审计手册非生产性物料招标采购与监查管理规定

选购与审计监查治理手册

第 4.2 章第 1 页，共 12 题目：非生产性物料招标、选购与监查治理规定 第 版第 次修改修改更改更改内容审核批准生效日期序次条款1.2023.10.012023.03.012023.07.012023.01.012023.01.012023.01.012023.02.01制 订： 审 核：批 准： 批准日期：

生效日期：采 购 与 审 计 监 查 管 理 手 册

第 4.2 章第 2 页，共 12 题目：非生产性物料招标、选购与监查治理规定 第 版第 次修改一、 目 的明确非生产性物料招标工作的程序，标准非生产性物料选购体系，堵塞选购漏洞，以便找到物美价廉的供给商，为公司产品降低材料选购本钱，提高产品竞争力。使公司自主开发供给商的部品治理标准化，明确各相关部门的工作责任，加快自主开发供给商部品的使用进度。二、 范 围适用于全司非生产性物料选购。三、 职 责招标部门。\合同等招标工作，具体工程分工参。照《招标责任部门一览表》使用部门

选购责任部门一览表.xls负责非生产性物品购物申请、验收〔符合SOD原则〕、质量反响、领用及记录，参与对供给商的评价。审计监查部负责监查招标与选购全过程，对非生产性的库存进展抽查，对本制度进展解释和修订。集团选购中心30CNY事业所分管副总对本所全部招标与选购工作进展指导与决策。总经理及其授权人对全司全部招标与选购工作进展指导与决策。四、 定 义

合同\。报集团表格.xls。非生产生性物资是指除生产性物料以外的全部物资包括但不限于以下物资：印刷品、五金用品、办公用品、汽车消耗品、药品、等常用物品，房租、空调设备维护、灭四害等效劳、燃油、汽车运输与保养、工模夹具、低值易耗品、工程、固定资产等。按选购方式不同可分以下几类：采 购 与 审 计 监 查 管 理 手 册

第 4.2 章第 3 页，共 12 题目：非生产性物料招标、选购与监查治理规定 第 版第 次修改A类：定点选购，先招标定标再选购，价格在一段时间内有效，在有效期内可以直接下达选购订单。BC类：试产小批量选购，因时间有限，无法做到多家报价，但至少有一家报价。DD1D2类：培训费、ISO审核费、向某些品牌及配件的公司或其总代理〔包括向SIH〕订购类；D3绿色通道临时插单，优先处理。但凡已按公司相关规定完成的制作，现需要快速确认和审批的《招标结果表》、《招标定标状况记录表》、《价格变动申请有》、《选购订单(SPO)》、《购物申请表(PR)》、《固定资产选购申请表》、《托付付款通知书》、供给商报批资料、密封报价的开标，专项招标报价/报告、《合同/协议》等，各所部一般可安排生疏状况的专人负责跟催说明，各所部、审计监查部、公司领导原则上随到、随审、随批，不得压单，假设无法实现当面签字时，可电话或邮件请示，托付代签或后续补签。同时也要求各经办单位及人员，首先要把好关，保证上报资料的完整性和削减过失等等问题，避开不合格返工耽误时间。紧急订单突发大事，紧急应对，简化流程。由于生产、开发、品质、客户订单变动等突发大事，急需紧急应对，如按正规流程进展，时效性方面可能会受到一定程度的影响，因此，为了更好地敏捷应对，保证生产，可对正常流程进展简化，从而加快紧急事项的应对速度。识别标记：选购订单〔SPO〕:凭分管副总签字的报价单原件，可临时代替招标结果表。购物申请表〔PR〕:当分管副总在PR表中加签“特急”字样时，可由使用部门先行选购，后补审批手续。小批量选购SAP编码，需要小批量选购用于试验，此种状况下，可参照4.3四权分立即招标人、选购人、入库验收人、付款办理人要严格区分，不能是同一个人，尤其是选购人与入库验收人不能同一人。又称为“SOD”原则。本制度中英文缩写全称SPO:SupplyPurchaseOrder采 购 与 审 计 监 查 管 理 手 册

第 4.2 章第 4 页，共 12 题目：非生产性物料招标、选购与监查治理规定 第 版第 次修改PR:PurchaseOrderSOD:SeparationOfDuty密封报价为营建公正公正的竞争环境，尽可能地为公司争取到最优待的选购价格，招标定标中的最终一轮报价统一承受密封形式，有二种方式：1、书面形式，供给商将最终的报价单密封盖印后，亲自送至或是快递至我司固定接收人〔目前为审计部担当〕，2、邮件形式，供给商注明哪个工程的报价，发至唯一接收信箱〔目前为审计部担当〕。密封报价不影响询价方式，仅限最终一轮报价方式。1.8. 亚马逊、太平洋。暂不实行网络比价的选购工程：4.8.1.14.8.1.24.8.1.34.8.1.44.8.1.5

