乳业集团公司促销管理手册

年4月19日乳业集团公司促销管理手册文档仅供参考 某乳业集团公司促销管理分册汇编目录一、总则第三页二、促销费用的分类第四页三、各类费用管理制度第五页合同优惠管理办法—第六页关于促销申请变更的管理制度第六页临时促销活动管理办法第七页超出合同优惠的费用申请、处理办法第八页新客户费用管理办法—第十页随车买赠费用管理办法第十一页人员、堆头费用的管理办法第十二页重点客户费用管理办法第十五页学生奶费用管理办法第十五页儿童奶费用管理办法第十五页其它新品费用管理办法第十五页返利第十六页关于买店及陈列买赠的管理办法————第十七页关于促销物料采购的管理办法第十九页四、费用申请、结案流程第二十一页促销费用申请及结案的正常流程:第二十一页促销活动申请流程第二十一页促销结案流程:第二十二页促销申请及结案表的填写:第二十三页申请表的填写第二十三页结案报告的填写:第二十四页申请表的审批程序(细化):第二十五页促销费用报销标准第二十五页发票报销的规定第二十八页发票报销的总体原则第二十八页发票报销的一般性要求第二十八页发票具体内容及相应要求第二十九页关于合同或协议的要求第三十三页报表回传的考核标准第三十四页断货证明第三十五页断货的定义第三十五页调度不予开具的断货证明第三十五页调度室开具断货证明的时间规定第三十五页断货对经销商的补偿第三十五页五、文件处理单及档案管理的规定第三十六页文件处理单管理第三十六页档案管理第三十六页六、促销费监控办法第三十六页七、其它第四十六页附件一:促销活动变更申请表第四十七页附件二:申请与结案样表第四十八页附件三:进销存附表样表第五十页第一部分:总则随着公司规模的不断壮大,投入市场的费用总额也在急剧增加,加强每一项费用使用的管理势在必行。随着产品线的细划、产品结构的丰富,要求费用的使用必须具有很强的针对性。经过对每一项、每一支产品所用费用的分析、指导、管理才能合理的使用费用,基于此,制定本手册诣在于指导大家如何合理规划全年费用;如何合理使用每支单品的费用。让大家清楚知道费用处理的每个流程和依据,减少和避免对费用使用的各种误解。第二部分:各类费用管理办法一、合同优惠的管理办法合同优惠使用总原则:合同优惠以季度和品类为单位控制投入进度:1、季度内能够调整不同月度的投入比例,但季度合同优惠使用不得高于全年合同优惠的30%,季度合同优惠超出30%的,超出部分供方和需方按相应比例承担(见下表)。年终总合同优惠未超、合同任务量完成90%的,客户承担的部分在下一年度的第一季度给予返回。2、季度超支按比例承担后,全年合同优惠总额也超支的按”本项第九条”处理。不再返回季度超支部分,同时承担总费用超支部分。3、有合同优惠投入的月份,当月计划量不得低于当月合同任务的90%。4、合同优惠按品类和单品控制,品类季度合同优惠不得超出品类全年费用的30%;超支按第一条的比例承担;同一品类的不同单品之间允许有50%的调整。5、促销费用的使用:合同中所列合同优惠的使用需方必须经过供方人员来申请,申请有供方相关人员签字生效后方可使用。申请流程符合公司要求。6、促销费用作为市场支持之用,严禁截留。发生截留费用现象,不论数额多少,按财务制度执行外,公司有权利单方解除合同关系7、各市场报销的合同优惠包括协议促销费用和促销品。8、合同优惠不包括人员堆头外的其它活动项目9、年、季合同优惠超额的费用承担比例(表如下:)超额后月品类投入产出比公司承担经销商承担2%以下(含2%)80%20%2%-5%70%30%5%以上(含5%)50%50%10、人员和堆头费用为独立预算项目,见人员、堆头费用管理办法二、关于促销申请变更的管理制度1、变更原则:①在审批总费用的范围内变更活动方式②变更后的促销量不得低于促销申请量③变出的产品以公司货源不足或竞品活动压力相对较弱的品项为主④变入的产品以竞品活力度较大的同品项产品或本月市场重点推动的产品⑤不得转入已有活动力度8%以上的产品⑥活动之前变更申请有效⑦结案时与原附原申请有效⑧如果中心经理临时授权范围内的活动需要变更,同样执行以上原则⑨如果市场需要,变更后的活动能够追加临时授权额度,超出额度的需要销售部长签字确认。⑩授权市场自行设计的活动不在变更范围内。2、变更流程市场申请业务员、经销商签字省经理确认省经理签字中心经理审批3、变更申请(后附)4、考核制度①变更活动违反以上原则中任意一项的,第一次中心经理承担该笔费用千分之五的责任,罚款最高1000元。第二次该笔费用的百分之一,罚款最高元,三次全国通报扣除本月工资一半。②变更促销活动或追加授权内临时费用目的为完成促销目标,公司发现变更活动为报销费用的该笔费用不予处理,同时中心经理本月只发1800元基本生活费,剩余工资全部扣除,年底不再返还。三、临时促销活动管理办法为了对各中心的合同优惠使用进行合理的把握,快速应对市场变化,现将各销售中心临时活动每月的使用额度做如下规定:销售中心中心经理季度授权上限(单位:万元)省经理月授权上限(单位:万元)西南销售中心季度计划销售额的0.5%西北销售中心季度计划销售额的0.5%鲁豫皖销售中心季度计划销售额的0.5%华中销售中心季度计划销售额的0.5%华南销售中心季度计划销售额的0.5%江浙沪销售中心季度计划销售额的0.5%华北销售中心季度计划销售额的0.5%东北销售中心季度计划销售额的0.5%备注:①季度自控上限指每季度临时促销费用最多不能超过的界限,月度投入在季度总范围内能够调整。超出该范围必须执行由销售总监批准。