水利工程档案管理实施细则

工程档案治理实施细则〔修编版〕2023年530×××公司工程建设工程档案治理实施细则第一章 总 则第一条为切实加强×××公司工程建设工程档案治理工作，〔水办〔2023〕480号发水利工程建设工程档案验收治理方法的通知》(水办[2023]366〔〔GB/T11822-2023〕及国家档案局、计委颁发的《根本建设工程档案资料治理规定》及有关规定，结合×××公司工程工程建设的实际，制定本实施细则。其次条×××公司工程建设工程档案是指在工程建设治理工作〔包括从工程筹划到工程竣工验收各环节〕中直接形成的、对集团公司有保存价值的各种文字、图纸、图表、声像等不同形式与载体的各种历史记录，是对×××公司工程工程进展稽察、审计、监视、治理、验收及运行、维护、改造等的重要依据。第三条 工程建设工程档案工作是工程建设与治理工作的重要组成局部，各参建单位必需将其纳入工程建设与治理的全过程，依据“统一领导，分级治理”的原则，切实加强领导，强化措施，明确职责，确保档案标准化治理。第四条 本实施细则适用于×××公司工程建设工程档案治理〔含征地拆迁和移民安置。其次章 档案治理第五条×××公司工程建设治理部〔以下简称工程部〕负责设档案的编制、整理、归档工作，负责总体工程建设工程档案专项负责。其他有关单位也要各负其责，要依据“一级对一级负责”的要求，明确分管负责人，落实责任部门。第六条工程建设工程档案工作要依据在工程建设中的工程和整理工作；在工程招标及签订有关工程协议〔合同、责任状等〕时，应对工程档案的收集、整理、移交提出明确要求，在检查工程〔包括单位工程验收和阶段工程验收整理质量。对达不到规定要求的，要限期整改，仍不合格的，按工程质量不合格处理，且不得进展工程竣工验收。第七条档案工作在机构、人员、经费、库房、设备等方面问题，保证档案治理工作的顺当进展。第八条 建设工程声像档案主要包括电影片录音带录像带、照片〔含底片、磁盘、光盘等，是工程建设最直观、生动、形象的历史记录是工程档案的重要组成局部工程建设初期应明确专人负责认真做好声像材料的整理和注释工作对重大大事事故，必需有完整的文字和声像材料，否则不予验收。第九条科学论证、引进技术或引进设备的工程，要留意做好引进技术、设员统一治理。第十条案治理人员按要求做好立卷、归档、排架等档案治理工作，和工程技术人员一起承办鉴定技术档案和销毁已过保管期限的技术档案，能办理调动手续。第三章 质量要求第十一条〔GB/T11822-2023〕的质量要求，照片档案整理〔GB/T11821-2023〕的要求。具体应做到：〔一〕字迹清楚、图样清楚，图表干净，签字手续完备。〔二〕凡为易褪色材料〔如复写纸、热敏纸等〕形成的并需要永久和长期保存的文件，应附一份复印件。〔三应符合设备规定质量。〔四〕录音、录像文件应保证载体的有效性，并附以必要的情况说明。〔五〕电子文件应以光盘为长期介质。第十二条 工程档案质量是工程建设质量体系的重要组成局部是衡量工程建设与治理工作质量的重要内容，必需将其纳入工程质量治理体系范畴，作为工程质量考核的一个重要方面。第十三条 竣工图是工程的实际反映是水利工程档案的重要组成局部必需做到图物相符施工单位要在施工过程中认真做好施工记录、检测记录、交接验收和签证，整理好变更文件〔单独立卷，按规定准时编制好竣工图。全部竣工图必需由施工单位在图上加盖竣工图章〔竣工图章的内容与规格详见附件1，并履行签字手续后，才能作为竣工图保存。施工单位需提交竣工图四份。竣工图的编制形式和深度按以下情形区分对待：一、凡按图施工，没有变动的，可利用原施工图作为竣工图；二、凡在施工过程中，虽有一般性设计变更，但能在原施工图上修改、补充的，可由施工单位在原施工图〔必需是蓝图〕上注明修改局部与修改依据和施工说明后，作为竣工图。三、凡构造、工艺、平面布置、工程以及有其它转变或重大变更的，原施工图不能代替或利用的，必需重绘制竣工图。