物资采购系统预付账款存在的风险及建议

物资采购系统预付账款存在的风险及建议【摘要】预付账款管理是企业往来账管理的重要内容。本文通过对预付账款风险的形成及原因分析，提出了几点加强预付账款管理的几点建议。【关键词】预付账款；资金成本；风险；监督胜利油田物资采购预付账款业务主要涉及从物资装备部（国际事业公司）集中采购、长城润滑油组织采购、集团公司其它内部供应商自行采购。每年预付账款达4.8亿元，资金量非常大，如何有效地对预付账款进行管理，防范和化解资金风险，成为物资采购部门应予以密切关注的一个课题。预付账款风险的形成预付账款是指企业在正常的经营过程中，因购买商品、货物等向供货单位预付的账款。它是购货企业向供货企业提供的一种商业信用。预付账款在保证商品购入的同时也形成了预付账款风险，主要体现在：1.1预付账款占用企业流动资金，影响了资金周转预付账款是为购商品、货物而事先付款产生的短期债权，在我国多数企业流动资金偏紧的情况下，预付款占用企业流动资金影响了企业资金的周转，一旦收不到所购的货物又不能及时收回预付款的话，将加剧企业资金周转的困难，造成货币资金短缺，增加了企业经营的风险，影响了企业效益。1.2预付账款形成坏账，增加了企业的资金成本预付账款被占用，资金长期沉淀，最后导致坏账，使得借款时间延长或不得不通过增加贷款以弥补资金的不足，增加货款需要支付利息，这部分利息费用只有自己来消化。另外，因预付账款的逾期、坏账，使得企业不得不投入大量的人力、物力和财力进行追讨，车马费用、律师费用、诉讼费用，企业多出了利息费用的同时还多出了催收成本。因此预付账款坏账造成的风险，增加了企业的资金成本。预付账款存在风险的原因分析预付账款由于是买卖成交前的付款，在市场瞬息万变情况下，意想不到的风险随时会发生，后果严重的话，会把企业拖入绝境，这种风险产生的原因为以下几种：2.1预付账款内控制度不完善企业采购商品订立合同，但对供应商供货能力和合同条款不能进行认真审核，特别对预付账款的风险没有进行评估，在对客户信用不明的情况下，又不经过集体决策，仅根据订货合同就授权财务科付款，缺少严密的内控制度。因此，制度不完善，草率付款是造成预付账款风险的直接原因。2.2风险意识欠缺在原材料供应紧张，特别是价格上涨的情况下，企业为了取得紧缺的原材料或避免价格不断的上涨，往往降低信用条件，以预付账款的手段签订合同，目的是规避价格不断上涨地风险和希望优先获取急需的原材料。2.3缺乏信用决策系统供应商信用状况的好坏，直接决定预付账款风险的多少。由于我国商业信用不发达，社会信用体系不完备，全民信用意识薄弱，企业缺乏可靠的信用了解渠道，加上有些供应商受利益的驱使，失信的收益大于守信的成本，致商业信用不顾。更有少数不法商，利用预付款进行诈骗，使企业上当受骗。因此缺乏信用决策系统，是导致预付款风险产生的主要原因之一。2.4商品质量因素的影响商品质量的好坏是关系到买卖能否成交的关键因素，有些情况下由于供货商提供的商品质量或规格出现偏差，导致买方不能接受，即使降低质量要求或是经过延期，供应商仍然提供不出合格的商品，而收进的预付账款又退不出，使得预付款坏账。因此，商品质量问题有时也是预付账款产生的原因之一。加强预付账款管理的几点建议预付账款是物资采购部门风险较高的业务环节，笔者认为应从以下几个方面加强预付账款的管理：3.1建立完善预付账款内控流程从严控制预付账款的发生，确保资金安全，有预付款要求的合同应建立分级审批权限，对小额预付款合同必须由财务部门负责人审批后才能签订，对金额较大的预付款应经过部门主要负责人、科室负责人共同审批后才能签订，办理预付账款支付手续，未签订购货合同的，不得付款。金额的大小根据企业规模、资金等情况进行综合判断确定。3.2建立供应商信用档案在市场经济条件下，供应商的情况比较复杂，因此企业必须建立对方的信用档案，制定完整的历史信用记录，对新的供应商进行信用调查评估。如果企业不注重信用调查研究便进行盲目付款，会增加企业的财务风险。社会上确有一些企业和人员以经营为幌子实行诈骗，屡屡得逞的原因正是由于企业不注重信用调查，轻信对方所致。因此在向供货商预付账款之前，必须严格调查其信用状况，经集体风险评估、按章授权批准后方可实施，防止预付款后上当受骗。3.3建立跟踪监督制度预付账款一旦付出，应当落实责任人并全程跟踪，责任人应及时了解掌握对方的信息，一旦发现有欺诈行为，应当及时采取措施或通过法律途径进行追索。特别是对预付款金额较大的，以及新的合作方，必须经过严密的内控流程和集体决策确认，同时严格制定、审查合同条款，或者由收款方提供担保后才可付款。3.4加强从业人员教育企业大量逾期预付账款的产生，就是从业人员缺乏高度的责任感，在发生预付款的初期不重视，追讨不力直至发生坏账。因此要加强从业人员责任心教育，培养责任感，思想上引起重视；从业人员每月要做好对账、结账工作，当月发生的预付账款要在当月的总账和明细账中反映，及时分析，促进预付账款的管理。3.5强化对逾期预付账款的催讨手段预付账款逾期后，企业应采取各种措施，尽量争取在第一时间内追回账款，发现拖欠苗头，及时采取措施，对有一定困难的供应商采取限制措施，规定其在约定的时间内供货或者退款；同时还需密切注意逾期预付账款企业的财务状况，避免因风险的积累而产生坏账。因此，预付账款的风险直接关系到企业的资金周转经济效益，应引起足够的重视，为有效规避风险，应对预付账款加强管理，建立健全源头控制、过程监督、后续保全的全方位风险防范体系，把预付账款风险降低到最低程度，保证企业资金安全。［