②超出该标准又未上报的超额费用,对中心经理执行超额部分的千分之一的连带考核(负激励),同时发生的费用公司不与承担四、超出合同优惠的费用申请、处理方法1、使用原则:①合同优惠超支部分必须按公司规定的比例承担,并必须在汇总表中体现承担比例(单月投入产出比指单月品类累计投入产出比,不能够以单项投入产出计算)。附:全年合同优惠已经用完,按单月投入产出承担费用表超出合同优惠后单月总的投入产出公司承担经销商承担2%以下80%20%2%—5%70%30%5%以上50%50%备注:以上超出部分百分比指超出合同优惠的市场当月品类综合投入产出比②公司、客户必须按规定比例共同足额投入到市场。③销量必须按公司相关要求增长④必须是上年度财务审计无费用截留现象的市场⑤全年超出合同优惠总额1.1倍以内的,按比例承担的同时执行中心申报流程;合同优惠超出全年总额1.1-1.3倍的客户必须以中心为单位汇总报销售总监审批,在未超支的客户汇总表里不再出现超支客户。⑥合同优惠使用完(包括1.1倍)的衡量标准:实际处理费用+未处理费用+计划费用=全年合同优惠⑦按单体市场控制,每个单体市场全年总费用不允许超过全年合同优惠的1.3倍,超出1.3倍的客户,不在汇总表中申请费用,需单独向销售总监申请费用。⑧申报日期和结案方式与合同优惠时间、方式一致。⑨中心必须按每月上报合同优惠使用超额的客户名单,要求对超支客户全区公布,并报公司相关领导。2、操作流程:市场省经理中心经理销售总监市场省经理中心经理销售总监合同优惠在1.1—1.3倍内的费用合同优惠1.1倍以内的费用3、考核:①超出合同优惠部分未在汇总表中体现承担方式的,对中心经理负激励200元/市场,考核不封顶。②在执行过程中未按规定比例投入,对中心经理负激励500元/次;对客户该月投入的所有费用不予处理,同时超出合同优惠的费用不再批复。如果情节严重,公司单方考虑更换经销权。③财务审计体现上年度有截留费用情况的市场公司不允许超合同优惠使用。④中心未按要求分类别汇总,对中心经理负激励100元/客户,考核不封顶。⑤合同优惠超支1.1倍以上使用,销量按公司要求增长,年底未完成合同任务量90%,对中心经理负激励500元/市场,对客户从下年度一季度处理的费用中扣除超支总投入的20%。销量严重下滑考虑经销权问题。五、新客户费用管理办法1、投入原则:①新任经销商必须有试销协议。协议中必须体现双方根据市场情况达成的”目标分解表”。目标分解表试销期间销量目标铺市目标品项进货目标形象建设目标第一个月第二个月第三个月合计②试销期间公司与客户必须共同投入,公司投入客户未投,公司投入部分的不予处理③新市场合同优惠不得高于年度购销合同规定的比例,客户投入为公司投入的20%。④投入费用不得做终端买赠,必须用于铺市、品项进货、终端形象、人员等市场基础建设。2、费用报销规定①违反投入原则的费用公司不予处理②所有目标量达成90%以上(含90%)的,公司投入部分100%处理,完成70%—90%公司投入部分处理60%,70%以下不予处理。③根据当月目标达成情况,公司投入部分按本项第二条费用处理比例的规定费用全额处理,不再考核下月销量。目标销量执行公司统一的进销存报表中实际销量④超出公司投入比例部分必须由销售部部长签字确认六、随车买赠管理办法1、原则:①所有随车带赠品的买赠活动必须执行公司申请、结案流程。由于该笔费用投入是合同优惠以外的费用,是公司协助客户维护市场的追加投入,因此对当月进货量及实际销量同时进行考核(当月进货量指从公司的实际拉货量,以调度室数据为依据;实际销量指市场实际销量,以进销存报表为依据)。②达标标准:完成进货量和市场销量双标准。③未达标考核标准:按公司对合同优惠完成比例标准报销。④考核数字依据:从进货量和实销量中选择完成比例较低的一项进行考核。⑤因分仓原因造成的爆仓,由分仓与销售中心协商解决,销售部不承担此部分费用。2、考核标准①所有随车带赠品买赠活动必须按公司要求在市场上100%执行到位。如果公司②各级领导在走访市场、巡查检查市场时发现没有按公司投入力度和要求执行,对经销商和公司人员做如下处罚规定:对经销商:考核额度可在财务制度的基础上增加至10倍,或对当月的全部促销费用不与处理;对公司人员:省经理及业务员直接解聘,中心经理降为试用。七、人员、堆头费用的管理办法为了促进促销人员及时维护堆头、陈列,使我们的形象真正符合第一品牌的标准,现对人员、堆头费用的使用做如下规定。1、人员、堆头费用的使用原则:①人员、堆头费用全部授权到中心,各市场按需求以正常的费用申请流程申请、中心批复②费用由经销商垫付,结案按公司规定的流程结案。结案执行形象和销量双标准考核。③形象标准执行市场部的陈列手册和公司的临时要求,临时要求比如三角牌,活动期间的DM单。考核依据:市场部、中心巡查汇总报表,结案时必须附带的照片显示。④销量目标为公司品类回复总量,实际完成量按进销存报表的实销量。比如白奶类的堆头考核白奶品类总的回复量。品类的划分如下:●白奶类:白奶、功能奶●高端奶类:特伦苏及延伸产品●乳饮料类:酸酸乳及其它乳饮料●花色奶类:早餐奶及其它花色奶类⑤不论是公司支持费用的堆头还是经销商承担费用堆头必须符合公司要求,以便树立公司的统一形象。2、考核标准:①公司承担费用的堆头:形象符合公司要求后按现行销量考核制度结案。堆头形象有下列情形之一的,属于基本的形象不合格,该堆头费用不予处理,同时该店的人费用公司只承担50%.●无堆围或堆围过期或堆围与产品不符●无价格牌●不同品类的产品混放●公司的堆位摆放其它公司产品●活动期间无告知或告知不规范或告知不明显●无三角牌(不允许摆放的必须在照片说明,同时告知店名)②客户承担费用的堆头:客户承担费用的堆头出现以上基本情况不符的,限一各月内整改,一个月整改达到陈列手册标准的,费用公司承担。