信息化项目采购管理办法

信息化项目采购管理办法第一章总则第一条为加强信息化项目采购管理，有效管控信息化项目采购风险，根据相关管理制度，结合股份公司实际情况，制定本信息化项目采购管理办法。第二条本办法中“信息化项目”指的是包括信息系统（平台）建设项目、信息化基础设施建设项目（含信息化相关硬件设备采购、基础软件采购、机房配套设备采购等，不含土建部分）和信息化咨询项目等在内的信息化相关项目；信息化合同是指由X本级及所属各单位签订的，涉及到软硬件信息系统、信息网络及其配套设施的规划、建设、管理、维护、费用等方面内容的合同。第三条信息化项目的采购工作由股份公司网络安全和信息化委员会（以下简称“网信委员会”）领导，信息化管理部门负责组织，业务需求部门、信息化管理部门、财务资金部门、法律合规部门组成的采购小组具体执行。第四条信息化项目的采购过程应本着科学性、客观性、公正性、可行性、合规性、国产优先的原则进行。第五条符合股份公司中介机构选聘需求的信息化项目，应当按照《X中介机构选聘管理实施细则》（工程建企管〔2021〕30号）执行，其余信息化项目的采购管理应按照本办法严格执行。第六条软件资产采购项目应遵照《X软件资产管理办法》和《X软件平台采购管理细则》组织实施。第七条本办法中的信息化相关硬件是指网络设备、服务器、终端和外部设备等(以下简称“硬件设备”)，信息化相关软件是指信息系统（平台）建设、信息化咨询等在内的信息化相关项目。第八条本办法中的信息化项目采购均需在本年度信息化预算中提前报备。第九条本办法适用于股份公司统建项目、统筹共建项目和股份公司本级、各区域总部和所属各单位自建项目。第二章组织机构及职责第十条按照统一领导和分级管理原则，股份公司统建项目、统筹共建项目和股份公司本级自建项目的采购工作由网信委员会领导，各区域总部、所属各单位自建项目由本单位成立的网络安全和信息化委员领导。第十一条相关职能部门在采购中的职责如下：（一）业务需求部门：确定业务需求，并在采购过程中对被采购对象的业务需求满足度做出评判。（二）信息化管理部门：归口管理信息化项目采购工作，并在采购过程中对被采购对象的信息技术需求满足度做出评判。（三）财务资金部门：对采购所涉及的资金、费用、税务等情况进行合规性审查。（四）法律合规部门：参与采购过程，对采购过程是否依法合规、是否满足风险管理与内部控制要求进行审查。第三章采购方式第十二条信息化项目的采购方式主要有招标采购、竞争性谈判采购、单一来源采购及内部采购。原则上，市场竞争充分的产品与服务应采用招标采购，市场竞争一般的产品与服务采用竞争性谈判采购，信息系统的迭代更新、商业套装软件和垄断集中的产品与服务可采用单一来源采购。符合内部条件的，经公司信息化分管领导批准，可采用内部采购方式，优先委托工程建网络信息科技有限公司（以下简称“网信科技”）等系统内部信息科技产业公司实施。第十三条招标采购。招标采购分为公开招标和邀请招标，公开招标是指采购单位以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织参与投标，并在符合条件的投标人中择优选择中标人的招标方式。采购单位按照《中华人民共和国招标投标法》以及国家其他法律法规、股份公司规章制度规定，对于应当以公开招标方式采购的项目、货物或者服务，需以公开招标方式采购。对于具有特殊性、只能从有限范围的供应商处采购的，或采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的信息化项目，可以采用邀请招标方式进行采购。第十四条竞争性谈判采购。符合下列情形之一的采购，可以依照本办法采用竞争性谈判采购方式：（一）招标公告后没有供应商投标或者没有合格标的，或者重新招标未能成立的。（二）技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。（三）只能从相对固定的两家供应商处获得采购的。（四）非采购人所能预见的原因或者非采购人拖延造成采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。（五）因专有技术采购或者服务的时间、数量事先不能确定等原因不能事先计算出价格总额的。（六）涉及国家秘密或上级机构另有要求的。第十五条单一来源采购。符合下列情形之一的采购，经公司信息化分管领导批准，可以采用单一来源的采购方式。（一）只能从唯一供应商处采购的。（二）预计一次性采购金额低于人民币50万元的。（三）为保证前后采购或服务提供的一致性，需要继续从原供应商处继续添购的。（四）涉及国家秘密或上级机构另有要求的。（五）其他经过合规性程序批准的情况。第十六条内部采购。