机关发文办理专题培训课件

第一节公文概述

公文是法定机关与组织按照特定的规范体式，经过一定处理程序制成的具有法定效力的文书，是依法管理和进行公务活动的重要工具。5/25/2023公文的特点：一、公文是由法定的作者制成和发布的。二、公文有特定的体式。三、必须经过一定的处理程序。四、公文有法定的权威和效力。五、公文是处理公务的工具。5/25/2023公文的作用：一、法规作用：二、领导与指导作用：三、公务联系作用：四、宣传教育作用：五、凭据和记载作用：5/25/2023公文的分类：按来源分:收文、发文按行文关系分:上行文、平行文、下行文、泛行文按阅读范围分:公布性文件、内部文件、机密文件按使用范围分类:专用文件、通用文件5/25/2023公文的格式：公文一般由份号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关、印发日期、条形码等部分组成。公文的格式是指组成公文的各部分文字符号在载体（纸张等）上排列的规定。5/25/2023下行文式样眉首秘密等级发文字号紧急程度发文机关标识份号标题主送机关主体正文5/25/2023上行文式样眉首主体发文字号签发人5/25/2023主体版记附件标识印章成文日期附注主题词抄送机关印发机关印发日期二维条码5/25/2023公文的特定格式：

信函式格式：命令格式：生效标识为签发人签名章。会议纪要格式：会议纪要标识由“会议名称┼会议纪要”组成。会议纪要不加盖印章。

5/25/2023公文的法定文种：文种的作用在于概括地标明公文的性质、制发的目的和要求，便于收文机关进行文书处理。行政机关的通用公文，按照其性质和用途规定为13种，分别是：5/25/2023一、命令（令）1.

依照有关法律公布行政法规和规章;2.

宣布施行重大强制性行政措施；3.

嘉奖有关单位及人员。5/25/2023二、决定１．对重要事项或者重大行动做安排。２．奖惩有关单位及人员。３．变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。5/25/2023三、公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。5/25/2023四、通告

适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

5/25/2023五、通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

5/25/2023六、通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

5/25/2023七、议案

适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。5/25/2023八、报告适用于下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问等。报告属上行文。5/25/2023九、请示适用于向上级机关请求指示、批准。请示属上行文。5/25/2023十、批复

适用于对下级机关的请示事项作出答复。

5/25/2023十一、意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

意见可以用于上行文、下行文、平行文。5/25/2023十二、函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题等，请求批准和答复审批事项。

5/25/2023十三、会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。

5/25/2023第二节发文办理发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括交办、草拟、审核、签发、缮印、用印、登记、封发、立卷、归档等程序。5/25/2023发文的基本程序交办撰写部门审核内部会签办公室审核机关领导签发登记缮印外部会签封发归档5/25/2023一、交办机关领导人或者部门负责人将草拟文稿的任务交给有关人员，这是发文办理程序的起点。机关领导人交办，应向拟稿人员就文稿的任务、意图、政策根据、具体要求作简要说明。5/25/2023二、拟稿拟稿是发文办理的主要环节，也是关键的环节。在决定草拟一份公文时，首先要弄清公文的主题和发文的目的，发送给什么对象。要求对方做什么，选择什么的文种等，然后收集材料，列出提纲，起草正文。5/25/2023三、会签

拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，须在文中列明各方理据，提出建设性意见，并经有部部门会签后，报请上级机关协调或裁定。5/25/2023

会签文件必须严格按照规定的时限要求完成。部门之间征求意见或会签文件时，除主办部门另有时限要求外，协办部门一般应在7个工作日内予以回复。如因特殊情况不能按期回复，协办部门应提前主动与主办部门沟通并商定回复时限及方式，否则视为失职。5/25/2023四、审核公文送负责人签发前，应当由办公厅（室）进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合《国家行政机关公文处理办法》等。5/25/2023五、签发

1．以机关名义制发的上行文，由主要负责人签发，其他文件可由主要负责人授权分管领导签发。2．领导人在签发文件时应署全名，签发日期应完整，并使用符合规定的笔墨。5/25/2023六、登记公文签发后应及时登记编号、送印。5/25/2023七、缮印文件的缮印，一要注意及时，特别是急件，要按具体要求抓紧印制；二要保证质量，做到准确、清晰、整洁，特别要注意校对。公文校对是办文的一个重要环节，是公文质量的最后关口。由于机关办文的工作量很大，因此往往容易忽略这一环节。这要求机关工作人员必须要有高度的责任心和一丝不苟的认真态度，还要练就校对公文的基本功。5/25/2023八、用印公文用印，应以领导人签发时的签字为根据。领导人未签发的公文，不得用印。现在缮印文件时，往往将印章直接套印，一次完成。5/25/2023九、封发

