甲供物资的管理与措施

甲供物资的管理与措施1、 目的为了加强公司项目甲供物资管理，明确甲供物资、设备使用的工作流程，提高工作效率，规避风险，特制定本指引。2、 适用范围本公司所涉及的甲供物资管理。3、 术语及定义甲供物资：指在甲方与施工单位签订合同时事先约定由甲方提供的材料、设备。应供量：是指根据合同施工图纸、设计变更等资料计算出的工程量加上合理的损耗量组成理论物资数量。供应量：是指材料供应商依据甲方提供的提料单供应到现场的实际物资数量。4、 组织及职责划分4.1分公司采购管理部：负责统筹及检查工作，监控项目/区域落地执行情况。4.2项目/区域项目部：负责审核及发放甲供物资需求计划单、现场收货、验收、过程管控、提报合同付款审批、物资进出场台账等；组织甲供材单位对施工单位进行必要的施工工艺培训。4.3项目/区域成本部：负责审核甲供物资需求计划表中领料规格、型号及数量，动态跟踪实际领料情况、超领预警，办理甲供物资付款、结算等。4.4项目/区域采购部：负责甲供物资需求计划供货周期审核、物资供货合同签订、单位协调，参与甲供物资的验收、检查等工作。4.5项目/区域设计部：参与涉及外观效果的甲供材的初次进场验收。4.6监理单位：负责审核《甲供材料需求计划》，组织各类材料进场验收并建立工程材料设备验收台账。5、 物资需求计划（合同签订前）5.1各总包、分包单位定标后一个月内，项目/区域项目部组织施工单位根据项目进度计划，提报《甲供物资需求及进场总计划》。5.2项目/区域项目部组织成本、招采对《甲供物资需求及进场总计划》完成会签后，项目/区域采购部根据计划负责签订甲供物资合同，合同签订后移交至项目/区域项目部执行，并会同成本部向项目部及使用单位做好合同交底工作。5.3材料名称的书写应以材料的行业统一名称为准，不得使用简称、别称及俗称。规格及型号也应以国家或行业统一标准为准，不得使用厂家自编规格及型号，如无型号规格要求时，应予注明。5.4甲供物资应供量材料设备损耗率按合同规定或套用当地定额或经甲方认定的由材料供应商提供的相关说明，损耗率没有任何规定的，双方在现场作样板实测确定。甲供物资供应量清单作为甲供物资合同的一部分，应列明图纸工程量、损耗率、供应量。最终以项目/区域成本部解释为准。6、 物资到货准备6.1合同签订后，项目/区域项目部应在一周内要求施工单位提供《甲供物资接收人员确认函》，要求确认甲供物资接收人员姓名、职务、联系方式、签名式样及项目部印章式样。6.2根据甲供物资备货周期，由项目部组织分期提交有项目经理签字的《甲供物资需求及进场计划（提料单）》，并组织项目/区域成本、招采完成会签。项目/区域项目部负责审核提料单与工程计划的符合性、质量标准、使用部位等内容；项目/区域成本部对其产品型号、规格及工程量进行复核，确保甲供物资供应量不超应供量；采购部根据与材料供方签署的合同审核需求计划的时间节点合理性以及品牌应用情况。6.3首批物资到货前一周，施工单位应准备好仓储场所。项目/区域项目部和材料供应商将现场查看仓储的位置和条件。对仓储条件有特殊要求的（合同范围外），施工单位应配合完成。6.4每批次到货前，施工单位应事先依据合同确定运输车辆停靠地点，并告知项目/区域项目部及材料供应商。7、 物资接收、验收7.1材料验收检查包括清点本批材料数量，检查包装是否完整，包装所示的材料外观特征、基本参数与采购合同是否相符，以及包装如有损坏是否影响材料的完整。考虑材料的质量，可根据项目部要求在安装及使用过程中验证。7.2甲供物资到达施工现场后，由项目/区域项目部人员组织施工单位、监理、及材料供应商四方共同验收，验收人员填写《甲供物资进场验收、确认单》并签字盖章。