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文档简介

文件和档案管理制度文件和档案管理制度一、制度目的为规范和加强文件档案管理，确保文件档案安全牢靠，实现办公效率化和数字化，提高工作效能，订立本制度。二、适用范围本制度适用于企事业单位全部的文件和档案的管理工作。三、管理原则1.法律法规原则：遵从国家法律法规及有关规定，为保证文件档案管理合法、规范。2.保密原则：严格保护企事业单位的保密机密文件档案的安全。3.安全原则：保证电子文档、纸质文档的安全性，防止信息泄露、丢失等事故的发生。4.便捷原则：建立便利、快捷的文件档案查阅、借阅、传递和归档。同时保证查阅、借阅的速度和便利性。5.完整性原则：文件档案应保证要素的完整性，不允许做任何篡改和涂抹。四、文件管理1.新建文件：新建文件需填写《文件封面》。文件封面应包括文件名称、文件编号、文件负责人、文件开始时间、文件结束时间及文件摘要。2.文件保存：文件应布置适当的文件柜或在电子文件管理系统中。应保证存放环境适合，无不安全因素、无湿润，无日光直射。3.文件归档：当文件的办理已经完结，文件管理人员应适时对该文件进行归档处理。纸质文件归档应按身份证号次序；电子文件归档按时间倒序处理。4.文件的借阅：文件的借阅需先填写《文件借阅单》，经审核签字后，方可到档案室借取。借阅的文件应妥当保管。如发觉有遗失等异常情况，需适时上报单位领导。5.文件保密：涉及机密的文件必需在指定保密机构进行保密管理。借阅该类文件需到保密办公室进行申请。严禁将任何机密文件外泄，否则依法追究相关单位及个人的法律责任。6.文件销毁：文件归档满三年的文件，应由文件管理人员负责对其进行销毁。销毁前应进行必要的备份工作，保留相关的审核记录，并按对应的安全等级进行销毁操作。五、档案管理1.档案搜集：各单位应对自身的资料和文件进行搜集，建立档案资料库。同时建立档案档号管理和档案材料的分类归档制度。2.档案准备：准备工作包括文件归档、信息录入、制作归档名单等。在归档操作中应事先做好归档备案记录，确保档案的可追溯性与可管理性。3.档案转移：档案转移为确保电子文件、纸质文件的可追溯性和便捷性。同时应规范转移操作流程，避开文档丢失或错乱的情况。4.档案借阅：档案借阅应按《档案管理规定》进行操作，每个人的借阅记录都要有相应的备案记录。借阅人应按时归还，如有延期需向档案管理部门提出申请，申请过程需遵从管理规定。5.档案销毁：对归档满三年的档案进行销毁处理。销毁前应进行必要备份工作，整理档案清单，依据文件资料的安全等级进行销毁。六、附则1.本制度自颁布之日起生效。2.负责本制度实施及日常管理的部门为档案管理部门。3.本制度解释权最后归纳入口负责。4.制度有调整者，应经过讨论并获得领导的批准后，才能生效实施。以上就是文件和档案管理制度的完整规

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