QEP04 文件及记录控制程序

编制：xxx日期：xxx审核：xxx日期：xxx同意：xxx日期：xxx受控标识申明：未经同意，不得复制！版次页次制/修订日期制/修订内容概要制/修订人相关部门经理会签核准行政财务工程生产采购品管PMC客服文件分发表分发单位份数分发单位份数分发单位份数□总经理1#□采购部1#□生产部1#□副总经理1#□行政人事部1#□客服部1#□管理者代表1#□财务部1#□总经办1#□品管部1□工程部1#□市场部1#□研发部1#□PMC部1#1#“1”表示书面发放份数，“1#”表示电子档形式共享份数。1.0目标1.1确保企业内部文件、统计、外部文件、图样与技术资料准确性和统一性;1.2确保企业全部与品质/环境管理体系相关文件、统计、图纸及技术资料在流通、应用、处理时能在受控条件下进行；1.3确保企业各职能部门持有最新、有效版本文件、统计、图纸、技术资料。2.0适用范围适适用于本厂质量、环境管理体系文件,这些文件包含但不局限于以下各项:1)质量、环境方针以及质量、环境目标；一阶文件：质量/环境手册；3）二阶文件：程序文件；4）三阶文件：系统性作业指导、产品性作业指导(技术文件)，如产品性作业指导/技术规格/生产指令/检验规范/校正指导等；法律法规:与质量/环境体系相关国家、国际及行业标准、法律/法规/等；外来文件：与质量/环境体系相关资料以及客户提供统计、文件、图纸等技术资料。其余类文件:本厂管理体系网络内信息/资料以及各部门相关制度、要求等非受控文件。四阶文件：表格或表单件；统计:填写了内容表格及一些过期文件。3.0职责（见下表要求）文件种类编写审核同意分发正本保留修改副本回收作废质量/环境手册ISO工程师管代总经理品管部管代/ISO品管部品管部程序文件部门主管及以上人员管代总经理品管部部门主管及以上人员品管部品管部三阶文件班长及工程师以上人员部门主管/经理管代品管部班长及以上人员品管部品管部表单班长及以上人员部门主管及以上人员管代品管部班长及以上人员品管部品管部注:对外来文件审批是指企业对文件适用性审批,而非对文件内容审批。4.0定义名称定义受控1.用于指导生产或体系运作2.受版次更新控制3.盖受控章和控制分发对象非受控1.仅供参考性质2.不受版次更新控制3.不能用于指导生产或体系运作接收部门收到外部机构转来或外部新购文件资料文件主要使用部门发文部门企业内部之文件发出部门收文部门企业内部文件接收部门5.0流程无6.0内容6.1文件格式要求6.1.1质量/环境手册、程序文件、三阶文件页眉统一为四号宋体，加粗；6.1.2质量/环境手册、程序文件、三阶文件封面（文件第一页）统一为四号宋体，加粗；6.1.3质量/环境手册、程序文件、三阶文件正文内容、第二页统一为小四宋体；6.1.4质量/环境程序文件、三阶文件格式统一为:1.0目标、2.0适用范围、3.0职责、4.0定义、5.0流程（若无流程用“无”表示）、6.0内容、7.0参考文件、8.0相关统计表单；且1.0—8.0标题用加粗字体并空一行。6.1.5使用企业Logo（ ）时，统一要求为以正方形状调大或调小；6.1.6全部文件在受控发行之前必须经相关部门以会议方式进行研讨定案，再进行会签发行,发行时，需将与文件关于表单与文件一起发行；6.1.7文件陈说位数最多为四位,超出四位达成五位以1)表示,如超达五位则以项目符合与编号之“.”表示,即单击MOUSE右键选择项目符合与编号;如文件陈说阶次分别为1.1,1.1.1,1.1.1.1,1)。层别一阶文件二阶文件三阶文件四阶文件其它文件类别质量/环境手册程序文件作业指导检验规范QC工程图零件图认可书工程变更通知设计变更通知表单（表格／汇报书）外来文件代码QEMQP/EP/QEPWILJCRECNDCNBDWL6.2文件编码规则6.2.1文件类别代码6.2.2部门代码部门总经办业务部客服部财务部行政人事部工程部生产部品管部研发部采购部PMC部代码ZJBYWKFCWXZYGSCPGYFCGPMC6.2.3文件编号细则6.2.3.1质量/环境手册编号规则：□□□－□□１２３４５其中:1、2、3位为文件类别代码QEM；4、5位为文件编号流水号，如质量环境手册编号为QEM-01；6.2.3.2程序文件编号规则:1)□□－□□１２３４其中：1、2位为文件类别代码，用质量程序文件英文缩写“QP”（适适用于质量管理体系程序文件）或用环境程序文件英文缩写“EP”（适适用于环境管理体系程序文件），3、4为文件编号流水号，用数字表示第几份文件,如:QE-01，QP-02等；2)□□□－□□12345其中：1、2、3位为文件类别代码，用质量/环境程序文件英文缩写“QEP”（适适用于质量/环境管