7.3甲供物资送到施工现场后，施工单位依据国家规定验收范围，及时安排送样试验或检测，不经试验、检测的材料不得使用。经试验或检测后不合格的材料要坚决退场，退场材料，必须填写退料单。7.4施工单位负有对材料质量的检查责任。施工单位在开箱（封）启用材料时，若发现下述现象，应暂停使用材料，并立即报告项目/区域项目部：材料质量存有疑问；材料的规格、系列、颜色等与合同不符；缺少附件、配件。项目/区域项目部收到上述反馈后，应及时通知项目/区域采购部。7.5项目/区域采购部及相关人员（有关外观效果的需通知设计部相关人员）应第一时间解答或亲赴工地检查。发现材料质量确实存在问题的，由项目/区域采购部组织相关部门人员向材料供应商交涉。7.6如整批材料、设备存在上述质量情况的，则施工单位暂停使用该批材料，造成工期延误的，由材料供应商承担责任。如部分材料、设备存在上述现象的，经甲方项目部、监理方确定合格的部分，施工单位应先行使用合格材料、设备，以尽量减少对工期的影响，材料供应商承担相应责任。7.7材料需要抽样检验的，由监理、施工单位材料负责人、甲方项目部及材料供货商在验收时现场随机抽取，材料检测结果经监理见证后分送各单位存档。7.8材料验收通过后及时办理出入库手续，并由项目部对所有进场材料、设备建立材料进场验收台账。施工单位材料接收人员应按要求向材料供应商签署《甲供物资进场验收、确认单》。单据严禁随意涂改，如有涂改须有当事人签章，项目/区域项目部审核。7.9施工单位应先行收集、整理技术资料，在竣工后或交付甲方使用时编制竣工资料或将原始资料移交项目/区域项目部。材料供应商须凭经签署的进场验收单、进场确认单向项目/区域项目部申请货款。8、物资卸货、看管8.1材料设备类合同均应明确收货、卸货责任和范围。除供方负责安装的物资以外，工程合同应对卸货责任做明确规定，并避免重复支付卸货费用；8.2提供的甲供物资交货地点应为甲方指定的机动车可以到达的位置，并保证甲供物资水平搬运距离不超过50米，垂直搬运距离不超过正负一层；甲供物资的场内倒运由施工单位负责，费用由施工单位承担。夜间及下班时间内的到货，施工单位有义务在项目/区域项目部协调下，落实在材料到场后半小时内必须到场参与收货，并提供照明等便利，以便及时进行验收。8.3施工单位对其使用的物资负有存储、保管、看管、采取措施以防恶劣天气及自然条件对物资造成损害的义务。因未尽义务造成物资丢失、损坏的，施工单位承担赔偿责任。8.4材料设备出施工场地及需要外协加工的材料出场时，必须有施工单位项目经理、监理单位、甲方项目经理同意，凭门条出场。施工单位不得在未经允许情况下，将甲供物资运出施工场地。甲供物资仅供指定的施工单位使用，未经甲方同意，施工单位提供给其他施工单位、与甲方有关的其它单位使用的物资将不被认可，甲方将按该施工单位实际接收的物资数量计算货物价值，并抵扣工程款。9、物资退货、补货9.1甲供物资出厂合格证不齐备或无出厂检验报告、经现场检测不合格或者型号与订货单不符，项目/区域项目部将拒绝接收该批甲供物资，由项目/区域项目部负责协调后续供货及补偿事宜，项目/区域采购部配合。9.2质检部门检验（含飞行检查及项目常规检查）不合格，由项目/区域项目部通知材料供应商直接退货，且材料供应商承担因此造成的全部责任。9.3由于变更洽商的调整导致供货需求发生变化，需办理退货事宜。施工单位应出具书面《甲供物资退料单》，注明退货原因，并将检验报告、变更洽商等证明文件一起报项目/区域项目部。