2023年版采购平台的使用：注意事项、办法

2023年版采购平台的使用：注意事项、办法一、采购平台使用注意事项电子商务的迅猛发展，深刻影响着采购行业的发展，不仅为采购方带来了诸多的便利，也为供应商提供了客源。采购平台成为连接供应商和采购方的工具，但是企业在使用采购平台时应注意以下4个事项，具体如表12-1所示。表12-1采购平台使用注意事项表注意事项具体内容平台方面确定好采购需求后，要选择采购的平台。在搜集采购平台的信息时，要综合衡量多个采购平台，查看采购平台的资质、规模、口碑、信用等，从中挑选几个符合条件的采购平台供应商方面采购平台选定后，在相应的采购平台上搜集需采购的物资信息，对符合采购要求的多名供应商进行调查，包括供应商的资质、供货能力、售后评价、物资质量、财务能力、管理能力等，选择合适的供应商价格谈判方面与选定的供应商进行价格谈判。采购方可就大批量或者集中采购，与供应商进行谈判，获取供应商的价格优惠，或者与供应商建立长期的战略合作伙伴关系，获取相对的价格优势与长期合作的机会采购方面◆物资信息。确定需要采购的物资的基本信息，包括规格、型号、数量、质量、价格、包装等内容◆运费问题。与供应商协商运费的支付方，协调达到一定的条件的话，给与一定的运费优惠◆运输问题。与供应商协商是供应商送达、第三方送达、还是自提。选择什么运输方式，陆运、海运、空运等◆支付方式。确定货款或者运费的支付方式以及支付时间◆交期问题。确定物资的交期问题◆售后问题。确定售后的服务范围以及服务期限二、采购平台使用暂行办法为了规范采购人员在使用采购平台过程中的各种行为，保证采购的安全性和准确性，提高采购效率，降低采购成本，保护企业账户和资金安全，制定了采购平台使用暂行办法，以供参考。采购平台使用暂行办法第1章总则第1条为了规范采购平台的使用，提高采购效率，保证采购物资的准确性和实用性，特制定本办法。第2条本办法适用于使用采购平台进行采购工作的管理。第2章平台账号管理第3条由采购主管在采购平台上为所有采购专员申请所属企业的账号和密码。采购主管负责分配采购专员的账号。第4条采购主管负责监督采购专员的采购行为，采购经理定期检查采购专员的采购订单。第5条采购专员的账号出现异常，应及时联系采购主管进行处理。第6条采购主管及采购专员应保护好相关账号和密码，不得将账号密码进行传播、出借或转让给他人进行使用，由此造成的损失由相关人员承担相应责任。第7条采购专员不能在采购平台随意进行采购，不能利用账号购买私人物品，一经发现，立刻取消采购权限并进行处罚。第8条若有采购专员调动部门或者离职，采购主管应将账号收回，并及时对账号及密码进行修改，以防止信息泄露。第3章供应商管理第9条挑选供应商的时候，要选择有一点规模、实力雄厚、口碑良好、供应能力强、售后服务质量优的供应商进行采购。可在采购平台查看供应商的资质，搜索供应商的售后评价，与供应商进行线上的交流。第10条管理采购平台上合作过的供应商，根据线上订单对供应商进行评估、分级，将优质的供应商列入到合格的供应商名单中，与优质的供应商的建立长期的战略合作伙伴关系，信息互通，信息共享。第11条评估供应商的绩效，主要从供应商供货的质量、供货的价格、交期、售后的及时性以及合作的可持续性等方面进行评估。第4章订单管理第12条采购订单下达后，采购专员要催促供应商尽快发货，要时刻监督采购订单的物流情况，确定物资到达时间，及时通知仓储部做好接货准备。第13条采购主管定期对采购专员的订单进行检查和监督，对照各部门的采购需求，查看采购订单是否符合采购需求，是否多订或者少订，订单的出错率占比多少。第14条将采购数据从采购平台内导出，定期对采购订单进行数据分析，分析采购的频率、采购偏好、供应商、采购支出等信息。第15条对采购订单进行保密管理，各个采购专员只能看见自己的采购订单，采购主管只能看到自己下属的采购订单，采购经理有权限看到所有的采购订单。第5章在线采购管理第16条采购申请经过批准后，由采购专员在采购平台进行搜索，对多家供应商的物资进行比质比价，经过比价后，综合考虑质量、价格、交货期、运费、运费险等条件选择最优的供应商。第17条在与供应商进行咨询中，要明晰一些事项，如物资的规格型号、物资的材质、物资保质期、物资的退换货条件、运输费用、付款方式等。第18条采购供应商及采购价格确定并且审批通过之后，采购人员需根据审批手续向财务部门办理请款手续，物资确认收货并且收到发票后到财务部门报账。第19条对于采购数量较多金额较大的物资，采购专员可以先在采购平台购买部分物资进行检验，验收合格后按照所需进行物资采购。第20条采购订单形成后，在线支付前要认真确认采购的物资数量、金额、规格型号、地址、联系方式、收件人是否正确，是否购买或者供应商赠送运费险，以及协商的运费是否正确等。第21条采购过程中，物资存在瑕疵或者发生损坏的，要及时联系供应商进行退换货出来，在付款时要特别注意运费险及运费由谁支付的问题。第6章在线支付管理第22条采购物资的供应商确定以后，要提交相关订单进行支付处理，要选择企业规定的付款方式，支付成功后，确认订单是交易成功。第23条在线支付出现问题的，要及时将问题进行上报，保证资金安全。第24条在线支付是存在风