2023年企业档案制度篇

2023年企业档案制度篇

书目

第1篇工贸企业档案管理制度

第2篇w企业档案管理制度

第3篇企业档案管理方法制度

第4篇f房地产开发企业档案管理制度

第5篇药业企业档案管理制度

第6篇房地产企业档案管理制度

第7篇冶金企业档案工作平安管理制度

第8篇房地产开发企业档案管理制度

第9篇企业档案管理制度

第10篇q企业档案的管理制度

第11篇q企业档案管理制度

w企业档案管理制度

档案管理制度

一、严格执行党和国家的保密、平安制度,确保档案和案卷机密平安。

二、各部室应在每年元月底向公司办公室移交上年度文书档案并履行清交手续。

三、各部室应明确规定档案责任人,档案责任人(档案员)对本部门档案的收集、建档、保管、借阅和利用负全责。

四、各类规章制度、方法、人事、工资资料、会议记录、会议纪要、简报、重要电话记录、接待来访记录、上级来文、公司发文、工作安排和工作总结以及添置设备、财产的产权资料由办公室负责归档。

五、各工程项目立项、国土、规划、设计、监理、质监及技术等图纸文字技术资料、质量资料由投资发展部负责归档。

六、各类承包合同、商务合同、协议的正本原件由财务部归档,副本原件由办公室归档,其他部门备份存档并由信息中心实行电脑化管理。

七、各招商引资贷款项目申报资料、征地、拆迁批复、国土规划等技术、图纸分别由投资发展部、城建资产部、项目技术部、市场营销部等业务部门按业务分工负责归档。

八、归档资料必需符合下列要求:

①文件材料齐全完整;

②依据档案内容合并整理、立卷;

③依据档案内容的历史关系,区分保存价值、分类、整理、立卷,案卷标题简明准确,便于保管和利用。

九、档案资料借阅需履行登记、签字手续,重要资料借阅需先请示分管领导。

十、由分管领导定期组织档案责任人、业务部门组成档案鉴定小组对超期档案进行鉴定,提交档案报告,并依据有关规定的酌情处置。

十一、加强档案保管工作,做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防高温工作,定期检查档案保管工作。

q企业档案管理制度

档案管理制度

一、严格执行党和国家的保密、平安制度,确保档案和案卷机密平安。

二、各部室应在每年元月底向公司办公室移交上年度文书档案并履行清交手续。

三、各部室应明确规定档案责任人,档案责任人(档案员)对本部门档案的收集、建档、保管、借阅和利用负全责。

四、各类规章制度、方法、人事、工资资料、会议记录、会议纪要、简报、重要电话记录、接待来访记录、上级来文、公司发文、工作安排和工作总结以及添置设备、财产的产权资料由办公室负责归档。

五、各工程项目立项、国土、规划、设计、监理、质监及技术等图纸文字技术资料、质量资料由投资发展部负责归档。

六、各类承包合同、商务合同、协议的正本原件由财务部归档,副本原件由办公室归档,其他部门备份存档并由信息中心实行电脑化管理。

七、各招商引资贷款项目申报资料、征地、拆迁批复、国土规划等技术、图纸分别由投资发展部、城建资产部、项目技术部、市场营销部等业务部门按业务分工负责归档。

八、归档资料必需符合下列要求:

①文件材料齐全完整;

②依据档案内容合并整理、立卷;

③依据档案内容的历史关系,区分保存价值、分类、整理、立卷,案卷标题简明准确,便于保管和利用。

九、档案资料借阅需履行登记、签字手续,重要资料借阅需先请示分管领导。

十、由分管领导定期组织档案责任人、业务部门组成档案鉴定小组对超期档案进行鉴定,提交档案报告,并依据有关规定的酌情处置。

十一、加强档案保管工作,做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防高温工作,定期检查档案保管工作。

药业企业档案管理制度

**药业档案管理制度

1.目的:为加强公司档案管理工作,有效地爱护和利用档案,维护公司合法权益,特制订本制度。

2.适用范围:本制度适用于总公司及各分子公司。

3.权责说明:

3.1总经办负责公司档案管理工作及本制度的执行。

3.2公司员工有爱护档案的义务,任何人都不得损毁、篡改、私存或据为己有。

本制度所称的档案是指过去和现在的公司各部门及员工从事业务、经营、企业管理、公司宣扬等活动中所干脆形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

3.3公司员工必需完成资料移交工作后方可办理调离手续。

3.4档案工作实行统一领导分级保管、分级查阅的原则。即由总公司统一领导,总公司和各部门、各子公司二级管理并依据权限分级查阅。

3.5各部门应尽量采纳电脑对档案进行管理和工作,以便于业务资料的数字化处理和保存。对存入电脑的资料、档案,同时遵守《计算机信息系统管理制度》的相关规定。

4.档案归档

4.1归档资料包括

4.1.1已签署生效的本公司文档(如合同、合同附件、正式通知、工作安排、财务安排、人事任免及奖惩、工资表、补贴表、管理制度、工作制度、协调程序、会议纪要审批稿等),已签署生效并接收的关联公司文档。

4.1.2已签署生效的外联企业及政府管理部门的文件(如行业政策、发文通知、项目相关管理部门手续、批件、技术资料、合约、与项目有关外联企业的租赁、订购、承包、代理、转让合同及附件、技术成果等)。