生产性物料〔俗称主料和四料〕定制类工程〔按图纸加工〕，例如治具、夹具、模具。效劳费用类工程，例如审核、聘请、测试、验证费。指定向原厂或代理商选购工程，例如大型设备修理用配件。政府指定选购类。视状况实行网络比价的选购工程：客户指定供给商并担当费用类选购工程，要视客户的意见而定。已招标定标工程，不涉及安全、环保、安康的物品，要求实行网络比价。可实行网络比价的选购工程：工具、量具、仪器、设备类。技改配件、设备通用配件类。网络比价相关要求网络比价时可以打印最低价格页面作为附件或手工填写比价网站和最低价格信息。比价时要同时考虑选购本钱〔税票及付款方式〕和物流本钱。采 购 与 审 计 监 查 管 理 手 册

第 4.2 章第 5 页，共 12 题目：非生产性物料招标、选购与监查治理规定 第 版第 次修改还需书面说明高价选购理由。当网络价格低，实行网上选购时要求网商供给正式发票、送货单、保修卡。“非专用物品”选购没有网络比价资料又没有合理说明的，审计监查部不予审核、公司领导不予审批。供给商开发总体要求:☆供给商选择：诚信经营，不得弄虚作假;必需有有效的《营业执照》和《税务登记证》特种行业(如印刷品、消防器材等)需有特种行业经营许可证；选购商及效劳商必需有固定的经营/效劳场所；能按公司相应的要求供给合法的发票；供给商必需承诺遵守XXXX公司的廉政要求，承诺方式不限；☆当供给商名称变更时，区分以下两种状况处理：◆名称变更，要供给工商局出具的《核准变更通知书》，供给商编码不变，不需要重报批，原则上要求供给商重签署三大协议和环保承诺书。◆假设供给商更换为其他公司(不同供给商代码)，按开发供给商的流程执行。☆供给商考察要求：◆由招标部门召集使用部门、审计部门联合考察供给商，具体打算由招标部门做出；◆供给商必需考察办公地点、固定资产、聘用人员、历史成功案例、第三方评价，还可以依据具体招标工程临时确定考察工程；◆考察要求可由招标部门、使用部门、审计部门提出，一票确定。以下为具体招标流程的细分:五、 固定资产招标与选购流程确定选购工程及要求通常由使用部门向招标部门提出，说明选购的固定资产的名称、型号、使用地点、用途等具体要求，选型时优选能耗小的固定资产。固定资产预算执行审批固定资产预算与执确认此项选购是预算内还是预算外选购，流程是全都的，只是预算外选购时还要再提交一份选购缘由说明，表格不限。此流程目前在OERP系统中完成，参照《SW-OERP-FA-200-固定资产预算执行申请用户操作手册》执行。采 购 与 审 计 监 查 管 理 手 册

第 4.2 章第 6 页，共 12 题目：非生产性物料招标、选购与监查治理规定 第 版第 次修改选择供给商，询价与比价固定资产选购供给商一般会在以下范围内选择：生产厂家、正牌代理、业内知名公司、曾经合作过的供给商。询价的方式不做限制，一般承受和邮件的形式。询价过程中，要求核对各供给商报价工程是否完全全都，询价次数要求至少二次。比价与议价，在此过程中，不仅可以了解供给商的承受力量和合作诚意，还可以逐次对供给商进展筛选和过滤，得以与优质供给商合作，但要保证至少二家供给商进入定标环节。评标与定标各个供给商的报价工程统一后，方可进入定标环节。5.4.1.在定标前要明确定标报价方式：原则上要求承受密封报价的方式，招标人员要向供给商说明：密封报价的截止时间，接收人等要求。也可以承受现场投标的方式。具体由招标部门与审计监查部共同打算。无论承受密封报价的方式还是现场投标，招标部门与审计监查部均应派出代表参与，较大金额资产选购时，分管领导也应参与评标。依据定标方案初步确定中标供给商。5.4.2.在定标前要明确评标方案，一般有两类方案：全部报价工程均一样状况下，价格就是唯肯定标标准；当报价工程不完全一样〔例如厂家、品牌不同〕，但资产均可以满足使用部门的要求时，定标标准可以承受综合评分法，评分工程中至少应包括：产品技术评价、供给商品质评价、商务评价〔/结算条件等〕，各工程所占比率视具体状况而定。除价格外的指标均要在开标前评价完成，开标后参加价格评分后即是总分，总分高者中标。5.4.3.定标后，招标部门应准时将定标结果通知参与投标的供给商。审批招标结果，签订合同招标责任部门将初步确定的中标供给商相关数据向领导邮件汇报招标汇xl料的书面审批。固定资产招标申请报告

