档案收集制度

档案收集制度一、档案收集应贯彻“谁经办、谁收集”和“以业务终结岗位为归档责任人”的原则。二、各科室兼职档案管理人员按照各类社会俣险业务档案规定的归档范围，及时将分散在本科室各岗位人员手中已办结的文件或业务资料、财务报表、凭证等各种形式和载体的社会保险文件资料收集齐全，并分类存放，及时立卷归档。三、在档案资料收集过程中，要保持文件资料相互联系、衔接有序、内容完整、真实有效。必须核对数量是否如数，报表、凭证不得缺少，字迹、印章清晰。文件资料的正文、附件、正本、副本应齐全。四、档案科对符合质量要求的文件资料予以接收，并严格履行签字手续，确保帐物相符；对不符合质量要求的，退回文件资料形成科室并限期整改。五、档案工作人员在接收各类文件材料归档时，要逐份逐页进行鉴定，将重复、无保存价值的材料及空白纸张剔出。一、社会保险业务档案的销毁，必须严格按照社会保险档案保管期限认真进行鉴定后执行。未经鉴定，任何人不得销毁档案。二、现存档案中已超过保管期限的，须由档案管理人员提出处理意见，确定鉴定时间，由鉴定工作领导小组对档案进行价值鉴定。三、经鉴定建议销毁的档案，须提交销毁报告并编制销毁清册，经档案鉴定工作领导小组批准后方可进行销毁。四、销毁档案时要严格执行保密制度，在指定地点由两名以上人员进行销毁和监销，并在销毁清册上签名、盖章，注明销毁方式和时间。销毁清册和销毁报告长期保管。五、已销毁的档案，须在社会保险档案目录中注明“已销毁”。附件11:一、保证档案库房的环境清洁，装具案卷等排列整齐，档案柜排列有序。二、档案库房内不能会客，不准带入各种食物。三、严禁在档案库房内吸烟、燃烧废纸。四、严禁在档案库房内外存放易燃易爆物品，严禁使用电炉、电加热器、电壶等电器。五、建立档案库房日巡查制度。每天检查档案库房的电路、照明等用电设备，确保各项设施和电路设备正常使用。发现问题及时汇报，做好巡查登记。随时消除可能发生事故的隐患。六、消防器材固定存放，定期进行检查、保养，保证消防器材的完好，做到有备无患。七、工作人员离开档案库房时要关闭门窗，切断电源。假期、节日要特别加强检查，确保安全。八、归档入室的档案资料必须登记入册，并且建立检索工具，对库存档案定期检查。九、档案库房内必须做到“九防”，即：防火、防盗、防鼠、防虫、防潮、防尘、防光、防高温、防磁。十、非工作人员不得擅自进入档案库房，不得开启动用档案柜、电脑、复印机等设备。一、社会保险业务档案整理必须坚持“分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐”的原则，使每卷档案达到完整、真实、精炼、实用的要求。二、在整理档案过程中，必须保持文件间的联系，分类科学，便于查找和利用，不得私自涂改、抽取或伪造档案资料，不得擅自处理或销毁档案资料。三、文件资料破损时应予修复、复制，确保纸型规格一致；用褪变材料书写的应予复制；按顺序打印三位数文件页码，不得出现重码、空码、过码；备考表说明卷内存在问题,由立卷入、检查人签名、盖章，标明立卷时间；案卷封皮、脊背应加注各项目。四、建立计算机目录索引，按照格式标准打印各类档案的封皮、卷内目录、备考表等；有条件的可根据实际需要，通过扫描、数码拍摄和音、视频转换等技术对档案进行数字化处理，形成的电子文件应进行实时逻辑归档和每年度的物理归档。五、整理后的档案，应认真核查案卷质量，项目齐全、准确无误的案卷按年度和类别排序后，按照由左向右、自上而下的顺序上架定位，密集架上标明案卷年度、类别。档案查阅及复印制度一、工作人员因工作原因需要借阅、查询或复印文书档案、业务档案资料的，必须办理登记手续，填写借阅、查询、复印登记表。借阅档案资料的，使用后须及时归还。二、参保单位工作人员因工作需要，查阅本单位社会保险业务档案的，可持本单位介绍信，说明查阅范围和用途，办理查阅登记后进行查阅。三、参保个人查阅本人社会保险业务档案或者本人人事档案的，必须提供本人身份证等法定有效证件原件，查询近亲属社会保险业务档案或者人事档案的，需要提供双方的身份证等法定有效身份证明原件，履行登记手续后方可查阅。不接待涉密档案查询。四、查阅涉密档案，如重要会议记录、纪检和人事等涉密档案，须经局长批准，方可查阅，限在档案室由档案管理人员在场并指定查阅范围，方可查阅。五、查阅档案必须在档案室（或经办大厅档案管理科窗口）进行，复印档案须经档案科负责人同意，由档案管理人员专人进行复印。档案一律不允许外借。本局工作人员借出档案，须经档案科负责人批准，履行登记手续，借出的档案没有特殊情况，应在一周内归还档案科。六、查阅档案人员在查阅档案时，不允许在档案上圈点划线、折叠、涂改、伪造、损毁、丢失档案。