未整改的该市场所有堆头费用不予处理,同时公司有权利单方面解除合同。③出现虚报人员、堆头费用:被查出一次,当月人员堆头费用不予处理④对公司人员的考核:不论公司承担费用还是客户承担费用,对城市经理、省经理、中心经理分别负激励100元/店、50元/店、30元/店。出现虚报现象,城市经理试用、省经理、中心经理分别负激励500元、1000元。八、重点客户(KA+6)费用使用办法1、重点客户使用范围:重点客户规定的店内形象、活动所用费用2、申请、结案使用公司统一表格、在月汇总表中体现九、学生奶费用管理办法1、费用使用原则:①学生奶费用属于合同优惠的一部分,使用原则除以下条款外与合同优惠相同。②学生奶费用的使用不需要单独申请,申请、结案时间于合同优惠的相同。③学生奶费用的使用必须在申请中表明计入类别,未表明类别的视为合同优惠的使用。④学生费用投入范围:有关学生奶推广的所有活动。十、儿童奶费用管理办法1、费用使用原则:①儿童奶为公司独立的客户,费用使用原则执行合同优惠使用原则和费用处理流程②执行:目标量达成80%以上(含80%)的,公司投入部分100%处理,完成60%—80%公司投入部分处理60%,60%以下不予处理。十一、其它新品费用管理办法①其它新品为公司独立的客户,费用使用原则执行合同优惠使用原则和费用处理流程②不是独立客户的,费用属于合同优惠的一部分。参照合同优惠的费用使用十二、返利1、返利的一般内容①返利是供方对需方完成任务的一种奖励,返利为年销售额的3‰②需方享受返利的条件1)、完全执行公司的促销政策,没有截留促销费用现象2)、执行公司形象、铺市、铺货要求3)、在公司规定的价格、经营区域内按公司要求执行。4)、年任务完成90%以上,季度任务完成80%以上2、返利的计算方法:①每月的实销量既算销量也算返利;②广促补货和工资补货只计算销量完成比例但不计算返利金额;③其它形式的补货均不计算销量也不算返利金额;④断货不算销量,每年年底的延后发货均记入第二年的销量,在本年度既不算销量也不算返利,以后每年顺延。⑤计算返利的销售额以每年的1月1日—12月31日止所有按实际销售额为计算基础,所有的断货及其延后发货均不考虑。⑥全年返利=(本年度按正常应恢复的销售额—年末应收帐款)×返利比率,返利的数据来源:按实际发货量正常恢复销售的日期查询(即查询实际累加数据库)。3、备注事项:①截止年度末最后一日止的所有应收款包括在途资金、允许赊销办理的商业承兑汇票及12月末欠款从销售额中扣除。②在本年度计算返利的销售额不得在下年度重复计算返利。③前80名客户为季度返利,如中途退出,不经营必须将返利补回,如年底没有完成全年购销合同任务量的90%,前期返给客户的返利将在年底扣回。④销量必须达到合同任务量的90%,年度返利比率为千分之三。4、以下客户没有享受返利的权利:①财务审计或营销部门检查有截留促销费用的事实。②供方市场部巡查形象、铺市、铺货三项综合排名后20名内的③任务完成率在公司规定标准以下的④经营期间有砸价或窜货现象的⑤合作期间终止合作的5、排名前80名客户返利按季度兑现,其它客户按年度兑现返利十三、关于买断店及陈列面的管理办法由于市场竞争的加剧,渠道垄断(即售点经营权买断及陈列面买断)、激励成为各厂商的重要竞争手段之一,为规范公司在该方面的费用投入,特制定相关管理办法,并在各市场执行:1、总原则:①售点及形象的买断费用原则上公司不予承担。②由于竞争激烈,投入费用较大,客户无法承担的需要提前一个月申请,申请由销售总监批准后方可执行。③申请流程:省经理省经理中心经理销售总监申请批复意见回复批复意见回复回复经销商城市经理2、申请格式公司统一的促销费用申请表,附买断售店及陈列面明细表。3、费用支付方式①客户/分公司100%垫付,公司按月销量达成情况予以报销,报销方法执行公司其它费用的报销方法。②所有买断的售点/陈列面,必须按日报每个店的进销存情况。结案依据为单店的进销存或买断店的总量。(流程:市场单店进销存报销售中心汇总总部)③单店月促销目标量达成70%以下的或连续二个月销量目标达成85%以下的,公司将停止报销费用,剩余费用由经销商/分公司自行承担。4、考核①所有买断的店必须是100%买断,已买断的售店,如发现有竞品陈列销售的,所有发生的费用公司不予处理,对中心经理、省经理、业务员分别连带买店总费用的5%、2%、1%。②如果购买的是单店的陈列面,该店的陈列面必须为该店最好的位置,陈列面面积必须是竞品的2倍,陈列面低于竞品2倍的,单点费用不予处理,中心经理、省经理、业务员分别按10、15、20元/店考核。③100%经营权买断的售店,单店销量增长率最低为35%,买陈列面的售店,单点销量的增长率最低为15%,低于规定增长率的,该店费用不予报销,中心经理、省经理、业务员分别按每少增长1%连带20元进行考核,此考核无上限。④费用处理时必须附协议复印件、产品陈列照片、进销存手工报表,不符合以上标准的,费用不予处理。十四、关于促销物料采购的管理办法为了规范和统一中心及市场自行采购促销物料的流程,现对除市场部、销售部统一制作的促销物料外,其它由中心或市场制作采购的促销物料做如下规定:1、制度涉及的范围:①除市场部、销售部统一制作采购的促销物料外,其它由中心、市场自行制作的所有促销物料,包括形象店、店招的制作;②采购制作费用由X公司承担的。