第十四条 竣工图章的使用。〔一〕全部竣工图应由编制单位逐张加盖、签署竣工图章。竣工图章的内容填写齐全、清楚，不得代签。〔二〕竣工图章盖在图内标题栏四周空白处。〔三〕竣工图章使用不褪色红印泥。第十五条 工程文件的组卷要求。内文件的有机联系；分类科学，组卷合理；法律性文件手续齐备，符合档案治理要求。〔二〕工程施工文件按单项工程或装置、阶段、构造、专业组卷；设备文件按专业、台件等组卷；治理性文件按问题、时间或依据性、根底性、工程竣工验收文件组卷；设计变更文件、工程联系单、监理文件按文种组卷，原材料试验按单项工程组卷。〔三件，该卷保管期限按最长确实定。第四章工程文件的收集第十六条 工程工程文件是指从立项审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等以纸质、胶片、磁介、光介等载体开工存在的全部文件，都应按要求进展归档。第十七条收集范围。但凡反映与工程有关的重要职能活动、成套档案。一、竣工资料编制内容〔归档范围〕前期工作资料：工程建议书、评审记录及批文；可行性争论报告、评审及批文〔可研托付批复文件〔安评、环评托付〔如原图章，并注明原件出处。〔、勘察、设计单位选定〔资质审查、队伍确定，如定向议标选定，经上报审批后，组织勘察、设计取费及相关事宜谈判，形成纪要，与会人员在纪要上签字认可。工程地质勘察〔勘察报告、勘察设计、水文、气象等〕资料、设计文件资料〔总体规划设计、初步设计、/专利、设计评价/鉴定/审批等、初步设计及概算审批文件。工程治理资料：工程部成立及职责分工文件；工程投资打算文件、工程建设招、投、中标文件、承发包合同、协议〔超过30招议标文件及经济技术审查意见、发标、评委名单及签到表、投标书、开标统计、评委评分及统计、中标通知书、议标屡次报价、承诺及会议纪要、定向议标会议纪要及与会人员签字照、资质证明；征用土地等有关资料〔征地批准文件和红线图、征地和拆迁协议书等；安全卫生“三同时”及消防审批文件；建设工程开工报告〔投资2千万以上必需办理；工程治理打算、治理实施文件等资料；与工程建设有关的文件、纪要等。设备/物资购置资料国产或引进设备的可行性分析争论报告、审批文件、洽谈记录、合同、协议和往来函件等；国产或引进设备的技术资料〔装箱单、出厂合格证、使用说明书、质量证明书、修理保养说明书、备件名目、随机的全套图纸、磁盘、光盘等各种载体的文件材料二、施工资料内容及要求资料的归档要求归档的资料应为原件。资料必需完整、准确、系统，并做到字迹清楚、图面干净、装订整齐、签字手续齐全完备，图片、照片等还要附有关状况说明，全部归档〕归档分阶段进展，勘察、设计单位应当在任务完成时，施工、监理单位在单位工程验收后，将各自形成的有关工程档案进展归档，其它档案按年度归档。 三、工程建设工程档案包括四卷：第一卷：竣工报告及工程建设设施清单分部工程验收签证和单位工程验收鉴定书。应有档案资料验收状况专题报告。竣工报告工程简介：工程名称、位置、工程规模、监理单位、合同开、竣工日期、总造价、总工程量、总机械台班、总材料量、总工日。施工组织治理、施工方法及过程。施工中消灭的重大问题、处理方法、工艺及效果。工程质量治理及质量评定。①工程质量治理体系及组织。单位工程质量评定状况。砼试块强度统计分析，回填土夯填质量分析，其他〔〕设计变更状况。工程占地征地状况。①占地面积及位置〔〕②拆迁、附着物及赔偿等。对今后工程治理运行的建议。〕程投资统计表〔工程量完成统计表〔工程劳动力、机械台班统计表〔总平面图、纵横断面图。移交工程设施清单及说明。其次卷：竣工图纸竣工图纸是工程建设的实际反映，是水利工程档案的重要组成局部，必需做到图物相符。施工单位肯定要在施工过程中，认真做好施工记录、检测记录、交接验收记录和签证，整理好变更文件，按规定准时编制好竣工图。