2023年商贸公司财务制度

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篇1:商贸公司财务制度

湖南相携商贸有限公司财务制度

财务管理制度

为加强公司的财务管理工作，结合本公司的实际状况，分别从资金管理、商品进销存管理、费用管理、会计档案管理、销售收款、资产管理、内部审计等方面规范企业的财务行为，特制定本制度。

1.本公司由总经理全面直接领导财务会计工作，任免各级财务人员。

2.本公司记帐本位币为：人民币，现金结算的最小金额至元，银行结算的最小金额至分。

3.财务收支的管理

(1)为削减现金保管的风险，公司库存现金最高限额为5000元/天，支付款项时，尽量实行银行转帐或汇款的方式。

(2)提取现金超过5万元及以上的，可向公司申请派车或派人进行安保措施。

(3)出纳人员每日对现金、银行存款余额进行盘点，发觉不符的，准时向财务主管汇报，并乐观查找缘由，做到帐实相符。

(4)因工作失误的缘由造成帐实不符的，出纳人员负有完全赔偿责任;对于到银行提取现金消失意外患病损失的，有公安部门确凿证据的，由公司担当损失，否则由出纳人员和安保人员共同担当;对于库存在公司的现金发生被盗，有公安部门确凿证据的，由公司担当损失，否则由出纳人员自行担当。财产损失的实际赔偿将视详细状况由公司分析确定。

(5)出纳人员不论任何缘由，不行私自挪用公司现金或盗用公司支票进行私人交易。一旦查获，马上开除且追究法律责任。

(6)出纳人员凭已经完成审批手续的单据进行付款，未完成审批手续的，出纳人员有权拒付。

(7)现金余额要作为移交。

4.商品的进销存管理

业务人员做好商品入库、销售开单出库及库存商品保管工作。详细操作参照"进销存管理制度'。对于库存商品帐实不符的，参照"财务收支的管理'方法执行。库存商品要作为移交。

5.费用管理

财务主管严格审核原始单据的真实性和正确性，有标准支出的费用，如工资及补贴、社保费标准、公积金标准、房租、出差的住宿费、伙食补贴和公杂补贴等，严格根据公司有关规定执行。

6.会计档案管理：财务档案是指会计凭证及附件、会计帐薄、财务报表、财务报告、空白发票等等。

(1)支票管理：需设一特地登记薄做具体的流水记录。对空白支票应保管好，对已签出的支票应由领取人签名并记录入册。支票要作为移交。丢失空白支票应准时向财务主管汇报，准时处理，不行为公司造成损失。

(2)发票管理：发票和发票购买本由专人保管，会计人员凭审批好的"开立发票申请单'开具发票。发票依次由业务员和客户签领，客户的"发票签收回执'须缴回财务。空白发票要作为移交。

(3)印章管理：印鉴与支票应分开管理，印鉴中的"财务专用章'、"发票专用章'由财务主管保管，"法人名章'出纳人员保管。出纳人员开出支票或三联收据后，经财务主管复核加盖相应的印章方为有效。印章要作为移交。

(4)凭证管理：公司现采纳财务软件记帐，每月结帐并生成报表后，需要打印当月的凭证，并将原始单据粘贴在记帐凭证后，装订成册并粘贴凭证封面。凭证封面须填写公司名称、凭证月份和日期，凭证编号，当月第几本，当月共几本，从开业至当月累计的序列号。凭证要作为移交。凭证管理期限为15年。

(5)报表管理：每月15日前需将当月申报的全部报表打印装订成册，全年装订成一本。报表要作为移交。报表管理期限为15年。

(6)帐本管理：每年的2月必需打印上年的电子帐本，按总分类帐、明细帐(资产类、负债类、全部者权益和损益类)分开装订成册。帐本封面按公司名称、年份、总帐科目名称填列。帐本要作为移交。帐本管理期限为15年。

(7)公司保存的银行对账单、会计凭证、报表及合同等会计档案原则上不得借出。如有特别需要，报经公司总经理批准，可以供应查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。

(8)会计档案的销毁：

保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。

保管期满的会计档案，可以根据以下程序销毁：

由财务审计中心提出申请，并编制会计档案销毁清册，由综合管理中心提出销毁看法，报总经理批准后进行销毁。

销毁会计档案时，应当由财务审计中心和综合管理中心共同派员监销。

监销人在销毁会计档案前，应当根据会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案。销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销状况报告总经理。

7.销售收款

财务人员及业务人员应相互协作，既要保证销售业务的顺当进行，又要确保销售款项的按时收回。财务人员应依据销售合同及业务实际状况准时开具发票，业务人员应准时供应销售业务的实际进展状况，并准时送票和结款。对不能准时结款的，应取得业务经理或总经理的支持。

