常用公文写作格式与技巧

常用公文写作格式与技巧上行文种的写法1、请示请示是向上级机关请求指示、批准时使用的一种上行文种。请示要坚持一文一事。即一份请示只能向上级请示批准一个问题，以便上级及时、专一地进行处理；请示的主送机关也只能是一个，不能多头请示。请示的内容由三部分构成：开头部分写请示的缘由或背景，要求写得充分而又简明；主体部分写请求的事项，要求写得实际、合理、明确、简要；结尾部分写希望、要求，可以使用以下惯用语，如:“妥否，请批示”或“当否，请批示”或'以上请示，望予审批或“以上意见，如无不妥，请批转XXX执行”等。关于启动宁汉沪宁杭光缆线路工程的请示张继平副总经理：宁汉、沪宁杭光缆线路工程的可行性研究报告已于2001年3月批复，中讯邮电咨询设计院和浙江省邮电规划设计院已分别完成初步设计。由于当时处在南北拆分阶段，故而未进行初步设计的会审及相关后续工作。目前南北拆分工作已基本完成，根据沿途业务发展的需要，特别是长江航运局急需租用光纤，因此我部建议启动该工程，抓紧时间进行初步设计会审及相关后许工作。以上妥否，请批示。网络发展部OO二年七月三日2、报告报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议、回复上级机关的询问或要求时使用的一种文种。报告与请示虽同属于上行文，但两者有着严格的区别：对上级要求不同。“报告”不要求上级批复；“请示”则要求上级批复。行文时间不同。“报告”是事中或事后行文；“请示”是事前行文。文种性质不同。“报告”是陈述性的上行公文；“请示”是请求性的上行公文。结尾用语不同。“报告”的结尾一般用“专此报告”、“特此报告”等词语，有的干脆不用,

报告事项完了，全文就结束；“请示”则一般用“可否(或妥否)，请批示”，对上级要求十分

冃疋。报告的内涵决定了它在写作上的通用规则，就是人们通常所讲的'三段式”。“三段式”不是一成不变的模式，它必然由于不同的内容表现为多变状态：情况——做法——问题(意见)；（2） 情况（做法）一一问题——今后意见；（3） 情况——原因（责任）——下步做法；（4）情况——原因——责任及处理意见；（5）情况一一问题——建议等。关于报备与中国联通互联协议的报告信息产业部：为促进电信市场的有效竞争，规范电信网间的互联互通关系，确保联通CDMA网按计划开通运营，中国电信集团公司与中国联合通信有限公司经过友好协商与合作，于2001年9月30日签定了《中国联合通信有限公司与中国电信集团公司电信网网间互联及结算框架协议》《中国联合通信有限公司陆地蜂窝移动通信网与中国电信集团公司固定本地电话网、国内长途电话网、国际电话网、IP电话网网间互联及结算协议》根据《中华人民共和国电信条例》，现将以上两个协议报送信息产业部备案。在信息产业部有关领导及主管部门的关心和具体指导下，中国电信与中国联通在网间长途呼叫路由组织等问题上达成了一致意见，为协议的最终签定创造了有利条件。双方总部间互联协议签定后，下属企业的省级协议也在积极协商之中，中国电信PSTN与中国联通CDMA网的网间互联测试等工作也将随即启动。中国电信与中国联通将继续加强合作，为国家的通信事业做出更大的贡献。中国电信集团公司00—年十月十七日（二）下行文种的写法1、通知通知是党政公文下行文中适应性最广、使用频率最高的一个文种。通知适用于转批下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。通知的结构由标题、正文、落款和附件四部分构成。通知的标题有三种形式：（1）发文机关名称+事由+文种，如苏州大学关于召开XXX会议的通知。（2）事由+文种，如，关于放暑假的通知。