档案收集、整理的方法和要求课件

档案收集、整理的方法和要求

11、档案的作用档案，联系昨天、今天、明天的桥梁（今人赖之以知古，后人赖之以知今）。档案，可以让历史留住记忆的根，让未来找到回家的路。没有档案或档案缺失，一个单位就会患上“失忆症”。用档案,“书到用时方恨少”。查考作用凭证作用档案作用的体现：出具证明的原始凭证；各项工作的查考依据；科学研究的可靠资料；经济建设的重要依据；宣传教育的生动素材；编史修志和档案编研档案工作业务流程档案的收集与征集↓档案的分类与立卷↓档案保管与统计↓档案开发与利用2、档案收集

档案馆接收及征集档案和其他有保存价值的资料的活动。

、归档范围——学校根据国家有关规定,制定了《安徽农业大学文书档案归档范围》,并根据工作内容的变化适时调整；其他类别的档案归档范围按照原来标准执行。在我校，凡是反映学校工作活动，具有查考利用价值的文件材料（包括照片、录音带、录像带等特殊载体材料）均属归档范围。（1）党群类：主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。（2）行政类：在行政管理活动中形成的办理完毕的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的材料。它主要包括：行政综合、人事、监察、审计、武装、保卫、总务、档案、图书、文博、校产管理、各院行政综合等。（3）教学类：学校在进行教学管理、学籍管理、教学研究等教学活动中形成的文件材料。（4）科研类：我校承担的经技术鉴定、评审或验收的所有科研项目及获省级以上奖励的科研项目各个阶段（包括科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等方面）形成的文件材料。包含个人学术：教职工在副高级及以上专业技术职务活动中形成的学术成果材料，重点是在省级以上学术刊物公开发表的学术论文及公开出版的学术专著。（这是我校档案工作的一个特色，得到省档案局的肯定）（5）基本建设类：基本建设管理和基本建设工程项目活动中直接形成的、应当归档保存的文件，包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产（使用）等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等形式与载体的文件材料。（6）仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在10万元以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中形成的文件材料。（7）出版物类：主要包括学校编辑出版的学报的审稿单、原稿、样书、正式出版物及出版发行记录等。（8）财会类：学校财务处及二级核算单位在财务管理和会计核算等各项经济活动中产生的具有保存价值的会计凭证、会计账簿、会计报表、工资清册等材料。（9）外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。为了便于管理和利用，我校根据自身情况，确立了以下档案材料的归档范围：（10）声像载体类：学校各种活动中形成的，以专门载体记录有保存价值的各种音响、画面。包括照片、录音带、幻灯片、影视胶片、缩微胶片、光盘和配套的文字材料。（11）荣誉类:本校在重大政治、经济、科学文化、科研、教学、外事、体育等活动中获得的省部级以上（含省部级）颁发的奖状、证书、荣誉册、光荣册等。（12）实物类:主要指在学校各项活动和学校对外交流中形成的有保存价值的实物，如奖章、奖杯、获赠礼品、锦旗、印信、名人字画及学校发展中有纪念意义的物品和有收藏价值的教学科研设备设施等。②归档时间——是指各部门立卷、移交时间，而不是开始整理材料时间。（1）党政管理类档案按年度归档，各相关部门应在每年的6月底以前把上一年度形成的文件材料归档；（2）教学档案应在9月前归档，其中本科毕业论文在暑假前归档；（3）财会部门及各经济实体单位，在会计年度终了后，可暂由财会部门保管1年，期满后的6月底前归档；（4）科研档案在项目完成并通过鉴定验收后的两个月内归档；（5）基建类档案应当在项目完成后三个月内归档；（6）随时接收领导指定应接收的档案。文件材料收集后要整理，对不合格材料要重新制作，对缺损材料要补;材料在正式立卷前要送档案馆审核，对提出的问题要及时解决;然后才正式立卷移交。所以要抓紧时间。③归档要求——齐全、完整种类齐全、完整（1）纸质文件（2）电子文件（3）特殊载体的文件：照片、奖杯、奖牌等文件材料齐全、完整（1）反映本部门职能活动全过程的文件必须齐全完整。（2）一组有密切联系的文件必须齐全完整。（3）单份文件要涵盖所有的要素，如附件，印章，发文稿纸等。造成不齐全不完整的原因，有的是业务不熟，有的是不重视，有的是故意的。3、兼职档案员如何开展工作

