2023年学院各部门档案立卷归档管理办法

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学院各部门档案立卷归档管理方法

一、依据《高等学校档案工作规范》、《z外国语职业技术学院档案管理制度》的规定，为完善全校各部门立卷归档制度，特制定本方法。

二、立卷归档基本原则

1、本校各部门和个人从事党政管理、教学、科学讨论、外事、出版等各项工作活动中形成的档案材料，是学校的财产，是党和国家的财宝，必需移交给学校综合档案室，任何部门和个人不得私自保留。

2、凡属《z外国语职业技术学院档案管理制度》所划定的档案材料，各部门和个人必需根据本方法进行立卷归档。

3、学校严格实行部门立卷归档制度，各系部、处室均系立卷单位。每个立卷人员的材料积累、立卷，均按立卷单位统一归档。校综合档案室按立卷单位接收档案。

三、立卷归档的组织规范

1、综合档案室是学校档案工作职能部门，负责全校档案的管理、开发和利用，同时负责对各处级单位的立卷归档工作实行监督和指导。

2、全校各处级单位是文件材料产生和形成的部门，负责组织本部门的立卷归档活动，并接受综合档案室的监督和指导。

3、各单位日常的文件材料谁承办谁负责保存，由兼职档案员负责组卷，没有兼职档案员的，由部门负责人或秘书负责组卷。

4、职能部门在对重要科研成果鉴定、基建工程竣工验收、大型修理改造工程竣工验收、珍贵仪器设备（价值在10万元以上）开箱验收时，必需通知综合档案室工作人员参与，以便对应归档的文件资料进行审查验收，监督指导部门立卷归档。对文件资料齐全完整的，综合档案室方可签字验收，有关部门方可办理成果申报手续、工程验收手续或财务付款手续；否则，综合档案室不得签字验收，有关部门不得办理相应手续。

四、文件材料的立卷分工

1、上级党、政部门及有关单位下达的文件，由校办负责立卷归档。

2、学校及校内各单位向上级机关及有关单位上送的文件，一般由校办负责立卷归档；对口部门的呈文，由对口部门负责立卷归档。

3、校办起草以校办或学校名义编号的校内文件，由校办负责立卷归档；部门起草以学校名义编号的校内文件，校办和部门都要立卷归档；部门起草以部门名义编号的部门文件，由部门负责立卷归档。

4、会议文件材料，哪个单位组织召开的会议，哪个单位负责立卷归档；几个单位联合召开的会议文件材料由为首主办单位负责立卷归档。

5、各教学部门、教务处等教学管理部门各自形成的文件材料，各自负责立卷归档；上述有关教学部门和教学管理部门共同形成的文件材料，由有关教学管理部门负责立卷归档。

6、各教研室的科研、学科建设方面的文件材料，谁形成的文件材料，由谁负责立卷归档。课题组的文件材料，由课题组负责人负责组织立卷后上交教研室，再由教研室负责向综合档案室移交。

7、基建综合管理的文件材料，由基建处负责立卷归档；工程项目的文件资料实行总承包的由总承包单位负责汇总、整理；分承包的由各承包单位负责收集、整理；各承包单位将工程资料立卷后上交基建处，由基建处负责向综合档案室移交。

8、大型修理、改造项目（包括图纸、预结算等）文件资料，由基建处负责立卷归档。

9、财务文件材料及账务帐簿，由财务处负责立卷归档。

10、负责宣扬部门和网络中心等部门工作范围所形成的声像资料，谁形成谁负责整理归档；制作专题项目文字材料和物品，由制作项目的单位或个人负责整理归档；两个以上单位共同制作的，由主办单位负责整理归档；外单位制作反映本校活动的声像资料，由负责组织联系的单位立卷、归档。

11、凡师生员工出国（境）学习、访问、考察、讲学、参与国际会议的有关文件材料，由外事部门负责审查、验收、整理立卷后再向综合档案室移交档案。

五、立卷的操作要求

1、立卷的案卷组合、卷内排列编号、填写名目和备考表等操作过程由各部门负责完成，卷面标题拟定、卷面书写、装封等，由部门与综合档案室共同负责完成。

2、依据档案归档范围、类目设置、保管期限等规定来确定归档范围、类目设置和保管期限。

3、案卷组合，应坚持"遵守学校工作活动的规律，保持文件间的历史联系，区分不同价值，便于保管和利用'的原则，详细要求如下：

①分年度组卷，将同年度的文件材料放在一起组卷。遇到跨年度的文件材料时，方案、规划、预算等一般应放在针对的第一年组卷；总结、请示与批复等一般应放在总结的最终一年和批复的那一年组卷。