全部竣工图必需有施工单位在图标上方加盖竣工图章，并履行签字手续后，才能竣工保存。1〕凡按设计图纸施工没有变动的图纸，可由施工单位在原图上加盖“竣工图章”后，即为竣工图。2〕凡在施工中，虽有一般性设计变更，但能将原设计图加以修改补充为竣工图的可以不重绘制，由施工单位负责在原设计图〔必需是蓝图〕后，作为竣工图。3〕凡构造形式、工艺、平面布置、工程转变以及其他重大转变，应按改变以后的状况重绘制竣工并附有关记录和说明，作为竣工图。第三卷：施工治理文件施工合〔甲方和施工方签定的施工合〔〕单位工程开工申报资料〔包括施工单位申报的施工组织设计，人员状况及人员证书，设备进场及原材料进场报验，单位工程进度打算，掌握点的复〕交底；施工开工通知、停工、返工通知、上级单位文件。甲方、质监站、监理下发的文件、重要会议记录与工程建设大事记、施工单位总部下发的文件等设计变更通知。月报、季报、年报及有关报告。施工日记。拆迁及占地范围图表、工程治理范围地界、图表及界桩、座标工程原始测量资料〔地形、纵横断面〕掌握点。设备材料核定单。工程照片及其它〔〕9)月进度支付证书、施工结算、决算资料1、工程质量保证资料1〕单位工程施工质量检验资料核查表。原材料〔钢材、水泥、砂石、化工、电工等〕出厂合格证明、材料试验、检验报告、复检报告、成果分析及原始记录。2〕中间产品、机电设备、金属构造等出厂合格证、技术资料、按标准要求的检查验收报告。土料分析报告、土壤击实试验分析。混凝土协作比资料〔土拌合物资料，混凝土试块统计评定资料，砂浆协作比，砂浆质量评定表，砂浆试块统计评定资料〔混凝土及砂浆试块的评定，应依据同一分部、同一标号、同一协作比进展统计分砂浆试验报告、水质、掺合料外加剂的品质指标及分析报告。5〕原始测量资料〔地形、纵横断面〕掌握点。质量检查资料。资料检查成果汇总。质量检查评定表。质量事故、缺陷处理资料。金属构造及启闭机资料。各种材料设备出厂合格证及有关技术文件；各种设备安装测量记录；焊接记录及探伤报告、焊接资质证明材料，调试运行记录2录。9〕机电安装资料：机电产品出厂合格证、厂家提交的安装说明及有关文件〔由甲方、厂家、监理、施工单位共同验收的开箱单、电机及电气设备安装、测量记录，焊缝探伤报告及焊工资质报告，各种电气设备的安装，试验记录；升压变电电气设备检测试验报告〔包括高、低开关局部，变频局部。综合资料2、工程质量评定资料单位工程质量评定表，分部工程质量评定表，各单元工程质量评定表〔包〕监理资料第一卷：监理报告工程简介：工程名称、位置、工程规模、施工单位、开、竣工日期。监理概况：监理组织、成员、进驻日期、监理范围。职责、监理方法、如何进展“三掌握”及协调工程建设过程中的工作关系。3〕对设计及设计变更的评述。对施工及承受工艺、技术的评述。工程质量的评述：对原材料、设备、隐蔽工程、重要部位、单位工程、分部工程的质量评定。对总体质量的分析及评定。6〕对质量事故处理实行的方法及措施的评定。分析主要经济、技术指标。监理工作存在的问题，实行的改正措施及对监理工作的建议。其次卷：监理文件及资料1〕与建设单位、施工单位、设计单位往来文件及工地会议纪要、监理合同。对隐蔽工程、重要部位、原材料等由监理工程师签字的文件。单元工程、分部工程质量评定表及工程质量统计表。监理日报、月报、年度总结、施工大事记及其它重要报告。工程试运行报告。设计根底材料、设计文件和科研工程必需依据合同规定的内容、种类一式二份进展整理归档。7〕招投标文件的归档以工程为单位对全过程形成的文件进展整理。工程部、施工单位共同收集。第十八条单位〔或承受托付的承包单位〕登记、归档，再进展译校、复制和分发使用。第五章工程文件的整理与移交第十九条部工程文件在归档前应依据国家、省有关规定，并按档案治理“谁形成、谁收集、谁整理”的要求，由文件形成单位〔建设、勘察、设计、施工及监理等〕进展整理。其次十条或组织对全部归档工程档案的汇总整理。