封发是指对印制好的文件登记、封装和发出。发出密件和急件，要分别注明并在信封上加盖密件戳、急件戳。5/25/2023十、立卷、归档立卷是指对文件编卷订册。立好的案卷，可按照档案部门的规定，定期向档案部门移交。5/25/2023第三节公文语言的特点《国家行政机关公文处理办法》第二十五条第二项：草拟公文应当做到：“情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。”即公文语言应具有明白、准确、直接、朴实、简练和庄重等特点。

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一、明白

拟写公文首要的是让人看懂。就是要把事说清楚，把话写明白，没有歧义。只有语言表达清楚明白，受文机关才易于接受，并加以施行。要使公文表达清楚明白，应注意以下几点：

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（一）明确主题。明确主题是写好公文的基本前提，以其昏昏，使人昭昭是不可能的。明确主题有以下几种方式：5/25/2023

1．标题明确。标题明确是指在公文的标题中概括点明公文的主题，使人看了标题后就能对公文内容有一个概括的了解。好的标题能够对公文产生画龙点睛的效果。5/25/2023公文标题结构的三要素：发文机关+事由+文种如：国务院关于印发2008年工作要点的通知5/25/2023要素一（发文机关）：对于有发文机关标志的正式文件（红头文件）可以省略。有些特定的情况下，必须省略。要素二（事由）：这是明确主题的主要部分。一定要体现“准确简要”的原则，避免题不达意。容易出现的错误有以下几种：5/25/2023

一是事由偏跑。如《×××关于草原灭鼠的请示》，从题意上看，是请示开展灭鼠运动，而此文实际上是请求上级给予解决“灭鼠经费”的请示。应改写为《×××关于要求解决草原灭鼠经费的请示》。5/25/2023二是题大义小。如《关于交通厅机构改革的通知》，而文件内容中仅仅对机关个别处室作了调整，标题“帽子”太大，使题文不完全相符。应改写为《关于调整交通厅机关处室设置的通知》。5/25/2023三是题小义多。如《关于做好争取人民满意基层站所活动筹备工作的通知》，标题的事由主旨是“筹备”二字，而正文中不仅详细介绍了“争创活动”的意义、内容、方法，还谈到了组织领导、活动步骤、管理制度等，显然，标题题义过小难于表达和带动正文，此标题可改写为《关于开展争创人民满意的基层站所活动的通知》。5/25/2023四是题义不清。如××县人民政府就限价收购粮食问题发出《××县人民政府关于粮食问题的通知》，其中就缺少“价格”、“收购”等词语来限制中心词“问题”，造成事由过于笼统不具体、不清楚，不能准确反映表达公文的主要内容。5/25/2023五是提炼不精。主要表现在标题冗长上。如《关于招收退休退职职工子女就业，进行合理安排，确保社会稳定的通知》，可修改拟为《关于妥善安排退休退职职工子女就业有关问题的通知》。5/25/2023六是隶属不清。分不清“批转”、“印发”、“转发”三者之间的隶属关系和词性。“批转”具有“批准转发”之意，是上级对下级文件的认同并转发下去贯彻落实的通知。“印发”则主要用于发布本机关制定的公文或领导讲话。“转发”主要用于转发上级机关和其他机关的文件。5/25/2023七是用词重叠。多出现在转发公文方面。如“××县人民政府关于转发××市人民政府关于转发××省人民政府关于转发国务院关于印发国家行政机关公文处理办法的通知的通知的通知的通知”。这里介词“关于”、动词“转发”、文种“通知”反复出现，在一个标题内重复使用，造成标题冗长，令人不知所云。解决用词重叠问题，可采用“简化法”、“直转法”、“替代法”进行处理。5/25/2023简化法：