招标申请报告1.2RMBJK订固定资产选购合同，合同内容必需包括以下条款：1〕发票类型；2)付款期限和方式；3〕验收方式、交货地点、交货期；4〕保修期；5〕合同总金额，注明是否含税；6〕开户行名称、账户；7〕盖章的报价单要作为合同附件；8〕产地；9〕其他。采 购 与 审 计 监 查 管 理 手 册

第 4.2 章第 7 页，共 12 题目：非生产性物料招标、选购与监查治理规定 第 版第 次修改信华精机 工程安全施工协议2签订反腐倡廉协议书

建议书.doc

011.06.doc 。工程安全施工协议和反腐倡廉协议书均是长期有效，有更版本才需要重签署。SW-OERP-MA-500-用户操作手册_供给商主数据维护》要求在OERP依据《SW-OERP-FA-201_固定资产申购操作手册》要求在SAP中创立固定资产订单。验收的要求固定资产到货后要求在使用地点进展安装调试，使用部门按合同商定对资产进展全面彻底验收，包括资产本身及配件，验收合格后出具正式的验收报告 。5.6.2.验收过程中要遵循SOD原则。闲置资产外卖要求申请部门：资产一级治理部门和二级治理部门，每半年清理一次闲置资产。组织部门：申请部门要联合治理本部共同组织闲置资产外卖工作，审计部负责监视外卖工作全过程，事务部负责对外卖资产中的外购资产进展解除监管确实认。外卖招标：闲置资产外卖招标定标的要求参照固定资产购流程，定标时要从高定标。系统操作参照《SW-OERP-FA-205-固定资产报废用户操作手册》执行。xls闲置资产外卖表格.，公司审批通过后，签订外卖合同，一般要求在交付设备前要付清全部款项。xls资产设备日常修理供给商选择原则上向谁选购找谁修理向原厂选购，找原厂修理；向代理商选购，找代理商修理。过了保修期以后的设备贵重设备，例如金额较大的〔价值不小于50万RMB〕设备、能源动力设备、周密仪器设备，首选原厂修理或原厂指定的修理商，其次才考虑其它有代理资质的供给商修理；非贵重设备，在选择的供给商均具有修理资质和力量的条件下，依据正常招标流程执行。六、 工程工程的招标与选购流程采 购 与 审 计 监 查 管 理 手 册

第 4.2 章第 8 页，共 12 题目：非生产性物料招标、选购与监查治理规定 第 版第 次修改确定工程工程及要求通常由工程责任部门提出施工方案或要求：涉及到消防、电力，土建、水利等需报建、报批的工程，要找特地的有资质的设计公司出图、出方案。施工方案、图纸需要责任部门主管、分管副总签署确认前方有效；除需报批报建的工程外，XXXX可以自己出施工方案和图纸，也可托付供给商出施工方案和图纸，施工方案和施工图纸同样需要责任部门主管、分管副总签署确认前方有效。选择供给商，竞标、是否具备工程要求的相应资质。b、是否有类似工程的成功案例。在正式招标前，招标部门要结合施工要求、方案、图纸，制定一份列示明确工程的报价单，报价单中的报价工程至少要明确以下几点：a、注明所用材料品牌、规格、产地。b、注明每项施工工程的具体施工要求或标准。c、注明工期、工程保质期、发票类型与税率、工程结算期。d、要有防尘、防污染措施。询价的方式不做限制，一般使用或邮件的形式。询价时要求确认报价工程是否完全全都，报价工程是否有遗漏。每次的询价数据要按规定表格进展汇总上报.xls比价与议价，在此过程中，不仅可以了解供给商的承受力量和合作诚意，还可以逐次对供给商进展筛选和过滤，得以与优质供给商合作，但要保证至少二家供给商进入定标环节。评标与定标在定标前要明确定标报价方式：工程定标的方式较固定资产选购更丰富些，可进展密封报价

，也可现场招标，因现场招标相对更公正、公开、公正，现场宣布结果，效率更高，所以被常常承受。现场招标流程：现场招标适合标准全都的选购工程。第一、现场招标前，由招标部门通知供给商到场时间及预备资料，必需经过上述询价议价过程的供给商才有资格参加现场投标。其次、现场投标时a、招标部门、使用部门、审计监查部均应参与，组成招标小组，共同确认各轮报价名次，会议主持人向供给商介绍采 购 与 审 计 监 查 管 理 手 册