2、制作原则:①中心制作物料总价在8万元(含8万元)以上的、市场制作物料在3万元(含3万元)以上的必须以招标形式采购制作;②中心制作在8万元以下、市场自行制作在3万元以下的不需要招标,但必须附有两家以上同类产品的价格对比表(包括供应商公司名称、联系电话),并由供应商负责人签字;③中心需要招标制作的物料,发标数量不得低于6家,竞标企业不得低于3家,且必须有中心经理或中心副经理参与,同时必须有本区域内至少2位客户作为督查委员参与竞标(招标评委+督查委员至少5人);④市场需要招标制作的物料,发标数量不得低于5家,竞标企业不得低于3家,同时必须有当地X公司一级客户、省经理作为督查委员参与竞标,如省经理不能参与竞标的,必须有行销推广专员监督竞标;⑤招标程序必须符合法律法规,符合公司招标制度;⑥所有竞标资料必须在招标结束后一周内寄至销售中心,留中心备档,以备公司检查;⑦竞标结果必须于招标当日现场公布。⑧以市场为单位采购的物料结案时必须附竞标结果。中心统一采购的在付款结帐时必须将发票和竞标结果同时报财务。3、采购流程:接到采购通知制作标书发标竞标竞标结果公布资料存档4、考核流程:①属于招标范围内而未经过招标而采购的物料所发生的费用,公司不予付款,同时对中心经理按物料总价的1%进行考核;②市场需要招标时,通知客户后,如该客户未参与竞标监督,经公司检查发现费用明显偏高的,客户垫付的资金公司不予报销;③城市经理,省经理违反法律法规,或公司招标制度的作解聘处理,情节严重的移交司法部门处理,中心经理按由此造成的损失的1%进行连带考核。结案、付款时未按公司要求提供附件的,费用不予处理。第三部分、关于费用申请、结案流程一、促销费用申请及结案的流程:所有的促销活动必须先批准后开展,促销费用专员如发现没有经过批准的促销申请将不予处理此笔费用。1、促销活动申请流程经销商申请经销商申请业务代表、省经理销售部销售中心审核审核审批业务代表、省经理销售部销售中心审核审核审批常温副总回复F回复回复回复常温副总回复F回复回复回复申请分公司申请分公司 ①经销商或分公司和业务代表在每月1-2日将次月固定活动促销申请(临时申请在活动前7日)呈交省经理。省经理在收到促销申请的3日(临时申请在活动前6日)内对申请进行初审并上报中心促销费用专员。②各销售中心促销费用专员将中心经理审批的促销计划申请汇总后报中心经理审核,由中心经理审核后在每月12日报送销售部促销费用专员处。临时申请于③每月18号汇总报销售部促销费用专员处。(注:做申请时,中心财务要事前控制,审核投入产出比,及根据费用处理情况,提出合理化建议,及时给中心经理提供费用预警表及投入产出比表。)④销售部促销专员将各中心的活动汇总后,报销售部第一负责人及常温副总的签字,审批。⑤销售部将经过常温副总审批后的促销计划申请表在每月26日前回复中心经理,并报财务备案。临时申请在批准后次日回复。⑥销售中心将审批后的促销计划申请表在收到的当日回复省经理。临时申请同上。⑦省经理将审批后的促销计划申请表在收到的当日送交经销商或分公司。临时申请同上。⑧经销商或分公司根据审批后的促销计划申请表或临时申请展开促销活动,业务代表、经销商(分公司)有义务监督市场按照批准的促销计划执行促销活动,如未执行或未按照批准的促销计划执行,违反规定的将按照<促销费监控管理办法>的相关要求处理。2、促销结案流程:6回复并补货6回复并补货1结案报告 1结案报告3复审结案4审批销售中心经销商 3复审结案4审批销售中心经销商中心财务及财务部(报销补货中心财务及财务部(报销补货)业务代表2初审省经理5回复分公司5回复分公司1结案报告1结案报告6回复并补货6回复并补货①经销商或分公司待促销活动结束4日后,将有关资料进行整理后填写结案报告及进销存结案附表送交业务代表处。②业务代表在收到结案报告及进销存结案附表的2天内进行初审后上报省经理。省经理对其在1日内进行复审后上报销售中心的促销专员处。促销专员在收到全部结案资料的一个月内整理并出具文件处理单。(即服务承诺书规定的时间整理并出具文件处理单)。③销售中心对文件处理单填写并由销售中心第一负责人审批后由促销专员转到中心财务审核。④促销专员将复审后的文件处理单进行报销或补货处理,报销的交给财务部往来会计处理,补货的录入ERP系统由销售部调度室进行补货处理。●促销专员在1个工作日内,将经过财务促销会计审核后的文件处理单回复经销商。●补货完毕后,促销专员将已补货文件处理单单号及补货明细表返给中心会计,同时将已补货明细表以传真形式回复经销商或(分公司)经理。●如果经销商(分公司)对出具的文件处理单有疑义,请在收到文件处理单的3日内向出单人咨询反馈,如三日内经销商(分公司)不做反馈,将视为同意,不再做修改处理。二、促销申请及结案表的填写:(样表见附件一)1、申请表需填写的内容:①各市场根据不同活动形式填写活动申请表。②表中内容必须填写完整,其中包括:销售中心、省区、地区(含经销商名称)、申请日期、促销活动名称、本次活动预计费用、费用申请类型(正常或临时)、本次销量目标、下月考核销量目标、活动起止时间。费用明细表、费用分摊(在促销申请表中要明确标明经销商费用的分摊比例及公司应负担的比例)、费用计入项目。③在书写买赠产品时必须列明所买赠产品的品种、数量、赠品金额,买赠的产品均按含赠品计算费用。如果既有考核全品的费用同时包括单品买赠的费用必须分别列示全品的预计销量和单品的预计销量。单品必须分品种进行考核,按相应的报销比例处理费用。④如为刮卡买赠必须出具刮卡买赠明细表,表中将卡值中包含的产品数量、中奖比率、已中奖件数详细填列。A、B类客户的刮卡买赠明细表需推广专员、大区经理、业务员、经销商同时签字确认,C、D类客户的刮卡买赠明细表需大区经理、业务员、经销商签字确认。