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文档简介

电脑文档管理主讲：龙逸凡2013年6月16日1

.分类4.整理1.1磁盘分类4.1定期整理1.2文件夹分类4.2文件迁移2.

结构5.搜索2.1文件夹逻辑5.1基本方法2.2数量和结构5.2搜索技巧3.命名6.安全3.1文件名格式6.1加密3.2文件命名技巧6.2备份【目录】2一、分类1硬盘分类硬盘分区：

分区的数量要合理

分区的大小要适中硬盘分类：

区分工作与私人

区分文档的类型注：重要的文档不要存在C盘；硬盘名称、图标可更改。2文件夹分类文件夹分类：按文档内容分类按文档性质分类

文件夹管理技巧：

添加说明

更改图标

发送快捷方式到桌面3二、结构1【文件夹结构的逻辑】如何分类更利于文件管理哪种分类的先后顺序更有利：先类别后年份，还是先年份后类别【文件夹数量与层级】数量不宜过多层级不宜过深【建立文件夹的结构文档】可使用tree命令来完成。具体方法：假设要建立E盘“工作文档”文件夹的结构文档，则可以在系统的命令行模式下输入：treeE:\工作文档/f/a>E:\list.xls回车后就可在E盘生成一个名为list的Excel文件。也可生成txt文档，将list.xls改为list.txt即可。234三、命名1文件名的格式文件名称的要求：

清晰标明文件的内容，便于识别、引用与传递。文件名的格式：（序号）－单位－内容－期间－（版本）－（注释）例如：01逸凡伟业月度财务分析201305V1.02命名技巧批量重命名文件：在资源管理器中同时选择几个文件，接着按F2键，然后重命名这些文件中的一个，这样所有被选择的文件将会被重命名为新的文件名(在末尾处加上递增的数字)。5四、整理1【按文档性质整理】临时文件夹：待处理永久文件夹：已完成【定期整理】定期分类归档，将已处理文档转入已完成，将过期、不需要、重复的文档删除，或转移至专门的文件夹存放【数据的迁移】IE收藏夹：XP系统默认C:\DocumentsandSettings\用户名\Favorites。如何迁移？…………桌面、我的文档、下载：默认在C盘，不安全。如何迁移？…………QQ记录：系统重装时RTX、QQ聊天记录的备份、聊天记录的漫游236五、搜索1【基本方法】按文件名搜索按包含的文字搜索【高级技巧】按日期、类型、大小搜索搜索未及时保存的临时文档：自动保存的文档位置【文件夹内快速定位】对于文件名开头是英文的文件或文件夹，可以通过键盘快速敲击文件名的前一两个字母快速定位。237六、安全11【文件加密】设置打开密码设置修改密码【文件夹加密】Windows自带的加密功能使用加密软件：宏杰加密【文档的发布】要发布的文档最好使用PDF格式发布的文档设置修改密码238六、安全24【文档备份】用光盘、移动硬盘备份多电脑备份【使用网盘】金山快盘优点：不怕丢失，不怕误删，不怕被覆盖，可找回历史版本。跨平盘共享，手机查看电脑文件，备份手机指定文件夹（如微信语音、QQ聊天记录、语音）文件夹协作、部门文档集中备份【其他

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