2023年部门档案管理制度5篇

2023年部门档案管理制度5篇

书目

第1篇财政部门档案管理制度规范

第2篇财政部门档案管理制度

第3篇档案管理部门制度

第4篇z公司档案管理部门制度

第5篇公司档案管理部门制度

财政部门档案管理制度

第一章总则

第一条为了确保乡镇财政档案资料的平安和完整,提高档案规范化管理水平,为各项财政工作服好务,依据有关档案管理的法律、法规的规定,结合乡镇财政实际,特制定本制度。

其次条本制度所称档案是指财政所及其工作人员从事党务工作和业务工作活动,干脆形成的具有查考价值的全部历史记录。

第三条乡镇财政所应建立特地的档案室,指定专人负责档案管理工作。

其次章管理职责

第四条档案管理员是各项档案管理工作的详细承办人,负责拟定档案管理规范化实施方案,指导、监督各工作岗位的档案工作。

第五条档案管理员详细负责档案的接收、收集、整理、保管、统计、鉴定、编制、上报和供应利用等工作。

第六条综合档案室是财政所信息储存、开发利用、沟通服务的中心。

档案管理员负责档案库房的日常管理,做好档案库房的平安和卫生工作。

第七条财政所应适时组织档案管理员、兼职档案人员进行业务学习和业务培训,不断提高档案管理的业务水平。

第八条财政所工作人员因工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清晰,不得擅自带走或销毁。

第三章立卷归档

第九条财政所的档案包括上级文件材料、下级文件材料、本级文件材料和其他文件材料,可分为文书、财务、科技、实物等四类进行收集整理。

文书档案包括各种文件、制度、安排、记录、纪要、报告、总结、合同、统计资料等;财务档案包括各种会计凭证、账簿、报表、分析材料和财务统计资料等;科技档案包括记载全部党务和业务工作活动的录音、照片、录像和电子文件(磁盘、磁带、光盘)等;实物档案包括单位获得各种荣誉的奖牌、奖章、奖杯、证书、锦旗等实物证明。

第十条业务类材料的立卷归档在档案管理员的指导下由各岗位工作人员负责办理,其他材料的立卷归档均由档案管理员负责办理。

第十一条财务档案(纸质版)可在财会部门保管一年后移交归档;文书档案(含财政业务)刚好立卷,在次年三月份前移交归档;科技档案在办理完毕后刚好立卷并移交归档,财务档案(电子版)还须做双份备份并分别存放;实物档案在取得后刚好立卷并移交归档。

第十二条各类文件材料要收集齐全,分类精确,按“特征”组卷、系统排列,封面填写清晰,标题简洁正确,划定保管期限,编制案卷书目,案卷符合质量标准。

第四章档案的保管

第十三条坚持“先验收,后办交接手续”的原则接收档案进库,明确责任,确保进库档案的质量。

第十四条运用统一的装具存放档案,分门别类定位排列,定期做好库藏档案清查核对工作,使案卷书目与库藏档案相符。

第十五条严格履行档案移出收进登记手续,明确责任,严防错、漏、丢失事故的发生。

第十六条严格根据防火、防盗、防光、防高温、防潮、防尘、防鼠、防虫的“八防”要求做好档案库房的平安维护工作。财务档案电子版的双份备份磁盘或光盘除做好“八防”外还须做好防磁工作,任何人不得对备份磁盘或光盘进行修改、增删。

