物资供应管理规定

物资供应管理规定（一）总则第一条为了规范本公司物资供应管理，确保物资供应满足工程质量、进度和成本的要求，特制定本暂行规定。第二条本暂行规定所称物资，指各类工程所需的原材料、设备、半成品、工器具等，也包含大宗行政办公设备和其他用品。第三条确保质量是物资供应的刚性原则，各部门、各环节、各级责任人员必须按设计和规范要求，尽心尽责，杜绝假冒伪劣物资进入供应渠道而用于工程。第四条物资供应的程序，主要有计划、请购、采购、验收仓储、领用、发放、调节等环节，各有关部门、有关责任人员按照分工合作的原则，把好各环节关口，并承担各自的责任。第五条物资供应工作由董事长直接领导，物资设备科是主要实施部门，生产科、总工办、资料科、预决算科、财务科和行政部在不同环节发挥相应的作用。（二）计划第六条单位工程物资计划，由预决算科根据概预算、施工组织设计，于工程实施30天以前提出。单位工程物资计划必须一式四份，经主管副总经理审核，分别送物资设备科、工程科、财务科各一份，自存一份。第七条零星工程物资、行政办公用品计划，分别由相应的主管部门，根据设计文件或实际需要提出，于实施20天前提出，此类计划一式三份，经主管副总经理审核，分别送物资设备科、财务科各一份，自存一份。第八条物资计划的内容必须详尽，注明所需物资的工程名称、物资名称、型号、规格、估价、数量、供应时间和地点，单位工程必须标出各类物资的需求时间，同一种物资按进度分批次供应的必须注明每批次的数量和供应时间。对物资的其他性能和参数有特殊要求的，也应注明。第九条物资设备科收到物资计划单后，须立即进行库存盘核和市场调查，作好采购和供应准备。（三）请购（供）第十条请购（供）申请由工生产科在工序实施前20天内提出（零星工程和行政办公用品提前10天），请购程序严格按照《采购管理体系》。第十一条物资的请购（供），实行严格的审批制度。请购（供）清单由部门经办人编写，部门负责人签署。请购（供）单须参照第八条详细填写，单位工程分批次请购（供）的，除填写工程名称外，还须填写工序名称。第十二条单位工程须在物资计划的基础上提出请购（供），零星工程和行政办公用品，原则上应在计划的基础上提出请购（供）。第十三条既无计划、又无请购（供）审批手续，临时急需的物资，按照第十一条审批权限口头请示有关负责人同意后，物资设备部可以办理采购和供应，但必须在实施后由相关部门立即补办请购（供）手续。（四）采购第十四条物资供应科按照请购（供）清单，立即组织物资供应。物资的供应，必须先用库存，库存不足部分，予以采购。利用库存的，立即办理领用手续；需要采购的，分轻重缓急、数量多少和采购复杂程度，在3—10日内供应。第十五条物资的采购，采取询价、议价、招标三种方式。1、询价。根据所需物的型号、规格、数量、供货时间、地点和其他技术要求，以书面形式向若干供应商询价，要求供应商在规定的时限以书面形式予以回复。公司可在被询价并回复的供应商中选择采购对象。询价过程不得超过3天。2、议价。分别找若干供应商进行面对面的价格商议，包括对物资型号、规格、数量、供货时间和地点、付款方式，都进行谈判，对结果形成备忘录，当与某供应商议价的结果符合公司的要求时，该供应商即成采购对象。议价过程不得超过3天。3、招标。参照政府采购的方法进行。分公开招标和邀请招标两种方式。招标过程不得超过5天。招标的重要事项由公司招标领导小组决定。采购程序，优先采用招标方式。第十六条物资供应合同。不论以何种方式确定物资供应商，均应签订物资供应合同。物资供应（订货）合同中必须载明所用工程名称、物资的名称、规格、型号、价格、数量、供货时间和地点、付款方式、生产厂家和其他技术指标，违约责任，产品合格检验证明等技术资料提供的方式，以及经济合同应当载明的其他事项。第十七条物资供应合同由预决算部按招标文件和中标单位的承诺拟定，同时征询其他部门意见，经公司领导审核，董事长签署（或董事长授权的人员签署）。第十八条为了提高效率，办事程序必须紧凑。请购（供）单生效后，必须在5—7天内完成购货合同的签订。（五）验收和供应第十九条物资采购到货后，须由物资设备科仓库保管员按合同规定的规格、型号、数量等进行验收，并签写验收单据。物资直接送工地的，由仓管员和部门材料员共同验收。大宗原材料进场由各部门组成验收组验收。无购货合同的，原则上可以拒收。第二十条库存物资的供应。物资设备科接到经审核批准的请购（供）单，应按照物资领用程序，立即向使用部门发放。第二十一条现购物资的供应。物资设备科接到请购（供）单后，必须对照库存严格核对，无库存的，须按本规定进行采购。现行采购的物资应尽可能直接发放工地，工地无法接收的，方可进入库存。第二十二条物资的领用。各部门、各工程项目必须指派专人作为物资领用的经办人，并在物资科和财务科备案后，并配置专门的“工地现场收货图章”，方可办理物资领用事宜。物资领用经办人变动的，须及时书面通知。物资领用人开具领料单，到物资设备科仓库领用相关的物资。物资直接送达工地的，部门材料员必须到物资设备部补办领用手续。领料单一式三联：领用部门自存一份，仓管员自存一份，物资科作为销核报账送财务科一份。（六）调节第二十三条生产科提出的单位工程物资请购（供）单原则上应与预决算科提供的物资计划相符。若规格、型号、数量等参数有变化，必须会同预决算科以书面形式作出具体说明，以避免差错而导致库存积压或浪费。第二十四条物资设备科在采购过程中发现市场不能提供某种物资，必须立即向原请购部门反馈，并提出代用的初步意见。对于自营工程项目，其物资的代用由使用单位会同技术科，综合考虑技术条件和经济可行等因素，提出书面方案，报总工程师审批后实施。对于承揽工程项目的物资代用，按上述程序经总工程师初步核定，报业主审批后实施。对于行政办公用品的代用，由使用单位提出方案，报总经理审批后实施。代用物资优先使用库存，无库存时现购。第二十五条两个单独核算的单位工程之间物资使用调剂，须经使用部门和物资设备科办理调剂转换手续，并报财务科办理有关财务转换手续。第二十六条单位工程完结，尚有剩余物资的，经清理包装，重新办理入库手续。或按第二十五条办理与其他单位工程的转换手续。第二十七条物资设备科根据市场行情和变化，考虑实际仓储能力，对下一工序或常用物资可能出现缺货或价格上扬的，可以向公司总经理汇报，经批准后依照采购程序增加必要的仓储量。（七）责任第二十八条预决算科责任：1、在技术资料基本齐备的情况下，未按时提供单位工程物资计划的。2、物资计划的品种规格、型号、数量有误的。第二十九条物资设备科的责任：1、库存物资账物不符的。2、库存物资非正常原因损耗的。3、无正当理由，不能及时提供请购（供）物资，致使工期延后的。4、采购的物资质量不符合要求，或品种、型号、规格、数量与计划或请购（供）不符的。5、未提供所供物资相关合格证明等各项资料的。第三十条生产科的责任：1、不及时提出请购（供）计划，导致供应不能及时，延误工期的。2、所提请购（供）计划的品种、型号、规格、数量与实际需要不符，造成浪费或缺货的。3、保管维