同时对于非本公司产品的大额买赠,必须将一等奖、二等奖、三等奖的卡片一并寄回,以备核查。⑤申请上必须有经销商、业务员、省经理及中心经理的签字确认。2、结案报告的填写:①促销活动结束后,经销商需在活动结束的4天内将结案报告填写完毕。计划费用明细必须按照申请中的促销费填写,实际费用明细对照实际发生额填写。如既有全品的买赠又有单品买赠的活动,必须分开填列,单品如未完成销量,按相应的比例计算费用。计算实际达成目标、实际促销费用、计划投入产出比、实际投入产出比等。②由业务员填写促销效果评估和建议,经销商签字、区域经理审核。如未完成计划销量,应进行分析,将结案报告转到销售中心。③品种的促销产品须分品种考核并计算促销费用,如果存在延后发货以及断货的现象,必须单独在备注中列示并附注说明以供有关人员核查。④结案上必须有经销商、业务员、省经理及中心经理的签字确认。3、申请的审批(细化)销售部将各中心上报的申请汇总、审批后在每月26日回复给各个区域经理,由各个区域经理在收到汇总批复的当日下发到业务员处,业务员在收到当日将审批后的促销申请表送交分公司或经销商,分公司或经销商根据审批后的促销申请表展开促销活动。三、促销费用报销1、报销数字依据:单品结案只考核促销量,不考虑回复量实际销量为进销存数据库中各市场实际出库量2、合同优惠报销将按以下流程考核:①需方在促销活动结束7天内将费用处理所需的符合公司规定的支持性文件提供给供方费用处理部门(销售中心),供方按公司制度将该次活动的费用在当月处理完毕,对于逾期提交的报结案报告或不合格结案报告、支持性文件,供方有权不予处理。②合同优惠报销标准如下:总原则:实际费用最大为计划费用,超出计划的费用由经销商自已承担,买赠费用投入如超过申请金额,最多处理申请买赠费用的110%。另在销量考核时,全品活动能够考核公司的回复量,单品活动只有目标量考核,不考核回复量。可是,在单品活法动时,公司的回复量小于目标量85%时,经销商或分公司必须调整促销活动的销量目标和活动形式,经销售中心经理批准后,促销活动开始前在销售部与财务部备案,否则按原目标量进行销量考核。前提1:市场实际销量≥目标销售量。实际促销费用≤计划促销费用,按实际促销费报销。实际促销费用＞计划促销费用,则分以下二种情况:属于买赠的费用按实际销量对应买赠的比例给予报销,但最大报销买赠金额不得超出计划买赠金额的110%。属于买赠以外的其它费用按费用报销的”总原则”执行。前提2:市场全品实际销量＜全品目标销售量。公司回复量≥目标销售量,由于经销商销量未完成,则按实际促销费用和计划促销费用孰低的原则按比例报销。公司回复量＜目标销全品售量,则按公司回复量作为目标销售量的考核基数。以分为以下二种情况:实际销售量≥公司回复量,按实际与计划孰低原则报销。实际全品销售量＜公司回复全量,则按完成回复量的对应比例考核。同时按以上原则报销。前提3:单品实际销量<单品目标销量只考核目标销量,不考核回复量。按相应报销比例报销费用。3、销量完成报销比例的标准:①每月销量完成100%以上(包括100%),全额报销对应促销费用。②每月销量完成100%-90%(包括90%),报销对应促销费用的90%。③每月销量完成90%-80%(包括80%),报销对应促销费用的70%。④每月销量完成80%-70%(包括70%),报销对应促销费用的50%。⑤每月销量完成70%以下,对应促销费用不予报销。4、根据促销的投入确定的报销比例:①费用在１万元-５万元(包括５万元),当月报销促销费用的60％,考核下月销量后报销剩余40％费用。②费用在５万元-８万元(包括8万元),本月报销促销费用的70％,考核下月销量后报销剩余30％的费用。③在８万元以上,本月报销促销费用的80％,考核下月销量后报销剩余20％费用。四、发票报销的规定1、发票报销的总体原则①费用类(除购买商品类的业务)开具地税发票,购买商品类发票开具国税增值税发票,所有发票内容必须是促销活动的真实反映(但不得含促销或促销品等字样劳保费、邮寄费、办公司费等不得报销)。②审核发票的真实合规性:单位(或付款人)为内蒙古X乳业(集团)股份有限公司;公司名称不可漏字,否则不予报销;日期必须为当期最近二个月之内。③费用处理在哪年就算做哪年的合同优惠,并占用处理年度的预算。2、发票报销的一般性要求:①内容填写完整,包括数量、金额、开票人、收款人签字等;金额大小写一致,大写金额的零必须为”零”不能有”另”或”X”等符号或划线代替。发票须复写,机打发票除外;如为剪贴式发票,注意剪贴金额是否正确,且必须保留所在位数字样(如:是万元版的发票,所报金额是4000元,那么发票剪切后应为万元、肆仟元、佰元、十元,而不是只有肆仟元字样)剪切不合规的发票不予报销;②开票单位盖章是发票专用章或财务专用章;发票上的收款单位或收款人名称必须与发票上的财务章相符。③发票不得有任何涂改,如有涂改需在涂改处补盖发票章或财务章,否则视同无效发票对待;④对于经营范围与报销内容可能不相符的发票需附开具单位营业执照副件.如”XX贸易公司”开具广告费用发票,同需其营业执照中经营范围中有该项内容;⑤如为税务局代开的发票,需另在发票正面加盖相关协议单位的章(只限其中一家盖章),不符合以上要求的视同发票不合格并不能用发票报销该笔费用。3、发票具体内容及相应要求①广告费报销此类费用时,需附带发票及相关协议。车体广告、报纸广告、网络广告、广播广告、DM广告、电子显示屏广告等必须为广告业专业发票或地税服务业发票且必须附有广告合同,合同制作、发布单位必须与发票开具单位相同。