第五章档案的利用

第十七条档案管理员要熟识室藏,驾驭信息,做好预料工作,并刚好编制参考资料和检索资料,提高档案查准和查全率,为财政工作须要服务。

第十八条坚持档案查阅、借阅、复制核准和登记制度。查阅、借阅、复制档案须经单位负责人批准并履行登记手续后在档案管理员的引导和监督下进行。

第十九条正确处理利用与保密的关系,既要主动供应利用,又要严格保密制度,防止泄漏党和国家的机密。

第六章隐私文件管理

其次十条隐私文件的发放必需严格执行中心规定即只发组织,不发个人。隐私文件收、发、送、递、借阅等各个环节,都应履行严格的登记手续。

其次十一条传阅隐私文件应由指定的保密员统一驾驭,非经批准,不得擅自扩大隐私文件的阅读范围。

阅读隐私文件要在办公室或阅文室进行,因工作须要符合阅读范围需借用文件的,一般不供应原件,可以保密本摘录,并按期清退销毁,对确需借原件的,应办理借阅手续。

其次十二条隐私文件不准通过一般邮政邮寄,保密员在外领送文件过程中,不准办理与领送文件无关的事,在外工作确须携带隐私文件的,要经领导批准,并实行平安措施。

非经原确定密级机关单位或其上级机关批准,不得复制和摘抄机密,复印件和摘抄件须按原件要求管理。

其次十三条隐私文件必需存放在有保密保障的地方,并常常检查保密状况,要坚持做到月清理、季核对,并按期清退,在清查、清退中发觉丢失的要刚好追查。

其次十四条每年办理完毕的隐私文件,应按文书立卷要求收集齐全,立卷归档,其档案案卷应持明密级不得擅自降低,解除密级。

第七章鉴定与销毁

其次十五条单位应建立档案鉴定小组,负责推断档案价值,确定档案保存和销毁的范围;对保管期已满的档案,必需依据有关文件的规定,经档案鉴定小组进行鉴定,判定其存毁。

其次十六条销毁的档案必需编制清册,交档案鉴定小组审核,经乡镇(街办)分管领导同意,并报区主管局批准后销毁;销毁的档案必需按“稳妥慎重”的原则,将打算销毁的档案存放一段时间后再销毁;销毁档案时必需指派两个及以上的专人监销,并在销毁清册上签名盖章。

财政部门档案管理制度规范

第一章总则

第一条为了确保乡镇财政档案资料的平安和完整,提高档案规范化管理水平,为各项财政工作服好务,依据有关档案管理的法律、法规的规定,结合乡镇财政实际,特制定本制度。

其次条本制度所称档案是指财政所及其工作人员从事党务工作和业务工作活动,干脆形成的具有查考价值的全部历史记录。

第三条乡镇财政所应建立特地的档案室,指定专人负责档案管理工作。

其次章管理职责

第四条档案管理员是各项档案管理工作的详细承办人,负责拟定档案管理规范化实施方案,指导、监督各工作岗位的档案工作。

第五条档案管理员详细负责档案的接收、收集、整理、保管、统计、鉴定、编制、上报和供应利用等工作。

第六条综合档案室是财政所信息储存、开发利用、沟通服务的中心。

档案管理员负责档案库房的日常管理,做好档案库房的平安和卫生工作。

第七条财政所应适时组织档案管理员、兼职档案人员进行业务学习和业务培训,不断提高档案管理的业务水平。

第八条财政所工作人员因工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清晰,不得擅自带走或销毁。

第三章立卷归档

第九条财政所的档案包括上级文件材料、下级文件材料、本级文件材料和其他文件材料,可分为文书、财务、科技、实物等四类进行收集整理。

文书档案包括各种文件、制度、安排、记录、纪要、报告、总结、合同、统计资料等;财务档案包括各种会计凭证、账簿、报表、分析材料和财务统计资料等;科技档案包括记载全部党务和业务工作活动的录音、照片、录像和电子文件(磁盘、磁带、光盘)等;实物档案包括单位获得各种荣誉的奖牌、奖章、奖杯、证书、锦旗等实物证明。

第十条业务类材料的立卷归档在档案管理员的指导下由各岗位工作人员负责办理,其他材料的立卷归档均由档案管理员负责办理。

第十一条财务档案(纸质版)可在财会部门保管一年后移交归档;文书档案(含财政业务)刚好立卷,在次年三月份前移交归档;科技档案在办理完毕后刚好立卷并移交归档,财务档案(电子版)还须做双份备份并分别存放;实物档案在取得后刚好立卷并移交归档。

第十二条各类文件材料要收集齐全,分类精确,按“特征”组卷、系统排列,封面填写清晰,标题简洁正确,划定保管期限,编制案卷书目,案卷符合质量标准。

第四章档案的保管

第十三条坚持“先验收,后办交接手续”的原则接收档案进库,明确责任,确保进库档案的质量。

第十四条运用统一的装具存放档案,分门别类定位排列,定期做好库藏档案清查核对工作,使案卷书目与库藏档案相符。

第十五条严格履行档案移出收进登记手续,明确责任,严防错、漏、丢失事故的发生。

第十六条严格根据防火、防盗、防光、防高温、防潮、防尘、防鼠、防虫的“八防”要求做好档案库房的平安维护工作。财务档案电子版的双份备份磁盘或光盘除做好“八防”外还须做好防磁工作,任何人不得对备份磁盘或光盘进行修改、增删。

