环境管理体系文件编写培训教材

27五月2023环境管理体系文件编写培训教材*版权所有201

一、文件编写概述重要性、组织工作二、文件编写推荐格式环境管理手册、程序文件、三层次文件三、文件编写要点

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文件化的含义：将体系的各个方面，即ISO14001标准的17个要素所涉及、覆盖的内容形成文件，构成一个文字描述的体系。文件化的重要性：1、在建立体系的PDCA过程中处于第一步（写你要做的、做你所写的、记你所做的）；2、为实施日常管理、日常监控、内外审核提供依据；3、是改善环境行为、完善环境管理工作的重要依据、见证，便于实施和考核。文件编写概述*版权所有401

文件的层次、结构1、ISO14001标准本身未对体系文件的结构给予规定。2、环境管理体系文件一般采用3级的模式，即环境管理手册、程序文件和三层次文件。规模较大的组织可采用更多层次的文件体系。3、体系文件通常以文本的形式存在，如有条件也可以以电子版的形式存在，但使用、管理、版本控制等相应管理措施、技术要具备。文件编写概述*版权所有501

各级文件的作用、功能环境管理手册：环境管理体系全面、概要性的描述，是开展环境管理的纲领性文件。其内容缺乏指导作用，但为程序文件规定了管理原则和方向，为文件化的体系明确了方向，并给出下一级支撑性程序文件的导引路径。文件编写概述*版权所有601

各级文件的作用、功能程序文件：是环境管理体系中在逻辑上相对独立的管理内容而制订的管理性文件。其内容可以涉及环境管理体系的一个要素或要素的一部分，也可以针对一个主题事项、涉及若干体系要素。程序文件是环境管理手册的支持文件，是环境管理手册局部的细化、补充。

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各级文件的作用、功能第三层次文件：是对程序文件的展开、补充及细化。是针对操作岗位、工作点的技术性、操作性的文件，是程序文件在局部区域或一个类型工作点的具体细化。一个程序文件可有多个作业指导书支持。

一般有2种形式：针对管理侧面；针对工作现场。文件编写概述*版权所有801

各级文件的作用、功能各级文件的关系：各级文件内容具有连贯性、一致性，通过逐级细化，构成系统的文件化体系。环境管理手册中要素描述部分注明有关支持程序并给出查询关系。程序文件中给出有关三级文件的导引关系，程序文件之间也要明确说明相互导引的关系。文件编写概述*版权所有901

文件编写的依据：1、基础依据：

ISO14001:2004标准，法律与其他要求，组织的实际情况、工作职责、环境状况。2、辅助依据：

ISO14001:2004标准的附录A，现有的管理制度、规定文件。文件编写概述*版权所有1001

文件编写要求：1、体系文件要对14001标准的所有核心要素进行描述，缺一不可；同时要对各文件相互关系进行描述；2、要涉及组织的所有活动、产品和服务，也包括对相关方的管理，保证环境管理体系的控制范围足够充分；3、各级文件之间以及同级文件之间能够做到逻辑关联、层次清楚、接口明确、协调有序；4、各级文件应具有一贯性，如风格、格式、职责、管理内容等。文件编写概述*版权所有1101

文件编写应注意：1、标准要求有程序的要制订程序，在手册中可以简要描述，详细内容在程序文件中描述。2、在描述某一要素时，重点应放在本要素的功能上，涉及其它功能要素时概要性地描述，并导引出相关要素、文件。另外，描述文件的语言要明白易懂，专用名词不得擅自改动。3、环境管理文件应与现有管理制度合理衔接，能够充分利用现有资源。文件编写概述*版权所有1201

文件编写应注意：4、制定文件应避免编制繁琐而不切实际的文件，需避免在文件中提出过高要求或规定不必要的控制方法，导致不可操作甚至授人以柄。5、体系文件的繁简程度、深度与广度，应取决于组织自身的实际情况以及人员素质。文件编写概述*版权所有1301

文件编写的组织工作1、各级管理者要对文件编写工作的复杂性、工作量有足够认识，提供所需的人员和资源；2、文件编写人员要了解有关的管理知识、技术知识；3、注意各级文件之间内容的连贯性，合理安排各文件的侧重点并合理衔接，避免文件之间发生矛盾或相互推委，并确保切实可行；4、采用集中讨论分工－分散编写－集中统稿的过程。应从组织的整体出发，统筹策划、合理分工、协调配合。文件编写概述*版权所有1401

1、扉页：名称，依据标准，手册版本号，发布日期，受控状态，编制人，编号，组织名称。2、发布令：对体系涉及范围，建立情况等进行概要性描述。可包括：1)为什么建立环境管理体系；2)手册的作用、功能，重要性；3)对各级人员的要求。由最高管理者签字，签署日期文件编写推荐格式手册*版权所有1501