档案移交制度一、严格按照社会保险业务档案管理规定，对符合归档范围的档案资料，在业务全部办理结束，整理录入自治区社会保险业务档案管理系统，将纸质档案移交档案科集中统一管理，业务档案的整理移交应做到：本季度移交上一季度的档案资料。任何人不得以任何理由留存或拒绝移交档案。二、各科室整理移交的档案，必须符合业务档案整理规范的要求，做到完整、准确，帐物相符。必备的检索工具应随同档案一并移交。三、档案科在接收移交的档案时，应严格审核案卷质量,符合要求的办理移交手续；不符合要求的，退回移交科室限期整改。四、科室在移交档案时，应严格履行手续，认真填写档案移交登记表，并由移交、接收双方人员签字确认，移交登记表应长期保管。五、在移交、接收档案过程中，工作人员因工作失误，造成档案丢失、损坏，引发不良后果的，按照管理规定给予相应的处理。一、社会保险档案保管应严格执行“以防为主，防治结合”的原则，按照档案管理“九防”（防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防高温、防磁）的要求健全档案管理工作的必要措施。二、档案管理人员调阅、搬运档案资料要轻拿轻放，严防人为损坏。三、档案管理人员应定期检查档案保管情况，对破损档案及时修补或采取相应措施。对达到保管年限的档案要及时做好销毁登记工作。四、档案科应严格做好档案的接收、借出、利用等工作,完善日常的登记、统计工作，做到帐物相符，有据可查。五、不断建立健全档案管理方法和档案保护技术，充分利用计算机技术实施管理，提高保管、服务质量和效率。六、严格遵守《档案法》，做好档案的保管工作，杜绝档案资料遗失、损坏等情况发生。一、档案管理人员和查询人员均应树立保密意识，认真贯彻执行《档案法》和《保密法》，共同保守档案秘密。二、对各类档案均应按规定的范围进行查询、借阅，并严格履行手续。查询、借阅涉密档案要经主管领导批准。三、档案管理人员要严格管理涉密档案，不得将涉密档案私自带出档案室或外传，对涉密档案内容不得自行摘抄、拍照、翻印或复制。四、凡涉及档案机密的人员一律不准在家庭、子女及无关人员面前谈论有关档案机密内容，不得在普通电话、明码电报和私人信件（邮件）中暴露档案机密。五、档案查询利用人员对所借涉密档案资料，必须妥善保管，及时归还，不得转借他人，不准携带外出探亲访友、出入公共场所。档案管理人员有义务将涉密档案的借阅、利用有关规定向档案查询利用人员告知清楚。六、达到保管期限、失去保存价值的涉密档案资料要严格按规定进行销毁，并做好登记，不得以废纸出售。七、发生失密、泄密和档案被盗事故时，要第一时间报告主管领导、保密或保卫部门，当事人要写出书面报告。对因违反保密规定而造成失、泄密的当事人，按照规定给予处理；构成犯罪的，移交司法机关依法追究刑事责任。档案利用制度一、社会保险业务档案主要供社会保险经办机构和参保主体利用，兼顾民生档案社会利用。二、社会保险档案利用包括查询借阅利用，计算机全文图像检索利用，研究统计利用等。三、利用社会保险业务档案、资料，必须严格履行手续,填写《档案借阅登记表》，利用者有义务将利用档案资料产生的效果反馈到档案科，档案科应详细登记档案利用效果。四、档案原件一般不借出档案室。因特殊情况需要借出时，须经档案科负责人批准，借出时间不得超过一星期。到期仍需继续利用，须办理续借手续。五、查阅利用人员应该爱护档案资料，严禁在档案上打点、划线、折角、做记号以及涂改、撕、拆档案；借出的档案要防止丢失、损坏，收回时要严格检查。六、档案整理室和档案库房内严禁吸烟，阅览桌上不能摆放有可能损坏、污染档案的物品。七、档案利用者必须遵守《档案法》《保密法》和《社会保险业务档案管理规定（试行）》的规定，不得擅自公布档案内容。档案统计制度一、档案管理科应定期对现存档案按全宗、年代、类别、保管期限进行检查和统计，并认真做好记录。二、做好每年归档案卷、归档材料、照片及实物的数据统计工作，建立接收移交清册。三、建立各种管理登记簿，做到帐物相符，准确无误。四、做好日常工作中的档案查询、借阅情况统计。五、在查询、借阅过程中随时登记档案资料的利用情况和利用效果，做好档案利用实例的统计。六、对档案库房装具、设备要定期进行检查统计。七、进行档案鉴定和销毁时要及时做好登记统计工作。八、电子档案的统计参照上级部门有关规定执行。档案鉴定制度一、确定档案资料归档保存范围。各科室业务资料归档时，档案科根据业务资料归档范围，对资料能否转化为档案进行“资格审定”，确定其是否属于归档保存的范围，同时剔除没有保存价值的文件。二、确定文件资料的保存期限。对列入归档范围的文件资料，严格按照社会保险业务档案管理办法确定档案的保存期限，即确定档案的“生存期”，划分档案保管期限。三、质量鉴定。确定业务资料内容的真实性、原始性、准确性、完整性、载体质