4.1.3业务部门已完成正式结果的文档(如部门业务专项报告、专项数据及统计资料整理结果、已完成签署手续的各类单证、报表、会签单、统计表等)。

4.1.4公司及部门收集并已整理完毕的外来资料(如图片、录像、软盘、图书、广告册、产品册、售楼书、企业介绍、确认样板、小样、黑稿等)。

4.1.5人事、行政等内部管理文件及联营、参股、合作等外部前期业务合作文件。

4.2归档方法

4.2.1文件、资料的正件与附件,正本与底稿等应一起归档。原件正本必需归档,执行机构只能留用原件副本或复印件。

4.2.2卷内文件排列有序,须条理、系统化,按时间依次和重要程度排列,使卷内文件形成一个有机整体。

4.2.3案卷封面字迹应工整、清楚,封面用毛笔或钢笔书写。

4.2.4注明起止日期、件数、页数。附具体卷内书目。

4.3归档要求

4.3.1归档资料必需具有成套性、完整性。独立业务或部门资料应尽量分类归档,相关业务应尽量归于同类。

4.3.2归档资料必需层次分明,按时间及阶段归档以便符合其形成规律。

4.3.3归档资料必需符合各类档案管理范围。类别划分应涵盖公司业务的全部方面;归档资料必需真实反映公司经济活动的真实内容及历史过程,任何档案资料均不得经过修改、删减或取代等处理。

4.3.4公司员工因外出参观学习、参与重要的会议收集的各种材料必需归档,未经签署归档看法,财务部不报销差旅费。

4.3.5当年形成的各种材料,次年2-3月各部门和子公司整理后向总经办移交归档,重要的文件需刚好归档。

4.3.6归档的文件必需符合归档的要求。

4.3.7归档时应填写移交清单,履行交接手续。

5.档案保管

5.1归档资料需进行登记,编制归档书目。

5.2档案要分类,分卷装订成册,保管要有条理,主次分明,存放科学。

5.3属于公司保管的档案:公司各部门及各下属子公司各部门做好平常文件的预立卷工作,并在次年2-3月将需归档的预立卷的文件整理成册移交总经办保管。

5.4属部门和子公司保管的档案:各分级保管者在每年的三月三十一日前将档案总书目、预立卷材料的书目交总经办。

5.5公司总经办应有存放档案的档案室,各部门、各子公司应依据保存档案数量,设置存放档案的箱柜,并具备防火、防潮、防虫等平安条件。

5.6档案管理人员要熟识所负责的档案资料,了解利用者的需求,驾驭利用规律。

5.7全部档案资料必需分类长期保存,不得遗失、损坏。档案遗失、损坏给公司造成损失的,将惩罚责任人。

6.档案借阅

6.1档案属于公司机密,未经各部门分管领导批准不得外借、外传。外单位人员未经分管领导批准不得借阅。

6.2借阅档案,借阅人必需履行登记、签收手续,并填写档案借阅登记表。档案借阅表的主要内容为:档案名称、等级分类,借阅事由,时间,借阅人,负责人,经手人等内容,表格由公司统一制定。

6.3借阅档案者必需妥当保管档案,不得随意转借或复印,不得拆卸、调换、涂改、污损、划线等,归还时保证档案材料完整无损。

7.档案保密制度

7.1档案级别分为绝密、机密、隐私三个等级案,分别用文字标示。拟制文件时,需在文件首页右上角标注密级。

7.1.1绝密档案:涉及公司重大决策的核心机密,如董事会、公司经营体制度改革、财务制度改革、兼并关联企业等文件,公司项目招投标文件、财务账册、营销策划方案、项目设计方案等文件。

7.1.2机密档案:公司重要证件批文、合同协议、技术资料、人事劳资体系等文件。

7.1.3隐私档案:可内部公开的一般文件资料。

7.2借、查、阅隐私级以上文件不准抄录、照像,不准带离办公区域。

7.3复制隐私级以上文件需经分管领导以上人员批准,与原件等同管理。复印件须由档案管理员注明拷贝字样。

7.4涉秘档案不得以一般邮件寄发。

7.5外出工作携带隐私级以上文件,必需有保证文件平安的措施。

7.6严禁将隐私级以上文件的废品向收购站出售。

7.7保守档案机密。档案人员或查阅档案者,不得向无关人员谈论档案内容。

8.档案销毁

8.1任何部门或个人未经允许无权销毁公司档案。

8.2档案销毁须由档案管理员填写销毁清单并报公司分管领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

8.3销毁档案时应有两人以上负责监销,并在清单上签字。

9.附则

9.1本规

定由总经办负责说明。

9.2本制度施行后,凡既有的类似规章制度或与之相抵触的规定即行废止。

9.3本制度经总经理批准后自颁布之日起执行。修改时亦同。

f房地产开发企业档案管理制度

房地产开发有限责任公司档案管理制度:

1.主要内容及适用范围本制度规定了本公司档案资料的形成与归档、分类、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁等管理内容。

2.档案的管理机构

2.1公司办公室是档案管理机构,公司办公室主任详细负责档案的日常管理工作,公司档案员(兼)做日常详细工作。

2.2文书结案后,财务资料,技术资料,房屋销售资料、合同资料、法律资料的原件分别由财务部、技术部、销售部、合同部归档并保存;工程技术资料由技术部负责归档,工程完工后移交滨海新区大港档案馆;其余资料原稿由公司办公室归档并保存。

2.3各部室、各单位或个人视实际须要,经公司领导批准后可留存影本。

2.4公司档案员(兼)主要工作职责

2.4.1制定或参加制定档案工作的规章制度;

2.4.2对公司各部室、各单位文件材料的归档工作,进行指导和监督;

2.4.3做好公司档案的收集、整理、保管和利用工作;

2.4.4做好永久性档案向有关档案机构的移交工作;

2.4.5提高档案管理的水平和技术,逐步实现档案管理现代化、科学化。

3.归档范围

3.1政府及上级部门法规性文件资料。包括上级颁发、需公司执行的,或由行业发行的各种标准、规章制度等。(由办公室负责归档并保存)

3.2公司内部文件资料。包括由公司股东会、董事会、监事会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录;公司iso9000体系文件;公司总体安排或规划、开发安排、项目质量安排、营销安排、财务安排;公司年度、月度工作总结和调查报告。公司各类安排指标、技术指标、营销指标、公司大事记等。(由办公室负责归档并保存)

