合同管理办法

协议管理方法第一章总则第一条为规范企业协议管理工作、满足协议管理工作需要，实现企业协议管理制度化，预防和降低协议纠纷发生，维护企业正当权益，依照《中华人民共和国协议法》和关于法律、法规，结合企业实际情况制订本方法。第二条本方法适适用于企业及企业下属单位一切协议管理活动。劳动协议管理按照上级劳感人事部门关于要求执行，借款协议、财产保险协议按企业财务部门要求执行。第三条本方法所指协议，是指企业在经营管理活动中，以企业法人名义对外订立协议（包含具备协议性质意向书、协议书、责任书、企业章程等）。第四条本方法所称协议管理，是指企业制订和修改关于协议管理制度以及对协议审批、检验、考评、监督和管理，包含资信调查、意向接触、商务谈判，协议订立、推行、变更与解除及纠纷处理等全过程管理。第五条企业协议管理实施归口订立、分级管理制度，法人委托制度，协议专用章制度和其余基础管理制度等。企业协议管理实施归口订立、分级管理制度，法人委托制度，协议专用章制度和其余基础管理制度等。协议经办部门负责本部门协议订立和管理工作，实施“谁订立，谁负责”和“谁主管，谁负责”。主要职责为：1、负责组织本部门职责分工范围内协议谈判，确定协议条款；2、全方面准确地填写协议条款，必要时组织进行协议评审。办理协议送审、报批、盖章及送交存档手续（见附件一）；3、负责协议推行跟踪，追踪协议标内外质量，搜集使用单位意见；4、及时妥善办理协议变更或解除事宜；5、及时向协议管理部门报送协议正本、招投标文件以及协议关于各种纪要、变更等资料；6、参加协议纠纷调解、仲裁或诉讼，负责提供关于一切资料；7、安排专员负责协议管理工作，及时做好本部门协议副本及关于文件归档工作，建立本部门协议台账（见附件二）；8、订立协议，如包括企业内部其余单位，应事先在内部进行协商，统一意见，然后签约。对于包括多个部门或难以确定由哪个部门作为协议经办部门，由与该项业务最相近部门负责，或由与该项业务最相近上级主管领导确定哪个部门作为协议经办部门。第二章协议管理部门第六条市场经营部为企业协议管理主管部门，统一管理企业协议工作。其主要职责是：1、负责确定、修订协议管理制度，并组织实施；2、组织宣传落实《协议法》及相关法律法规，组织对各业务部门协议经办人培训；3、参加企业对外订立重大协议谈判；4、参加标书评审和协议评审；5、对协议订立、变更及解除进行审查把关；6、负责企业本部及所属各单位各类协议执行情况监督检验；7、负责企业协议台账、协议档案建立和管理；8、负责企业各单位协议发票开具工作。9、零星制作加工产品，定作方不需要订立协议，也应该纳入协议管理。第七条企业财务部是协议财务监督部门，主要职责：1、负责从财务角度审查和监督协议订立和推行情况，重视在价格、结算方式、票据等方面进行审查把关；2、负责发票审查、签收、签发。查对发票金额和协议金额、发票内容与协议内容是否一致；3、负责按协议结算条款收、付款。并及时将到款情况电话通知市场经营部，于每个月末、年末将到款情况书面报市场经营部（见附件三）；第八条其余相关单位职责：1、申购单位负责向管理部门提供本单位所需物品规格、型号、数量、质量、时间要求等；需要进行工程建筑施工单位，负责向主管部门提供包含维修、改造、新建、扩建工程建设需求汇报；2、质量验收小组负责对购进机器设备、材料、燃料等进行验收，并出具验收汇报；3、验收单位负责对验收合格机器设备、材料、燃料等办理入库手续；4、配合市场经营部进行重大协议审查或评审，并签署审查或评审意见；第三章协议订立第九条订立协议应严格按《中华人民共和国协议法》要求及本方法关于要求，必须遵照“平等、自愿、公平”标准。第十条协议订立程序1、用户提出要约邀请协议订立程序资信审查—→接收要约邀请—→协议填写—→审查—→同意—→签章。2、我方提出要约邀请协议订立程序对方资信情况审核—→要约邀请—→要约信息反馈—→协议填写—→审查—→同意—→签章。3、经过招标订立协议程序市场调查—→标书制作、发放—→接收投标—→评审—→定标—→订立协议—→审查—→同意—→签章。4、设备、材料、物资买卖协议订立程序计划准备—→对标咨询（质量、价格、售后服务等）—→资信审查—→技术或商务谈判—→草拟协议文本—→审查—→同意—→签章。