文件管理规程

经典word整理文档，仅参考，双击此处可删除页眉页脚。本资料属于网络整理，如有侵权，请联系删除，谢谢！分发部门1目的规范本公司文件的设计、制定、审核、批准、复印、发放、执行、保管、收回、销毁以及修订等一系列过程，保证文件的规范性、科学性和可操作性。2范围适用于本公司文件的设计、制定、审核、批准、复印、发放、执行、保管、收回、销售等一系列过程，同时也适用于电子文件和外来文件的管理。3责任1.1制定人1.1.1确保使用正确规范的文件名称，按照本规程规定的格式和要求编写文件。1.1.2确保内容正确，具有可操作性，并符合相关法律法规的规定。1.2审核人1.2.1确保文件内容完整，实事求是，条理清楚，不产生歧义并具有可操作性，且格式要符合本规程的规定。1.2.2确保文件中与其专业领域相关的内容正确无误，合理，并符合相关法律法规和标准的规定。1.3批准人1.3.1确保文件内容符合相关法律法规的规定，并符合企业实际情况。1.3.2确保文件内容符合生产的管理要求、技术要求和质量要求。1.4文件管理员1.4.1负责文件的管理和控制，包括文件接收、复印、发放、保管、收回、销毁等。1.4.2负责对文件进行统一分类、统一编号。1.4.3负责按规定发放和收回文件，保证每一个部门均有与该部门相关的文件。4程序4.1文件设计4.1.1文件的表头统一用以下格式文件编号取代编号越努力·越幸运文件名称起草部门审核部门批准部门分发部门4.1.2文件正文字体统一采用宋体小四字体，数字用“TimesNew小四号字体。4.1.3文件每页均设页眉和页脚，页眉左边设置为“公司体为宋体，5号，加粗。页脚下方设置为页码，用“TimesNew小四号字体。4.1.4文件的正文分为：4.1.4.14.1.4.24.1.4.34.1.4.4内容：内容下的章、条、目分4.14.1.14.1.1.1叙述，章、条、目号的最后一个数码不加点，章、条、目之间不空行。4.2文件制定4.2.1任何人均有权提出制定文件的建议，经部门领导审核确定文件题目。文件的起草应由主要使用部门起草。经过认真准备、精心设计，应能保证文件的内容全面而准确。4.2.2将文件的草稿交部门领导初审，部门初审完毕后，经质量部审核，最后文件由相关领导进行批准。4.3文件审核与批准4.3.1审核人一般是起草部门的部门负责人。审核人应对文件的内容、制订程序和可操作性进行审核。审核后的文件再交由质量部进行审阅。4.3.2经质量部审阅后的文件，如需改正，交回原编写人员所属部门，进行改正，直至符合要求。4.3.3文字应简练、确切、易懂，不能有二种以上的解释。4.4文件批准和生效4.4.1公司质量手册及程序文件由总经理进行批准，其它文件由管理者代表进行批准。文件批准人应对文件的内容、编号、格式、制定程序、与其他文件统一性、文件内容合理性进行把关。4.4.2文件在批准和生效日期之间留一周左右时间进行培训。4.5文件的归档与保存4.5.1文件经签发批准后立即将原文件交由质量部归档管理，质量部作为文件管理部门，由专人负责文件的归档管理工作。4.5.2文件管理人员必须对文件的修订、分发、销毁等进行及时记录。4.5.3文件管理人员应妥善保管文件，不得丢失，并应保持原文件的整洁、完整。4.5.4若需保密的文件，需经质量部批准后方可复印或借阅。4.5.5.相关部门收到外来文件，应先送至文件管理员处登记。4.6文件的发放与销毁4.6.1文件批准后，应在批准后生效前对文件进行发放，分发工作由文件管理人员进行，原文件保留质量部，复印件下发各相关部门。下发复印件加盖受控章。新文件生效后旧文件进行收回做作废处理。4.6.2文件销毁，对于到期需要销毁文件，由质量部批准后方指定专人进行销毁，并指定监督人进行监督，同时填写文件销毁记录。越努力·越幸运4.7文件及记录的编号原则4.7.1文件编号原则：管理规程文件：SMP-部门代码-顺序号-版本。操作规程文件：SOP-部门代码顺序号版本。质量标准文件：TS-部门代码物资代号（原料；包装物BZ；中间产品ZJ；成品）-顺序号版本。部门代码如下采购部质量部行政人事部ZLXR销售部CGCKFJTQSDXS顺序号从01开始顺延；版本号：第一版为00。如质量部发布第一份管理规程文件，其文件编号应为“SMP-ZL-01-00SOP-ZL-01-004.7.2记录的编号原则：文件编号记录顺序号。记录顺序号从001开始顺延。5记录越努力·越幸运共享知识分享快乐受控文件清单记录编号：SMP-ZL-01-00-001批准日期备注01越努力·越幸运共享知识分享快乐外来文件清单记录编号：SMP-ZL-01-00-002越努力·越幸运共享知识分享快乐文件发放与收回记录记录编号：SMP-ZL-01-00-003接收部门接收人签字收回人/收回日期越努力·越幸运共