②分问题组卷，按文件所反映的问题、事物分门别类，并视文件数量的多少酌情组卷。

③分级别组卷，按上下级文件及文件之间的联系组卷，如将收文按中央机关、省级机关及平行机关等分别组卷。

④案卷的厚薄和保管期限，每卷一般在70页（2公分）左右，最多不超过200页。按永久、长期、短期等不同保管期限分开立卷。假如文件材料既有永久性又有长期性，可放一起，但短期性的肯定要分开。

⑤专题性、成套性文件材料（即教学、科研、基建、设备等）分别按专题、课题、项目、台（件）等分类组卷。

4、卷内排列，文件要留意排列挨次，要求批复在前，请示在后；正式文件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；定稿在前，历次争论稿在后；结论性材料在前，依据性材料在后；文字材料在前，图样在后。

5、文件编号，应留意：①页号以面为单位，件号以件为单位。②整装案卷，有字迹的应一面编写一个页号，一般写在右下角；散装案卷，不写页码号。

6、填写卷内名目，必需逐件填写，项目齐全，字迹工整，详细要求如下：

①一份文件的印件与定稿、正件与附件均为一件；请示与批复、正本与附件各为一件。

②团体责任者，应写全称，全称过长，可写简称，但不能用俗称；三个以上责任者，只写第一责任者，每一责任者后面写上"等'。

③一般公文以发文时间为准；打算、规定以通过或发布时间为准；合同、协议类以签署时间为准；报表、方案类以编制时间为准。

④编写文件所在卷内页码，每份文件只写起页号，但最终一份文件要写上起止页码号，以便统计卷内文件的总页数。

6、案卷标题文字要简明扼要，内容精确     牢靠，一般不超过50字。

六、归档、产档的要求

1、归档检查。立卷部门在归档前要对案卷进行仔细检查，以确保案卷质量，检查的主要内容包括：

①文件材料是否齐全、完整，包括同一件事、同一会议等各份、各页文件材料是否齐全。

②有无不属归档范围的文件材料，有无相互混淆、重复或拆散文件联系的现象。

③案卷文件材料是否超过规定的厚度，分装是否合理，保存期限是否全都。

④文件材料是否精确     牢靠。发文是否有领导签字、单位盖章，内容是否与底稿全都；是否原件；表格是否有署名、统计日期；事情发生变更时，是否有变更的记载材料等。

⑤字迹是否有利于档案保存，图文是否清晰；有无破损、霉变隐患。

⑥检查后发觉有问题应准时补充、调整和修复，归档案卷经该部门分管档案工作的领导审查签字后，再向综合档案室移交档案。

2、交档时间。各部门对综合性、管理性的文件材料，应从次年的三月份至六月份止整理立卷，向学校综合档案室移交档案，部分档案材料按以下时间移交档案：

①同学成果表及毕业证发放登记表、学位证发放登记表等学籍管理材料，应在完成一个培育周期（即同学从入学到毕业）的当年九月至十月份整理立卷，寒假前向综合档案室移交档案。

②科研课题，包括开题报告、论文、专着、鉴定表、成果申报等材料，应在课题结果申报成果时整理立卷，上交教研室；在申报、评奖活动结束二个月内，由教研室向综合档案室移交档案。

③申报重点学科等活动形成的文件材料及教学评估材料，在活动结束二个月内整理立卷，由主办单位负责向综合档案室移交档案。

④基建工程项目的档案材料，应在工程项目竣工验收后三个月内整理立卷，由基建处向综合档案室移交档案；大型修理、改造项目的档案材料，应在修理、改造项目活动结束后三个月内整理立卷，由基建处向综合档案室移交档案。因故不能在三个月内完成的，应提前说明缘由，最迟在六个月内移交档案。

⑤财会档案材料，应于次年第一季度整理立卷，并向综合档案室移交名目清册，档案材料暂由原部门保管二年，期满后于次年六月底前向综合档案室移交档案。

⑥声像材料在完成制作后三个月内整理立卷向档案馆移交档案，其中照片要附加说明文字。

七、交档手续

1、立卷部门向综合档案室移交档案时，双方必需对案卷严格检查验收，是否符合质量标准和规范，如有问题，综合档案室要提出详细的改正看法，立卷部门改正后才能移交档案。

2、移交档案时，必需履行交接手续，填写《档案移交清册》，交接双方签字，并各执一份存查。

3、综合档案室档案员应常常深化各部门，了解立卷归档工作的进展状况，发觉问题准时订正，对详细工作加以指导。接收档案时，要按档案清册逐卷清点核查无误后，准时整理按类目入库上架，不能任凭乱放。

4、凡不按期移交档案或移交不合格的；经档案员指出拒不改正的，均按有关规定进行处理。

篇2:高校文书立卷归档工作程序

高校文书立卷归档工作程序

一、文书立卷的任务

文书立卷工作是文书处理工作的最终环节。文书立卷的任务就是将已经办理完毕的具有查考和保存价值的文件材料，根据它们的自然形成规律和相互间的内在联系，根据肯定的立卷方法组成案卷，归档保存。