3.3公司内部资质资料。包括法人营业执照、企业代码证、资质证书。(由办公室负责归档并保存)

3.4公司项目开发资料。包括国有土地许可证、建设用地批准书、建设用地规划许可证、施工许可证、预售许可证等。(由开发部负责归档移交办公室保存)

3.5公司工程技术资料。包括各类工程图纸等。(由技术部负责归档并保存)

3.6公司项目合同审计资料。包括各种合同、勤达公司的各种合同等。(由合同审计部负责归档并保存)

3.7公司项目预决算资料。(由预决算部负责归档并保存)

3.8公司项目施工资料。包括公司备案资料、桩基竣工资料、标记牌申请表、竣工备案通知书。(由工程部负责归档,并移交滨海新区大港档案馆保存)

3.9公司房屋销售资料。包括公司上报的、在日常房屋销售活动中形成的原始记录和凭证、合同书、协议书等的原始记录和文本。(由销售部负责归档并保存)

3.10公司财务凭证。(由财务料整理并保存)

3.11公司劳资人力资源资料。包括公司员工聘请、劳动合同、奖惩、考核、培训、任命、工资审核记录等相关资料。(由办公室负责归档并保存)

3.12公司法律文书资料。(由合同部负责归档并保存)

3.13公司荣誉证书资料。公司和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。(由办公室负责归档并保存)

3.14声像制品资料。包括企业及下属各部门在其经营活动或政治、文件消遣活动中,以及在外学习、考察时或外部门供应的,以声像形式记录下来的各种资料,如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。(由办公室负责归档并保存)

3.15题赠性资料。包括上级领导和外协友好部门或个人供应的题词、书画、工艺制品等。(由办公室负责归档并保存)

4.档案管理的基本程序包括档案的收集、整理、鉴定、保管、销毁、统计、检索、编码、利用,这九道工序是档案工作的整体,它们之间相对独立,但又相互制约。

5.档案的收集就是把分散的,以及散失到其他部门的各类档案资料,按有关规定,有安排地分别集中到档案室。其收集的主要方式是归档,即把公司活动中产生的有保存价值的各种材料,由各部室、各单位定期进行整理、立卷、移交公司办公室进行归档。

5.1立卷归档的时间

5.1.1凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料,均应在十日内整理并保存,需移交办公室立卷归档的要在十日内办理交接手续。

5.1.2对于在外地施工部门的文件,为便利日常工作,立卷归档时间可依据实际状况适当延长。

5.3立卷归档的要求

5.2.1各部室设立兼职归档员,兼职归档员在规定的归档时间内,把整理审定完毕的档案资料进行装订后,交档案室立卷归档。

5.2.2移交档案要填写移交清单,移交清单一式二份,双方签字后各执一份。

5.2.3归档的文件资料必需完整、真实、精确,请示和批复、印本和底稿、正文和附件必需立在一起

5.2.4立卷时应编制好案卷书目,把文件的作者、标题、日期等项目填写清晰,概括而简洁地拟写好案卷标题,把案卷内容表达出来,装订整齐、坚固,无论何金属物,填写备考表,注明保管期限。

5.2.5填写案卷一律用碳素黑水钢笔或毛笔,禁止用圆珠笔或铅笔,字迹应清晰、精确。

5.2.6立卷应以各部室形成的文件为主,依据文件形成的特点,保持文件的历史联系,适当照看文件的保存价值,使案卷能正确反映企业生产活动状况和面貌。

5.2.7立卷应以部室为主,结合其他特征的方法组卷,把有亲密联系的文件组合在一起。

5.2.8立卷应把上级文件与公司文件(除请示、批复外)按保管期限和文件年限分开立卷。

5.2.9立卷归档后,发觉需立卷的文件资料,可按立卷原则进行插卷。

5.2.10文件组成案卷后,卷内文件应根据肯定规律进行排列,系统地反映问题,做到查找便利。

5.2.11各种实物档案(奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等)归档必需有原件,并保持其完好无损。

5.2.12声像档案摄录必需具体记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者,归档声像资料必需是原版、原件、清楚、完整。

6.档案的借阅

6.1档案只供本公司利用,一般不外借。如状况特别,须经公司总经理批准后方可查阅。

6.2各部室工作人员可干脆查非密级档案资料。公司重要文件和有密级的档案,经公司总经理批准后方可借阅。

6.3档案借阅者应负责档案的完整和完全,不得私自影印、复制、翻印,不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证,不得转借。

6.4对宝贵或易损的档案,应制成复制品供应运用。复制可采纳复印、照片、重印副本、摘录等方式。复制件应细致校对,与原稿无误后,注明档案编号,然后供应运用。如有必要,给复制件加盖公章,以示复制不会有误。

6.5必要时,档案室应对所供应档案出具证明,证明材料写好后应细致校对和审查,加盖档案室印章后才有效。档案室证明材料只能证明某事在档案上有无记载,而不能对某事下结论。档案管理员不行擅自以档案资料作说明或下结论。

6.6档案一般不得借出档案室。如有特别状况,可以作短期外借,最多为十天,但必需经有关领导批准并办理借阅手续。如延长借阅时间,须办理续借手续。逾期不还者,档案管理员要刚好催还。

6.7借阅档案须妥当保管,若有遗失,将依据档案的价值和数量报公司领导批准后,责令其赔偿一切损失。

7.档案保密要求

7.1档案管理员和借阅利用档案的人员要树立高度的政治责任心,加强保密意识,双方共同做好保密工作。

7.2有密级档案只许在档案室查阅,不许带离本室。有密级档案复制时,需经公司总经理批准。

7.4有密级档案只限归档人运用,其他人员利用需经公司总经理批准。

7.5对已到保密期限的档案要请相关部门领导和办公室主任鉴定解密,对解密档案作一般档案管理,刚好供应利用。

7.6企业在职工作人员调离本企业时,需按档案室要求整理已形成的文件材料,并退还所借档案,档案室审查无误签字后,才能调离。档案管理员调离,应由办公室主任监督办理,档案交接之后,方能调离。