第十一条协议订立内容通常包含以下条款：1、当事人名称（或姓名）、住所、法人代表人姓名及职务、开户银行及账号；2、标或标物（指货物、劳务、工程项目等）名称、型号、规格等；3、数量和质量，包含适用规范、质量标准和检测方式等；4、价款或酬金；5、推行期限、地点和方式；6、违约责任；7、协议争议处理方法；8、协议订立时间、地点；9、依照法律要求或协议性质应该具备其余条款。对数量、质量、推行期限限和方式等有特殊要求，应该在协议中给予尤其明确。第十二条协议内容应符合以下要求：1、主体合格、标明确、手续完备；2、条款齐全、意思表示真实；3、文字清楚、语言规范；4、无矛盾条款、无空白条款。5、数据电文协议信息能够调取以备日后查用，有可靠方法确保信息自首次以最终形式生成并保持完整性，同时能够将信息展示。6、订立协议，如包括企业内部其余单位，应事先在内部进行协商，统一意见，然后签约。对于包括多个部门或难以确定由哪个部门作为协议经办部门，由与该项业务最相关部门或该项业务最相关上级主管领导，确定哪个部门作为协议经办部门。第四章协议审查第十三条协议订立前，协议承接部门应该审查对方资信情况和履约能力，内容包含：1、社会信誉（近三年是否有重大违约，是否包括重大经济纠纷或经济犯罪案件等）和履约能力（如生产能力、支付能力、运输能力等）；2、审查营业执照是否真实、有效；3、核实对方资产（资金）证实；4、审查协议对方资质等级证书；5、审查法人证书及法人委托证书；6、依照协议性质需要审查其余内容。协议对方当事人资信、履约能力有瑕疵或其委托代理人无有效授权，不得与其订立协议。第十四条经办部门组织对协议进行业务性审查，审查内容为：1、对方当事人是否具备签约主体资格；2、是否各方谈判、协商一致意见，是否符合决议部门决议意见；3、是否违反企业规章制度；4、是否超越业务权限；5、语言是否准确、通顺。第十五条协议管理部门对协议进行正当性审查，主要内容包含：1、协议订立主体是否符正当律要求；2、条款是否违反法律、法规和司法解释要求；3、条款是否有冲突；4、条款是否有歧义；5、条款是否有效维护我企业正当权益；6、条款是否完备。市场经营部对协议严密性可进行监督审查。第十六条提交市场经营部审查协议应符合以下要求：1、经办部门已经对协议进行了业务性审查，包括财务事项已经经过财务部门审查；2、协议当事人均未在协议上签字盖章；3、协议约定内容还未实际推行；4、需要同时附送材料完备；第十七条协议管理部门审查期限为在收到协议后3个工作日内完成，并视情况提出法律意见或处理问题方案，业务紧急，因尽可能满足业务部门时间要求，业务尤其疑难，应合理延长审查时间。第十八条协议报送法人代表或授权代表批按时，必须经相关部门及主管领导同意，依照同意人要求对采纳部分和不采纳部分进行说明，经办部门协议存档时也应将协议会审表一并存档。第十九条审查人对协议审查中包括到商业秘密负有保密义务。第五章协议同意第二十条企业各单位对外订立协议，应得到企业总经理授权并在授权范围内对外订立协议。第二十一条以企业名义订立协议，协议承接部门应做好推行协议同意程序：1、工程承包协议：土建工程、设备安装工程承包协议，由企业预算人员审核总造价后，经主管副总经理同意后（金额较大递交班子会讨论经过），报企业总经理同意并授权，由经办人员订立协议。2、销售协议：销售协议，必须注明单价、供货数量、供货时间、回款时间、回款方式等，由经主管副总经理同意后，报企业总经理同意并授权，各单位部门经理订立关于协议。如遇索赔、善后处理等关于事宜，必须经协议主管部门和其它协议监督部门讨论后报班子会经过。3、采购协议：企业本部大宗物资、设备及其配件采购经物资部负责询价后做到货比三家，由主管副总经理同意（金额较大递交班子会讨论经过），报企业总经理同意并授权，最终由市场经营部经理订立协议。4、其它各类协议同意程序：企业本部以企业名义订立其余各类协议，经协议业务部门确定后，报主管副总经理同意后，有必要时递交班子会讨论经过，由企业总经理授权订立关于协议。第二十二条以企业名义对外订立协议应该使用协议专用章，以其余各种公章订立协议对本企业不发生效力，除非企业追认。