项目/区域项目部与材料9.4供应商沟通接受退货后，经项目/区域项目部、采购部、成本部、项目经理审核完后，由项目/区域项目部办理相关手续。若材料供应商不接受退货，则由甲方保管或调配。9.4因施工单位工作不力（例如不根据变更及时提报材料的变更计划）等原因造成的退货，项目/区域项目部不予办理退货事宜，损失由施工单位负责。9.6如材料需要跨标段调拨，应根据施工单位开出的经项目部、采购部、成本部审核签字后的需求计划进行调拨，由施工单位项目经理开具《甲供物资调拨单》，项目/区域总审核无误后经领料人签字方可领料。产生的费用调整由涉及调拨的成本部经办人于最近一次付款审批中予以调整。9.7施工单位须对其提出的物资需求数量的准确性负责。因数量不准造成物资过剩的，项目/区域项目部不予办理退货手续，施工单位应承担所有过剩物资的费用；造成物资供应不足的，施工单位可继续向项目/区域项目部申报需求计划，但因物资供应延迟导致工期延误的责任由施工单位承担。9.8经项目/区域项目部、成本部会签认可的退货，施工单位应与供方办理签收、接收凭据。施工单位应在退货后一周内将供方签收、接收物资的凭据报送项目/区域项目部，以便与供方结算货款，与施工单位结算物资数量。施工单位如未能在规定的期限内将退货凭据报送项目/区域项目部，而造成退货款项难以收回的，施工单位应承担责任。9.9施工单位应对需退物资的包装完整性负责。因无包装、或包装损坏严重导致供方拒收的，项目/区域项目部不予办理退货。10、 物资结算10.1根据合同，若属于分批供货后付款的，在该批次供货验收完成后，由项目部收集各方签字的验收单据，办理相关付款手续。流程审批资料包括《甲供物资验收单》、《甲供物资进场确认单》、《甲供物资分批结算单》以及合同。10.2每品类甲供物资最后一批到货后，施工单位须在一周内将签署的所有验收、接收凭据报送项目/区域项目部，由项目/区域项目部分别与材料供应商和施工单位核对供应量。项目/区域项目部根据各方签字的验收、接收单据，交项目/区域成本部办理相关结算手续。流程审批资料包括《甲供物资结算单》以及合同。11、 采购样板11.1采购样板的要求及样板封存要求：对某些质量、价格或者观感对整个项目的质量或整体效果起到关键作用的物资，需要确定实物采购样板，作为招标及验收依据。如不具备确认整体样板的条件，可以将整体样板中的主要材料分项进行样板确认。11.2采购样板应确认两套，一套由设计部保管，另一台由项目部保管，供项目部和施工单位使用。样板一般由供方免费提供，需计取费用或当作供货数量一部份的，应要求供方在确认样板前提出。12、物资节超管理12.1项目部建立《甲供物资进场验收管理台账（动态追踪表）》并负责更新，每月抄送成本部及采购部。12.2成本部需核实每次甲供物资需求计划单中申报数量，当累计供应量占应供量90%时，需对项目/区域项目部、施工单位进行书面预警；若下次申请数量加上期累计供应量超出应供量时，需施工单位出具合理解释，并由成本部判定为合理施工用量后方允许甲供物资继续申请；如果判定甲供物资确实超供，而施工单位又不能提供合理解释的，项目/区域项目部有权从施工单位的进度款中暂时预扣甲供物资的超供扣款。12.3如确实是由于设计变更或合同外增加工程等甲方原因导致实际供货量超过应供量，应及时计算物资供应数量的变化，调整甲供物资应供量，签署甲供物资合同补充协议或签署新的甲供物资合同，避免台帐中的数据一直处于超供的状态。12.4项目部要定期进行甲供物资使用情况检查及清理盘点工作，如发现施工单位存在甲供物资使用及保存不当、施工浪费较多的情况，应及时制止并纠正，同时应采取拍照、发函等手段留存证据，作为将来扣款的依据。12.5甲供物资节约应在完工结