8.超期档案的销毁

8.1对超过保存期限档案,由档案管理员登记造册,经办公室主任和档案形成部门领导共同鉴定,报公司总经理批准后,按规定销毁。

8.2经批准销毁的档案,可单独存放半年,阅历证确无保留价值时,再行销毁,以免误毁。

8.3销毁文件必需在指定地点进行,并指派专人监销,严禁将销毁的文件作为它用,或作废纸出售。文件销毁后,监销人应在销毁注册上签字。

9.档案的保管档案保管工作应做到四不:

不散(不使档案分散),不乱(不使档案相互混乱),不丢(档案不丢失不泄密),不坏(不使档案遭到损坏)。同时,应做好防火、防潮、防晒、防虫、防损、防盗、防尘工作,以提高档案的平安性,对破损档案应刚好修补。

企业档案管理制度

企业档案管理制度范本

第一条为了规范公司档案管理工作,保证档案的完整性及保密性,理顺工作程序,明确工作职责,杜绝资料流失,特制定本制度。

其次条档案管理机构及其职责

1、公司档案工作实行二级管理,一级管理是指公司综合管理部的统筹管理;二级管理是指各部门的档案资料管理工作。

2、综合管理部档案管理员负责公司全部档案资料的统一收集管理,各部门的档案管理员负责本部门档案资料的运用管理。

3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定,仔细细致地做好档案保管以及利用工作,充分发挥档案资料的作用。

4、综合管理部档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导,每年对二级档案管理进行一次检查验收。

第三条归档制度

1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动,具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。

2、凡属归档范围的文件资料,均由公司集中统一管理,任何个人不得擅自留存。

3、归档的文件资料,原则上必需是原件,原件用于报批不能归档或相关部门保留的,综合部保存复印件。

4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要刚好归档;以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。

5、业务活动中涉及金融财税方面的资料,由财务部保存原件;属于人事方面的资料,由人力资源部保存原件;属于工程建设方面的,由规划建设部保存原件。以上部门应将涉外事务的复印件报综合管理部备案。

6、由公司对外签订的经济合同,应保留三份原件,综合管理部保存一份,财务部及合同执行(或签订)部门各保存一份。特别状况只有一份原件时,由综合部保存原件。

7、在归档范围内的其他资料,由经办人整理后连同有关资料移交综合管理部档案室。部门须要运用的可复印或复制,归档范围外的由各部门自行保管。

第四条档案保管制度

1、公司综合管理部设存放档案的特地库房,各部门应依据保存档案数量,设置存放档案的箱柜,并具备防火、防潮、防虫等平安条件。

2、归档资料要进行登记,编制归档书目。

3、档案管理员要科学地编制分类法,依据分类法,编制分类书目;依据须要编制专题书目,完善检索工具,以便于查找。

4、档案要分类、分卷装订成册,保管要有条理,主次分明,存放科学。

5、库存档案必需图物相符,帐物相符。

6、档案管理人员要熟识所管理的档案资料,了解利用者的需求,驾驭利用规律。

7、依据有关规定及公司实际状况,确定档案保存期限,每年年终据此进行整理、剔除。

8、经确定需销毁的档案,由档案管理员编造销毁清册,经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

9、严格遵守档案平安保密制度,做好档案流失的防护工作。

10、凡公司工作人员调离岗位前必需做好资料移交工作,方可办理调动手续。

第五条档案借阅制度

1、档案属于公司机密,未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。

2、借阅档案资料,须经档案保管部门负责人批准。阅档必需在办公室指定的地方,不得携带外出。须要借出档案的,须经档案保管部门负责人批准。

3、借阅档案,必需履行登记、签收手续。

4、借出档案材料的时间不得超过一周,必要时可以续借。过期由档案管理员催还。须要长期借出的,须经分管副总经理批准。

5、借出档案时,应在借出的档案位置上,放一代替卡,标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人,以便查阅和催还。

6、借阅档案资料者必需妥当保管档案资料,不得随意转借或复印、不得拆封、损污文件,归还时保证档案材料完整无损,否则,追究当事人责任。

7、借出档案材料,因保管不慎丢失时,要刚好追查,并报告主管部门刚好处理。

8、重要档案、机密档案不得借阅,必需借阅的要经分管副总经理同意,必需外借的,由总经理审批。

第六条二级档案应依据资料的性质和部门须要,每三年移交一次,必需保留的尽量留复印件,其余资料交综合管理部统一保存。

第七条本制度从二o一四年十月一日起执行。

房地产企业档案管理制度

房地产企业档案管理制度

档案是公司在经营管理活动中形成的具有保存和利用价值的资料,对公司开展各项经营业务具有指导性、参考性和依据性。公司为加强对档案的收集、整理和管理,有效地爱护和利用档案资源,特制定本方法。

云鼎房地产发展有限公司档案是指政府与上级领导、公司领导和公司各部门在工作中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像及电子文件等不同形式的历史纪录资料或材料。

1、文书立卷

(1)、文书立卷归档是公司办公室和各职能部门的工作任务之一。立卷归档工作要求:文件收集完整,文件制成材料、书写材料符合要求,组卷合理,案卷标题、封面、卷内书目、备考表填写规范,装订牢固美观,案卷排列有序。

