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文档简介

集团文件管理制度1.申请文档1.1申请流程员工申请文件需要通过集团内部系统提交，由部门主管审批后送给文件管理员审核。文件管理员审核通过后将文件提供给申请人。1.2申请要求申请文件的员工必须符合相关资格要求。文件只能在办公室内使用，不能外传，不能泄露。2.文件存储和标记2.1存储要求所有文件必须存储在指定的网络磁盘上。文件必须进行分类存储，以方便查找和管理。2.2文档标记文件名应清晰明了，与文件内容相符合。文件应注明相关元信息，如作者、日期、修改版本等。版本管理需遵循正式版、测试版、草稿版等不同标记。3.文件共享3.1共享范围文件仅限于内部共享，不得外传。文件权限可分为公开、保密和私人使用等级。不同级别的员工应该有不同的访问权限。3.2共享方式文件可以通过电子邮件、网络磁盘、在线共享仓库等方式进行共享。共享时，应确保文件的完整性和安全性，防止文件被恶意篡改、复制或者泄露。4.文件备份和恢复4.1备份方法文件管理员应将重要文件备份到多个不同位置的存储设备中。备份设备应定期检查，并保证备件处于完好状态。4.2文档恢复如发生意外，造成文件丢失或损坏，应及时进行文档恢复。恢复过程中，应区分重要文件和非重要文件，并按照文件存储位置和备份状态来进行文档恢复。5.文件删除和销毁5.1删除流程文件管理员应有权利、有责任对公司文档进行定期清理，删减无用文档及数据。删除流程包括将文件移至回收站、删除回收站文件、并在文件操作历史中查看。5.2销毁程序对于涉及保密信息的文件，应该建立分级销毁程序，确保文件被完全销毁。执行销毁前，应经过文件管理员审批，明确销毁类型、范围和销毁人员。6.文件管理授权6.1管理核心权限关于文件管理的核心权限，仅文件管理员应该拥有操作权限，其他员工应该严格限制。管理员在进行操作时，应该留下相关的记录，帮助实现文件可追踪性。6.2文件审核文件审核权限可以授予多个部门的负责人。审核操作需要同时满足部门主管和管理员的审批要求。7.文件管理监督7.1审核监控文件管理制度应每季度进行一次审核，以确保管理制度的有效性和实际效果。监控结果应当反馈给文件管理员，帮助改进和提高文件管理的质量。7.2日常监控文件管理员应当根据需要进行日常监控，监测内部文档的使用状况。如发现存在违反文件管理制度的情

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