××省财政厅要转发“财政部关于印发中央部门财政拨款节余资金管理暂行规定的通知”时:如果机械转发则为:××省财政厅关于转发财政部关于印发中央部门财政拨款节余资金管理暂行规定的通知的通知标题可拟为：××省财政厅关于转发财政部中央部门财政拨款节余资金管理暂行规定的通知5/25/2023直转法：××县人民政府关于转发国务院《国家行政机关公文处理办法》的通知替代法：××县人民政府关于转发市人民政府×政发〔2008〕83号文件的通知5/25/2023要素三（文种）：文种是标题中必不可少的要素。一份公文可以没有发文机关，可以没有事由，但绝对不可以没有文种，而且在正式公文中必须使用法定文种（《国家行政机关公文处理办法》中规定的13个文种）。经常出现的错误有以下几种：5/25/2023一是混用文种。如《××市交通局关于改革内部分配制度的请示报告》，这里把“请示”、“报告”两个不同的文种混淆在一起使用，明显不妥。如果改革内部分配制度需要上级批准则应使用“请示”，如果只是备案则应使用“报告”。5/25/2023二是错用文种。有的该用“请示”的，却用了“报告”，而该用“报告”的反而用的是“请示”；有的该用“函”的却用“通知”；有的把没列为法定文种的公文种类作为文种使用，如“条例”、“规定”、“办法”、“总结”、“计划”等，以上这些，都不可作为文种使用，但可作为“印发”、“批转”式“通知”的“附件”行文。5/25/2023三是生造文种。如《关于调整工资的补充说明》、《关于机构改革中有关问题的解释》等，这里的“补充说明”、“解释”均不应作为文种使用，以上两个标题可修定为《关于印发调整工资补充说明的通知》、《关于印发机构改革中有关问题解释的通知》。5/25/20232．开篇明确。开篇明确即开宗明义、开门见山地明确主题。就是开篇就把公文的主题直接、扼要、明确、醒目地揭示出来。一般来说要交代发文的目的，阐明发文的依据，使受文单位一接触，就能了解公文的主题。5/25/2023如：《国务院办公厅关于加快发展服务业若干政策措施的实施意见》的开头：为贯彻党中央、国务院关于加快服务业发展的要求和部署，落实《国务院关于加快发展服务业的若干意见》（国发〔2007〕7号）提出的政策措施，促进“十一五”时期服务业发展主要目标的实现和任务的完成，经国务院同意，现提出以下意见：5/25/20233．篇末明确。篇末明确又叫篇末点题，可以作到前后呼应，更加明确。如：以上请示请批复当否，请批示5/25/2023

（二）语无歧义。歧义是指语句可形成其他解释的一种语言现象。在主要用于事务处理的公文，特别是法律、法规、规范性文件中，其危害极大。所以，公文中必须杜绝歧义，即所用词语只有一个明确的意思，不能有几种解释。语言表达产生歧义主要有这样几种情况：5/25/20231．选词不当，造成对概念的歧解，引起歧义。①滥用方言②滥用口语③使用不规范的简称④误用褒贬词语5/25/20232．语序不当，造成被限定说明的对象不明，引起歧义。如：参加会议的还有几个单位的领导。5/25/20233．语句中个别词的词性不明，也会产生歧义。如：请于2006年5月16日前来报到。我们调查了A公司和B公司在各个时期竞争过程中所采取的策略和方法。5/25/20234．滥用省略，造成语句成份残缺，引起歧义。如：部同意你局请示。上级调拨给总公司一批电脑，又拨给了分公司。5/25/20235.多义词、多义词组造成语句中有关成份间的语法关系不明，引起歧义。如：我们要学习文件。做了市长的女人。5/25/20236．错用数量词，产生逻辑错误，引起歧义。如：我们一定要严厉打击少数腐败分子，把反腐败斗争进行到底。5/25/20237．缺少或错用标点符号，改变了词语间的关系，引起歧义。如：3日内蒙古人民共和国有沙尘暴。男人没有了女人就恐慌了。5/25/20238．前后不一，引起歧义。例：一份文内前面讲：“主办部门要坚持依法行政”，下文则说“主管部门应主动与有关部门协商”。实际上主办与主管在文中是一个意思，为保持一致，避免歧义，应将“主办”改为“主管”。以使前后统一。5/25/20239．附加语界限不清引起歧义，主要是“的”字使用不当。例如，“介绍英国的一部权威著作”。可以理解为这部著作是介绍英国情况的权威性书籍，也可以理解为介绍的是英国的一部有权威的著作。如果作者的本意是前者，应当把“一部”提到前面。5/25/2023（三）言不费解。即所用词语一看就懂，不能让人无法理解，读来读去不知何意。做到言不费解就要在遣词造句上下功夫。一是选用词义通俗的常用词。二是不要把不同义的词拼凑使用。例如，“我们要认真宣贯《政府信息公开条理》。把宣传贯彻拼凑在一起，让人莫名其妙。5/25/2023

二、准确

首先，首先要用词准确。如：想念──惦念爱护──爱戴成绩──成果──成效──成就战斗──战役──战争5/25/2023其次，要表述准确。如：公文标题，应当准确简要地概括公文的主要内容，一般应当标明发文机关，并准确标明公文种类。（1993年《办法》）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。

