高效会议组织与管理

高效会议组织与管理2023/6/5高效会议组织与管理开会再开会，不开怎么会，本来有点会，开了变不会

有事要开会，没事也开会，好事大家追，出事大家推

上班没干啥，一直忙开会，大会接小会，神经快崩溃

销售我没学，企划又不会，问我啥本领，专长是开会

上午有早会，午后有午会，下班不能走，还要开晚会

每周开周会，每月开月会，随时检讨会，年底是年会

赴会要及时，上心选座位，最好靠边边，以免遭口水

虽然在开会，谁也不理谁，有人忙协调，有人无所谓

主席一上台，自称大掌柜，扯东又拉西，全凭一张嘴

内容没准备，听来活受罪，差了十万入，大家还说对

台上说什么，没人去领会，手机不时响，怎还不散会

牛皮拼命吹，发言不干脆，时间过好久，不知轮到谁

有人穷训话，有人打瞌睡，有人瞎附各，有人掉眼泪

小声像催眠，令人真陶醉，大声不必怕，就当狗在吠

打盹有技巧，脑袋不能垂，不然被逮到，就要倒大霉

会开一下午，实在是够累，没听两三句，水喝好几杯

说来真惭愧，开会千万回，快要退休了，还是不太会

唱了大半天，到底会不会，你若还不懂，就要多开会世说会议高效会议组织与管理目录

一、对会议的再认识二、高效率会议的管理技巧三、关于会议频率的建议四、会议的分类五、公司会议规划举例

高效会议组织与管理一、为什么召开会议集思广益的渠道,很多高水准创意,都是相互碰撞出来的显示一个组织或部门的存在群体沟通的方式高效会议组织与管理会议的目的发布与搜集（？）解决（？）开发（？）激励（？）监督（？）协调（？）

信息问题创意士气工作进展矛盾高效会议组织与管理二、权威统计会议现状一个大型企业的主管一年有60%的时间在开会（约30%参加上级部门的会议，30%参加本部门会议）每年召开的会议约240个每年会议成本达3500万元高效会议组织与管理会议成本＋＋高效会议组织与管理

三、会议议题：无效会议的原因会议形式：讨论选出会议主持人会议时间：5分钟高效会议组织与管理

1.会议前的原因

1.欠缺目标2.目标不明确3.欠缺议程4.与会人选不当(与会者太多或与会者太少)5.会议时间不当(周一早上或周五下午)6.开会通知时间不当(太早通知开会或太晚通知开会)7.开会通知内容欠周详高效会议组织与管理1.会议前的原因(续)

8.会议地点不当9.会议场地设备欠佳10.与会者无准备而来11.未订明会议终止时间或每一议案时间分配不当12.会议不能准时开始13.会议太多，致使与会者一听说要开会，无不感觉厌烦14.向来很少开会，致使每次会议议案堆积过多

高效会议组织与管理2.会议中的原因1.从事交谊活动2.外界干扰3.与会者发言离题4.主席出难题5.让没有必要留在会场的人员留在会场6.犹豫不决7.资料不充足，却贸然决策8.少数人垄断会议高效会议组织与管理2.会议中的原因(续)9.与会者之间交头接耳10.与会者不表明真正感受或意见11.与会者之间争论12.与会者与主席争论13.视听器材发生故障14.与会者欠缺热心15.会议超出预定时间16.主席未能总结会议成果高效会议组织与管理3.会议后的原因1.欠缺会议记录2.不能对决议事项进行追踪3.不能对会议成败得失进行检讨4.不能及时解散已实现任务的临时性委员会或工作小组5.与会者对会议感到不满高效会议组织与管理现场测试训练：总经理要秘书安排会议……我该如何准备呢？

要召开一次会议，上级让你去通知相关人员，你如何完成？高效会议组织与管理看看九段秘书如何做结果？高效会议组织与管理1段2段3段4段5段6段7段8段9段发通知――用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议。抓落实――发通知之后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到。重检查－－发通知，落实到人后，第二天在会前３０分钟提醒与会者参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席情况，也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。勤准备――发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议。细准备――发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给与会者发去与议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）。做记录――发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）。发纪录――会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员。定责任――将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理。做流程――把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何能人的会议服务体系！高效会议组织与管理九段秘书测试:请问你是几段？你的结果值多少钱？发通知一段600元发通知抓落实二段800元抓落实发通知重检查抓落实发通知三段1000元重检查勤准备四段1500元勤准备重检查抓落实发通知细准备五段2000元细准备勤准备重检查抓落实发通知做记录六段3000元做记录细准备勤准备重检查抓落实发通知发记录七段5000元发纪录做记录细准备勤准备重检查抓落实发通知定责任八段10000元定责任发纪录做记录细准备勤准备重检查抓落实发通知做流程九段3万元高效会议组织与管理四、高效率的会议管理技巧会前：会前准备工作要想经营成功的会议，必须要有周全的会前准备工作。很多会议因为缺乏充分的会前准备工作，才导致低质量的讨论过程会中：议事过程是会议的主体及核心部分，此部分在无特殊情况下应尽量按照事先的议程安排进行，以保证会议的高效率进行