(2)、办公室及各职能部门应随时或每年年底将办理完毕的归档文件,收集整理后移交给档案管理人员,移交的文件必需完整规范,符合归档质量要求。

(3)、文件组卷按年度并遵循文件材料的形成规律和特点、保持文件之间有机联系、便于保管和利用的原则;组卷以问题为主,一个问题的请示、批复及联系亲密的文件组成一卷。

(4)、卷内文件按问题、时间、作者、单位等方法排列。文件排列:印本在前,签发稿在后;本单位的批复在前,下级单位的请示在后;本单位的请示在前,上级单位的批复在后;复制件在前,原件在后。

2、档案管理

(1)、公司办公室负责收集、整理、保管公司党、政、工、团、经营管理及一切经办公室收发的文件、材料、信函等;各职能部门负责收集整理本部门的相关文件,年底将本年度案卷移交办公室保管。档案管理要做到严格贯彻执行国家和上级机关颁发的保密制度,维护档案完整与平安。

(2)、办公室接收归档文件时,要填写'档案移交单',具体清点,并由双方经手人在单上签字,各执一份。

(3)、档案人员调离工作时,离职前需将本人保管的档案数量级状况交代清晰,并办理书面交接手续。

(4)、文书材料每年立卷归档一次,办公室和各职能部门将整理完整的前一年文件登记造册,于其次年第一季度末向档案部门移交。

(5)、档案管理员将文书档案按年头、组织机构整理,保持文件的历史联系,卷内文件按科目、时间、作者、问题、名称系统排列并装订成册。

(6)、卷内文件按时间、重要程度、问题分类依次排列。具有保存价值的属于同一问题、同一时期的文件应尽量组织在一个保管单位里;某个问题向上级机关的请示、报告及上级机关对此文件的批复、通知应立卷在一起。

(7)、文件保管年限分为永久、长期(16-50年)、短期(15年以下)。反映公司主要职能活动,对公司工作有长远利用价值的档案列为永久保管;反映公司一般工作活动,在较长时间内对公司工作具有参考价值的文件列为长期保管;在较短时间内对公司有参考价值的文件材料列为短期保管。

(8)、对无保存价值需销毁的文件资料要登记造册,经公司主管领导批准后方可处理。

(9)、办公适应建立档案等绩、统计制度,对收进、移出、销毁案卷必需在专设的账簿上登记,对保管、利用状况进行统计。

3、档案借阅

(1)、公司内部员工借阅公司重要、机密的文件资料,需经总经理或分管副总批准。

(2)、档案室档案原则上不借出室外,因工作须要,须借出档案,经档案部门主管领导批准后,可办理借出手续。借阅人应妥当保管档案资料,不得擅自复制、转借、涂改、拆卷、损坏和丢失,发生问题须报档案部门主管领导或公司领导。

(3)、借阅档案文件需仔细、逐项填写借阅登记表,写明借阅用途,用后刚好归还。

(4)、外单位人员利用档案资料,除遵守公司内部借阅制度外,只限在档案室内阅览,不得借出,特别状况须经公司领导批准。

(5)、本方法由办公室负责说明。

q企业档案的管理制度

档案管理机构及其职责

1、公司档案工作实行二级管理。其中:一级管理是指公司综合处的统筹管理;二级管理是指各处及各部门的档案资料管理工作。

2、公司档案业务归属综合处,由综合处指定人员兼职负责。各处、各部门指定人员兼职档案资料管理工作。

3、公司档案管理员根据国家有关规定,以及公司档案工作制度、条例统一管理公司的档案;各处、各部门的档案管理人员应参照公司的有关管理规定做好工作,负责收集、整理、保管本部门或本单位的档案资料。

4、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定,仔细细致地做好档案保管以及利用工作,充分发挥档案资料的作用。

5、公司档案管理人员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导。每年对二级档案管理进行一次检查验收。

归档制度

1、凡是反映公司企业开发、生产经营、企业管理及工程建设等活动,具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。

2、凡属归档范围的文件资料,均由公司集中统一管理,任何个人不得擅自留存。

3、归档的文件资料,原则上必需是原件,原件用于报批不能归档或相关企业须保留的,综合处保存复印件。

4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要刚好归档;以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。

5、业务活动中的有关请示报告及上级领导批复,属付款性质的,由财务处保存原件;属人事问题的,由劳资员保存原件;属工程项目的,由工程处保存原件。其他重要报告,在企业资料归档范围内的,连同有关资料由经办人整理后移交档案室。归档范围外的请示报告由各部门自行保管。

6、由公司对外签订的经济合同,应保留三份原件,主管经理保存一份,财务处及业务处室各保存一份。特别状况只有一份原件时,由财务处保存原件。

7、公司级的收文、发文等文书资料均由综合处归档。

8、其它体系认证要求保存的记录、文件均按规定保存。

档案保管制度

1、公司办公室应有存放档案的特地库房,各处、部门应依据保存档案数量,设置存放档案的箱柜,并具备防火、防潮、防虫等平安条件。

2、归档资料要进行登记,编制归档书目。

3、科学地编制分类法,依据分类法,编制分类书目;依据须要编制专题书目,完善检索工具,以便供应利用。

4、档案要分类,分卷装订成册,保管要有条理,主次分明,存放科学。

5、库存档案必需图物相符,帐物相符。

6、档案管理人员要熟识所负责的档案资料,了解利用者的需求,驾驭利用规律。

7、依据有关规定及公司实际状况,确定档案保管期限,每年年终据此进行整理、剔除。

8、经确定需销毁的档案,由档案管理员编造销毁清册,经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

9、严格遵守档案平安保密制度,做好档案流失的防护工作。

10、凡公司工作人员调离岗位前必需做好资料移交工作,方可办理调动手续。

档案借阅制度

1、档案属于公司机密,未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。

2、借阅部门保管的档案材料,须经档案所属部门负责人批准。借阅档案材料,属借阅部门经办的,由部门负责人批准;借阅非本部门经办的档案材料,须经综合到处长批准。阅档必需在办公室指定的地方,不得携带外出。须要借出档案的,须经综合到处长批准。