（2000年《办法》）5/25/2023

三、直接

公文语言表达必须直接。无论是记叙、说明还是议论，都必须开门见山，直截了当，一针见血，一下子表明意图，让受文者从语言的表达中直接了解到制文的目的。而不允许有话不直说，绕圈子，或者隐晦暗示让人从文字的背后去领会某些意图。5/25/2023首先是语意的直接，不可曲折。一句话或一段话所要表达的意思是直接的，不能像文学作品一样迂回曲折，绕弯子。其次是词义的直接，不可含蓄。如祖国不能直接表达为母亲。5/25/2023

四、平实

平实，就是平易、实在。平实是公文语言的一大特色，也是由公文的政治性和实用性所决定的。5/25/2023首先是感情的朴实。公文所使用的语言一般不带强烈的感情色彩。使用抒情和描写极为有限，而且高度概括。其次是用词的朴素。公文的用词应朴实无华、诚恳实在，使用平易、浅显、通俗的词语。不追求华丽的词藻，避免过份的修饰，防止形式主义的修辞手段。5/25/2023

五、简练

公文的针对性、时效性极强。因此，公文的撰写和处理，都需要快速度、高效率。语言表达的简练，对公文来说极为重要。5/25/2023首先，概念要高度概括。如：行政机关的公文……，是传达党和国家的方针、政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。（1993年《办法》）行政机关的公文……，是依法行政和进行公务活动的重要工具。（2000年《办法》）5/25/2023其次，是语言结构简单。一般单句多，复句少；短句多，长句少。即使是长句中也是短主语型、短谓语型、短宾语型等较多，而长类型的较少。这在法律、法规中更为明显。5/25/2023再次，力戒重复。公文撰写中要特别注意避免以下三个方面的重复：一是语句中词的重复出现。如：

新种的成熟期比旧种早熟十天。5/25/2023二是一个语句中意义的重复反映。如：

过去的往事；目前的现状；悬殊很大；目的是为了；不好的坏毛病；涉及到；全部都；各位代表先生们；一个年轻的女孩；多余的累赘。5/25/2023三是一句话说两遍。如一年来的改革实践取得了显著成绩，收到了巨大效果。5/25/2023最后，避免赘余。赘余是句子里多余的词语。虽然从表面上看并不重复，也不是堆砌，但都是些废话，去掉了于意思毫无损失。例如，“我们预先有计划有准备地把八个场地都清理干净”。“计划”、“准备”必然在事前，“预先”是多余，应该删去。5/25/2023

六、庄重

庄重是指公文语言的严肃、规范。公文带有强烈的政治色彩和严格的约束力，在语言表达上，必然要求严肃、文雅、规范，这是一种庄重美。5/25/2023（一）语言严肃。公文语言不可过分描写如，“党委成员在听取抗震救灾工作汇报时，心情格外激动，有的热泪盈眶，泣不成声，一致表示……”。“热泪盈眶”、“泣不成声”属过份的修饰和过度描写，不仅造成一种浮夸，而且也破坏了公文的庄重色彩。5/25/2023（二）语言文雅。1．使用通用语言，尽量不用方言土语，不用生疏的专业术语，避免使用偏僻晦涩的词语。2．使用标准语言，就是公文表述不宜口语化，否则显得过于随便。例如，“领导得法，生产直线上升，工人们干得也更带劲了”。“得法”、“直线上升”、“带劲”等词语都是口语，不符合书面语言的要求，一般不上公文。5/25/2023（三）语言模式化。在长期的公务实践中，由于行文关系和处理程序的需要，同样的文种，其内容和作用类似，所用语言也大体相同。于是逐渐形成公文的特定用语。例如：5/25/2023公文常用特定用语用语名称作用常用特定用语1开端用语用于开头，表示发语、引据为、为了、为着、查、接、顷接、根据、据、遵照、依照、按照、按、鉴于、关于、兹、兹定于、今、随着、由于。2称谓用语用于表示人称或对单位的称谓第一人称：我、我局、本人、本局、我们、敝单位。第二人称：你、你局、贵公司、贵方。第三人称：他、该公司、该项目。3递送用语用于表示文、物递送方向上行：报、送、呈。平行：送。下行：发、颁发、颁布、发布、印发、下达。4引叙用语用于复文引据收、接、悉、前收、前接、近接、据查、据报、据了解、电悉、敬悉、欣悉5拟办用语用于审批、拟办拟办：责成、交办、办理、执行。审批：同意、照办、批准、可行、原则同意、原则批准、可办、不可等。6经办用语用于表明进程经、业经、兹经、已经、一经、经过、前经5/25/2023公文常用特定用语