第 4.2 章第 9 页，共 12 题目：非生产性物料招标、选购与监查治理规定 第 版第 次修改公司关于招标方面的政策、要求及具体做法。b、正式开头招标前，先公布供给商现场招标前最终一次书面报价状况，可以不公布供给商具体金额，但要公布报价的名次，现场投标的结果也同样操作，公布名次，不公布金额，此方法有助于供给商准确定位评估自己的出价水平重出价，从而提高现场投标的竞争力。c、现场比价可以依据当时的状况进展一轮或二轮，也可以询问供给商的意见，对于价格格外接近的供给商，招标小组内部无法统一意见时，可以进展最终PK。d、现场招标过程中，参与竞标人员原则上不得擅离会场。第三、评标a、每轮次收齐全部到会竞标的供给商报价后，此时才可以开标评标。b、评标时如无特别要求时，仅比较价格凹凸。如有其他加分工程，在现场投标前要事先确定加分标准，并且向在会竞标供给商说明。第四、定标a、依据评标结果，现场宣布初步中标的供给商。b、主持人对未中标供给商表示感谢并请其离场，留下中标供给商连续商讨施工细节。6.3.2.在定标前要明确定定标方案：a、当施工方案与要求完全全都或方案虽不全都，但均可满足使用方的要求时，则价低者中标。b、假设供给商在力量、技术、效劳、资格、阅历等方面存在较大差异时，此时价格就不能作为唯一评价标准，还要考虑加分工程，加分工程如何与价格挂钩要经过招标小组的争论通过后打算。审批招标结果，签订合同招标责任部门将本次招标相关数据通过邮件向领导汇报招标汇xl审批。工程招标申请报告招标申请批通过后，必需安排签订以下合同：施工合同标准版2011.06.doca、工程合同工程安全施工协议.b、工程安全施工协议

doc 。c、反腐倡廉协议书

信华精机建议书.doc 。工程安全施工协议和反腐倡廉协议书均是长期有效，有更版本才需要重签署。监视与验收的要求〔合同中需采 购 与 审 计 监 查 管 理 手 册

第 4.2 章第 10 页，共 12 题目：非生产性物料招标、选购与监查治理规定 第 版第 次修改明确姓名、〕。现场设有《****工程现场施工与监视工作日志》

监工表格.xls，由施工和监视方专人按天登记，登记内容：施工工程包括但不限于、标准、觉察问题、整改对策、实施状况、目前状态等。工程要求按工序进展验收，合格后再施工下个工序，全部合格后，再做整体验收，出具正式的验收报告在一年后支付保证金时，也需要再次进展工程验收，仍无问题前方可支付款项。验收过程中要遵循SOD原则。七、 定点选购工程招标与选购流程招标每月频繁选购物品例如办公用品、药品、工衣、五金用品、燃油等，价格确定后，就可以在肯定有效期内批量、频繁选购，招标流程招标结果表 招标定标状况记录与生产性物料招标流程一样，表格也是通用《招标结果表》 、《招标定标状况记录表》 表 、价格变动申请表《价格变动申请表》 《购物申请表(PR)》差异在于生产性物料有物料编码，而此局部无物料编码；定期承受的效劳

也是要求承受密封报价的方式来定标密封报价通知.doc。例如空调保养、空压机保养、消防设施保养等，在有效期内商定了履责的次数，以合同方式确定下来，定期更。类似工程的首次招标时可能会优先设备供给商，但下次重招标时，要求进展多家比价，依据正规的询价、比价、竞标、定标的流程来确定中标供给商，也是要求承受密封报价的方式来定标密封报价通知.doc。定期降价此局部招标物品或效劳至少每半年需进展一次降价谈判，并实施降价，无法降价的必需有书面的说明报告及对策措施，经分管副总审核后，报审计监查部及总经理，视实际状况暂缓降价.该项工作由供给商开发部门主持进展；合同/协议签署商务及保密协议反腐倡廉协议书在定标同时，由招标责任部门负责与供给商《商务保密协议》商务及保密协议反腐倡廉协议书

、《质量协议》

质量协议

、《环境负荷治理物质不使用承诺书》签署。选购与验收

环境负荷治理物质不使用承诺书

、《反腐倡廉协议书》 ，协议长期有效，有更版本时才需要重采 购 与 审 计 监 查 管 理 手 册

第 4.2 章第 11 页，共 12 题目：非生产性物料招标、选购与监查治理规定 第 版第 次修改通过招标结果表方式确认价格的工程选购与验收与生产性物料的流程一样，差异在于生产性物料从SAP系统中下SPO，而此局部则通过PR表选购，验收要求也是一样的，遵循SOD原则，验收人在验收时通常在发票反面或送货单上签名盖收货章以示验收。7.2.2.通过合同方式确认选购次数和价格的工程按合同商定执行。对于在保养过程需要更换的配件选购，参照“临时工程选购”执行。7.2.3.为了削减资金占用，各所(部)应严格掌握购