理体系共用程序文件），4、5为文件编号流水号，用数字表示第几份文件,如:QEP-01等；6.2.3.3三阶文件编号规则1)□□－□□－□□□１２３４５６７其中：1、2位为（有两个字母：如WI、CR、LJ等）三阶文件类别代码；3、4位为部门代码；5、6、7为文件编号流水号，用数字表示第几份文件，比如：WI-PG-001、WI-CG-001、等；2)□□□－□□－□□□１２３４５678其中：1、2、3位为（有三个字母：如ECN、DCN等）三阶文件类别代码；4、5位为部门代码；5、6、7为文件编号流水号，用数字表示第几份文件，比如：DCN-YG-001、ECN-YG-001、等；6.2.3.4统计表单编号规则□□－□□－□□□１２３４５６７1、2用表单拼音字母“BD”表示；3、4为部门代码；5、6、7为表单编号流水号，用数字表示第几份表单；比如：BD-PG-001;6.2.3.5外来文件如外来文件有编号可直接引用其文件编号，无编号可按以下格式进行编制□□－□□－□□□12345671、2位用外来拼音字母“WL”表示，3、4位为外来文件名称代码（如：法律就用拼音字母FL表示）；5、6、7位为流水号，用数字表示第几份外来文件；比如WL-FL-001；6.2.3.6生产资料PartNumber编码规则编码格式：PM—MD—I—Z004—07101801ABCDEA：生产资料英文所写B：母盘英文所写，菲林为F，节目源为MCC：I（Interior）表示内部制作E（exterior）表示外来D：企业客户代号E：流水号，07101801表示-10-18，，01表示详细编号生产资料保管员依据编码规则将新入库生产资料进行编码6.2.3.7样板编码规则□□□□－□□□□－□□□□－□□□－□□1234567891011121314151617其中：1、2、3、4为客户代码（如1000客户就用1000表示,客户代码请参考客服部所制订《客户编码规则》）；5、6、7、8为物料型号（如：K320就用K320表示）；9、10、11、12为物料编码（如：2356就用2356表示）；13、14、15表示样板柜号（如：是存放于12号柜就用012表示）；16、17表示样板柜中样板号（如：是12号柜中02号样板，表示方式为012-02），比如：1000-K320-2356-012-026.3质量/环境手册、程序文件、三阶文件、统计表单、外来文件、样板、非受控文件、文件印章、计算机资料管理控制：6.3.1质量/环境手册、程序文件、三阶文件管理控制：（见下表）步骤项目内容1编制a.依照管理体系需要编写新文件内容及应分发范围；b.经3.0主要职责中相关人员签批后生效；2分发a.按企业运作需要而复印对应文件数量；b.副本每页在右上角或指定位置盖受控章；c.分发后，文件由接收人或指定接收人署名证实并统计于《文件分发统计表》；d.如主要客户需要文件作证据，文件盖“参考文件”章提供给客户。d.系统性文件不可用副本影印，需要时应向发文部门申请要求分发；e.字迹含糊可能对文件使用者产生误导或签署不全之文件不予分发/接收；3修订a.企业任何人员均可提出文件修订申请，但需由部门经理或主管向管代或ISO工程师确认或检讨后方可实施,并经3.0职责中审批人员对需修订内容,进行评审及同意后由原文件编制部门或经审批有资格其它人员,来执行修改及审批；修订b.修改其中某页或某几页，修改页给一个更高修改次号并变更修改日期；修改次数较多时，由3.0职责中编写人视情形换版；c.文件版次以大写英文字母表示：第一版发行为A版,第二版为B版,以这类推d若文件只作小部分修改，可作为修订统计，以阿拉伯数字表示，如新制订为第0次（如：A0版），第一次修订为第1次（如：A1版），以这类推。当修订超出5次时，不论修改内容多少,必须改版公布（如：B0版）；e.文件修改部分内容之文字以粗斜体表示.(整版修订时不用粗斜体)；f.由品管部制订《体系文件清单》统计文件情况及最新修订情况；4控制文件追加相关部门须追加文件时，经管代或ISO工程确认、同意后交文件控进行发行；4回收a步骤3中，b/c项某页或整版修改时，修改部份按分发表回收；b.收文部门交回旧版时给予作废印章标识；5作废a.质量手册/程序文件/系统性作业指导/外来文件修改部分或整份副本由发文部门回收销毁并统计在《文件销毁清单》上；b.收文部门需保留作废副本作参考时，需盖作废章，分开存放；c.技术文件由收文部门收到新版时，换下旧版，并自行销毁。d.正本修改部分或整份由发文部门盖红色作废章，分开存放；6保存与借阅a.文件存放环境应保持干爽,预防虫蛀、潮湿、损坏、变质，有损坏应交回副本，向发文部门重新申请经部门经理同意后发放；b.