同时符合下列情形的，经公司信息化工作分管领导批准，可采用内部采购方式，优先委托网信科技等系统内部信息科技产业公司实施。（一）不属于国家法律规定的、依法必须进行招标的项目。（二）经评审，网信科技等系统内部信息科技产业公司有能力自行建设的。（三）系统内部信息科技产业公司承担部分的预算金额低于500万（含）元人民币的。第四章采购程序第十七条信息化项目采购流程审批的程序要求为：（一）在年度财务经费预算额度以内，股份公司统建项目单笔费用在500万元（含）以下、各单位自建项目单笔费用在100万元以下的小型项目，应当报公司信息化分管领导审批。（二）在年度财务经费预算额度以内，股份公司统建项目单笔服务费用在500万元以上、1000万元（含）以下和各单位自建项目单笔费用在100万元以上、200万元（含）以下的中型项目，应当报主管领导审批。（三）在年度财务经费预算额度以内，股份公司统建项目单笔服务费用在1000万元以上、各单位自建项目单笔费用在200万元以上的大型项目，应当提交公司总裁办公会（总经理办公会）审议。（四）公司相关制度对信息化项目审批流程的程序有明确规定的，依照规定执行。第十八条招标采购的工作要求及程序为：（一）招标工作由信息化管理部门组织，按照国家和股份公司有关招标工作的法律法规和规章制度进行，根据需要可委托招标代理机构办理。（二）招标流程包括编制招标文件并发布招标公告、评标准备、资格预审与投标、开标、评标、定标、授权签约七个阶段。（三）根据信息化项目立项情况，项目组组织编制招标文件，按照本办法第十七条规定的采购审批流程要求，经业务需求部门、信息化管理部门、财务资金部门、法律合规部门、公司领导审批后，通过依法合规渠道公开发布招标公告（公开招标）或向特定的法人或其他组织发布投标邀请书（邀请招标），发售招标文件。（四）招标采购的程序流程。项目组提出评标委员会（包括评标小组和定标小组）组成建议及招标安排建议，业务需求部门、信息化管理部门、法律合规部门、项目领导小组审核，网信委员会办公室（以下简称“网信办”）审批。1.评标小组原则上为不少于七人的单数成员小组，根据需要可分设单数成员且不少于三人的资审和商务组、技术组，技术组可根据需要进一步按专业细分，人选在各组内不得兼任。2.资审和商务组负责审查投标人是否符合招标文件对投标人资格要求。3.开标过程应邀请法律合规部门、财务资金部门参与，还可根据需要邀请其他相关业务部门参与。4.资审和商务组负责对收到的投标文件中商务标部分、报价标部分进行符合性评定和根据评标标准进行详细评分，并出具《商务标打分表》《报价标打分表》。5.技术组负责对收到的投标文件中的技术标部分进行符合性评定和根据评标标准进行详细评分，形成《技术标打分表》。6.评标小组汇总《商务标打分表》《报价标打分表》和《技术标打分表》，形成《推荐意见》和《评标报告》，送定标小组审批。7.定标小组原则上由项目需求提出部门、法律合规部门、信息化管理部门负责人等组成，至少3人，根据《评标报告》及推荐建议，确定中标候选人。8.经定标小组确定中标人或中标候选人，应按股份公司相关规定公开发布中标公示，公示期满后向中标人出具中标通知书。9.确定工作量和价格后，根据批准的成交供应商选择结果和招标文件有关要求，由信息化管理部门负责合同条款的制定与签署。合同的制定应符合信息化合同管理规定，合同文本经业务需求部门、财务资金部门、法律合规部门审核，经项目领导小组审批，按照本办法第十七条规定的采购审批流程要求，报公司领导批准后，由公司法定代表人或其授权人签署。第十九条竞争性谈判采购的工作要求及程序为：（一）采用竞争性谈判采购方式需提请法律合规部门审核，并按照本办法第十七条规定的采购审批流程要求，提请公司领导审批。（二）竞争性谈判采购的程序流程。1.谈判前准备。由业务专家、业务需求部门、财务资金部门、法律合规部门、信息化管理部门人员组成不少于七人的单数成员的谈判小组，并确定不少于两家的供应商参加谈判。2.谈判。谈判小组所有成员集中与两家供应商分别就相同的内容进行谈判。3.确定成交供应商。谈判结束后，所有参加谈判的供应商在规定的时间内进行提交方案及报价等文件，谈判小组经过表决提出成交供应商选择建议，由业务需求部门、信息化管理部门、财务资金部门、法律合规部门审核后，经该项目建设领导小组审批，并按照本办法第十七条规定的采购审批流程要求提请公司领导审批。4.签订合同。根据谈判小组谈判时达成的内容条款、价格等共识，信息化管理部门将形成的合同文本经财务资金部门、法律合规部门审核，经该项目建设领导小组审批、网信办批准后，由法定代表人或其授权人签署。第二十条单一来源采购的工作要求及程序为：（一）采用单一来源采购的方式需提请法律合规部门审核，并按照本办法第十七条规定的采购审批流程要求，报公司领导审批。（二）单一来源采购的程序流程。1.采购前准备。