3、环境方针正文、环境管理者代表任命书，由最高管理者签字认可。4、组织简介：包括组织基本资料，如单位名称，地址（可附地理位置图和平面图），建厂日期，投资形式，投资规模，厂区面积，主要产品、产量、产值，员工人数；组织业绩（是否通过质量体系认证），环境现状、环境管理状况等。文件编写推荐格式手册*版权所有1601

5、手册目录：应有一定的文本格式页眉：组织名称、文件名称、文件编号、版本号、页号及编审批准等设置；页脚：可有修改日期、修改标记、更改文件号、签字、日期。

可以区分目录页和内容页分别规定不同的格式。文件编写推荐格式手册*版权所有1701

6、概述（4.1总要求）：1)阐明建立环境管理体系的目的、意义及承诺；2)建立体系遵循的标准、范围、说明体系覆盖范围和应用领域3)说明手册的制订、修改、废除等相关规定。文件编写推荐格式手册*版权所有1801

7、手册正文：按ISO14001标准要素逐一进行描述一般格式为：总则，管理内容，相关文件。1)总则：本要素在环境管理体系中的地位和作用；2)管理内容：就每一要素中最重要的环节加以阐述，并，涵盖标准的主要要求。包括主要职责、管理方法的简要描述。明确各要素之间的接口，体现管理体系的完整性。

3)相关文件：导引附件及下一级程序文件。文件编写推荐格式手册*版权所有1901

8、手册附录，可包括：

1)环境因素、重要环境因素清单；2)适用法律法规清单；3)目标、指标、环境管理方案清单；4)管理者代表任命书、环境管理组织机构图；5)环境管理体系文件清单；6)其它可有的图表，社区/厂区平面图、地下管网图、工艺流程图等。文件编写推荐格式手册*版权所有2001

程序：GB/T6583（ISO8402），为进行某项活动所规定的途径。程序文件的文本风格类似于手册，一般手册与程序的版面格式是同时设计的，具有一致性。文件编写推荐格式程序*版权所有2101

1、目的：制定本程序是用于那方面活动的管理、达到什么目的。2、适用范围：管理范围、区域范围。3、职责：根据程序内容摘取主要管理方面的职责。4、管理内容：规定既定管理方向的活动或过程的具体管理方式、方法。5、相关文件：给出文件涉及和导引的文件的名称。6、附表：表格空白表。程序文件编写推荐格式*版权所有2201

基本要求：1、程序文件明确阐明要素运行的职责、方法，要具备可操作性和可检验性（who,how,what,when,which,why），是为实施环境管理所涉及的一个完整的活动和过程。针对运行控制程序还应提出明确的运行标准。2、程序文件展开的广度和深度取决于组织任务的复杂性，采用的工作方式、方法，执行人员的能力、技术及进行培训所能达到的程度，一般明确的要求在程序中需明确说明。程序文件编写推荐格式*版权所有2301

三级文件的编写要求1.三级文件的格式一般无严格要求，可参考已有文件拟定，但应注意满足诸如文件版次、受控形式等环境管理体系文件的要求。2.三级文件的内容应足够充分，能够满足有关人员使用之需，切实可行。三级文件文件编写*版权所有2401

4.2环境方针要点《手册》1、方针的制订

制订的责任、过程，制订的依据2、方针的传达、贯彻

对外宣传、对内传达，组织内部的贯彻实施3、方针的修订

修订的时机（定期、特殊情况），修订的管理过程、依据文件编写要点*版权所有2501

4.3.1环境因素要点《程序》1、环境因素的识别

识别过程、方法简述，识别的范围、要求简述2、环境因素的评价

评价依据，评价实施方法、步骤简述因素控制（目标指标、管理方案；运行控制）3、环境因素的更新

定期更新，随时更新文件编写要点*版权所有2601

4.3.2法律法规及其他要求要点《程序》1、法律法规的获取

法律法规的类型，获取途径、责任（主动、被动）2、法律法规的适用性确认

与环境因素相关联的具体条款，形成关联表3、法律法规的传达、贯彻和更新

以何种形式、何人传达，贯彻法律法规定期更新，更新的过程、方法4、其它要求的收集、识别，形成清单文件编写要点*版权所有2701

4.3.3目标指标和方案要点《手册》1、目标指标的制订制订依据/要求、过程及职责2、目标指标的落实—逐项制定管理方案

目标指标的落实通过管理方案、部门改善计划保证实现3、目标、指标的监控

总提目标指标完成情况的监控，导引监控程序4、评审与修订定期更新，特殊情况，导引监控程序文件编写要点*版权所有2801

4.3.３目标指标和方案要点《手册》1、环境管理方案的制订

制订过程和职责，制订环境管理方案的要求，成文下发，导引管理方案一览表2、环境管理方案的实施

按照方案严格执行，各部门协调配合、定期汇报3、环境管理方案的监控总提，导引监控程序4、管理方案的修订定期更新，特殊情况文件编写要点*版权所有2901

4.4.1资源、作用、职责和权限要点《手册》

按各级职能部门分写其职责1、最高管理者职责

制定环境方针、主持环境管理评审、为体系的建立与实施提供必要的资源（人力、物力、财力和基础设施）、任命环境管理代表并给环境管理代表以充分授权、确定环境管理体系组织机构与各级干部的职责。文件编写要点*版权所有3001