②劳务费报销此类费用时,需附带发票及相关工资表。工资等劳务费发票必须为服务业发票或劳务费发票,不得用商业销售(国税)类发票开具劳务费,且无论报销与否都必须需附有工资表原件,由经销商及业务代表签字确认并加盖经销商财务专用章视为有效,工资表需由领工资人用黑色中性笔签字确认,而且工资表中不得有任何形式的涂改现象出现。当以劳务费形式报销工资费用时,工资表的允许扣税标准统一规定为800元,税款由X代扣后统一交纳,不得在当地缴纳。补货或用其它发票代替的能够按照当地的扣税标准扣除个人所得税。超出800元扣税标准报销的公司不论发票合规与否统一做补货处理或重新制作工资表。国家统一扣税标准:如工资超过800元部分,大于等于1元且小于等于500元,扣除超出部分的5%税金;如工资超过800元部分,大于500元且小于等于元,扣除超出部分的10%-25元税金;③堆头费、陈列费、试饮费报销此类费用时,需附带发票、照片及相关协议。发票能够是地税的服务业发票,也能够是国税的商品销售统一发票,项目需填写堆头、陈列和场地租赁费等费用。堆头费无论金额大小必须附堆头协议及协议汇总表,堆头协议必须是原件,协议中要有明确的陈列时间、地点、金额、双方负责人签字、并加盖经销商和商超的合同专用章或公司公章(其它章无效);协议涂改处如无双方签章确认的视为无效,费用按照孰低的原则处理,一次签订多月协议的,第一次处理需要原件,以后月份处理时必须附带复印件。堆头、陈列超过500元以上(含500元)必须有相关影像资料,影像资料必须以光盘或相片的形式体现。堆头、陈列影像资料如以光盘形式体现的必须以卖场为单位将其装订成册,并在影像资料上写清堆头位置、堆头面积及摆放此堆头所花的费用。如以相片形式体现的,要将市场上的相片(必须有拍摄日期)及协议后附在文件处理单后。试饮活动无论金额大小需附相片。④物耗、促销品报销此类费用时,需附带发票及相关协议。单价200元(含200元)以上的或总金额元(含元)以上的必须为国税增值税专用发票,如伞、杯、广告画等促销品发票。增值税发票的抵扣期为90天,故必须在到期前1个月将发票转到促销专员手中。发票需填全品名、数量、单价、金额,仅可开具内容为纸杯、胶带、宣传折页等属于X公司在销售过程中实际消耗的物耗。在开展促销活动时使用的促销物料,如手提袋等,能够不需扣除个人所得税,按照发票金额报销。可是报销内容不可填为办公用品、劳保用品、家用电器等非促销品和给消费者个人能够使有的物品,否则按照促销品的相关活动扣除20%的个人所得税。⑤路演费用:报销此类费用时,需附带发票、资料及相关协议、明细。路演必须有影像资料,影像资料能够以光盘的形式体现,也能够相片形式体现,光盘必须按演出场次先后顺序装订成册,并在每场演出光盘上需写清演出地址、电话、演出双方公司的名称。路演必须有演出双方签定的合同,在合同中或合同附件中必须列明演出时间、演出场次、演出地点、演出所需费用及所需费用的明细、演员人数、及双方确认的补充规定,且合同或合同附件必须有双方经办人签字及双方公司的公章(发票专用章或财务章即可)方为有效⑥检验费用报销此类费用时,需附带发票及相关检验报告。包括质量检验、卫生检验,应由具有检验职能的部门开具行政事业收据或发票,并附检验报告。注意:付款单位必须为内蒙古X乳业(集团)股份有限公司,同时收据上的财务章必须与检验报告出具单位相同。⑦店招制作、策划费、活动费报销此类费用时,需附带发票及相关协议、明细。发票应为地税服务业发票,也可是广告公司、装璜公司开具的发票,需附制作合同。如开具的是国税发票必须附对方的营业执照,只要能证明开具的发票在对方的经营范围内即可。⑧刮奖费用如为刮卡买赠必须出具刮卡买赠明细表,表中将卡值中包含的产品数量、中奖比率、已中奖件数详细填列。A、B类客户的刮卡买赠明细表需大区经理、业务员、经销商同时签字确认,C、D类客户的刮卡买赠明细表需大区经理、业务员、经销商签字确认。同时对于非本公司产品的大额买赠,必须将一等奖、二等奖、三等奖的卡片一并寄回,以备核查。⑨试饮费用报销此类费用时,需附带试饮人员工资表及试饮明细表。五、关于合同或协议的要求1、堆头协议要有甲乙双方的签字盖章、联系电话、协议期间及协议金额签订多份协议的,第一次处理需要原件,以后月份能够用复印件。2、邮寄发票和协议以前,堆头陈列费无论金额大小必须附堆头汇总表(汇总表上要有业务代表经销商签字)3、小店无公章,处理办法如下:需有商超的经理或具体办事人员或小店负责人的在协议上签字,并留签字人的电话号码。六、报表回传考核标准1、经销商在活动结束后,应在活动结束后4日内填写完毕结案报告,并按要求经相关人员签字审批完毕,7日内将所有报销单据、促销申请、结案报告及时寄回促销专员处(或以传真方式)。经销商不按时回传<促销申请表>的,促销申请不予审批;晚回传<促销结案报告>一周之内的,结案费用扣除本次活动应报费用的10%;晚回传在一周以上,两周之内的,结案费用扣除本次活动应报费用的30%;晚回传两周以上的,结案费用扣除本次活动应报费用的50%;晚回传超过1个月的,本次费用不予报销。2、票据不合格的,一周之内予与更换(以当地邮戳为准),一周以内没更换的,该发票费用不予处理。3、堆头、人员、协议的发票应于每月10日之前寄回(以当地邮戳为准),未按时寄回的,晚回传一周之内的,扣除本次结案费用的30%,晚回传在一周以上,两周之内的,扣除本次结案费用的50%,晚回传两周以上的,本次费用不予报销按以上三条之规定,回传资料超过时间要求的,销售部将不再处理此部分费用,4、销售中心经理没有此部分费用批准处理的权限。