二、文书立卷的基本要求

凡是学校在各项工作和活动中形成的应立卷归档的各种不同载体的材料，必需收集齐全、完整；组成的案卷应能清楚地反映学校各项工作和活动的真实历史面貌。

三、材料的收集

（一）收集范围

1、凡是能反映学校在党政管理、教学、科研等各项工作和活动中直接形成的对学校和社会有保存和查考价值的各种文件材料，均属归档范围。

2、《黑龙江农垦高校立卷归档范围》规定应归档的党群、行政、教学、科研、产品生产和科技开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会十类文件材料中的管理性、全局性、综合性文字材料。

3、上级部门下发的文件材料、内部刊物、资料以及上下级部门、其他单位针对学校各项工作状况与学校有亲密联系的有关文件材料等。

4、与归档范围相关的反映学校各项工作和重要活动有保存价值的声像载体材料（照片、录音带、录像带、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等）、奖状证书、实物等其他具有保存价值的不同载体材料。

（二）收集方法

1、全校性、综合性的文件材料由办公室文书负责立卷归档。

2、教学类中的同学毕业论文、成果表、教材、专着，科研类中的科研项目，基建类的基建项目，出版类中的学报、校报，仪器设备类的设备项目，产品生产与科技开发类中的产品项目，财会类中的会计凭证、账等，专题性、科技档案及其相关的文字、声像载体的材料、荣誉证书等实物，由业务部门收集、立卷、归档后向档案室移交。

3、其他有关档案材料收集的问题参照《黑龙江农垦高校档案工作业务建设规范》要求进行。

四、立卷方法

（一）依据黑龙江农垦高校档案实体分类大纲和档案归档范围，制定本年可能形成文件材料的案卷类目，做好平常的收集积累工作。

（二）党群、行政类根据黑龙江农垦高校《归档文件整理方法》进行归档，其他各类根据黑龙江农垦高校《立卷归档细则》进行分类组卷，一般以问题特征为主，结合运用其他特征(、时间、名称、通讯者、发文字号等特征)将文件材科进行分类组卷。组卷应保持文件之间的亲密联系。

（三）归档文件按[年度-档案类目-保管期限]进行组卷。

1、年度：指文件形成年度。跨年度的应按文件落款时间；无法用成文时间进行排序的，将时间定为每年年末。

2、档案类目：党群、行政、教学、科研、产品生产和科技开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会、声像、荣誉、上级文件、资料等。

3、保管期限：永久（Y）、长期（C）、短期（D）。

五、详细步骤

（一）全面检查、清点和核对所收集和积累的材料是否齐全与完整。

（二）依据立卷原则，进行卷内文件材料的系统整理。

检查调整案卷内文件材料，补充遗缺和清理重复或不需归档的文件材料，确定上级来文中针对学校工作方面的文件材料归入学校相应的案卷中。

（三）拟写案卷标题。

案卷标题一般由、文件内容、名称组成。标题书写工整，内容概括精确     。

（四）进行卷内文件材料的系统排列。

文件材料的排列要留意保持文件之间的历史联系和时间先后挨次。同一保管期限内，一般按文件事由、重要程度、成文日期的挨次排列。有年无月的文件可归入年末，有月无日的文件可归入月末。

（五）编号

1、党群、行政类归档文件应依档案分类方案和排列挨次逐件编号，在文件首页上端居中的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、类目代码、保管期限、室编件号等。

2、其他各类案卷按《黑龙江农垦高校实体分类大纲和分类编号方法》分类编号。

（1）全宗号--我校全部档案根据一个全宗进行整理，全宗号暂不填写。

（2）年度--文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如2000。

（3）类目代码--分别为：党群DQ、行政*Z、教学J*、科研KY、产品生产和科技开发CP、基建JJ、仪器设备SB、出版CB、外事WS、财会CK、声像S*、荣誉RY、上级文件SH、资料ZL等。

（4）保管期限--归档文件保管期限（永久、长期、短期）或代码（Y、C、D）。

（六）编制输出名目

将已分好类的案卷与南大之星档案管理系统基本数据进行调整与校对精确     后，选择打印名目，党群行政类选择归档文件名目一式两份，其名目项目设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、盒号、备注。其他各类案卷选择卷内文件名目与全引名目一式一份，卷内文件名目中件号为序号、页数为页次，其他项目与归档文件名目相同。

1、件号--填写室编件号。

2、责任者--制发文件的单位或个人，即文件的发文机关或署名者，要求全称或规范化的简称。

3、文号--文件的发文字号（要求全号）。

4、题名--文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加"[]'号。

5、日期--文件的形成时间，以8位阿位伯数字标注年月日，如20000802。

6、页数--党群、行政类归档文件按每份文件编页号，其他各类对卷内文件材料进