4.4.1资源、作用、职责和权限要点《手册》

2、环境管理代表

负责环境管理体系的建立实施和维护、主持环境管理体系目标指标和管理方案的制定和评审、向最高管理者汇报环境管理体系的运行情况等3、各部门职责分述（可分通用职责、特有职责）分局、科分述，其内容根据各程序文件摘录相关文件：管理者代表任命书、环境管理组织结构图文件编写要点*版权所有3101

4.4.2能力，培训和意识要点《程序》1、关键岗位的确定，岗位人员的能力要求2、培训的对象、内容、实施方式概要性描述，可引用标准语言3、培训计划

培训计划制订过程、要求；培训计划如何追加，如何跟踪培训效果4、培训实施

培训的执行，实施及考核方法，记录管理等方面内容文件编写要点*版权所有3201

4.4.3信息交流要点《程序》1、信息的主要类型、内容与窗口部门2、内部信息的传递

内部信息的传递方式方法（经营会、例会、板报、通讯、广播；决议、通知单、联络书；建议、提案）体系其它要素、文件直接涉及的部分，在其它文件中规定（应急信息、文件管理等）3、外部信息的传递

外部信息窗口部门接收，转达并采取对策，意见、抱怨、投诉处置及反馈文件编写要点*版权所有3301

4.4.4EMS文件要点《手册》1、文件的结构及功能

文件的结构说明，包括：手册、程序文件、三层次文件（公开文件、管理制度）、（记录），各级文件的功能。2、文件编制、修订的职责

环境管理手册、程序文件、三层次文件由什么部门编、审、批，文件的修订与管理导引文件管理程序3、编制文件的主要要求文件编写要点*版权所有3401

4.4.5文件控制要点《程序》1、文件管理对象

手册、程序文件、三层次文件及支持性文件（技术文件，安全文件等）；各级文件管理编号、受控方法、版本控制方式简要说明2、文件发放、使用管理

各级文件的原件管理、发放管理，强调关键岗位得到有效版本；各部门使用文件的管理要求3、文件的评审、修订、更新，修改后文件的管理。文件编写要点*版权所有3501

4.4.6运行控制要点《手册》《程序》1、运行控制管理内容

对缺乏程序指导可能导致偏离方针、目标、指标的运行与重要环境因素有关的运行与活动对相关方的运行与活动2、运行控制的管理形式、要求：程序文件、作业指导书明确各个部门、岗位的职责,具体的操作要求、人员资格要求；运行控制的参数；发生异常紧急情况怎样处理。3、运行控制程序：逐一分述目的、功能，导引程序4、运行控制程序的评审、修改，保证适宜性文件编写要点*版权所有3601

4.4.7应急准备与反应要点《程序》1、事故和紧急情况可能发生的类型2、事故或紧急情况的预防

应急计划，设施、器材准备，人员培训，应急试验3、紧急情况的响应

应急联络方式、处置原则，应急处理措施，善后处理，程序评审与修订。文件编写要点*版权所有37014.5.1监控与测量要点《程序》1、监控与测量的内容

技术性：废水、气、声、渣，用水、电…管理性：目指标、方案执行情况，法律及其他要求符合性，运行控制2、监控的实施：各种监控的实施部门、监测项目、监测频率；监控汇报、问题纠正，导引不符合管理

监测人员资格、培训；监测仪器的校准文件编写要点*版权所有3801

4.5.2合规性评价要点《程序》1、合规性评价的组织、频次和时机

各负责法规（要求）实施的部门至少每年评价一次全年的总评价由体系主控部门组织各部门进行新的、新修改法规（要求）由负责该法规（要求）实施的部门在获取时进行2、评价的形式

针对与环境因素相关联的法律、法规和其他要求的具体条款，描述本管委会的贯彻、实施、遵循情况。判断符合程度。评价记录为表格，结论为综述性评价报告。文件编写要点*版权所有3901

4.5.３不符合,纠正与预防措施要点《程序》1、不符合来源

4.5.1、4.5.5、4.6、外审、相关方（抱怨）2、纠正与预防流程（可按不同载体分述）

原因分析、制订措施、实施整改、效果验证、调整管理预防再发

纠正力度应与不符合的严重程度相对应文件编写要点*版权所有40014.5.４记录控制要点《程序》1、记录的主要类型：程序、作业指导文件运行过程记录环境状况、环境绩效监测记录（具有可追溯性）2、记录的标识

记录名称应简洁、应设定记录格式；字迹清楚、用钢笔、签字笔填写；填写完整3、记录的管理

归档要求、保管部门、管理要求；过期记录处置文件编写要点*版权所有4101

4.5.５内部审核要点《程序》1、内部审核的目的、依据、准则2、审核计划

年度审核计划；定期审核，追加审核3、实施内审的方法、频次、人员要求4、审核步骤

审核准备，实施