（3）特殊情况下形成的通知，标题要注明性质，在文种前加上“紧急”、“补充”、“联合”、“转发”、“批转”、“印发”等字样。通知的正文由开头、主体和结尾三部分构成：（1）开头用一自然段简明交待通知形成的缘由和根据。（2）主体简要叙述通知的事项。（3）结尾另起段写明通知执行要求，常用“以上通知，望认真执行”、“特此通知。”“本通知自发布之日起实行”等习惯用语表示。制发各类通知是为了解决实际问题，这就要求在通知的写作上要主题明白显露、文字简明扼要、结构先总后分，使人一目了然。关于印发中国电信集团公司公文处理办法的通知各省、自治区、直辖市电信公司，集团公司各部门、各直属单位：现将《中国电信集团公司公文处理办法》印发你们，请遵照执行。2000年7月10日集团公司印发的《中国电信集团公司公文处理办法（暂行）》（中国电信办[2000]355号）及2000年11月1日集团公司综合部印发的《中国电信集团公司公文实施细则（试行）》（综合[2000]3号）同时废止。00二年五月二十日2、通报通报是“表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况”时使用的文种。通报的类型有四种：（1） 用于表扬好人好事的，称“表彰性通报”；（2） 用于批评错误的，称，批评性通报”；（3） 用于传达情况的，称“情况性通报”；（4） 用于传达上级指示精神的，称“指导性通报”。通报是用典型事实教育干部群众的，因此通报的事情应当是具有先进的代表性或具有反面代表性的人和事以及能给人以启迪和警省作用的典型事件。只有选这样的材料进行通报，才能起到教育大家、鼓舞一片、警戒八方的作用。通报中的议说，必须是通报中典型事实的延伸，褒贬的尺度、结论的分寸、今后的工作意见都是典型事实的引发，不能牵强附会。关于2002年1至5月服务质量情况通报中国电信集团各省、自治区、直辖市电信公司：现将2002年1—5月用户投诉处理情况通报如下：一、电信用户申诉总体情况据部申诉中心通报，今年第一季度向部申诉中心投诉共1271件，正式立案的案件有46件，回函率为100%。其中申诉中国电信14件、申诉中国联通15件、申诉中国移动17件。与2001年同期相比，中国电信的申诉从65件下降到14件，下降幅度为78.4%；中国移动的申诉从33件下降到17件，下降幅度为48.5%；中国联通的申诉从13件上升到今年的14件,上升幅度为7.6%。从各运营企业用户申诉占总申诉比重看，中国电信由58.6%下降到30.4%；中国移动由29.7%上升到今年的37.0%；中国联通由11.7%上升到今年的32.6%。中国电信的申诉下降幅度最大。1—5月用户以各种渠道越级投诉共计39件，其中4—5月份11件，比1—3月下降了39%。其中涉及南方的18件，涉及北方的21件。二、 电信用户申诉的分类情况（一）服务质量问题……三、 申诉中国电信服务的具体内容（一） 反映服务质量问题一季度共有7件, （二） 话费争议问题 3、会议纪要会议纪要是用于记载、传达会议情况和议定事项。会议纪要按内容可分为三类：第一类是日常办公会议纪要;第二类是指示性会议纪要,即对某一重要方面的工作综合整理的会议纪要;第三类是讨论型会议纪要，主要是对某一重大理论、实践课题进行研讨的会议所使用的一种纪要，它具有参考性，不具有指挥性。一次工作会议，涉及问题很多，在写会议纪要时，必须抓住会议所集中讨论的几个主要问题，形成纪要的中心，切不可面面俱到。一次工作会议在具体讨论中必然会产生几种不同意见，不能把这些意见都纳入会议纪要，而应该根据会议的宗旨，分析综合各种意见，集中反映符合会议中心要求的多数人一致意见,同时，也要注意吸收少数人正确的意见。