8.资产管理：该部分资产是指除现金外的实物性资产，包括固定资产和低值易耗品。固定资产分四大类：房产、电子设备、办公家具和运输设备，各大类的折旧期限分别统一为40年、3年、5年和5年，折旧的计算方法采纳直线法(平均年限法)，均按5%计净残值。低值易耗品不做大类分项。该部分资产由使用部门进行实物管理，由财务中心进行帐务管理。财务中心每月将固定资产和低值易耗品的明细帐册发往管理中心进行核对。每年年底财务中心组织使用部门及其相关人员进行资产盘点，并提交盘点的书面报告。

9.内部审计

检查各部门对财务管理制度的执行状况，提出防止差错和弊端的改进看法。

审计人员必需每月至少一次对其货币资金进行抽查。否则，一旦消失亏空，审计人员负有不行推卸的连带责任。

审查对外报送的会计报表的合理性和正确性。

付款审批程序及核准权限(重点)

为规范公司员工各项日常运营的支出、提高处理效率、削减争议，特制订此指引。各员工需要按以下程序进行审批核准后方可到财务部门办理报帐，出纳人员对于未完备手续的票据有权不予以办理。请各员工仔细对待，乐观协作，严格执行。

一、公司报帐的相关规定：

1、公司使用的报帐单据类型说明：

(1)费用报销单：员工个人报销除差旅费以外的日常费用，必需取得正式发票或行政事业收据等原始凭证，并按要求完整填写好《费用报销单》;

(2)差旅费报销单：员工个人报销出差费用，必需取得正式发票，并按要求完整填写好《差旅费报销单》;

(3)支出证明单：全部费用支出后原则上必需取得正式发票，如遇的确无法取得正式发票或行政事业收据的状况的，需依据三联收据、支付小票或实际支出金额，按要求完整填写好《支出证明单》;经证明人及总经理审批财务方认可。

(4)借款单：公司原则上不允许个人缘由借支。因公事借支的，借款人必需先按要求完整填写好《借款单》;经理每月借支限额10000元，业务员每月借支限额5000元，其他人次每月借支限额2000元。

(5)付款通知单：费用未取得发票、支付货款、支付其他欠款时使用。

2、按次报销原则：

任何日常费用(不含差旅费用及外地办事处费用的报销)原则上应于费用发生后的次日(工作日)到财务部进行费用报销;差旅费原则上应在出差回来后的3个工作日内进行报销;公司设外地业务员所发生的费用原则上按月进行报销。业务员应编制费用的日常收支台帐明细，每周发至出纳邮箱，并在当月的最终一周内将票据以快递方式送达财务审计中心进行报销，做到当月费用当月归集。如遇特别缘由无法在公司规定时间内进行费用报销的，应向负责人报告并经总经理批准。未按公司规定时间逾期报销且未经有审批权的领导审批的费用自行担当。

二、填写付款凭证的留意事项：

(一)付款单据填写留意事项：

1、费用报销单：除各个项目须正常填列外，报销的项目必需填列清晰，用途须填写具体，如报市内外车费，须填写因什么事项、从哪里到哪里去的车费。

2、差旅费报销单：除该单据内的金额须对应项目填列外，出差事由及同行人员、起讫地点、来回日期及逗留天数，都须填写清晰，以便复核相应费用及差旅津贴;若出差为自驾车，汽车的全部费用则使用"费用报销单'填列，并同时与"差旅费报销单'一并报销;出差人员若有两人及多人同行的，全部该次的费用报销统一由一人进行提交，不行分次报销(为分清各人帐目，可在发票后面写上出差经办人的姓名)。

3、支出证明单：对于超过100元的没有正式发票的支出，须有证明人签字。

4、借支单：

(1)属于"备用金制度'规定的公司批准可持有备用金的人员(以下简称"备用金'人员)，费用报销按正常程序进行。即报销费用时，财务全额按费用金额支付。

(2)员工临时借支或"备用金'人员需临时调高额度的，填写借支单，待费用报销时，财务人员扣除借款后支付差额，若费用不足以抵借支的，经办人须缴回差额，无法缴回差额，于当月工资中直接扣除。并按"前款不清，后款不借'的原则。