第五章档案的利用

第十七条档案管理员要熟识室藏,驾驭信息,做好预料工作,并刚好编制参考资料和检索资料,提高档案查准和查全率,为财政工作须要服务。

第十八条坚持档案查阅、借阅、复制核准和登记制度。查阅、借阅、复制档案须经单位负责人批准并履行登记手续后在档案管理员的引导和监督下进行。

第十九条正确处理利用与保密的关系,既要主动供应利用,又要严格保密制度,防止泄漏党和国家的机密。

第六章隐私文件管理

其次十条隐私文件的发放必需严格执行中心规定即只发组织,不发个人。隐私文件收、发、送、递、借阅等各个环节,都应履行严格的登记手续。

其次十一条传阅隐私文件应由指定的保密员统一驾驭,非经批准,不得擅自扩大隐私文件的阅读范围。

阅读隐私文件要在办公室或阅文室进行,因工作须要符合阅读范围需借用文件的,一般不供应原件,可以保密本摘录,并按期清退销毁,对确需借原件的,应办理借阅手续。

其次十二条隐私文件不准通过一般邮政邮寄,保密员在外领送文件过程中,不准办理与领送文件无关的事,在外工作确须携带隐私文件的,要经领导批准,并实行平安措施。

非经原确定密级机关单位或其上级机关批准,不得复制和摘抄机密,复印件和摘抄件须按原件要求管理。

其次十三条隐私文件必需存放在有保密保障的地方,并常常检查保密状况,要坚持做到月清理、季核对,并按期清退,在清查、清退中发觉丢失的要刚好追查。

其次十四条每年办理完毕的隐私文件,应按文书立卷要求收集齐全,立卷归档,其档案案卷应持明密级不得擅自降低,解除密级。

第七章鉴定与销毁

其次十五条单位应建立档案鉴定小组,负责推断档案价值,确定档案保存和销毁的范围;对保管期已满的档案,必需依据有关文件的规定,经档案鉴定小组进行鉴定,判定其存毁。

其次十六条销毁的档案必需编制清册,交档案鉴定小组审核,经乡镇(街办)分管领导同意,并报区主管局批准后销毁;销毁的档案必需按“稳妥慎重”的原则,将打算销毁的档案存放一段时间后再销毁;销毁档案时必需指派两个及以上的专人监销,并在销毁清册上签名盖章。

z公司档案管理部门制度

1、公司档案管理部门,设置档案专管岗位,由专人全权负责。

2、文书结案后,原稿由档案专员归档,经办部门视须要留存影本。如为特殊案件因业务处置须要,原稿须由经办部门保管者,应经档案管理主管引导批准后妥为保留,档案管理部门以影本归档,原稿用毕后仍应送档案管理部门归档并换回影本。

3、检讨文件的本文及附件是否完全,如有短少,应即追查归入。

4、文件的处置手续是否完备,如有遗漏,应即退回经办部门补办。

5、与本档案无关的文件或不应随案归档的文件,应即退回经办部门。

点收文件后,应依下列方法整理:

1、中文直写文件以右方装订为原则,中文横写或外文文件则以左方装订为原则。

2、右方装订文件及其附件均应对准右上角,左方装订则对准左上角理齐钉牢。

3、文件如有皱折、破损、参差不齐等状况,应先整补,裁切折叠,使其整齐划一。

档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素,按部门、大类、小类三级分类。先以部门别区分,部门别之后依案件性质分为若干大类,再在同类中依序分为若干小类。

