文件资料控制程序

文件资料控制程序1目的和适用范围目的为确保公司文件及资料的管理有统一的标准，以防止误用或混用，确保各相关场所使用的文件为有效版本。适用范围本程序适用公司所有质量、环境、职业健康安全体系内相关文件、资料的控制。2职责文件的制（修）订由各责任部门主管负责。文件及资料的保管管理类文件包括管理手册、程序文件、管理文件（制度）、标准等文件正本，由行政部档案管理人员管理。各部门负责本职责范围内文件及资料的管理。3相关/支持文件3.1《记录控制程序》4定义无5程序内容文件分类，公司的文件及资料分为：管理手册；程序文件；作业、管理文件；有关技术文件；记录、表格。文件编号文件编号按如下规定进行：RHJY/QES— □□— □□□公司代码文件类别流水号注：文件类别代码：管理手册：RHJY/QES-SC-000程序文件：RHJY/QES-CX-000作业文件SOP/SIP、管理制度：WLPZ/品质部-000外来文件：WL-000文件记录：RHJY-PZ/品质-000另：①外来文件若本身已有规范的文件编号，也可按原文件编号执行；若其没有规范编号，则按上面编号方法执行。②图纸及有关技术文件的编号也可按公司原有的技术文件编号方式或有关技术标准执行。文件的制订、审核、修改。公司体系文件由各责任部门主管制订，并按下表所列职责进行审核、批准后交行政部统一编号发布。文件类别制订审核批准管理手册有关人员体系管理负责人总经理程序文件各责任部门体系管理负责人总经理作业、管理文件各有关人员部门主管体系管理负责人记录表格各有关人员部门主管体系管理负责人文件的修订（更改）由原制订部门负责，填写《文件更改通知单》，按531的要求进行审核、批准后实施修改。文件版次文件版次按如下规定进行：口/口版本号 修改状态版本号按A、B、C……进行，依次类推；文件经多次更改（修改状态从0到3时）或文件需进行大幅度修改时应进行换版。原版次文件作废，换发新版本。文件发行文件按5.3项审核批准签字后，交行政部归档及发放，发放时登记于《文件发放、回收登记表》中。每一种文件在发放时行政部应在封面加盖文件受控状态印章，要按文件持有流水编号01〜99登记在《文件发放、回收登记表》上，由收件人签收。注：无受控状态印章、无文件持有编号的文件、资料视为无效文件，禁止在现场使用。属修订重新改版发行的文件，按5.3条填写《文件更改通知单》经审批后，行政部负责更换修订，改版文件按《文件发放、回收登记表》上登记的单位逐一回收旧文件，更换新文件，要由受件人进行签收。文件管理文件受控状态分为受控文件、非受控、作废。受控文件：行政部负责通过《文件发放、回收登记表》确保现场使用文件是有效版本。行政部保留存档的文件原稿，盖受控印章，但视为受控文件管理。非受控文件：文件修订及改版后不需要回收，此类文件只能在行政部保管，加盖非受控印章，发给有此需要的客户。作废文件：限在行政部统一保管。对修订、改版后的回收文件，除留下行政部的原稿加盖作废印章及注明作废人签名及作废日期专门归档保管外，其余回收文件由行政部统一销毁。外来文件的管理外来标准或图纸由行政部统一编号，填入《外来文件登记表》中，需发放时由行政部填写《文件发放、回收登记表》发放。必要时行政部负责定期（每年一次