对反映会议中心议题的正确意见，可采用“会议听取了”、“会议讨论了”、“会议研究了”“会议认为”、“会议决定”等提法，加以集中概括，简明扼要地反映出来。通信机房防火安全工作交流会会议纪要为了贯彻国务院召开的全国安全生产电视电话会议精神，落实开展安全生产专项整治工作要求，2001年8月1—3日，中国电信集团公司在福建省召开了通信机房防火安全工作交流会，目的是进一步促进通信机房规范化建设，提高通信防火安全管理水平，保障通信安全。参加会议的有各省（区、市）电信公司安全保卫和运行维护部门的领导。现将会议纪要如下：一、会议基本情况……二、 福建机房标准化改造的经验（一） 领导挂帅，部门协作，齐心合力抓机房改造。・・・・・・（二） 因地制宜，积极稳妥，推进老机房改造。……（三） 执行规范，控制源头，抓好新机房建设。……三、 加强通信防火工作要求（一） 提高认识，切实加强通信防火工作。……（二） 相互协作，通过综合治理实现机房无火灾隐患要求。（三） 源头堵漏，新机房建设必须严格执行防火规范。••…（四） 根除隐患，老机房改造要加快步伐。……（三）公布性文种的写法1、公告和通告公告是党和国家机关向国内外先部重要事项或者法定事项时使用的文种。通告是在一定范围内、公布应当遵守或周知事项时使用的文种。两者的不同点主要有三条：一是从所宣布告知的事项看，公告重于通告；二是从宣布告知事项的范围看，公告大于通告。公告是面向国内外的，通告是面向国内或国内局部范围的；三是从发布两告的机关看，公告发布的机关级别咼，是党和国家的咼级机关；通告，上至中央，下至基层机关及国有企事业单位均可使用；四是从所发布的方式看，公告是采用新闻手段，通过电台、电视台以及报纸等形式予以发布；通告既可采用公告的手段公开发布，也可在内部行文。两告都是短篇公文，撰写时必须文字简要、层次清晰。一是要直陈其事，不绕弯、不兜圈；二是可说可不说的不说，可少说的不多说。文字简要，才便于人们牢记、遵守。（四）信函性文种的写法1、函函是不相隶属的机关之间相互商洽工作、询问和答复问题或向有关主管部门请求批准事项时使用的平行公文。函的结构由标题、受文机关、正文和落款四部分构成：（1）标题函的标题有两种形式：发文机关名称+事由+文种，如，苏州大学关于XXX的复函；事由+文种，如“关于恳求XXX的函”或“关于申请XXX的函”；“关于请求批准XXX的函”。（2） 受文机关：顶格加冒号写受文机关全称或规范性简称。（3） 正文：开头概括交代发函的原因和目的，常用“现将有关问题说明如下：”、“现将有关问题复函如下：”等习惯用语过渡转入主体。主体部分要简洁得体，问题、意见要写得明确。结语。根据不同类型的函件事项，选择'特此函告”、“特此复函”等习惯用语结束正文。便函也可使用“此致.敬礼”等敬语。落款。在右下方署明发文单位名称，加盖公章并在下面写明年、月、日期。关于申请办理北京市鸿翔大厦房地产过户手续的函北京市房地产管理局：1992年8月原邮电部委托其所属单位一中国邮电器材总公司购置了北京市海淀区欣华农工商公司所属“龙乡饭店”（北京市海淀区龙翔路15号）的全部房地产及所属物，并更名为北京鸿翔大厦，同时在海淀区房地产管理局办理了产权过户手续，也经北京市城市规划管理局同意鸿翔大厦所占用的土地作为国家划拨地由邮电器材公司使用。1998年，原邮电部将鸿翔大厦成建制划归给了原中国邮电电信总局，划归后原中国邮电电信总局没有办理鸿翔大厦的房产和土地的过户手续。2000年经过国务院的批准原中国邮电电信总局组建成为全民所有的中国电信集团公司。鉴于以上所述，特此申请办理鸿翔大厦的房地产过户手续，同时由于中国电信集团公司和鸿翔大厦的全民所有的性质以及该土地的使用性质没有改变，希望继续保留该土地为国家划拨地的性质。