会后：决议追踪会议结束后各与会者应执行主席在会中所分派的工作，并作成简报反馈给主席或在下一次会议中进行汇报高效会议组织与管理1.会前准备清单开会目的是否清楚决定与会者名单决定由谁来担任会议主席与会议记录者决定会议时间、长度与会议地点准备好会议所需辅助设备决定哪些与会者该做简报与何时做暂定的会议议程是否涵盖所要讨论的事项，并把议程事先发给与会者分发开会通知切记:会前准备失败了,就意味着准备失败高效会议组织与管理Page

20会议室的布置如何布置会场音响设备桌位名牌文件准备桌位排列花草气味饮品习惯高效会议组织与管理(1)会议人员依目的而定，尽是减少参加人数 （5~12人为宜），明确会议目的(2)事先分送议程、议题或草案，以使参加人员 有所准备(3)出席率管制及迟到之管制，代理人应尽避免(4)选定最适当的时间、日期、地点（场所）(5)主席预估会议可能的状况及结果(6)个人接触之应用（会前之沟通）(7)指定专人记录和签到(8)主席报告本议案和与会人员之关系，及回应会中应决定的问题2.会议前的要领高效会议组织与管理时间:12月16日上午11点地点:公司大会议室1、（11：00）任命一位会议主席2、（11：10）为缺席致歉3、（11：15）批准上次会议备忘录4、（11：30）上次会议提出的事项5、（11：45）讨论联络事宜（12：00）会间休息6、（12：15）财务事项7、（12：45）特别事宜8、（13：15）下次会议细节例:会议议程高效会议组织与管理Page

23描述接公司总部要求，讨论研究给予交通津贴补助，需要开会研究，要求各部门，各级别都有代表参加。请写出以下内容准备的器材、物品准备发出会议通知的邮件练习题高效会议组织与管理3．会议进行中的要领

(1)准时开会，准时散会(2)遵守制度，避免离席(3)会议目的，人人清楚(4)充分参与，全员发言(5)发表意见，条理清楚(6)不推责任，不诽他人(7)发生争辩，设法缓和高效会议组织与管理(8)掌握议程，按部就班(9)集中主題，不谈废话(10时间太长，中途休息(11)集中精力，减少走动(12)相关事项，作好記录(13)议题结论，复述一遍(14)达成共议，分配工作3.会议进行中的要领(续)高效会议组织与管理26IBM怎么开会？实例：IBM网上预约会议室与会人士先想清楚讨论题纲、要开多久正式会议会议时间延长,会出现警示音提醒在全球化的竞争下,一家公司会不会开会,决定了公司的竞争优势效率效率效率高效会议组织与管理5.主席的几大职责与技巧1、营造和谐的气氛2、控制讨论方向，使会议照议程进行3、正确总结各段落或议题的讨论内容4、引导发言者解释令人困惑的发言5、尊重少数人的意见，避免会中意见一边倒的情况6、减少与议题无关的争辩与讨论高效会议组织与管理会议主席的素质及要求Page

28思考清晰敏锐善于言辞表达，沟通的技巧良好的分析能力对事、不对人的态度公正，营造轻松的氛围不挑刺、不反问、多引导能灵活地应付“挑刺”人物避免一言堂，垄断具有幽默感高效会议组织与管理29

开会中的望、闻、问、切高效会议组织与管理缺少兴趣，注意力不集中高效会议组织与管理

一种不愉快的表情表示对方感到不高兴。他握紧拳头，低下了头，挑衅地瞪着眼。高效会议组织与管理

这位沟通那个者举起他的手以吸引注意。他的身体语言表明一种对抗态度。高效会议组织与管理 这位沟通者扬起眉毛并微笑，头偏向一边，是一种感兴趣的表示。高效会议组织与管理 沟通者是一种密切注意的姿势，意味着她感兴趣。高效会议组织与管理 沟通者可能会找借口，如“我忘了”、“这不是我的责任”等等。高效会议组织与管理 沟通者严重不满。高效会议组织与管理

沟通者可能采用的消极态度和敌对态度，并挑起争论。高效会议组织与管理沟通者冲动，严重不满。高效会议组织与管理会议主持技巧——倾听眼到心到脑到——慎说不说无关的话快速进入主题不唱独角戏以与会者接受的方式引导会议进程主持人不是定调，而是引导