3、借阅档案,必需履行登记、签收手续。

4、借出档案材料的时间不得超过一周,必要时可以续借。过期由档案管理员催还。须要长期借出的,须经综合处长报经理批准。

5、借出档案时,应在借出的档案位置上,放一代替卡,标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人,以便查阅和催还。

6、借阅档案者必需妥当保管档案,不得随意转借或复印、不得拆卸、损污文件,归还时保证档案材料完整无损。否则,追究当事人责任。

7、借出档案材料,因保管不慎丢失时,要刚好追查,并报告主管部门刚好处理。

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房地产开发有限责任公司档案管理制度:

1.主要内容及适用范围本制度规定了本公司档案资料的形成与归档、分类、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁等管理内容。

2.档案的管理机构

2.1公司办公室是档案管理机构,公司办公室主任详细负责档案的日常管理工作,公司档案员(兼)做日常详细工作。

2.2文书结案后,财务资料,技术资料,房屋销售资料、合同资料、法律资料的原件分别由财务部、技术部、销售部、合同部归档并保存;工程技术资料由技术部负责归档,工程完工后移交滨海新区大港档案馆;其余资料原稿由公司办公室归档并保存。

2.3各部室、各单位或个人视实际须要,经公司领导批准后可留存影本。

2.4公司档案员(兼)主要工作职责

2.4.1制定或参加制定档案工作的规章制度;

2.4.2对公司各部室、各单位文件材料的归档工作,进行指导和监督;

2.4.3做好公司档案的收集、整理、保管和利用工作;

2.4.4做好永久性档案向有关档案机构的移交工作;

2.4.5提高档案管理的水平和技术,逐步实现档案管理现代化、科学化。

3．归档范围

3.1政府及上级部门法规性文件资料。包括上级颁发、需公司执行的,或由行业发行的各种标准、规章制度等。(由办公室负责归档并保存)

3.2公司内部文件资料。包括由公司股东会、董事会、监事会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录;公司iso9000体系文件;公司总体安排或规划、开发安排、项目质量安排、营销安排、财务安排;公司年度、月度工作总结和调查报告。公司各类安排指标、技术指标、营销指标、公司大事记等。(由办公室负责归档并保存)

3.3公司内部资质资料。包括法人营业执照、企业代码证、资质证书。(由办公室负责归档并保存)

3.4公司项目开发资料。包括国有土地许可证、建设用地批准书、建设用地规划许可证、施工许可证、预售许可证等。(由开发部负责归档移交办公室保存)

3.5公司工程技术资料。包括各类工程图纸等。(由技术部负责归档并保存)

3.6公司项目合同审计资料。包括各种合同、勤达公司的各种合同等。(由合同审计部负责归档并保存)

3.7公司项目预决算资料。(由预决算部负责归档并保存)

3.8公司项目施工资料。包括公司备案资料、桩基竣工资料、标记牌申请表、竣工备案通知书。(由工程部负责归档,并移交滨海新区大港档案馆保存)

3.9公司房屋销售资料。包括公司上报的、在日常房屋销售活动中形成的原始记录和凭证、合同书、协议书等的原始记录和文本。(由销售部负责归档并保存)

3.10公司财务凭证。(由财务料整理并保存)

3.11公司劳资人力资源资料。包括公司员工聘请、劳动合同、奖惩、考核、培训、任命、工资审核记录等相关资料。(由办公室负责归档并保存)

3.12公司法律文书资料。(由合同部负责归档并保存)

3.13公司荣誉证书资料。公司和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。(由办公室负责归档并保存)

3.14声像制品资料。包括企业及下属各部门在其经营活动或政治、文件消遣活动中,以及在外学习、考察时或外部门供应的,以声像形式记录下来的各种资料,如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。(由办公室负责归档并保存)

3.15题赠性资料。包括上级领导和外协友好部门或个人供应的题词、书画、工艺制品等。(由办公室负责归档并保存)

4.档案管理的基本程序包括档案的收集、整理、鉴定、保管、销毁、统计、检索、编码、利用,这九道工序是档案工作的整体,它们之间相对独立,但又相互制约。

5.档案的收集就是把分散的,以及散失到其他部门的各类档案资料,按有关规定,有安排地分别集中到档案室。其收集的主要方式是归档,即把公司活动中产生的有保存价值的各种材料,由各部室、各单位定期进行整理、立卷、移交公司办公室进行归档。

5.1立卷归档的时间

5.1.1凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料,均应在十日内整理并保存,需移交办公室立卷归档的要在十日内办理交接手续。

5.1.2对于在外地施工部门的文件,为便利日常工作,立卷归档时间可依据实际状况适当延长。

5.3立卷归档的要求

5.2.1各部室设立兼职归档员,兼职归档员在规定的归档时间内,把整理审定完毕的档案资料进行装订后,交档案室立卷归档。

5.2.2移交档案要填写移交清单,移交清单一式二份,双方签字后各执一份。

5.2.3归档的文件资料必需完整、真实、精确,请示和批复、印本和底稿、正文和附件必需立在一起

5.2.4立卷时应编制好案卷书目,把文件的作者、标题、日期等项目填写清晰,概括而简洁地拟写好案卷标题,把案卷内容表达出来,装订整齐、坚固,无论何金属物,填写备考表,注明保管期限。

5.2.5填写案卷一律用碳素黑水钢笔或毛笔,禁止用圆珠笔或铅笔,字迹应清晰、精确。

5.2.6立卷应以各部室形成的文件为主,依据文件形成的特点,保持文件的历史联系,适当照看文件的保存价值,使案卷能正确反映企业生产活动状况和面貌。

5.2.7立卷应以部室为主,结合其他特征的方法组卷,把有亲密联系的文件组合在一起。

5.2.8立卷应把上级文件与公司文件(除请示、批复外)按保管期限和文件年限分开立卷。

5.2.9立卷归档后,发觉需立卷的文件资料,可按立卷原则进行插卷。

5.2.10文件组成案卷后,卷内文件应根据肯定规律进行排列,系统地反映问题,做到查找便利。

5.2.11各种实物档案(奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等)归档必需有原件,并保持其完好无损。

