英文书信格式及范文

英文书信格式及范文一、英文书信的结构二、 书信作文的出题形式和写作要领三、 书信作文练习及其参考范文书信是重要的交际工具。英文书信分为两大类：公务信件和私人信件。公务信件是单位与单位或单位与个人之间来往的书信，可能是推荐信、求职信、入学申请书、邀请信，或询问、答复、反映意见（如投诉信）等的信件。私人信件是指亲戚朋友之间的通信。这两类书信各有自己的格式。一般说来，私人信件不拘形式，信文多用手写，也可打印；公务信件要求比较严格，必须遵循一定的格式，信文一定要打印。第一节英文书信的结构英文书信一般由以下六部分组成：信头、信内地址、称呼、正文、结尾、签名。信头（Heading）信头是指发信人的地址和日期，通常写在第一页的右上角。行首可以齐头写，也可以逐行缩进写。地址的书写顺序由小到大：门牌号、街道、城市、省（州）、邮编、国名，最后写发信日期。私人信件一般只写寄信日期即可。例如：123TianheRoadTianheDistrictGuangzhou510620GuangdongProvinceP.R.C.Jan.8,2010信内地址(InsideAddress)信内地址要写收信人的姓名和地址。在公务信件中要写明这一项，在私人信件中，这一项常常省略。该项写在写信日期下一行的左上角，格式与寄信人地址一样。称呼(Salutation)称呼是对收信人的称谓，应与左边线对齐，写在收信人姓名、地址下面1-2行处。在称呼后，英国人常用逗号，美国人则常用冒号。在私人信件中可直呼收信人的名字，但公务信件中一定要写收信人的姓。大部分信件在称呼前加“Dear”。如：DearProfessor/Prof.Bergen:DearDr.Johnson,对不相识的人可按性别称呼：DearSir:或DearMadam:DearLadies。如果不知收信人的性别」则可用DearSirorMadam:正文(BodyofLetter)正文是书信的主体。与中文信件不同的是，英文书信的正文的开头不是先写一些问候语，再阐明写信的目的，而是直接说明写信人的身份及写信的目的，然后提出写信人的情况、想法或要求，并加以必要的解释或说明。英文书信陈述目的时，应该直截了当，意思明确，层次清楚，言简意赅。书信正文的第一句话或第一段，通常被称为起首语。一般说来，人们习惯用一些客套的写法作为书信正文的起始，即先将对方来信的日期、主题加以简单描述，以便使对方一看便知该信是回答哪一封信的。如果是第一次给别人写信，也可用开头语作必要的自我介绍，并表明自己写信的主要目的。结尾礼词(ComplimentaryClose)公务信件的结尾礼词包含两部分：发信人的结尾套语与署名。结尾套语写在签名上面一行，第一个字母要大写，套语结尾后面要加逗号。在公务信件中，发信人常用的结尾套语有：Yourstruly,Yourssincerely,Respectfullyyours,Cordiallyyours,Yourscordially等。私人信件中，发信人常用的结尾套语有：Sincerelyyours,Lovelyyours,Yourlovely,Yourlovingson/daughter等。签名(Signature)写信人的签名常位于结尾礼词正下方一二行。除非是给很熟悉的人写信，签名一般须写出全名。签名常常较潦草，不易辨认，因此在签名的正下方须打印出全名。第二节书信作文的出题形式和写作要领1990年到2002年1月之间的四级考试作文题中，书信作文共出现两次（2001年6月和2002年1月）。下面，我们先来看看2001年6月四级考试的作文题：Directions:Forthispart,youareallowedthirtyminutestowritealetter.SupposeyouareZhangYing.WritealettertoXiaoWang,aschoolmateofyourswhoisgoingtovisityouduringtheweek-longholiday.Youshouldwriteatleast120wordsaccordingtothesuggestiongivenbelowinChinese:表示欢迎提出对度假安排的建议提醒应注意的事项ALettertoaSchoolmateJune23,2001DearXiaoWang,Yours,ZhangYing从上面的例子可见，书信作文不仅给出正文部分的内容的提纲，而且还给出书信各部分的结构的框架。也就是说，我们只要考虑如何表达提纲部分的内容，而不用考虑书信的结构。在写书信作文时，首先要把书信正文的提纲内容细化，扩展成更细的英文提纲，然后用简洁、明了、礼貌、正确和得体的语言表达出细化了的提纲内容。例如前面的那封信就可以列出下面的提纲：Topic:ALettertoaSchoolmateQuestion:Whataretheholidayarrangementsandpointsforattention?Outline:I.ExtendingmywelcomeII.Holidayschedule1.1stday-campus2.2ndday-theartgallery&musichall3.3rdday-mountainclimbing4.next3days-otherplacesofinterest(SwanCave,GoldenLake...)5.Lastday--departureIII.Pointsforattention1.Trainnumber&timeofarrival2.SunglassesIVLookingforwardtoseeingyou.IntroductionBody1Body2Conclusion范文：ALettertoASchoolmateJune23,2001DearXiaoWang,I’mverygladtolearnthatyou’regoingtovisitmeduringtheweek-longholiday.Myparentswillalsobehappytoseeyouagain.Iamsureyouwillenjoyeveryminutehere.Ihavearrangedourschedulefortheholidayasfollows.Onthefirstdayyouarrive,I’llshowyouaroundourcampus.Onthesecondday,we’llvisittheartgalleryandthemusichall.Nextday,we’llclimbahillinthenortheasternpartofthecity.Onthetopofthehill,wecanhaveawonderfulbird’seyeviewofthecity.Duringthenextthreedays,we’llmakesomeshorttripstosomeplacesofinterestnearby,suchastheSwanCave,theGoldenLake,etc.Onthelastday,I’llseeyouoffattherailwaystation.PleaseremembertocallandtellmeyourtrainnumberandtimeofarrivalsothatIcanmeetyouattherailwaystation.Bytheway,it’sveryhothereandwehavealotofsunshine,sodon’tforgettowearyousunglasses.I’mlookingforwardtoseeingyousoon.Sincerelyyours,ZhangYing写信日期称呼正文第一段：表示欢迎正文第2段：活动安排第一天的安排第二天的安排第三天的安排第4-6天的安排第七天：送行正文第三段(注意事项)：注意事项一注意事项二结束语结尾礼词签名上面举的是私人信件的例子，下面我们再来看一封投诉信(LetterofComplaint)。投诉信的目的是为了让收信人读信后同情你的遭遇，解决你所遇到的问题。所以写投诉信时应该实事求是地反映情况，注意措辞，不使用过多的讽刺或责备的语言，也不要因为发泄怒气而离题，以避免引起收信人的不信任或反感。一般而言，投诉信包括以下内容：提出要求和理由；解释详细的情况；把请求具体化以及希望收信人采取行动的日期等。例如：September1,2001DearSirorMadam:I’mwritingtocomplainaboutatypewriterIboughtsevenmonthsago.InFebruaryof2001IboughtaJonesTypewriter,PortableSpecialModel,atABCStore,Ihaduseditonlyafewdayswhenthespacebarbroke.Itookittoalocalshop,theytoldmeitwasfactorydefectandsuggestItakeitbacktoABC.ABCacceptedthemachineandsentthepartin.Iwaitedthreemonths,andsinceyourcompanydidnotsendareplacement,theyletmehavethespacebarfromanothertypewriter.Now,sixmonthslater,ithasbrokenagain.ItookitbacktoABC.Theyarenolongercarryingyourtypewriter,buttheyassuredmethattheguaranteeisstillgoodandsuggestedthatIwriteyouforfurtherinstructionsastowhatstepstotake.Iwillappreciateanythingyoucandotohelpusonthismatter.Respectfully,(Signature)JamesBergen写信日期称呼正文第一段：表明写信的目的正文第二段：具体说明购买产品的时间、地点及出现的问题第三段：说明尝试的解决方法第四段：说明尝试的解决方案无效，请求帮助结尾礼词签名打印的姓名这是一封态度冷静、措辞有理、有节的投诉售后服务不周的信。由于这类信涉及经销商（厂家）和卖方，因此，投诉信中写明了以下详细的情况：1） 购物的时间：InFebruaryof20012）购物地点：atABCStore3） 产品型号：JonesTypewriter,PortableSpecialModel4） 使用时间：Ihaduseditonlyafewdays；sixmonthslater5） 主要问题：Thespacebarbroke6） 产生问题的原因：factorydefect7） 为什么向你方反映：Theyarenolongercarryingyourtypewriter,buttheyassuredusthattheguaranteeisstillgoodandsuggestedthatIwriteyouforfurtherinstructionsastowhatstepstotake.（商店已没有贵公司的打字机，但他们让我相信，保修卡仍有效，并建议我写信给贵公司以寻求解决办法）此外，写信人还用了礼貌的结束语：Iwillappreciateanythingyoucandotohelpusonthismatter.（贵公司在这件事上给我的任何帮助都将令我不胜感激）小结：1）英文书信的结构；2）书信作文的出题形式；3）书信作文的写作要领。下面我们进行写作练习。我将给大家一个作文题，请大家根据这一讲的内容，在30分钟内完成。大家在写作的过程中要注意审题，考虑文章的结构、采用的起首语和结束语等。