文印及文印设备管理规定

年5月29日文印及文印设备管理规定文档仅供参考文印及文印设备管理规定第一章总则为使公司文印工作规范化,保证和提高文印设备利用的效能与使用寿命,结合公司实际情况,特制订本规定。本规定所指的文印设备为复印机、计算机、打印机、传真机等办公设备。本规定适用于公司各部门和有关人员。第二章打印范围公司的文件,属打印范围方予打印,否则不予打印。凡经办公室上报下发的文件、报表、工作计划、总结、请示、报告、简报、通报、通告、信函、规章制度及其实施细则、宣传教育材料、任免决定、奖惩决定,以及办公室主任批准打印的文件、材料均属打印范围。由归口部门负责拟订、编写的带有全局性的工作计划、总结、报告、重要活动、会议的纪要等,也属打印范围。不需上报的各部门的工作计划、临时性工作安排、一般表格、一般资料和便函,内部传递的请示报告等均不属打印范围。第三章文印工作管理复印、打印、传真文件事先须由申请人填写”复印、打印、传真申请单”(附有发文单除外),经申请部门负责人和秘书室主管签字同意后才予办理。办理保密文件按公司<保密制度>执行。文印员接稿后,应认真检查审批手续是否完备,字迹是否清楚,文面是否整洁。对审批手续不全、文面凌乱不清的文稿,文印员有权拒绝执行。文印员要树立严格的保密观念,不得将打印、复印或传真资料中有关公司秘密的事项透露给她人。文印员要严格按照审批份数复印、打印,不得截留任何文件,废弃文稿须按规定销毁。对需要留存的文档,在打印完毕后,须将文档备份在软盘上并妥善保管软盘,不得在硬盘上留存。文稿清样打印完毕后,文印员将原稿与清样及时送达呈交人或通知有关人员到文印室来取,不得延误。拟稿人负责校对清样并签字。属校对未发现的错误由校对人负责,校对后没有改正的,由文印员负责。文印员对打印、复印、传真的文件资料,应于”文件复印、打印、传真登记薄”做好记录,月终按部门汇总统计,报办公室主任。私人资料,不得在公司复印、打印、传真。公司级印章和介绍信由办公室管理,由秘书室主管负责保管和在批准后使用,并据实登记”用印登记表”。办公室主任对印信的保管和使用情况每月进行检查。使用公司印章申请人必须填写”用印申请单”,由本部门经理、办公室主任审批。必要时办公室主任须上报行政总监或总经理,由其最终批准。遇有下列情况之一时,须由总经理批准用印:公司对外发文;公司签订合同;代表公司的其它行为需要。对审批手续不全的要求,掌印人有权拒绝用印。部门印章由部门经理指定专人保管,由部门经理批准使用。第四章文印设备管理公司文印设备由办公室统一管理,并定期检查使用与维护情况。使用部门要指定专人(文印员)负责保管和使用,指定专人在使用前必须经过专业培训。其它人员不得使用,否则,造成设备损坏除负赔偿责任外,视情节给予50元—200元的罚款。各种文印设备须放置在指定的地点,不得擅自移动。文印员要熟悉文印设备的使用、保养方法,按规范要求操作,保持设备清洁和正常运行。发现故障,应及时向办公室报修,禁止私自对设备进行拆卸修理。严禁使用计算机干与工作无关的事情,如玩游戏、私自上网、干私活。违犯者罚款50元/次。使用计算机要提高安全和警惕意识,定期进行杀毒,禁止使用不明来历的软盘和质次的光盘。如需使用外部软盘,要先进行杀毒。在未获批准和无专业人员指导的情况下,使用人员不得对计算机内软件和程序进行删除和修改,不得加载无关软件。第五章附则本规定由办公室制订,报行