用语名称作用常用特定用语7过渡用语用于承上启下因此、为此、对此、鉴此、据此、综上所述、有鉴于此、总之。8期请用语用于表示期望请求请、恳请、敬请、拟请、务请、特请、提请、报请、希望、希盼、切盼。9征询用语用于征请、询问意见、态度当否、妥否、可否、是否妥当、是否同意、如无不当、如无不妥、如果可行。10时限用语用于表示时限即、即刻、立即、当即、迅速、从速。11批转用语用于上级对下级来文的批转处理批转、转发。结尾用语用于结尾表示收束上行：当否，请批示；可否，请指示；如无不当，请批转；请批准；特此报告；以上报告，请审核。平行：此致敬礼；为盼；为荷；特此函达；尚望函复。下行：为要；为宜；为妥；请遵照执行；特此通知；此复；现予公布。12模糊用语用于表示不确定的内容最近、近来、少数、绝大多数、在适当的时候、原则上、普遍、几乎、进一步5/25/2023现代的公文特定用语，已基本规范化、定型化，具有含义的确定性。它在准确、严谨地表述公文内容及格式的同时，还能自然地增强简明、庄重的语体风格。5/25/2023第四节行文规则

为保证公文处理工作高效有序地进行，必须正确认识行文关系，遵守如下行文规则：5/25/2023一、行文应当精简注重效用一是可发可不发的文件，坚决不发；二是凡已开会作过部署或已登报、发电话通知、传真电报的，一般不再发文；三是本级工作措施相比上级文件没有更具体要求的，不再发文；四是本机关内部部署的一般工作，一般不发文。5/25/2023二、按机关隶属关系行文机关之间的工作关系主要有三种类型：1.领导与被领导关系。2.指导与被指导关系。3.不相隶属关系。

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1.处于领导、指导地位的上级机关可以向被领导或被指导的下级机关主送下行文；2.被领导、被指导的下级机关应向上级领导、指导机关主送上行文；3.不相隶属关系的机关之间相互主送平行文。5/25/2023三、授权行文规则

1.如果一个部门的业务需要下级政府和有关部门的支持与配合，按隶属关系和职责范围又不具备布置工作提出要求的行文权限时，可以通过授权行文来解决。具体说，这个部门可向本级政府请示，经同意并授权后，向下级政府行文。在行文时，应在文中注明“经XXX政府同意”的字样。5/25/2023

2.各级政府以及各部门的办公厅（室）是政府和部门的综合办事机构，对外行文都是代表政府和部门的，具有授权行文的性质（内部事务除外），与本级政府和本部门的公文具有同等效力，下级机关（部门）都应贯彻执行，。虽然办公厅（室）的行文具有授权行文的性质，但在法律上还是有区别的，所以行政法规和规章必须由政府或部门发布，而不能由办公厅发布。5/25/2023

3.部门内设机构不得向本部门机关以外的其他机关（包括本系统）制发政策性和规范性文件，不得代替部门审批下达应当由部门审批下达的事项；与相应的其他机关进行工作联系确需行文时，只能以函的形式行文。5/25/2023四、联合行文规则1.同级政府与政府之间，部门与部门之间，上级部门与下级政府之间可以联合行文；2.政府与同级党委、军事机关之间可以联合行文；3.政府部门与同级党委部门、军事机关部门之间可以联合行文；4.政府部门与同级人民团体和行使行政职能的事业单位之间，就某些互相有关的业务，经过会商一致后可以联合行文。5/25/20235.联合行文，既可联合向上行文，也可联合向下行文。6.联合行文应当确有必要，单位不宜过多。7.联合行文时发文机关的排列顺序和发文字号：行政机关联合行文，主办机关排列在前，标注主办机关的发文字号；行政机关与同级或相应的党的机关，军队机关、人民团体联合行文，按照党、政、军、群的顺序排列。原则上应使用排列在前机关的发文字号，也可以协商确定，但只能标注一个机关的发文字号。5/25/20238.联合行文的会签：联合行文一般由主办机关首先签署意见，协办单位依次会签。一般不使用复印件会签。9.联合行文的用印，行政机关联合向上行文，为简化手续和提高效率，由主办单位加盖印章即可。联合下发的公文，发文机关都应加盖印章。5/25/2023五、不越级行文

不越级行文的规则体现了一级抓一级、一级对一级负责的组织原则。一般情况下不能破坏这种原则，破坏了，就会造成混乱，也影响机关办事效率。所以通常情况下不越级行文。遇有特殊情况，如发生重大的事故、防汛救灾等突发事件或上级领导在现场办公中特别交待的问题，可特事特办，越级行文，但要抄送被越过的上级机关。否则，受文机关对越级