财务共享海外用户培训影像系统

财务共享中心海外组财务共享影像使用说明财务共享海外组影像应用场景将条形码工单放在报销或请求付款单据前面，登录共享影像系统，扫描影像并上传成功在财务共享报账系统内随时查看已上传的单据影像，完成在线审批在财务共享报账系统内保存单据并打印后，借助高速扫描仪完成打印单据、粘贴页等影像扫描和上传付款完成后，提交的影像作为电子文件进行存档。收到业务申请人提交的原始单据后，比对财务共享报账系统内上传的单据影像完成单据初检基于财务共享报账和影像系统，财务共享中心初审和复审人员完成单据和影像的审核工作目录票据粘贴标准二温馨提示三影像系统介绍一影像系统介绍——影像系统操作指南1.检查影像扫描仪与电脑是否已正常连接，扫描仪是否显示正常2.将附件依次整理完毕附在打印好的工单（带条码）后，正面朝下，顶部放入扫描仪托板3.点击桌面的共享影像系统链接，进入影像系统首页4.选择影像扫描相关功能模块，按步骤提示完成扫描工作财务共享影像系统——系统首页用户可以通过以下方式进入财务共享影像系统：点击扫描仪所连接的电脑桌面上的影像系统链接进入系统直接点击链接：/YXPT/财务共享影像系统——扫描类型为了让用户体验单据影像扫描的方便、高效，财务共享影像系统提供了集中扫描、补充扫描、暂存影像和影像查询等特色化服务。

请注意：用户无需登录即可使用集中扫描功能，而使用其他功能则需事先登录（OA帐号）影像系统最常用的功能实现单据集中、批量扫描需打印单据（带条码）既可本人，也可代人扫描未填写单据前提下扫描上传票据影像，即未与单据关联专属个人的暂存影像区填写单据时可方便地选择暂存影像需要添加或修改影像时使用（收单确认前）无需打印单据（带条码）即可使用可实现原影像覆盖扫描随时根据需要查询影像既可查看单据所附影像，也可查看暂存影像财务共享影像系统——集中扫描第一步：点击“集中扫描”，然后点击页面左上角的“开始扫描”按钮启动扫描工作。页面上依次显示单据行和扫描生成的影像文件行（注：单据页缺省为第一个影像文件）。财务共享影像系统——集中扫描第二步：直接点击“查看影像”按钮，或者选中其中的一个单据或影像行再点击此按钮，都可以进入扫描过程中的查看影像页面如下图，进行相应的影像核对（主要检查影像扫描质量，即是否清晰可用）。提供放大/缩小（同时实现鼠标滚轮控制）、变亮/变暗、旋转等多种辅助手段，方便用户查看影像质量，若要删除影像，点击删除按钮即可左侧显示选中单据的扫描影像缩略图列表，可灵活切换，选中影像则居中显示影像大图无须返回即可灵活切换上下单据进行相关影像查看点击“确认上传”,可将该单据所有扫描影像一次性上传影像系统财务共享影像系统——集中扫描第三步：核对确认影像质量后，返回批量扫描页面，可进行批量上传前的调整优化，包括：修改影像名称、调整影像次序或删除影像文件等。然后点击需要上传影像的单据前的选择框，点击“批量上传”按钮，将所选单据的所有影像文件上传至影像系统。确认上传前可以灵活调整影像的次序、删除等操作扫描后的影像缺省名称，直接点击可以进行名称的修改，让影像内容显示更加直观财务共享影像系统——补充扫描第二步：登录补充扫描后，用户可根据情况选择以下两种方式完成补充扫描工作：直接扫描：选择需要添加影像的单据行，点击直接扫描启动补充文件的影像扫描覆盖扫描：选择需要更替的影像行，点击覆盖扫描即可将新扫描的影像覆盖原影像文件，只能单张覆盖第一步：点击“补充扫描”按钮后，首先会提示须先登录。输入个人OA帐号、密码和验证码，点击登录进入补充扫描页面。财务共享影像系统——暂存影像点击“暂存影像”按钮后，同样会提示须先登录。登录暂存影像后页面如下图。为了方便用户处理暂存影像，在界面设计上将暂存影像的查看和扫描功能结合在了一起。用户既可查看当前自己已经存储的所有暂存影像，也可直接点击页面右上角的“开始扫描”、“确认上传”继续扫描上传暂存影像。