兼职档案员要认真学习档案工作有关文件，领会文件精神和工作要求，了解本部门档案归档范围，遇到问题一定要向部门档案工作分管领导汇报，争取领导的支持。①、编制文件立卷类目文件立卷类目——立卷类目是一个比较具体的立卷计划。它是在一年的实际文件材料还没有形成前，根据部门工作的规律和本年度的的工作计划，按照立卷的原则与方法，拟制出的本年度文件分类归卷条目。兼职档案员在学年初或自然年度的年初，根据本部门年度工作计划、总结、年度工作目标和网页新闻所提供的部门工作情况，掌握本部门一年的工作内容，根据《各部门归档范围》的要求，预先拟出文件立卷类目。立卷类目拟好后，报部门领导审定。然后打印送本部门具体工作的承办人，要求他们按照立卷类目中的条款做好平时文件材料积累工作，以便于立卷归档。

*注意：a、编制立卷类目时，要考虑收集的文件材料必须对学校有保存利用价值，能够反映本部门职能活动的全过程，保证完整、准确、系统。b、事先编制的立卷类目难免会与实际形成的文件有出入，这是很自然的。兼职档案员可以在平时归卷过程中，根据文件的实际情况，随时进行修改或增补。每年年终或次年年初，应总结经验并结合下一个年度的工作计划，对类目进行一次全面的调整与修改，以备下一年度使用。②、平时归卷

做好平时归卷工作，是加强对文件的日常管理，防止散失堆积，方便部门利用，并为年终案卷的整理归档打好基础。兼职档案员指导每一项工作的承办人按照立卷类目，为每一个类目准备一个档案盒，以便随时归入和查找文件。承办人员将工作中办理完毕、属于归档范围的文件材料，及时归入卷盒；对于已经归卷的文件，应该定期进行检查，发现归卷不适当的要随时调整。

（1）、本部门形成的发文，可以在文件正本发出时，同时将定稿和印制的文件存本归入指定的卷盒；（2）、本部门收到的文件可以根据文件登记号，结合催办工作，在文件办完清退后按号入卷；

（3）、科研工作、基建工作给每一个课题、项目编一个号，有材料形成或收到有关材料时及时归入；*注意a、文件归卷之前，要注意检查文书处理程序是否完成，处理的来龙去脉是否注明；页数、附件等是否齐全完整；承办中形成的电子文件是否归档。遇有不明之处应及时询问有关承办人，然后将文件按案卷类目对号入座，归入卷盒。借阅归还的文件，亦应随时销帐归卷。对于不需立卷归档的文件材料，可以另放。b、收集文件时，要特别注意帐外文件的收集，力求将各种文件收集齐全，不要遗漏；帐内文件：经过收发文簿登记的文件。帐外文件：各种规章制度；会议记录（纪要）；会议文件；计划、总结；登记表；调查报告；合同；工作人员从外单位带回的会议材料；领导讲话；照片、录音带、录像带、磁盘、光盘等声像材料；上级部门未经过学校直接发放到各部门的文件。检查的重点：请示、报告有无落款单位、落款时间、公章。协议、管理制度等有没有签字盖章。是否有请示、没有批复，或有批复、没有请示。是否只有定稿没有原稿或只有原稿没有定稿。是否缺少附件。发文稿纸上有没有领导签发、批示。是否用已使用过的废纸反面打印归档文件。是否将不属于归档范围的材料放入。统计报表要有统计时间、单位领导、统计人员签字、单位公章。

③、文件材料整理、立卷工作

（1）、年终调整定卷

在正式立卷之前，需对平时积累、归卷的文件材料进行一次全面的检查调整，然后确定组卷。检查的方法和注意的问题：a、兼职档案员进行一次清理，检查立卷类目各条款是否完全涵盖了所有工作。特别注意突发性、临时性工作。b、如果到归档时工作尚未完成，则应转入下一个年度立卷类目。c、检查工作中产生的具有查考利用价值的文件是否全部留存了，是否合理地保持了文件之间的联系。d、归入的文件是否齐全完整：相应产生的电子文件是否归入；多余的重份文件应剔除。检查归档的文件材料有无加盖公章，要签名的栏目有无漏签，附件是否齐全。