如确有特殊情况,分公司、经销售必须以书面形式打出申请,之后经省经理签字,中心经理签字后报销售部促销经理、财务中心销售服务部长批准后方可处理。七、断货证明:1、断货定义:全部符合以下条款的属于断货:①从断货之日起计算:利乐枕提前7天,利乐包提前25天调度室收到要货单的(以上规定7天和25天指最长在途时间,根据市场与发货地的距离,按实际情况考虑)②账面金额能够满足要货量的③公司未按规定时间发货的2、以下情况调度室不予开据断货证明:①正常审批的促销活动:按调度室制度要求没有要货排期表的客户。②临时促销活动:未在活动前10个工作日与调度室沟通的,或沟通后无排期的。3、调度室开具时间规定:各市场根据以上情况出具断货申请,要货单、要货时间、要货量、账面金额或与调度沟通确认提供要货排期表。中心根据以上条款初审是否符合断货条件,符合条款的24小时传调度室,调度室3个工作日给予回复。4、断货对经销商的补偿①处理费用依据为进销存数据库的实销量②调度开具的断货只证明该期间公司未能正常发货。而断货的数量确认为:断货数量=断货天数*断货前5天平均销量③断货数量递减任务目标量,不能加到当月销量中。④计算公式:断货后的目标量=计划促销量-断货量⑤断货后的目标费用=断货后目标量/计划促销量*计划费用八、文件处理单及档案管理的规定1、文件处理单管理①为了方便档案管理、减少浪费,文件处理单实行四联制,第一联为促销专员备案(此联颜色为白色)、第二联为财务备案(此联颜色为浅蓝色)、第三联为销售统计(此联颜色为浅粉色)、第四联为财务返单(此联颜色为浅黄色)。②文件处理单应按费用处理方法填写准确,原则上不允许涂改。③每份文件处理单必须有单一的归档编号,并有中心经理,中心会计,促销费用专员的签字。九、档案管理:1、由促销专员将文件处理单第一联分客户按归档编号归档,其它资料按月按归档编号顺序保存。2、文件处理单第二联由中心财务保存。3、各月已补货明细表在回复经销商后由促销费用专员按月按客户存档。十、促销费的监控办法为深化促销费用的监控,使促销费合理有效的使用,确保公司及经销商的利益,特制定本制度。1、促销费处理的原则此原则是建立在完成考核销量的前提下,未完成考核销量的按照相应比例处理。不考核销量的费用直接按照以下原则执行。公司给予处理的费用都是真实发生的。②除买赠外所有的费用在计划内的据实处理,超出计划的按照计划金额处理。③买赠:当实际费用未超出计划的,按照实际费用处理;当实际销量超出计划销量时,超出比例未超过110％时,按照超出的比例处理;当实际销量超出计划销量时,超出比例超过110％时,按照计划金额的110％处理。(经过特殊批准的除外)促销品的申购是建立在合理使用的前提下,即不得出现申购后使用不当或未达到规定使用比例的情况。促销品申购到市场后必须在活动期内均匀使用,常规物料不得积压,如发现物料积压将按照本制度进行考核。2、公司检查促销费的相关权利为了保证促销费用合理有效的使用,同时协助经销商加强对促销物料的管理及规范促销费的使用,财务将依据促销费相关制度的规定对促销费的使用情况、促销品的投放比例和使用效果等进行检查。①公司有权对经销商或分公司促销费的使用情况进行调查,经销商或分公司必须建立相关的费用、往来、库存商品、促销品等财务账簿以完整反映促销费的支出过程和促销品的发放情况,并对这些账簿及资料保存一年以上,且不得阻挠公司审计人员的调查,即公司审计人员有权对经销商或分公司的相关费用、往来、库存商品等财务账薄及相关资料进行检查;②有业务服务中心的地区需要中心会计在与促销费相关资料上签字确认,分公司的与促销费相关资料需要分公司财务主管的签字确认,如工资表、堆头汇总表、报销的发票等;③公司有权对经销商或分公司的库存商品和促销品进行监控,日常的检查归销售部管理,财务部有权盘点库存、检查台帐及出入库单据并到发放现场或使用现场进行调查等;④公司有权根据堆头协议或相关合同到相关的商超或签订合同的单位进行调查或进行其它方面的调查;⑤公司有权根据经销商或分公司的买赠费用申请或结案情况对其分销商和商超等客户进行调查;⑥公司有权按照工资表上的内容到员工的工作地点、经销商处或与员工本人以查账、翻阅档案、询问等形式核实工资发放的真实性,所核查人员中存在实际领取金额与工资表金额不符的情况,则此笔费用按虚报处理。⑦审计人员采取检查相关的账簿、实地调查、电话联系等形式取得的审计证据需经销商签署意见。3、对经销商或分公司促销费监控的具体办法对买赠的管理要求①对于某一期间的买赠活动,如果在活动终止日,经销商仍有该买赠品种的库存(包括在途),该库存及在途商品一定要和下一期间该单品的买赠活动形式相符,如果不符,则视同未执行买赠政策,相关费用不予处理。②经销商要按照批复的申请开展买赠活动,如果实行分销的地区,总经销商也要监督分销商的买赠活动,否则由于分销商执行的不到位,本部也要对经销商进行考核。③销售部负责对当月的买赠活动的执行情况进行日常的监督,业务员对实际的活动及效果进行评估。④经销商要严格控制每次促销活动结束后的库存商品的结存量(本次活动结束后的库存商品量和在途商品量的合计数量不得超过活动期间销量目标的五分之一)。⑤经销商对某一期间的促销活动形式不得随意更改,如果进行特价销售,所执行特价必须与按照正常买赠折算后的价格相符,而且必须有销售中心经理的书面批准文件方可执行,否则按未执行总部买赠政策处理(该单品买赠费用不予处理);⑥如果经销商确需更改买赠活动的内容(如存在某一单品更改后的买赠力度既有大于公司买赠力度的部分又有小于公司买赠力度的部分;或存在某一单品更改后的买赠力度小于公司买赠力度,但经销商对未申请买赠的商品自己作了买赠活动,用于弥补小于公司的买赠力度),必须由销售中心经理、销售部部长的书面批准文件方可执行,否则按未执行总部买赠政策处理(该单品买赠费用不予处理)。