违反要求订立协议追究关于人员责任。第六章协议推行第二十三条协议依法成立，即具备法律约束力。一切与协议关于部门、人员都必须本着“守协议、重信用”标准，严格执行所要求权利义务，确保协议实际、全方面地推行。第二十四条企业协议实施协议履约责任制，部门及单位一把手是协议履约第一责任人，第一责任人对协议全方面、正确推行负责。第二十五条各签约单位、签约人应随时了解、掌握协议推行情况，发觉问题及时处理或汇报。应该主动妥善地行使抗辩权、代位权、撤消权、留置权，不然致使协议不能推行或不能完全推行，给企业造成损失，要追究关于人员对应责任。第二十六条依照协议性质，协议执行部门应按照协议约定标物数量、质量等进行验收，对不符合协议约定，应在法定或约定期限内向对方当事人提出书面异议，并督促协议对方继续推行。第二十七条对于企业为付款方协议，支付协议价款时，须经企业领导审批签字。未经协议主管部门及企业领导签字，财务部门应不予付款。第七章协议变更与解除第二十八条在协议推行过程中碰到困难，各单位应尽一切努力克服，尽力保障协议推行。如实际推行或适当推行确有不可克服困难而需要变更、解除协议时，应在法律要求或合理期限内与对方当事人进行协商。第二十九条对方当事人提出变更、解除协议，应从维护本企业正当权益出发，从严控制。第三十条协议需要变更、解除，协议执行部门应向协议主管部门提交经本部门责任人签字书面汇报，经市场经营部审查出具意见后，报法人代表或授权代表签字同意后方可变更、解除。经办部门应及时采取补救方法，尽可能降低由此造成损失。第三十一条协议变更、解除必须采取书面形式。第三十二条协议执行部门应将变更、解除协议各种文件、纪要、信函等原件报送协议主管部门。第八章协议纠纷处理第三十三条发生协议纠纷时签约单位应在二十四小时内到协议主管部门提交书面汇报，并依照实际情况，提出对应处理以及应对方法；第三十四条协议纠纷标准上由签约单位负责处理，签约人对纠纷处理必须详细负责到底。包括企业内多个单位，或签约单位处理不了，报主管领导协调处理。第三十五条对经协商仍无法处理协议纠纷，经总经理同意，可提交上级主管机关、仲裁部门或人民法院依法处理。第三十六条协议纠纷提出，及与对方当事人协商处理纠纷时间，应注意不超出法律要求时效，并考虑有仲裁或起诉足够时间。第三十七条协议管理部门处理经济纠纷前，关于签约单位必须提供以下证据材料(原件或复印件)；1、协议文本(包含变更、解除协议协议)以及与协议关于附件、文书、电报、图表等；2、送货、提货、托运、验收、发票等关于凭证；3、产品质量标准、样品或判定汇报；4、货款承付、托收凭证，关于财务帐目；5、关于违约证据材料；6、其余与处理纠纷关于材料。第三十八条协议纠纷经双方协商达成一致意见，应订立书面协议，由双方代表签字并加盖协议专用章。第三十九条协议纠纷处理或执行完成，应及时通知关于单位，并将关于资料汇总，统一交协议主管部门归档，以备查考。第九章协议及发票开具管理第四十条企业本部各职能部门订立协议，正本交协议主管部门由协议主管部门转财务部，其副本由各职能部门保管。第四十一条以企业名义鉴订一切协议，如采购协议、销售协议、租赁协议、保险协议、工程承包协议及其招投标文件正本交协议主管部门由协议主管部门转财务部，其副本由相关部门保管。第四十二条企业对对外订立协议人员，属于职务代理按本方法第五章授权权限执行，属于总经理尤其授权，按一事一委托标准，由总经理在办公会上授权委托，统计人需将内容写入统计。不经授权人员一律无权对外订立协议。第四十三条各授权委托人在被授权范围、期限内，代表企业对外订立协议，不得将代理事项自行转委托他人代理。第四十四条通常情况下，企业不为其余单位和个人提供担保，特殊情况下，企业需为外单位提供担保，需经总经理办公会议经过，总经理签字同意，并加盖企业印章。第四十五条协议主管部门对企业所属各单位协议管理情况进行不定时检验，对协议推行情况进行监督。对协议管理较差，达不到本方法要求但未造成严重后果，由企业给予通报批评，并限期改过、改进；因为个人原因造成协议推行困难或造成损失，由企业追究对应责任，并视情况给予经济处罚;造成重大经济损失，依法追究法律