各部门按文件类别，分类放置，并按放置次序进行编目，并加以标识；c.内部有传阅或传递要求时，按要求传阅或传递后按类别归档；d.若客户有保密要求及关于机密性文件必须上锁，由专员保管；e.文件在保管和使用过程中必须保持清楚，不可随意涂划；f.企业内员工需暂借体系文件，应到对应文件控制部门办理借阅登记手续；g.通用性文件长久保留；产品性受控文件正本长久保留，产品性受控文件副本保留至产品完单后一年或据实际需要保留至更长时间；生产类表单统计保留一年，一年后进行统一销毁；h.通用性文件作废正本最少保留一年，产品性文件作废正本最少保留至产品完单后一年，生产、检验统计及相关资料在产品完单后最少保留一年；6.3.2统计表单管理控制（见下表）：步骤项目内容1编制/产生a.由企业体系文件编制或修订时产生，表格编号方式见6.2.3.4之要求；b.由体系运作中视需要产生,由主要使用部门编制审批；2表格及形成统计控制质量&环境统计包含但不局限于：文件发放及修改统计、产品质量检验统计、内外部审核统计、管理评审统计、不合格纠正预防方法、人员培训及考评统计、生产技术统计、检测仪器校准合格统计、协议评审统计、客户投诉汇报、生产过程控制统计、文件控制统计、供给商评审统计、来自供给商质量统计、品质会议统计等关于质量及环境管理体系管理活动所包括其它统计；a.统计应按空白表格要求之格式填写；b.应清楚填写统计每一项内容,不适用部份填“此处空白”或用斜线划去,当书面统计出现错误需进行手改时可用用笔划除原统计,但不能将完全删除原统计或使其看不清，将正确统计注明于旁边并由更改人署名或盖私章及签署修改日期/不能使用涂改液,贴纸或类似物质进行涂改，确保统计完整,清楚,反应实际情况；c.各部门在接收或管理统计时,应检验统计是否填写齐全,不齐全之统计不予接收/分发或存盘；d.需签日期之统计按年月日次序填写；e.电子设备内保留统计必须满足上述要求外,还须有对应保留密码以预防外人侵入或修改；3检索a．统计按要求填写/搜集后,由保留部门参考时间/类别/部门/产品等,按次序分类搜集/整理,并保留；b．各部门可使用一览表/目录/索引/排序指示/加标签形式,以免错误存取；4分发a.对于用量较少表格采取复印方式使用,各部门需使用及分发；b.大量使用之表格采取印刷方式，视填报统计视详细需要分发；5修订a．表格修订要求同6.3.1.3,原始表格以版本A修改次号0发行（即A/0）；b.表格修订后,必须编制一个更高修改次号,同时旧表格作废；6保留/回收/作废a．空白表格样本由各使用部门自行保管；b.部门复印使用或印刷使用之副本不予回收,自行作废；c.统计保留必须:安全、保密、无损坏、丢失、变质,防止高湿度、直射阳光，应存放于指定位置且方便查找（采取文件夹式保留，看起来一目了然），并在准备存放品质统计封面上写明统计名称、时间、管理部门、废止时间等；d．各质量统计之保留期参考《统计表单一览表》；e.各保管部门自行清查有没有过期统计,逾期统计自行销毁；f．品质统计不能使用随时间长而轻易改变稿纸（如复写纸、阳光纸、电传用纸等）；6.3.3外来文件控制6.3.3.1通常外来文件收发控制；步骤项目作业内容1接收a.确定所需国家/国际标准/客户标准及搜集验证外来资料之最新版本；b.外来文件于验证ok后,由接收部门分类/编号并将文件名称/接收日期等信息统计于《外来文件清单》或建立总表清单及文档保留；2分发按实际需要进行分发，在分发副本面页或每页右上角盖“参考文件”章；3追踪各主要使用部门对可能更新版本外来文件进行定时跟踪检测(不超出一年),将跟踪结果填写于《外来文件清单》内,确保关于版本文件为适用；4改版a.收到最新版本时,在旧版正本正面加盖红色作废章,分开存放；b.需分发时,重复步骤2，分发新版时将旧版副本回收销毁；5保留a.保留方法同6.3.1.6步骤；b.外来文件发生损坏/遗失时,应由相关责任部门负责及时联络相关方给予补救；c.对于客户环境保护要求标准相关文件、统计，必须永久保留，必要时进行台帐管理。6.3.3.2对于客户提供与产品关于外来文件,如图纸/样办/技术规范等,由相关接收部门给予统计/归类/标识及存盘；6.3.4样办控制（见下表）样板类型/名称签发权限保留部门有效保留期备注客人样板客方品管部长期客人签办给客服部转交品管部保留品质界限板品管部生产部/品管部产品完成后六个月6.3.5非受控文件控制序号步骤内容1申请a.任何本企业员工可向3.0主要职责分发部门申请企业任何层次文件非受控副本作参考用.经管理代表同意后,方可发放；b.客户/供货商及其它利益团体需要得到本企业任何层次非受控文件时,由相关接洽部门提出申请,经管理代表同意后发放；2发放a.主要职责发文部门