请贵局给予大力支持，办理相关手续为盼。・关于互联互通问题的复函中国联合通信有限公司：贵公司《关于通报目前互联互通存在问题的函》（中国联通函[2004]5号）收悉，经调査，现将有关情况函复如下：一、由于2003年以来网间话务增长迅猛，造成福建电信各地关口局资源紧张，因能力问题在一段时间内曾出现无法增加与各运营商间网间中继的情况。福建电信已采取措施对部分关口局进行了紧急扩容，并调整了部分网内资源用于增加网间中继，中继紧张问题已于春节前陆续解决。（以下略去）特此函复。（五）其他常用应用文的写法1、介绍信 介绍信是用以介绍被介绍人员的姓名、身份、人数、接洽事项等情况的专用书信。介绍信具有介绍和证明的作用。介绍信通常有两种形式：普通介绍信。用公文纸书写：（1） 在公文纸正中的地方写“介绍信”三个字，字要比正文大些。（2） 联系单位或个人的称呼。（3） 被介绍人的姓名、身份、人数（派出人数较多，可写成“XXX等x人”）。（4） 接洽事项和向接洽单位或个人提出的希望。最后可写上，请接洽”、“请予协助”、“此致敬礼”等语。（5） 本单位名称和写信日期，加盖公章。带存根的印刷介绍信有规定格式，使用只须填上有关内容。（1） 存根部分简填，以便日后查考。（2） 本文部分要填写详细些。（3） 派人联系办理重要或保密事情，要注明被派人员的政治面貌、职务。（4） 重要的介绍信要经领导过目或在存根上签字，有的还要限制有效期。（5） 除本文部分需加盖公章外，存根与本文的虚线正中亦要加盖公章。2、 申请书申请书是个人或集体向组织表达愿望，向机关、团体、单位领导提出请求时的一种书信。申请书应把该写的问题写清楚，但也要注意精炼。申请书一般是一事一书。（1） 在申请书的第一行正中写申请书的名称。口：“入党（团）申请书'、“开业申请书”等，字体较正文稍大。（2） 写接受申请书的单位或有关负责同志的名称。（3） 写申请书的具体内容：申请的事情或理由最好分段写，以便接受申请的一方把握要领。申请的理由比较多，可以从几个方面、几个阶段谈认识。（4） 结尾写表示敬意的话，女口“此致敬礼”、“请领导批准”等语，也可以不写。（5） 最后写申请人姓名或申请单位名称（加盖公章）和写申请书的日期。3、 工作计划工作计划是一个单位或团体在一定时期内的工作打算。写工作计划要求简明扼要、具体明确，用词造句必须准确，不能含糊。工作计划的格式：（1） 计划的名称。包括订立计划单位或团体的名称和计划期限两个要素，如“XX团委2006年工作计划”。（2） 计划的具体要求。一般包括工作的目的和要求，工作的项目和指标，实施的步骤和措施等，也就是为什么做、做什么、怎么做、做到什么程度。（3） 最后写订立计划的日期。工作计划的内容。一般地讲，包括：（1） 情况分析（制定计划的根据）制定计划前，要分析研究工作现状，充分了解下一步工作是在什么基础上进行的，是依据什么来制定这个计划的。（2） 工作任务和要求（做什么）。根据需要与可能，规定出一定时期内所应完成的任务和应达到的工作指标。（3） 工作的方法、步骤和措施（怎样做）。在明确了工作任务以后，还需要根据主客观条件，确定工作的方法和步骤，采取必要的措施，以保证工作任务的完成。4、工作总结总结，就是把某一时期已经做过的工作，进行一次全面系统的总检查、总评价，进行一次具体的总分析、总研究；也就是看看取得了哪些成绩，存在哪些缺点和不足，有什么经验等。基本情况。（1） 总结必须有情况的概述和叙述，有的比较简单，有的比较详细。这部分内容主要是对工作的主客观条件、有利和不利条件以及工作的环境和基础等进行分析。（2） 成绩和缺点。这是总结的中心。总结的目的就是要肯定成绩，找出缺点。成绩有哪些,有多大，表现在哪些方面，是怎样取得的；