一、编制实体分类方案〔一的有关规定，制定工程实体分类方案。〔二〕依据实体分类方案对全部档案进展统一的分类和编号。〔三〕对全部工程档案进展清点，编目，编制工程档案卷内目录及档案整理状况说明。二、案卷内文件材料的排列〔一〕治理性文件按问题、时间或重要程度排列。〔二〕施工文件按治理、依据、建筑、安装、检测试验记录、评定、验收排列。〔三〕设备档案依据依据性材料、设备开箱验收、设备安装调试、设备运行维护、随机图样等排列。随机图样也可单独组卷。设备的构造和使用形式可划为两类，一类是同土建工程连在一起的，个组成局部；另一类是同各种机器、仪器、仪表设备等，可以同土建工程分开，单独归档。三、案卷编目。案卷编目的内容包括：编写案卷页号、案卷封面的编制、案卷背脊的编制、卷内名目的编制和备考表的编制。〔一〕编页号：卷内每一页文件材料排列挨次，保证卷内完整、系统与安全，便于利用，便于治理，便于精准统计卷内文件材料的数量。页号的编写封面、卷内名目〔原有图样名目除外、卷内备考表均不编写页号。〔二〕卷内名目的填写：文件，利于保护卷内文件的作用〔见下表。科技档案卷内名目档号:X-1-1 保管期限：长期挨次号挨次号文件编号责任者文件材料题名成文日期页号备注1X-1-1×××公司书202307201-9211个文件一个号。2、文件编号：填写文件的文号或图样的图号。3、责任者：填写文件形成部门或主要责任者。4、文件材料题名：填写文件标题全称，文件标题过于简洁或标题不标准的，可自拟文件题名，自拟的文件题名应加“[5、日期：填写编制文件材料形成的年、月、日，用阿拉伯数字表示，不能确定时间的用“0”表示，如文件形成时间是2023120230100。6、页号：填写每份文件首页上标注的页号，最终一份文件应填写起止页号。〔三〕卷内备考表的编制用的前后编制关系以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。卷内备考表排列在案卷内文件材料的尾页之后。〔四〕案卷封面的编制1、立卷单位：填写编制该案卷的单位全称或标准性简称。如2、起止日期：填写案卷内文件材料形成的起止日期。3、密级：依据保密规定，填写卷内文件材料的最高密级，一般暂不填写。4、保管期限：分为永久、长期、短期三种。保管期限表见附8。5、案卷题名：是立卷人给案卷拟定的标题，标题应简明、准确工程工程名称，由三局部构成：1、工程名称，2、单项工程名称，3〔名称太长时可依据状况略写部位名称特征，如工程设计阶段的材料〔阶段特征件材料〔专业特征〕等等。三是文件材料的名称特征，如批复、图纸、计算书等。6隔开，如分类号1.2.1，案卷号为1，档案号则为1.2.1-1。案卷封号进展填写。 〔五〕案卷脊背的编制。案卷脊背应填写档号和案卷题名。1工程档案按肯定挨次排列的流水号。四、案卷的装订A4订承受软卷皮装订，案卷装订的要求是：结实、整齐、美观，装订做到下齐、左齐，三点成一线。案卷装订要结实、整齐、美观、不压字、不掉页，各种表格材料装订时应将表头向里或向上。〔式样见以下图盖于每份文件首页上方。图纸可承受不装订形式组卷，折叠成A4幅面〔297x210毫米，其纸张质量至少到达2；图纸要折叠成手风琴式，标题栏外露于右下角，并加盖档号章。假设小于A4纸，可将其粘贴在A4纸上，便于组卷、装订，到达整齐美观。材质证及材质单要粘A4〔297x210〕的合格证粘贴单上。五、排架和利用，依据柜架的排列秩序自左向右，自上而下地排列上架。其次十一条 工程建设工程档案案卷卷皮一般承受软卷皮装订后再装盒的形式档案盒应承受无酸纸制作卷盒的外表尺寸为300mm×220mm，厚度尺寸分别为2030405060mm五种。软卷皮的外外表尺寸为297mm×210mm，厚度可依据卷内文件材料厚度调整，但不宜超过40mm。档案盒应依据实际状况和标准要求在自治区档案局购置。