什么事需要你用太久的时间?2.你浪费了什么?3.什么事让你觉得太复杂?4.