5.2.12声像档案摄录必需具体记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者,归档声像资料必需是原版、原件、清楚、完整。

6.档案的借阅

6.1档案只供本公司利用,一般不外借。如状况特别,须经公司总经理批准后方可查阅。

6.2各部室工作人员可干脆查非密级档案资料。公司重要文件和有密级的档案,经公司总经理批准后方可借阅。

6.3档案借阅者应负责档案的完整和完全,不得私自影印、复制、翻印,不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证,不得转借。

6.4对宝贵或易损的档案,应制成复制品供应运用。复制可采纳复印、照片、重印副本、摘录等方式。复制件应细致校对,与原稿无误后,注明档案编号,然后供应运用。如有必要,给复制件加盖公章,以示复制不会有误。

6.5必要时,档案室应对所供应档案出具证明,证明材料写好后应细致校对和审查,加盖档案室印章后才有效。档案室证明材料只能证明某事在档案上有无记载,而不能对某事下结论。档案管理员不行擅自以档案资料作说明或下结论。

6.6档案一般不得借出档案室。如有特别状况,可以作短期外借,最多为十天,但必需经有关领导批准并办理借阅手续。如延长借阅时间,须办理续借手续。逾期不还者,档案管理员要刚好催还。

6.7借阅档案须妥当保管,若有遗失,将依据档案的价值和数量报公司领导批准后,责令其赔偿一切损失。

7.档案保密要求

7.1档案管理员和借阅利用档案的人员要树立高度的政治责任心,加强保密意识,双方共同做好保密工作。

7.2有密级档案只许在档案室查阅,不许带离本室。有密级档案复制时,需经公司总经理批准。

7.4有密级档案只限归档人运用,其他人员利用需经公司总经理批准。

7.5对已到保密期限的档案要请相关部门领导和办公室主任鉴定解密,对解密档案作一般档案管理,刚好供应利用。

7.6企业在职工作人员调离本企业时,需按档案室要求整理已形成的文件材料,并退还所借档案,档案室审查无误签字后,才能调离。档案管理员调离,应由办公室主任监督办理,档案交接之后,方能调离。

8.超期档案的销毁

8.1对超过保存期限档案,由档案管理员登记造册,经办公室主任和档案形成部门领导共同鉴定,报公司总经理批准后,按规定销毁。

8.2经批准销毁的档案,可单独存放半年,阅历证确无保留价值时,再行销毁,以免误毁。

8.3销毁文件必需在指定地点进行,并指派专人监销,严禁将销毁的文件作为它用,或作废纸出售。文件销毁后,监销人应在销毁注册上签字。

9.档案的保管档案保管工作应做到四不:不散(不使档案分散),不乱(不使档案相互混乱),不丢(档案不丢失不泄密),不坏(不使档案遭到损坏)。同时,应做好防火、防潮、防晒、防虫、防损、防盗、防尘工作,以提高档案的平安性,对破损档案应刚好修补。

冶金企业档案工作平安管理制度

1、外单位借阅档案资料需持介绍信,经主管经理批准后,方能查阅.

2、凡公司系统的工作人员,因工作须要借阅档案的,由借阅人向档案员办理借阅手续,填写借阅登记卡,返回档案时,由档案管理人员仔细检查并刚好销帐.

3、借阅档案资料要妥当保管,不得勾划、涂改、圈点、裁剪、损坏,否则取消借阅权.对于将档案丢失者要追究责任.

4、借阅各项档案人员必需遵守保密制度,不得转让他人运用.

5、公司各单位工程技术人员在工作发生变动时,必需由本人向档案室交回借用的全部资料,否则,主管调动部门不予开调令.

6、工作调出,必需将档案、科技书、资料全部交加,外出参与科技性会议带回的资料,一律交档案室存放.

7、经批准查阅的绝密档案,只能在档案室阅文,不得带出室外查阅、翻印和转借.

8、在查阅档案中不得折卷,不得损坏、涂改,因工作须要必需摘抄的,必需抄在保密工作手册上.

9、查阅档案的部门,要刚好将利用效果登记册内.

10、上级部门审查档案资料时，需派车由有关人员和专职档案管理员妥当保管共同到指定部门进行审检，待审查结束后，把档案资料平安归位。

11、档案资料按统一分类大纲进行分类、编目、划定保管期限限、密级。

12、维护国家机密，卷面、封面要留意密级。密级定为三种：（1）绝密（2）机密（3）隐私

13、加强档案的平安管理，档案必需存放在专用的保险柜内严密保管，档案室门窗要坚实，做到平安牢靠。

14、爱护档案库的清洁，常常检查，发觉问题要刚好请示处理。

15、保持好库的温湿度，常常检查调整，按规定填写温湿度记录。

16、案库房是档案保管要害部位，非本室人员一律不得进入。有查阅档案资料的同志请等候调卷，在阅览室查阅。

17、借阅制度，搞好借阅、查阅、入库、发放登记工作。

工贸企业档案管理制度

一、目的

平安生产管理文件运用及档案管理的失控将会给平安生产管理工作带来重大的影响。为加强对档案资料的管理，明确责任部门/人员、流程、形式、权限及各类平安生产档案及保存要求等，确保资料保存的完整性、连续性、真实性和精确性，以便后续借鉴；使档案管理工作进一步规范化、制度化、科学化。