练习五：Directions:Forthispart,youareallowedthirtyminutestowritealetter.SupposeyouareXiaoLi.WritealettertoXiaoZhang,aroommateofyourswhoisaheavysmoker.Youshouldwriteatleast120wordsaccordingtothesuggestiongivenbelowinChinese:吸烟已成为宿舍的一大问题吸烟的危害建议戒烟ALettertoaRoommateMarch16,2002DearXiaoZhang,Yourssincerely,XiaoLi参考文章：ALettertoaRoommateMarch16,2002DearXiaoZhang,RecentlyIhavenoticedthatyouhavebeensmokingheavily,whichisbecomingaseriousproblem.Aslongasyouarein,ourbedroomisfilledwiththatterriblesmell.Theashtrayalwaysoverflowswithcigarettebutts.Yourareruiningyourhealth,destroyingbraincellswhichcanneverbereplaced,nottomentionthedamagetoyourlungsandwindpipes.Smoking,especiallyheavysmoking,correlateshighlywithlungcancer.Itispossiblethatyou'llbecaughtupwithit.I'mnotscaringyou.Besides,smokingisalsoharmfultothehealthofourroommatesandthefriendshipamongus.Theroommatesavoidbeinginthebedroomforfearofbeingpolluted.Asaresult,thebrotherhoodamongroommatesisgraduallyfading.IfIwereyou,Iwouldtrytogetridofthebadhabit.Itisnotdifficulttobreakawayfromitifyouarereallydeterminedtoquit.Remember'Wherethereisawill,thereisaway'.Iwillalwaysbetheretohelp,ifyouneed.Yourssincerely,XiaoLi英语四级考试英语四级书信写作常用套句Itissogreattohearfromyouagain.Itisagreatpleasureformeto・・.WithgreatdelightIlearnedthat.・・Imustapologizefornotwritingtoyousooner.建议：Inmyexperience,itseemsthatwouldmakesenseinyoursituationInmyopinion,itwouldbewiseforyoutotakethefollowingactions:感谢：Itrulyappreciateyourkindness.Thankyoufromthebottomofmyheartfor...道歉：Iapologizemostsincerelyfor...Iamsosorrytohaveputyouthroughsomuchtrouble...邀请：Wewouldbehonoredtohaveyoutherewithus...Iwillcoveralltheexpenseinvolved.抱怨：Iverymuchregrettohavetoinformyouthat...WewillappreciateyourwillingnesstomakeupforthelossIhopethattheabovesituationwillbeimprovedassoonaspossible咨询：Iwouldliketorequestsomeinformationabout...ShouldIneedtosendfurthermaterials,pleaseletmeknow.求职：Inanwsertoyouradvertisementapostas.…inyouroffice.IhopeImaybegrantedaninterview..・英文书信格式及例文(一)英文书信的组成部分英文书信SsbbwW.com由六部分组成。即：信头(Heading)、信内地址(InsideAddress),称呼(Salutation)，正文(BodyofLetter)、结束语(ComplimentaryClose)、署名(Signature)，有时在书信后面还有附言(Postscript)＞附件(Enclosure)，这得视具体8tt§而定。8ttt8将分别说明。1.信头(Heading)信头是指写信人的地址和写信日期，SsbbwW.com写在或打在第一面信纸的右上角，先写地址再写日期，地址的写法是从小到大，先写门牌号、路号，再写区名、市名、省名，最后写国名。时间的写法对英国人和美国人而言是不同的。英国人习惯按日、月、年的顺序写，而美国人习惯按月、日、年的顺序写。例如：英式：1stOctober，1999美式：October1，1999在使用前一种形式时，月和年之间的逗号可用8ttt8可不用，dddTt在后一种形式中，必需要sSbBwW.cOm使用逗号。信头的写法有缩进式和齐头式。缩进式每行开头向右缩进一两个字母；齐头式左边对齐排列，如下所示ssBbww:缩进式WangMingDept.ofChemicalEngineeringDalianUniversityofTechnologyDalian116023LiaoningProvinceP.R.China齐头式WangMingDept.ofChemicalEngineeringDalianUniversityofTechnologyDalian116023LiaoningProvinceP.R.China信内地址(InsideAddress)信内地址要写出收信人的姓名和地址。SsbbwW.com给比较生疏的亲友的信和公事信件要写出信内地址，而熟悉朋友省去这一步骤。信内地址写出在日期下一两行的左上角，第一行写收信人的称呼姓名，8写出地址。地质8从小到大写出，分缩进式和齐头式两种。例如：缩进式ThePresidentOxfordUniversityEngland齐头式JiangBin64HepingRoadP.R.China称呼(Salutation)称呼是对收信人的称谓。