自我检查：会议主持人的责任？高效会议组织与管理会议主持技巧——巧答选择性回答通过其他参与者回答清晰地正面作答——善势主流原则目标原则亲和原则凝聚原则高效会议组织与管理会议中的典型问题及应对1、会议态度不好态度坚决值得信赖与会人员获得成就感会议主持人与会人员高效会议组织与管理会议中的典型问题及应对2、漫不经心的与会者临时抱佛脚的与会者两手空空的与会者开会通知准备事项会议基于会前的准备运作会议以理解报告的内容为前提开展讨论直接罗列问题要求发表准备内容高效会议组织与管理会议中的典型问题及应对3、毫无反馈的时候与会人员会议主持人抽象问题没有收到反馈意见具体举例说明“从客户的角度分析，我们存在的问题是什么？”“从技术的角度，这方面我们如何去突破？”当机立断，进入下个议题高效会议组织与管理会议中的典型问题及应对4、沉没寡言的与会者与会人员会议主持人您有什么想法？赞美结合对方擅长的领域和负责的业务来征求意见“您很擅长，这个观点您有何高见啊？”“从技术的角度，您有什么意见呢？”您的意思是…吧！谢谢您提出了这么宝贵的意见发言“我认为…”高效会议组织与管理会议中的典型问题及应对5、与会者是话唠与会人员与会人员没有被理解岔开话题“不好意思打断您一下，您说的这个太重要了，让我们听听其他与会人员的意见。”“解决问题是关键啊！说到关键，下面的议题是……”告诉你已领会“哦，您的意思我明白了。”一言以概之“您是说……”喋喋不休的原因高效会议组织与管理6、爱挑刺的与会者与会人员与会人员抢话、干扰发言、爱挑刺要富有建设性尊重发言×给予存在感给予理解给予表扬会议中的典型问题及应对高效会议组织与管理7、处理冲突与会人员与会人员对立状态立场中立赞成实事求是“有什么事实根据吗？”“能给出准确的数据吗？”“请证明你的信息是可信的。”反对释放新信息个人理解不尽相同参考了专家的意见参考了其他与会者的想法建议：可以通过告知新的事实依据来转换与会者的想法会议中的典型问题及应对高效会议组织与管理8、感情用事与会人员与会人员情感上的冲突明确强调各自的立场“您主抓这个项目，有这个想法也不奇怪。”“从管理的角度，这么想也是有道理的。”立场上的对立会议主持人短暂停顿“我觉得讨论有一点过火了”“大家休息片刻，冷静一下。”用时间冷却“今天就谈到这里，再这么讨论也没什么意见，下次在议吧”会议中的典型问题及应对高效会议组织与管理9、讨论跑偏了会议目标回归讨论的主航道梳理讨论的要点按顺序讨论要点丢弃无关论点会议中的典型问题及应对高效会议组织与管理10、视频会议的关键视频会议的特点现场感薄弱很难传达与会人员的情绪参与度低真实感低从空间上的限制中得以解脱运用媒介的会议主持人结合会议的目的通过电子邮件广泛吸纳众人的想法和观点通过视频会议深入讨论通过视频会议提取并宣传观点中的精华在少数人参与的现场会上敲定决策方案会议中的典型问题及应对高效会议组织与管理面对冲突的5种态度竞争针锋相对迁就委曲求全回避退避三舍妥协各有得失合作双方皆赢满足他人愿望满足自己愿望回避迁就竞争合作妥协高效会议组织与管理一、何时使用强迫的方法？当需要另一方快速决策，如紧急情况下执行重要的且又不受欢迎的行动计划缩减预算执行纪律领导指示高效会议组织与管理二、何时使用迁就方法？有点拿不准当事情对他人更具有重要性为将来重要的事情建立信用基础如果冲突会损坏你要达成的目标当影响到团队氛围时当需要给他时间思考时高效会议组织与管理三、何时使用回避方法？时间允许需要顾全大局时不能最终解决问题时当他人不冷静时可采用其他方式备用时高效会议组织与管理四、何时使用合作方式？双方都想解决问题时当观点达成共识时公司整体要求时高效会议组织与管理Page

56时间观念个人角色责任感避免情绪的变化保持积极的心态先听，仔细听学会倾听听完进行思考了解全部少打断别人心到，眼到，手到虚心接受记录倾听要点参与心态参与心态倾听要点会议中的我应该怎么做7.与会者在会议中的角色如何回答如何提问结束要点个人责任如何表现高效会议组织与管理个人在会议中的角色Page

57积极发言是支持者拍马屁？人才的产生任务的接收任务的时限任务的执行方式避免流产确认，反复确认倾听要点参与心态如何表现个人责任会议中的我应该怎么做如何回答如何提问结束要点个人责任如何表现高效会议组织与管理

(1)尽快编写会议记录，分送与会人员及有关单位。(2)记录力求减要，设计一定的格式，项目包括：会议名称、记录时间、地点、主席、出席人员、报告事项、讨论事项、决议事项及工作分配、负责人员、完成期限，上次会议决议执行追踪结果。(3)会议之追踪下次会议先提出讨论或进度报告平时或定时追踪8.会议后的进行要领高效会议组织与管理9.给会议记录的几点建议1、重要的会议应录音下来，使整理会议时有据可循；2、除非有必要，定期招开的会议通常不用录音。因花费时间录下的详细内容，可能毫无用武之地；3、大多数会议都应指定一位会议记录者。主席最好不要兼职此工作，而最好由与会者轮流担任；4、会议记录者最好有一定的语言