二、适用范围

本制度适用于本公司的平安生产管理文件运用及档案管理。

三、机构与职责

3.1公司设立档案室，隶属于办公室，并设置档案管理员，负责档案资料的归档督促和日常管理工作。公司制定明确的档案管理员岗位职责，档案管理员必需严格履行职责，依据档案的重要性和保密程度分为公司级和部门级，公司级档案应按标准规范进行分类，有规范的档案编号和标签，并建立电子与纸张分类书目。

3.2各部门资料管理：所属各部门必需设兼职的资料管理员，制定明确的资料管理员岗位职责，规范部门档案管理，实行部门档案与公司档案归口管理。档案的借阅和移交、销毁，必需根据公司管理规定执行。

四、档案管理程序

4.1平安生产档案归档范围包括：

（1）平安生产管理委员会人员名单及变动记录，平安标准化体系各类文件。

（2）平安机构设置状况及专职、兼职平安员名单；

（3）特种作业人员操作资格证件及人员名单；

（4）特种设备清单及有关档案资料；

（5）危急源（点）资料及三级危急源（点）管理清单；

（6）作业环境监测资料（地压监测、岩石移动观测、粉尘浓度监测、风速、风量监测、环境监测、噪声测定等）；

（7）职工健康档案及健康监护资料；

（8）职业病人档案及监护资料；

（9）平安生产检查记录及整改状况；

（10）平安例会及平安日、月活动记录。

（11）职工代表大会关于平安生产的提案及整改落实状况；

（12）平安生产事故记录和统计资料；

（13）职工伤亡事故登记表等有关伤亡事故管理的档案资料；

（14）平安生产管理制度及岗位操作规程及作业平安规程，并汇编成册；

（15）平安措施费用的提取和运用状况；

（16）平安教化培训记录；

（17）事故应急救援预案，事故应急救援演练及实施记录；

4.1.1档案质量

4.1.2档案封面应逐项根据规定用碳素钢笔或中性笔书写，字迹要工整，清楚，封面题名应能精确反映出卷内文件材料的内容。

4.1.3档案文件禁止运用铅笔、圆珠笔、复写纸。破损的档案文件要进行修复处理。

4.1.4档案必需遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件材料之间的联系，区分不同的价值，便于保管和利用。

4.1.5档案盒表面为《档案书目》，档案盒内文件没有提名的，由档案人员依据内容拟定标题。

4.1.6档案盒封面应注明立卷人，审核人，立卷时间。

4.2立档

4.2.1档案文件材料根据批复在前，请示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后。

4.2.2跨年度的请示与批复，有批复的在批复年立卷，无批复的放在请示年立卷；跨年度会议文件放在会议开幕年立卷；跨年度的规划放在第一年立卷；跨年度总结放在最终一年立卷。

4.2.3档案文件资料按时间依次排列，收交时公文处理用纸在前，收文在后；内部制发文件，发文正稿在前，依次为公文处理用纸，发文底稿。

4.3归档类别

4.3.1企业平安生产档案整理应依据自身实际状况设立类目。平安生产档案类目设置要层次分明，概念明确，案卷排列应反映本企业平安生产档案的分类体系，便于科学管理与利用。

企业平安生产档案按档案的范围宜设置以下类别：

（一）平安组织

（二）平安规章制度

（三）监督执法检查

（四）平安检查

（五）教化培训

（六）平安投入

（七）工伤保险

（八）职业病防治

（九）劳动防护用品

（十）三同时管理

（十一）平安防护设备管理

（十二）平安用电管理

（十三）特种设备管理

（十四）事故管理

4.3.2特别载体平安生产档案(录像带、照片、磁盘等)可按载体形式、所反映问题或形成时间进行分类编目。

4.3.3特别载体平安生产档案要遵照有关照片、声像、电子档案的标准，按其载体形式分别保存，并注明与相关纸质档案的互见号。

4.4档案编号

4.4.1档案分类各级名称经确定后，应编制《档案登记书目表》，将全部分类各级名称及其代表数字编号，用肯定依次依次排列，以便查阅。

4.4.2档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜随意修改，如确有修改必要，应事先审查探讨，并拟定新旧档案分类编号比照表，以免混淆。

4.4.3公司档案员负责对各部门文件材料的收集、整理，根据《档案登记书目表》条款对号入座，各部门要主动协作公司档案管理工作。

4.5归档及保存年限

4.5.1归档的文件资料，应按自然形成，保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档，在一个卷内要按问题或者文件形成的时间，系统的排列并填写《卷内书目》。

4.5.2归档的同类文件资料在卷内应按保存期限分别装订，保存期限分为定期和永久。企业档案的保管期限定为永久、定期两种，定期一般分为30年、10年。

4.5.2.1永久

平安技术管理制度、方法、总结，自然灾难、生产平安事故抢救、调查、处理文件材料；

4.5.2.230年

平安技术管理规划、安排、通报、会议记录、平安体系建设文件材料等

4.5.2.310年

平安、消防教化、应急演练活动文件材料

4.5.3公司可依据实际状况拟订文件资料保存期限的补充规定。

4.5.4归档的文件资料种类，份数以及每份的页数均应齐全完整，每份文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复，转发文件与原件，多种文字形成的同一文件，均不得分开。

4.5.5按归档要求进行装订、编号、填写卷内书目表。全部档案组成后，要对档案做统一排列并编写档号。

4.6档案日常管理

4.6.1借阅

4.6.1.1借阅手续：

（1）各部门经办人员因业务须要借阅档案时，应由其部门负责人出示书面借阅条向档案员借阅，经办人必需在公司借阅登记表上签字。

（2）档案员接到借阅条，经核查后，取出该项档案，并在借阅登记表上注明借出日期和归还日期，以备刚好催还。

（3）档案归还时，经档案员核查无异后，档案即归入档夹，填写归还日期，在记录上写明已还字样。

4.6.1.2借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、画线和涂改，未经批准不得复印和摘抄档案。