由业务需求部门、财务资金部门、法律合规部门、信息化管理部门人员组成不少于七人的单数成员的谈判小组。2.谈判。谈判小组与供应商进行谈判，秉承符合采购需求且成交价格不高于市场价的原则，达成一致意见后，经财务资金部门、法律合规部门审核，按照本办法第十七条规定的采购审批流程要求，报公司领导批准后确定。3.签订合同。根据谈判小组谈判时达成的内容条款、价格等共识，信息化管理部门将形成的合同文本经业务需求部门、财务资金部门、法律合规管理部门审核，按照本办法第十七条规定的采购审批流程要求，报公司领导批准后，由法定代表人或其授权人签署。第二十一条内部采购的工作要求及程序为：（一）经评审，网信科技等系统内部信息科技产业公司有能力自行建设的、承担部分的预算金额低于500万（含）元人民币的信息化项目，经过合法合规的采购程序，在同等条件下优先委托网信科技等系统内部信息科技产业公司实施。（二）内部采购的程序流程。1.启动项目实施。在承揽范围内的该项目或该项目所属的信息化项目（此类项目称为“子项目”）立项完毕后，编制完成《项目需求说明书》和《项目技术可行性研究报告》，其中《项目技术可行性研究报告》需经专家评审，并已获得通过。信息化管理部门组织以《项目需求说明书》为任务内容和标的物，与网信科技等系统内部信息科技产业公司签订《项目开发任务书》，明确完成任务的时间、进度计划和各项要求，并开始项目实施。2.合同价格确定。内部采购项目合同金额等于内部采购综合单价乘以该项目工作量的所得额。内部采购综合单价计算公式如下：（1）内部采购综合单价=市场综合单价x90%；（2）；（3）外部采购项目综合单价=合同额÷实际人员数量÷工作天数；（4）市场综合单价的测算以近期（3年内）按股份公司分布式服务架构和统一的信息化技术标准开发的信息化项目合同及其执行过程为参照。对于硬件设备的内部采购，则委托网信科技等信息产业公司进行市场调研与采购价格的确定，综合考虑采购价格及管理费用后，确定合同价格。内部采购综合单价由信息化管理部门根据计算结果提出建议，由投资开发部门、财务资金部门、法律合规部门共同参与加以审核、认定。如需要变更时，由以上部门参与共同讨论加以变更。3.签订合同。项目合同价格确定后，与网信科技等系统内部信息科技产业公司签订合同，合同的结算及付款严格按照合同约定执行。第五章信息化合同管理规定第二十二条各单位信息化管理部门为本级信息化合同的专项管理部门，负责组织合同签订、履行、变更、解除、归档、备案、统计等工作。第二十三条各单位信息化管理部门负责本级信息化合同范本的制定，合同文本要做到标的明确，内容依法合规且可行，权利义务明确，责任分明，文字表达准确。第二十四条信息化合同条款至少应包括项目名称、术语定义、合同标的、数量、合同履行期限、生效时间、生效条款、合同价款及支付条件和方式、技术成果的归属（如果有）、服务或货物的交付方式和交付地点、软件使用权及侵权诉讼（如果有）、质量标准、检验和索赔（包括合同工期延误的索赔条款说明，条款应当详细、明确）、验收标准和方法、维保（保修）条款、培训条款（如果有）、合同争议的解决方式、合同双方的权利和义务、违约责任、违约金（如果有）、赔偿金（如果有）的计算方法、顺延工期条款（如果有）、保密条款、合同当事人的名称、住所地、法定代表人或本合同委托代理人联系方式、合同签署授权委托书、签约地点、日期等内容。采用合同相对人提供的固定格式合同文本的，也应在合同中注明以上内容，并向法律合规部门说明情况，由其提出审核意见。第二十五条各单位信息化管理部门应遵照《合同管理办法》相关规定，执行信息化合同的相关管理流程，包括合同准备、合同评审、合同审批、合同签署、合同履行、合同终止、合同登记、争议处理等。其中合同评审采用附件2所示的《合同会签审批表》。第二十六条合同监督管理。信息化管理部门应对本单位信息化合同的授权、签署、履行与终止情况进行实施、监督、检查，并接受本单位法律合规等部门的监督、检查。信息化管理部门应定期检查其职责范围内的合同履行情况（包括工期是否延迟、质量是否达到要求等），发现履约过程中出现问题时，应明确责任方，并及时通告本单位法律合规部门，研究是否就此问题提出索赔，根据索赔条款执行。第二十七条信息化合同归档管理。（一）信息化合同文本一般要求至少提供给我方四份。我方合同文本一般应送交法律合规部门一份、相关业务部门一份、财务资金部门一份、信息化管理部门存档一份。特殊情况经签订合同双方协商，可增减合同份数。（二）各单位的信息化合同，在签订完毕后的20个工作日内，应通过“信息化业务管理系统”将合同编号、合同名称、项目名称、预算类别、供应商名称、合同单位、签订日期、开始日期、结束日期、费用分类等项目进行登记备案。第六章其他第二十八条各单位要严格按照规定的采购程序进行采购，未经批