财务共享影像系统——影像查询点击“影像查询”按钮后，同样会提示须先登录。登录影像查询后页面如下图。缺省显示用户一周内的全部单据所包含的影像和已上传的所有暂存影像。用户可以更改查询条件更新列表，也可以点击单据行或“影像”按钮进行影像查看。财务共享影像系统——审批过程中查看影像审批流程中的任何领导，包括业务领导、财务领导、收单人等，都可以在打开的单据页面右上角点击“影像”按钮，随时查看上传的单据影像，完成在线审批。财务共享影像系统——收单人单据影像初检作为财务共享报账系统最后一个审批流程环节（进入财务共享中心审核前），收单人的作用非常重要。按照目前确认的审核要点，收单人的相关职责定义如下：审核报账单据与影像的一致性审核纸面附件签字人员的真实性审核实物单据真伪（验真材料的审核）收单人须知：目前要求业务申请人/经办人在业务和财务领导审批完成后，将打印的单据和所有粘贴页交给本地收单人收单人通过“我的待办”找到单据信息，同样可在打开的单据页面右上角点击“影像”按钮，随时查看上传的单据影像，完成上述审核任务为了提高收单人的工作效率，也可使用扫描枪等输入设备，通过单据页上的条码识别，轻松完成单据查询功能目录票据粘贴标准二影像系统介绍一温馨提示三如果附件为A4大小,例如A4大小的水单，直接将其附在其他附件下面，如果不是A4大小的附件，报销附件均须使用标准A4粘贴底单。纸张要求——单据附件为A4尺寸A4粘贴底单粘贴规则：1、所有票据需正向平铺粘贴2、所有票据均不可覆盖3、需要在发票上签字的信息须在发票正面签字且不能遮挡文字单据粘贴规则单据粘贴规则置顶粘贴--票据没有条形码非置顶粘贴--票据有条形码粘贴方式：1、置顶粘贴:票据与A4粘贴单上端对齐2、非置顶粘贴：票据距A4粘贴单上边距3cm粘贴粘贴方法：1、置顶粘贴:票据需四边和中心粘牢2、非置顶粘贴：票据只需四角和中心涂抹胶水单据粘贴规则置顶粘贴非置顶粘贴单据粘贴规则附件时为A4大小，将其附在底单下面即可即可，但是当纸张过薄时需粘贴A4粘贴底单上，以免损坏附件。非A4大小附件目录影像系统介绍一票据粘贴标准二温馨提示三扫描仪的温馨提示1.当纸张大于A4纸且不可分割，如何扫描？2.如果两张纸有一端粘合在一起，比如手撕的单据，连撕两张，将未分开的纸张直接放入扫描仪扫描，会有什么后果？3.如果附件发票粘贴未按照共享的粘贴标准，会出现什么情况？4.如果纸张没有整齐的放入纸托板，会怎样？5.如果纸张上附带的U型针和订书针未去掉，会出现什么情况？1.纸张大于A4大小时，可以折成A4纸大小把上下边粘住，扫描仪会作为一张纸扫描。2.如果将一端粘合的两张纸放入扫描仪托纸板时，当粘合处朝上，纸张会被强制分开，若粘合处朝下，则会被当作一张纸扫描。3.如果附件发票粘贴未按照共享的粘贴标准进行扫描，会损坏发票。4.如果放入扫描仪的纸张未摆正，会损坏纸张。5.若是一张纸上附带有U型针和订书针，可以通过扫描仪扫描出影像，但是容易导致扫描仪报错，扫描仪上的警示红灯会一直闪烁。影像系统温馨提示1.只有附件没有工单可以使用集中扫描吗？2.如果工单及部分附件已经扫描，需要扫描遗漏的附件，可否用集中扫描？3.使用补充扫描可否不选中对应的工单，直接扫描吗？4.可以修改附件影像的次序吗？5.影像系统支持单据双面录入吗？6.如何更改影像的名字？1.如果只有一张附件，附件前未附上工单，点击集中扫描，会出现附件无法上传，没有可点击的上传按钮。2.如果工单及部分附件已经扫描但需要扫描有遗漏的附件，不考虑附件顺序的情况下，可以把对应的工单打印件找出来，将附件附在工单后面，点击集中扫描按钮，系统会自动把附件增加到对应的工单下，但是会出现两个相同的工单影像，因为工单重复扫描了一次。3.点击补充扫描，必须先选中对应的工单，不然无法点击直接扫描和覆盖扫描。4.如果