档案分类应力求切合适用。倘因案件较多,前款三级不敷利用时得于第三级之后另增第四级“细类”。如案件不多,亦可仅应用“部门”及“大类”或“小类”二级。

同一小类之案件以装订于一档夹为原则,如案件较多,一个档夹不敷应用时,得分为两个以上的档夹装订,并于小类(或细类)之后增设“卷次”编号,以便查考。

每一档夹封面内页应设“目次表”,案件归档时依序编号、登录,并以每一案一个“目次”编号为原则。

档号之表现方法如下aa―bbccd―ee,aa为经办部门代号,bb为大类号,cc为小类号。d为档卷卷次,ee为档案目次。

档案各级分类应给予一名称,其名称应简明简要,以能足够表现档案内容性质为原则,且有必定范围,不宜笼统模糊。

各级分类、卷次及目次的编号,均以十进阿拉伯数字表现;其位数应用视案件多寡及增加状况而考虑决议。

档案分类各级名称经断定后,应编制“档案分类编号表”,即将全部分类各级名称及其代表数字编号,用必定次序依次排列,以便查阅。

档案分类各级编号内应预留若干空档,以备将来组织扩展或业务增繁时,随时增补之用。

档案分类各级名称及其代表数字一经断定,不宜随意修正,如确有修正必要,应事先审慎研议,并拟具新旧档案分类编号对比表,以免混杂。

公司档案管理部门制度

1、公司档案管理部门,设置档案专管岗位,由专人全权负责。

2、文书结案后,原稿由档案专员归档,经办部门视须要留存影本。

如为特殊案件因业务处置须要,原稿须由经办部门保管者,应经档案管理主管引导批准后妥为保留,档案管理部门以影本归档,原稿用毕后仍应送档案管理部门归档并换回影本。

3、检讨文件的本文及是否完全,如有短少,应即追查归入。

4、文件的处置手续是否完备,如有遗漏,应即退回经办部门补办。

5、与本档案无关的文件或不应随案归档的文件,应即退回经办部门。

点收文件后,应依下列方法整理:

1、中文直写文件以右方装订为原则,中文横写或外文文件则以左方装订为原则。

2、右方装订文件及其均应对准右上角,左方装订则对准左上角理齐钉牢。

3、文件如有皱折、破损、参差不齐等状况,应先整补,裁切折叠,使其整齐划一。

档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素,按部门、大类、小类三级分类。

先以部门别区分,部门别之后依案件性质分为若干大类,再在同类中依序分为若干小类。

档案分类应力求切合适用。

倘因案件较多,前款三级不敷利用时得于第三级之后另增第四级“细类”。

如案件不多,亦可仅应用“部门”及“大类”或“小类”二级。

同一小类之案件以装订于一档夹为原则,如案件较多,一个档夹不敷应用时,得分为两个以上的档夹装订,并于小类(或细类)之后增设“卷次”编号,以便查考。

每一档夹封面内页应设“目次表”,案件归档时依序编号、登录,并以每一案一个“目次”编号为原则。

档号之表现方法如下aa―bbccd―ee,aa为经办部门代号,bb为大类号,cc为小类号。

d为档卷卷次,ee为档案目次。

档案各级分类应给予一名称,其名称应简明简要,以能足够表现档案内容性质为原则,且有必定范围,不宜笼统模糊。

各级分类、卷次及目次的编号,均以十进阿拉伯数字表现;

其位数应用视案件多寡及增加状况而考虑决议。

档案分类各级名称经断定后,应编制“档案分类编号表”,即将全部分类各级名称及其代表数字编号,用必定次序依次排列,以便查阅。

档案分类各级编号内应预留若干空档,以备将来组织扩展或业务增繁时,随时增补之用。

档案分类各级名称及其代表数字一经断定,不宜随意修正,如确有修正必要,应事先审慎研议,并拟具新旧档案分类编号对比表,以免混杂。

档案管理部门制度

1、公司档案管理部门，设置档案专管岗位，由专人全权负责。

2、文书结案后，原稿由档案专员归档，经办部门视须要留存影本。如为特殊案件因业务处置须要，原稿须由经办部门保管者，应经档案管理主管引导批准后妥为保留，档案管理部门以影本归档，原稿用毕后仍应送档案管理部门归档并换回影本。

3、检讨文件的本文及附件是否完全，如有短少，应即追查归入。

4、文件的处置手续是否完备，如有遗漏，应即退回经办部门补办。

5、与本档案无关的文件或不应随案归档的文件，应即退回经办部门。

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