（2）、组卷a、组卷整理的基本原则：遵循文件材料的自然形成规律，保持其有机联系，适当考虑保管期限。b、组卷的方法：[1]分年度：将文件材料按其形成或针对的年度分开。一般情况下文件材料归入其形成年度，不同年度的文件应分开；统计报表归入文件内容针对的年度；长远规划、计划、预算放在文件内容针对的第一年；跨年度的请示与批复，归入批复年度；跨年度的总结、报告、决算归入文件内容针对的最后一年；跨年度的会议文件归入会议开幕的年度；法规性文件归入公布和批准年度；按学年处理的文件归入学年度；科研、基建、设备项目分别归入鉴定、竣工、购进年度；重大活动的文件材料归入结束年度。[2]分问题：将文件按其内容所反映的问题分开。管理和业务活动中形成的文件材料，按单一问题组合；会议文件，按会议的届次组合，一会一卷或一会数卷；工作计划、总结等，按责任者或名称组合；统计报表、名册等按名称组合；简报按名称、期号组合；科研、基建、设备的项目档案，按项目组合，管理性和结论性的文件材料组成卷后放在各卷之首，其余材料可按阶段、结构、部件等分别组卷；不同类别的文件材料，必须分别排列组合。[3]分期限：将文件按不同的保管期限分开。

各部门在整理归档材料时，可参考《归档范围》，先将文件材料按永久、30年、10年分开，再结合问题进行立卷。如果归档材料较少，只能组一卷，则不再分卷，所组成的案卷保管期限从长。只对本部门的工作有短期参考价值文件材料，留本部门保存，不向档案馆移交。

c、卷内文件排列：经过年终调整定卷后，每个案卷里面的文件，需要进行系统化的排列，体现出一定的条理，以便于利用。排列的方法可以视每个案卷的具体情况而定，按重要程度或时间顺序排列。排列方法：同一件文件材料，按正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；结论、决定、判决性材料在前，依据性材料在后排列；批复在前，请示在后；校内发文：正文——发文稿纸——原稿；其他文件材料按文号或时间顺序排列。d、送档案馆审核、整改在卷内文件排列好，编号之前，一定要送档案馆审核，对档案馆反馈的问题要及时整改。

(3)、移交办理交接手续，将立好的案卷移交档案馆。移交档案时，交接双方须当面检查，档案馆根据有关标准进行验收，不符合要求者，限期改正后再交；接收档案必须履行手续，归档时要填写《安徽农业大学文件材料交接登记表》（档案馆网页下载）一式二份，写明顺序号、文件作者、文件标题、文件数量、移交时间，经单位领导签字、盖单位章后，交接双方签名盖章。在整理过程中：有不熟悉的档案馆可以指导；数量较大，任务繁重，项目较多的档案，档案馆可以上门指导，立档单位也可以聘请外包公司代为整理。④、部门自存档案的管理部门对于自存档案资料也应组卷，要有装具和固定的存放地点，有详细的目录，要落实人员的管理责任，以便于管理和利用。各机关职能部门在做好归档工作以后，对于工作中常用的档案材料要留存副本或复印件；另外要做好存档文件材料的立卷、保管工作。4、电子文件的归档今年将重点加强电子文件的归档、目录中心和全文数据库建设。

①、归档时间实时归档：办理完毕的，具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件，及时著录电子文件相关信息，并上传到档案管理信息系统中。定期归档：电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，与纸质档案一起向档案部门移交。②、归档范围电子文件的归档范围参照学校关于纸质文件材料归档的有关规定执行，并应包括相应的背景信息和元数据；各单位管理系统数据（标明系统版本、运行环境和数据截止时间）。

③、归档要求（1）电子文件形成单位应在电子文件归档前对相关项目进行检查，检查项目包括：核对电子文件与其对应的纸质文件内容、格式、签章等是否一致；确认电子文件及相关的信息和软件是否无缺损且未被非正常改动；检查电子文件的处理过程有无差错；审核电子文件收发登记表及相关的著录条目。（2）电子文件的归档在“安徽农业大学档案管理系统”上进行，其归档范围、归档时间、归档程序、保管期限与密级的划分、要求等均与纸质文件一致，并同步进行。（3）电子文件保管期限和密级的划分工作，参照学校关于纸质文件材料密级和保管期限的有关规定执