5、付款通知单：请正确、具体地填写付款用途。

6、一张报销单仅能有一个经手人和一个收款人，且两者要全都。不全都的，经办人须向财务审计中心书面提交托付收款书。

7、报帐人在"经办人'处签字，待收到现金后在"收款人'处签字确认收款。通过银行转帐的，经办人可不办理签收手续。

8、不按以上规定正确填写单据而造成无法付款或不能准时付款的后果由经手人担当。

(二)报销凭证的提交要求：

1、全部发票的"付款单位名称'一栏，一律写公司全称，不行写员工个人姓名、汽车加油费不行写汽车车牌号码、手机话费报销不行写手机号码等。

2、实物类发票(如办公用品等)：发票的项目或内容上需填写购买的物资名称、规格、数量、单价及金额。若购买的物品较多，发票无法全部载明的，可供应供货方的清单小票并加盖红章(公章、发票专用章或业务章等)。

3、修理类发票：须在发票上写明项目内容或出具加盖红章的修理清单并附《修理申请表》。

4、出租车发票：不得连号，如特别状况需书面说明,报销单上须写明经办事由、起始地和终止地。发票的日期是当次发生且有效的，不属当次发生的费用公司不予支付。

5、因热敏纸质票据的字迹会在肯定时间后消逝，所以凡此类票据无需粘贴，复印后对复印件进行粘贴，原件可用订书机订在复印件上，做为审批的附件。

6、报销凭证的原始票据统一使用液态胶水粘于"环保纸'或"粘贴纸'上。粘贴时，每张发票按阶梯式的方式逐张粘贴至最左边，"粘贴纸'的尺寸不行超过A4纸的一半大。每叠粘贴的发票附件的数量及金额填写在"粘帖纸'右上角，报销单后附全部报销凭证数量应与填列在"粘贴单'右上角"单据及附件'的数量全都。

7、出纳人员付款后，须在原始发票骑缝处加盖"现金付讫'或"银行付讫'章。

(三)以下报销凭证无效：

1、发票上的付款单位名称不是单位全称的发票;定额发票也要加盖单位全称条形章并补签日期。条形章由行政管理中心统一订制，发放至每个部门由专人保管。

2、没有收款单位或开票单位发票专用章的发票。

3、大小写金额不符的发票。

4、内容被涂改过的发票。

5、经审核被认定为假发票的。

6、报销凭证上的重要内容不清楚的。

7、按税局有关规定已被停用的旧版发票。

8、报销经办人或申请人非本公司在职员工。

9、其他不符合规定的报销凭证。

三、付款流程及核准权限

1、付款流程：

需要报帐的员工请使用相应报账表单填写清晰，交部门经理签字确认、财务部经理复核、总经理或授权核准人核准后，出纳人员依据库存资金状况准时予以支配。即：经办人证明人财务主管总经理出纳，单据的传递也是如此。

2、需前置审批类目的报帐程序及核准权限

(1)交际费用：预估交际费用金额每次达到或超过300元的，由经办人员提出书面交际费用申请单，书写清晰交际用途、估计所需金额及达到的目标，经总经理核准后，方可填写借支单，连同交际费用申请单一并交由财务主管复核，出纳人员凭手续齐备的两单可办理现金支出。待实际费用发生后，经办人于次日必需填写费用报销单或支出证明单经总经理复核、财务会计复核、总经理核准后到出纳处报销。

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对于交际费用的粘贴和复核的特殊说明：

粘贴：报销人必需按次粘贴，并具体说明用途;

复核：财务主管进行复核时，必需逐张核对其发票是否同一单位名称、有连续编号的必需查看是否连续编号。

(2)差旅费用：出差前由经办人员提出书面差旅费用申请单，书写清晰所往地点、事由、所需时间及预估费用，经总经理核准后，方可填写借支单，连同差旅费用申请单一并交由财务复核，出纳人员凭手续齐备的两单可办理现金支出。待实际费用发生后，出差人员于返回公司的次日起3个工作日内必需填写差旅费报销单、费用报销单或支出证明单经经财务复核、总经理核准后到出纳处报销。

对于差旅费用的复核：必需检查发票日期是出差当次的日期，否则一概不予办理。

(3)实物资产的选购付款、保管及核准权限

实物资产的选购均由需用部门填写"物品申购单'，注明选购的物品品种名称、规格、数量、用途、预估金额(需要进行不少于3家供货商的市场比价)，经副总经理签字确认、总经理核准后，可交由专人进行选购。其他部门的人员不行自行购买，临时需进行选购的，须事先书面申请(出差外地的须电话向总经理申请，报销时需提交书面申请)。

A、固定资产：不是批量选购的前提下：指单价在600元以上且使用年限超过一年的实物性资产;批量选购的前提下，使用年限超过一年的实物性资产。

1.货到前付款：凭获批的"物品申购单'填写借支单(员工借支购买)或付款通知单(已确知收款人帐户信息)，借支单或付款通知单待部门经理确认、财务主管复核、总经理核准后，出纳人员付款。待货到后由需用部门在发票上验收签字，经办人凭发票联使用"费用报销单'进行冲帐处理。