其次十二条 卷内名目卷内备考表的规格详《科学技术档〔。其次十三条 档案的移交应履行手续，并按以下原则进展：一各参建单位负责各自职能范围内档案资料的收集、整理和移交。体工程全部竣工验收后一个月内，将档案移交至有关部门和单位。三、在办理工程档案移交手续时，填写工程档案交接单。交接双方应认真核对名目与实物，并经本人签字、加盖单位公章确认。第六章档案的验收其次十四条 工程档案验收申请报告的主要内容包括：〔一〕工程建设及工程档案治理概况； 〔二〕保证工程档案的完整、准确、系统所实行的掌握措施；〔三〕工程文件材料的形成、收集、整理与归档状况，竣工图的编制状况及质量状况；〔四〕档案在工程建设、治理、试运行中的作用；〔五〕存在的问题及解决措施。其次十五条 工程档案验收应在工程竣工验收2个月之前完成。其次十六条 工程档案验收以验收组织单位召集验收会议的形式进展。其次十七条工程档案验收组全体成员参与工程档案验收会议，工程的建设单位〔法人、设计、施工、监理和生产运行治理或使用单位的有关人员列席会议。其次十八条工程档案验收会议的主要议程包括：〔一〕工程建设单位〔法人〕汇报工程建设概况、工程档案工作状况；〔二〕监理单位汇报工程档案质量的审核状况；〔三〕工程档案验收组检查工程档案及档案治理状况；〔四〕工程档案验收组对工程档案质量进展综合评价；〔五〕工程档案验收组形成并宣布工程档案验收意见。其次十九条检查工程档案，承受质询、现场查验、抽查案卷的方式。抽查重点为工程前期治理性文件、隐蔽工程文件、竣工文件、质检文件、重要合同、协议等。抽查比例一般不得少于工程法8%，其中竣工图不得少于一套竣工图总张数10％200第三十条 工程档案验收应依据《中华人民共和国档案法、水利《水利工程建设工程档案治理规定〔水〔2023480号〕及《关于印发水利工程建设工程档案验收治理方法的通知》(水办[2023]366号)要求，对工程档案的完整性、准确性、系统性进展评价。第三十一条 工程档案验收意见的主要内容包括：〔一〕工程建设概况；〔二〕工程档案治理状况，包括：工程档案工作的根底治理工作，工程文件材料的形成、收集、整理与归档状况，竣工图的编制状况及质量，档案的种类、数量，档案的完整性、准确性、系统性及安全性评价，档案验收的结论性意见；〔三〕存在问题、整改要求与建议。第三十二条 工程档案验收结果分为合格与不合格工程档案验收组半数以上成员同意通过验收的为合格。第三十三条 工程档案验收合格的工程由工程档案验收组出具工程档案验收意见。第三十四条 工程档案验收不合格的工程由工程档案验收组提出整改意见，要求工程建设单位〔法人〕于工程竣工验收前对存在的问题限期整改，并进展复查。复查后仍不合格的，不得进展竣〔法人〕通报批判。造成档案损失的，应依法追究有关单位及人员的责任。1、档案资料的治理档案资料是指产生于整个工程建设全过程，包括从工程提出、可行性争论、设计、决策、招投标、施工、质检、监理到各阶段的验收等过程中形成的应当归档保存的文字、图纸、图表、声像、计算材料等不同形式与载体的各种历史记录。相关部门负责所管辖工程档案资料的催交、检查验收、移交〔向总工办移交〕并对资料的系统性、真实性负责。档案资料在办理完移交手续后即完成了档案资料的归档，其后的2、工程档案的根底治理工作工程建设单位〔法人〕认真执行国家档案工作法律法规，建立健全工程档案工作各项规章制度，建立了切合实际的工程档案工作的治理体制和工作程序。工程建设单位〔法人〕对工程档案工作实行统一治理，对本单位各部门和设计、施工、监理等参建单位进展有效的监视、指导，确保工程档案工作与工程建设同步进展。工程档案工作实行领导负责制，确定了负责工程档案工作的领导和工程文件材料的收集、整理和归档纳入合同治理，要求明确，掌握措施有力。配备适应工作需要的档案治理人员，档案治理人员经过档案治理专业培训。 承受先进信息技术，实现工程档案治理的信息化。保