在信内地址下一两行处顶格写起，自成一行。末尾用逗号或冒号。当给一位熟悉的人写信时用Dear或是MyDear。在英国，MyDear比Dear亲切，而在美国，Dear比MyDear亲切。当给一位你不知婚否的女性写信时，用Ms. ，这是指” 女士”。在给不熟悉的人写信时，用Dearsir,DearMadam,Dearsirs,Gentleman等等。正文(BodyofLetter)正文是一封信的主体部分。通常在称呼的下一行写出。正文也可采用齐头式或缩进式的方法。齐头式是反映每段开头一行和后面行并齐。缩进式是指每段的第一行向右缩进几个字母。信笺讲究简洁、效率。开头几句简单地寒暄后就不如正题，在结尾处要有祝愿和敬语。常用的开头语有：IhavereceivedyourletterofJuly1st.7月1日来信已经收悉。Ihavethepleasuretotellyouthat .很高兴告诉你 。Iamdelightedtoreceiveyourletter.非常高兴收到你的来信。Itismyhonortoinformyouthat 彳艮荣幸告诉你 。常用的结束套话有：Iamlookingforwardtohearingfromyou盼早日回信。Wishbestregards.祝好。Thankyouforyourhelp感谢你的帮助！Wishmybestwishesforyoursuccess.祝你成功。Wishingyouahappyholiday.祝假日愉快！Hopingtohearfromyousoon.希望能尽快收到你的回信。结束语(ComplimentaryClose)结束语在正文之后隔一两行的偏右方开始写出。开头字母用大写，ssbbww的字母用小写，最后一个词后面用逗句。常用的结束语有：SsbbwW.com非正式的关系：Yourssincerely,Yourstruly,Yoursfaithfully,Mostsincerely,Faithfullyyours,亲密的关系：Love,Yourslove,YoursAffectionately,Withlove,Lovinglyyours,Yoursever,上级和长者：Yoursrespectfully,Faithfullyyours,署名（Signature）在结束语的下方是签名，先手写出，再打出来。8收信人不认识写出信人，在署名前用括号标出Mr.、Miss或Ms。在名称8ttt8可注上头衔。如：Yourssincerely,LucyBlake（手写）LucyBlake（Miss）（打印）SalesManager附言（Postscript），附件（Enclosure）在信件正文写作时可能www.ssBBww.cOm漏掉了某些事，或临时发生了某事需要sSbBwW.cOm补充时，在信8ttt8左下方写出上PS.随信有附件可在爱左下端注明。如：Enclosure:1.Invoice（发票）2.Resume（个人简历）（二）英文书信实例上面介绍了英文写信的主要组成部分以及各部分的写作特点，接下来sSBbWw将提供五种英文书信的范例。1祝贺信当朋友有了喜事，如结婚、高升、获奖的时候，你向他写出一封祝贺信，表达你的嘱咐与恭贺。例文1MechanicalEngineeringDepartmentDalianUniversityofTechnologyDalian116023Liaoning,ChinaNovember28,1999Mr.WangXimingMechanicalEngineeringDepartmentMassachusettsInstituteofTechnologyCambridge,Mass.02139U.S.A.DearMr.Wang,ThankyouforyourletterofNovember3,1999.Iamsorrynottohavewrittenbacktimeseemstopasssoquickly.Ilearntfromyourletterthatyouhadreceivedyoumaster'sdegree.Iwouldliketocongratulateyouonyoursplendidsuccess.InthisletterIambringingyouapieceofgoodnews:yourwifegaveabirthofaboylastweeksheinsingoodhealthnow.Thebabyweighedeightjinatbirth.Yesterdaymywifesomeotherneighborswenttothehospitaltoseeyourwifetocongratulateheronthebirth.Shetoldthemthatshehadbeennursedwiththebestcaresinceshewasinhospital.NowI'mtakingtheVisitingSchoolTestinBeijing.IfIpasstheexamination,I'llleaveforAmericasoon.Ifnot,I'llwaitforanotherchance.I'veneverbeentotheU.S.A.,Iknowlittleabouttheinstitutionscustomsthere.Ihopethatyouwillwritetometellmemoreaboutthem.Withbestregardstoyouyourclassmates.Yourssincerely,ZhangJiao2感谢信当别人帮了你一个忙时，你应该给他写封信，以示感激。例文2DearJohn:Thankyouforthenicebirthdaypresentyouhavesentme!Ihavebeenlongingforadictionaryforalongtime.Itwillsurlybeveryhelpfultomystudy.It'sveryniceofyoutoremembermybirthday.I'llmakegooduseofthedictionaryI'llthinkofyouwithgratitudeaffecti