2.货到后付款：凭获批的"物品申购单'、"费用报销单'、发票(须除经办人之外的人员验收签字)报部门经理确认、财务主管复核、总经理核准后，出纳人员办理付款。

B、低值易耗品：指使用年限超过1年但单件价值在600元(不含)以下的实物性资产。其选购及付款参照"固定资产'的付款模式。

C、办公用品：指使用年限在1年以内的办公用品用具。其选购及付款参照"固定资产'的付款模式。

四、业务人员招投标的支出

1、购买标书：由业务人员填写"借款单'，购回标书并取得发票后，由业务内勤人员在发票后签字确认并将标书编号存档，设立台帐，业务人员凭发票填写费用报销单冲借支。(特别状况无发票必需供应对方加盖公章的收据)

(2)交付担保费：由业务人员填写"借款单'，取得担保函后，由业务内勤人员在发票后签字确认并将担保函编号存档，设立台帐，业务人员凭发票填写费用报销单冲借支。

(3)支付投标保证金：由业务人员填写"付款通知单'办理汇款，待投标结束，中标的，业务人员将"中标通知书'原件及合同原件交到财务，财务人员根据合同的商定将投标保证金或转为履约保证金;或退回投标保证金，重汇履约保证金。中标后又废标的，对于无法追回的款项，业务商务人员提交"中标通知书'、"惩罚通知书'及发票进行冲帐。未中标的，商务人员应按招标函的商定，准时催收投标保证金。

出勤管理方法

规范公司出勤制度，确保公司进行有序、有效的管理：

1.出勤时间与特别类别：

员工正常工作日每天工作时间为8小时，即出勤时间为上午9：00～12：30，下午13：30～18：00，除正常出勤外，经申请权限主管批准的上班都列为加班。

出勤特别分为迟到、早退、旷工、请假、离职、因公外出、出差、加班、换休、漏考勤、考勤无效等特别

2.出勤作业流程：

迟到：是指员工于规定正常上班时间后(延迟上班时间5分钟内)考勤者(上班时间遇特别天气考勤状况酌情处理)。早退指员工于规定正常下班时间前考勤下班者

旷工：是指员工于规定正常上下班时段无出勤考勤记录、又无其他请假手续或迟到、早退超过一小时及以上;旷工不足半天按半天缺勤计算，半天以上不足一天按一天计算缺勤

请假：除法定假日、休息日由公司统一支配放假外，其他假别均需办理请假手续，请假单必需事先申请，经核准后方可生效，否则按旷工处理。

④离职：已经办理完结离职手续的员工。员工离职日期未到期，仍需正常上下班，按正常出勤考勤，无出勤记录又无请假手续的视为旷工。

⑤因公外出：员工因公事或工作业务需要经过总经理批准后方可外出;因公外出每次不超过一天。

篇2:财务会计工作人员岗位职责

财务会计工作人员岗位职责

一、出纳专员

1.职责概述

遵照国家及企业的财务和会计制度，负责办理本企业现金、银行结算业务及现金、银行存款日记账的记账、结账工作，并对企业库存现金、票据及有关印章进行妥当保管。

2.主要工作

（1）贯彻执行企业现金、银行存款管理制度和收支结算规定。

（2）办理现金收付业务，并负责现金支票的保管、签发。

（3）建立现金日记账，逐笔记载现金收支，做到每日结算、账实相符、消失差异准时汇报。

（4）根据国家有关法律法规要求，负责企业银行账户的开立、核对、清理等工作。

（5）负责银行结算，办理银行存取款业务和转账业务，并定期打印、取回银行对账单。

（6）依据审核无误的资金支付申请，按规定办理资金支付手续，并准时登记现金、银行存款日记账。

（7）帮助会计人员做好企业员工每月工资的发放。

（8）负责企业各项费用的报销工作，并定期上交各项报销的原始凭证。

（9）负责企业空白收据、支票等票据的购买、保管、使用、销毁工作，并保持完整记录。

（10）负责银行预留印鉴和有关印章的管理。

3.关键业绩指标

（1）现金收付业务办理精确     性。

（2）银行结算业务办理准时率。

（3）现金、银行存款日记账精确     性。

（4）库存现金管理出错次数。

（5）印鉴、印章保管的平安性、完好性。

4.任职资格要求

（1）学历

财务、会计专业中专及以上学历。

（2）工作阅历

一年以上出纳从业阅历。

（3）力量要求

关注细节力量、会计核