⑦各经销商、分公司必须建立正常供货的价格体系表,而且正常供货价格、执行特价销售在变价时要有经第一负责人签字的变价通知。4、对堆头陈列的管理要求①经销商在处理堆头、陈列费用时必须要有堆头陈列协议,而且在协议上标明店名、地址、联系方式、堆头面积数量、大小写金额、陈列期间和联系人等。②原则上协议上必须要有双方的公章或合同章,如果CD类店没有则需要店主签字,在向本部报销时出具协议汇总表,此表要有经销商、业务代表、大区经理的签字确认。汇总表样如下:堆头、陈列汇总表时间:〔〕年〔〕月陈列时间店名地址联系方式联系人金额经销商:大区经理:业务代表:制表人:3、各经销商必须将交款时取得对方的收款凭据和堆头资料一起保存(至少保存1年),如保存不完整的按其报销当月堆头陈列费用的50％考核,考核款项在次月的文件处理中直接予以扣除。4、经销商和分公司在发放陈列奖(专指发产品)时,必须有相应的出库记录,没有相应的出库记录,视同该陈列奖未发放,相应的费用不予处理;即使有相应的出库记录,但在财务巡查检查终端客户时,发现有5%的客户所收陈列奖品数量与陈列奖发放明细表不符的,则视同经销商对陈列奖的发放监控不到位,相应的费用不予处理。(出库记录上必须有领取人的姓名、联系电话、身份证号码、所在岗位而且要有领取人的身份证复印件);陈列奖发放完毕后,必须有终端客户的签字确认。十一、促销物料、促销品的管理要求1、经销商按照市场的实际情况提出申请,由业务代表对当地市场的实际情况进行考察后作出相应的申请决定,签字确认后报回销售中心(销售部或市场部),促销品要统一管理,而且建立详细的台账(有服务中心的由服务中心建立台账),台帐的要求与库存商品台帐相同,而且做好日常的收、发、存记录工作,日常的管理和监控由销售中心负责;2、对于经销商自己购买、制作的物料不得高于同类物料的市场平均价格,开国税发票的要求开具增值税发票,而且邮寄给本部或销售中心的时间不得超出开具发票次日起的30天。3、每月要制作促销品使用情况明细表以备查(表样如下),如果未制作此明细表视同促销费投放比例未达标处理。经销商促销品使用情况明细表时间:〔〕年〔〕月品种期初结存本期到货量本期发出量期末结存本期的申请量下期的申请量投放率到货率12345678＝4/69＝3/7审核人:制表人:市场部负责按照业务员报送的促销品月报表对促销品进行抽查,财务部负责监督销售部和市场部对促销品的监控情况,并有权直接到市场核实情况。4、原则上只准申请当月的促销品(最多不能超过三个月)或本次活动期间的促销品,如申请大型促销活动的促销品不能超过大型促销活动活动的期间,而且超过一个月的要在申请上详细写明每月的使用量,相关部门将按照此使用量进行考核,如未写明的视同一月使用完毕处理。5、每月促销品的投放量必须分品种达到申请量的95%以上(包括95%),即每种促销品的投放量都必须达到95%,而且使用的方法必须符合X公司关于促销品使用方法及范围的规定(有疑问的以市场部或销售部的确认为准)。6、如申购物料未能在规定时间使用完毕的,应在超时3日内向区域负责人上报,以便及时调整。7、市场部和销售部在发放促销品时要考虑各市场的实际情况,如经销商无申请而总部发去的促销品,造成积压浪费的,对相关责任人按照浪费金额的100%进行考核。十二、人员工资的管理要求1、人员工资必须要与销量挂钩。2、人员工资表上要有上岗日期、工作地点、联系电话、身份证号码等信息。3、工资领取,促销员的工资必须由本人签字领取,同时要保证员工按照工资表上的金额全额领取到工资。(一般情况不得有她人代领,如需代领,必须健全代领手续)4、建立、健全人事档案,人事档案要有个人简历、身份证件证复印件、学历证明、上岗时间和离职时间等。5、对于临时促销人员的相关档案要单独保存。十三、广告费用的报销管理要求经销商、分公司每月的广告活动(路演、车体广告、电视广告、报纸广告及户外广告等)必须有相应的光碟、照片、报样等相关资料。十四、其它项目其它的经销商回公司处理的相关费用,公司有权根据业务的实际情况调查业务的真实性,经销商必要时要提供相关的支持,不得阻挠公司的调查活动,如果阻挠调查,公司将直接视同此项业务是虚假业务对待。十五、关于追溯检查对有疑点的问题,X公司对各市场发生的促销费用有追溯检查的权力,追溯期为2年。追溯检查结果的处理办法参照正常规定执行。十六、考核制度1、单品买赠活动、堆头活动、临时促销人员工资及广告费用等促销活动,凡由销售部相关人员检查发现其有虚假不实的由销售部对经销商(分公司)按照此制度进行考核,报财务备案,财务部不再出具考核。如果是由财务部巡查人员检查发现其有虚假不实的,按照此制度对经销商(分公司)进行考核;2、经公司查实发现的促销费用(买赠、堆头、促销人员工资、广告费用)有虚假不实的,除对该笔费用全额不予处理外,第一次按照虚报金额的100％考核;第二次按照虚报金额的200％考核;第三次追回当年已报的全部费用(当全年已处理费用低于本次处理金额的300％时,按照本次处理金额的300％追回当年已处理费用),按照虚报金额的300％考核,同时取消经销商资格;对于分公司只要发生此类事情,费用考核规定同上;3、未按照本制度的规定监控促销物料及促销品的,除对所报费用全额不予处理外,第一次罚款1万元,第二次罚款