优会议管理规范

会议管理规范会议是各级管理人员进行决策，贯彻上级指令，布置工作任务，分析情况，协调关系最经常、最重要的一种形式。如何开好会议，是一项很重要的管理艺术。一、做好会议的准备（1）会议主持人。例如生产（制造）部长首先必须和核心人员确定会议的中心议题，要达到的目的、召开会议的时间、参加会议的人员、地点等等。（2）将会议议题事先通知有关与会人员，以便与会者做好会议发言的准备。（3）准备好会议所需的各种材料，如书面报告、总结等。安排好会议的地点，做好其他物资方面的各种准备。（4）会议主持人还要就会议的进程进行设想，可能会出现什么分歧意见，怎样统一思想。为此，条件允许，会前应找有关人员单独交换意见，以便掌握情况，做好会前的思想疏通工作。二、掌握好会议的进程（1）准时开会。一定要有个会议登记本，迟到、缺席都应有考核，不管人员是否到齐，开会一定要准时，这是主持人的责任和魄力所在。（2）开场白要简短。限制在一分钟左右，直接了当宣布会议的意义、目的、议题和要求。开场白要认真准备，琢磨用词。富有互动性、启发性的开场白能一下把与会者的注意力集中到会议议程上来。（3）防止冷场。会议中，突然一阵沉默，每个人都在等待别人的讲话，如此难堪的情景令人窒息。主持人要立即做些启发、评论或解释、提问等工作。（4）让人人发表意见。要尽可能让与会者，特别是那些沉默不语的人讲话，只有人人表态，才能集思广益，还可以杜绝会后议论。谁爱会后议论，你就盯住他，让他充分讲话。为了让人人发表意见，主持人不要评论各种意见的“是”与“非”。（5）控制情绪对立。有时会议争论得激烈时，就可能导致相互抬扛，甚至失去理智而发生对立。因此，主持人一定要注意会场情绪的控制，要及时“灭火”，把话从“爆炸点”引开，用幽默调节会议气氛，指出双方都有一定的道理，不要偏袒任何一方。紧张气氛一解除，再引导大家现实地对待有争论的问题。（6）杜绝“小会”。保持与会者一次只听一个人讲话，这是维持会议秩序所必须的。会议秩序的稳定，才有利于人人发表意见，减少产生情绪对立的机会。（7）澄清混乱模糊的信息。会议讨论时，往往会产生不理解、误会。主持人要随时注意消除误解，既可节约时间，又可避免不必要的分歧和争论。比如：“老陈，你说的是不是这个意思……”。“老王，你说的我还没理解，能不能更详细地谈谈您的看法？”“老刘，您能不能就这一问题给补充一下”。（8）经常进行简短概括。会议进行一定时间后或就某一观点基本统一认识后，要进行精简的概括或归纳，这样可以使与会者感受到会议的节奏，有助于澄清分歧点，一步一步统一思想。还可避免就某一问题的议论扩大化而跑题。（9）给意见被否定者创造一个下台阶的环境。在会上，有时要一个人迅速地转变立场是很难为情的。因此，主持人要善于补台圆场，指出某某的意见也有可取之点，只是目前条件还达不到，或者说原来我也有这种想法，现在看来行不通等等。三、结束会议结束会议前要制定或引出决议。这时要充分发挥主持人的权威，若没有主持人的有力领导，往往功亏一篑。（1）要向与会者报告会议得出的结论或形成的决议。（2）重述要采取的行动、分配的任务，并使所有参加会议的人，表示已理解并愿意进行这些行动。（3）提出贯彻执行会议决议的要求、达到的目的、工作标准、完成期限等等。（4）如果需要举行下一次会议，还应确定会议日程。（5）给需要单独与主持人交换意见的人以机会，如“还有哪位同志有不同意见或需要进一步商谈的，请明天上午到办公