EMail撰写和发送注意事项

E-Mail撰写和发送注意事项

Agenda一.

E-Mail的简介二.

E-Mail的格式与礼节三.

E-Mail写作技巧四.

E-Mail应注意事项五.E-Mail常犯的小错误一.

E-Mail的简介1.何谓E-MailE-Mail(电子邮件):顾名思义,就是将”邮件”电子化,将电子文件或数据,通过因特网的方式,在一瞬间送至地球另一个角落的人手上2.E-Mail的优点传递速度快降低成本人性化&弹性化保存性&记录性佳可一次给许多人内容易于再次利用3.E-Mail的缺点:在此不予讨论二.

E-Mail的格式与礼节1.格式表头a.正本收件人(To:)b.副本收件人(Cc:)c.Mail主题(Subject)d.密本收件人(Bcc:)本文1.开头敬辞2.本文3.结尾敬辞4.署名/签名檔5.底图/背景音乐二.

E-Mail的格式与礼节2.礼节英文字不要全部大写(或小写)引用来信应力求精简如引用他文,应注明出处勿忘礼貌注意文化/生活习惯的差异不用歧视用语或不雅词汇注意错别字/语法/语气遵守24小时(或48小时)回复原则不要把E-Mail随意发给无关的第三者全文不要过于花梢三.

E-Mail写作技巧1.使本文易于阅读将每行字数控制在50~70字(英文)之间(中文25~35字)长信应分段适当应用条列式写法合理使用文字加强效果若有附加档案,应在文中相关之处标记说明如需对方回复,应标明希望回复的时间&事宜三.

E-Mail写作技巧2.本文的文体&组织a.协调性四原则:

①仅叙述相关事宜(关联性)②传递完整讯息(完整性)③不说谎或说没根据的事(真实性)④依序简洁表达欲传达的事项(条理性)b.措辞礼貌三原则

①不带命令式语气(地位)②给对方选择权(敬意)

③表现亲切(同侪)c.文体

①简单明了②不卖弄词汇③清楚明白双方关系,语气用辞全文一致d.三段式结构起言(引述)

展开(主旨)收尾(建议或要求)三.

E-Mail写作技巧3.E-Mail(或便条纸)五原则

a.主题(Subject)简单明了点明主旨b.将主旨内容写入本文第一段c.具体内容在第二段之后说明,并力求精简(条列法)d.本文仅叙述与主题相关事宜e.本文长度,最好限定在一页(一张)或一个画面呈现叙述9四.

E-Mail应注意事项1.注意主题乱码2.勿发给无关人员3.你不是明星——请署名4.“All”不是人5.慎用”密本抄送”(双面刃)101.注意主题乱码转发Mail出现乱码时,最好重新拟主题,避免题不达意(但仅回复时可以不重新拟主题,以保持主题一致)112.勿发给无关人员Mail应避免发给无关人员,尤其是发给客户或供应商的邮件,涉及商业机密,更应注意-----OriginalMessage-----

From:<ping.yang@>

To:"万宝至MS.曾敏仪"<jessica.tsang@.hk>;<kwok@.hk>;"技研新阳MS陈"<stejh11@>;"技研新阳MS.肖"<stem0307@>;"技研新阳MS.汪/陶"<stem0501@>;"丸山MR.崔.MS.刘"<rihua@>;"东马MR.崔成焕"<shchoi@>;"东马姜雁"<jy19841217@163.com>;"东马MR.易"<yimulin521apple@126.com>;"新光荣MR.William"<samuel9@>;"新光荣MR.叶洋"<sunny@.hk>;"新光荣MSEmily"<emily@.hk>;"台翰胡平芳"<zlh@>;"台翰MS.史振瑞"<xiaoshi@>;"环旭MS.李青密"<qingmi.li@>;"环旭欧阳杰"<jerry.ouyang@>;"环旭MR虞"<Gemi.yu@>;"协隆桂S"<sl-salesjp01@.tw>;"协隆MR.黄竟升"<jason6a@.tw>;"ﾐｭﾂ｡黄様"<lizzy@.tw>;"万旭MS.吴丽敏"<c5073@>;"凌进MS韩"<hanjinshu@>;"凌进MR.梁"<henber.liang@>;"ｶｫｻ敎ｨﾉﾌMR.石橋"<ishibashi@toki-com.co.jp>;"OKIMR.侯永平"<hou564@>;"OKI宋彦冰"<song788@>;"新确MS.蔡"<cai@.hk>;"新确MS.甘"<march@.hk>;"新确MS.刘海霞"<hx_liu@.hk>;"新确MS.龙"<long@.hk>

Sent:Monday,March06,20069:12AM

Subject:关于无电解镍电镀铅含有的调查!!!

>

大家早上好!

>以下是敝公司的部品调查表，调查对象为DCE所有部品。

>仅含有“无电解镍电镀“的部品，请填写在中间的表中。

>

>要求纳期：3/13前，谢谢！

>

>^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^

>东莞市长安镇乌沙李屋第六大道新星工业园

>

日华电子厂购买1课杨平示例邮件由客户ALPS发出，未注意检查，使所有供应商都清楚地知道了自己的竞争对手。123.你不是明星——请署名所有正式发出的Mail都应有署名,即使没有包含名字、公司、职务、电话等信息的签名,至少应把自已的名字写在Mail尾部,这样做也体现了基本的礼貌,发给客户的Mail尤其应当注意134.“All”不是人请记住!

Mail要发给确定的人,盡量避免写出“All”的称呼以下Mail是需要“Sales”做事,却写着“Dearall”明显不妥14五.E-Mail常犯的小错误1.发送前执行姓名检查2.避免发送大邮件3.回复或转寄时,须重新确认主题与本文内容是否一致,避免文不对题4.谨慎使用全部回复功能(理由同”勿发给无关人员”)151.发送前执行姓名检查(一)检查收件人是否正确,避免发错而误事检查方法:点击“检查姓名”按钮161.发送足前执很行姓虫名检本查(二)检查勿前检查进后172.避免宋发送尺大Ma侮il发Ma筐il前先烤确认Ma矩il大小信是否卸太大(原则本上超现过3M的文想件不婶宜通悉过Ma削il的形侍式来蚀发送)以下挽例子独中的Ma厚il附件征超过诸了50铸M(绒55冠,6陕78踪蝶K姨B=僚55即.6央78拘M霸B)决,发送值时造愿成收我件人Ma枝il瘫痪如果庙附件充太大,又在吃公司滨内部老发给瓣很多筐人,将会衣造成纳公司Ma胸il败S勤er树ve搭r崩溃,从而洞影响溉全公壁司的产正常鱼工作183.避免妈文不束对题Ma料il内容何与主所题不昨符或售回复Ma乌il时换劳了本文坝内容茅却未改隐主题--烫--渗-Or属ig谎in型al悦M注es青sa惧ge铜-龙--府--Fr顽om句:su服e.场ya亮ngTo怖:\(迟US垃I/摊SZ粗/V兰QA速\)杜月敞珍;\(US馋I/絮SZ啊/V费QA起\)乔岩Cc年:US下I/会SZ王仁拿峰;\(US勾I/需SZ浮/B渡SD订3\吨)曹晓郊辉Se亚nt奸:主We兔dn睁es趋da捏y,寺M乐ar啄ch签1锅5,糖2鱼00吗6读9:叛00嚼A仰MSu共bj途ec乏t:把F贸w:元件核温度扛调查遵表格胶式（誉客户百文件掀）De勒ar乔岩尘，月庆珍，今天局晚上沙要开别始备席料，包明天垂要进断行试蚀产，浅所以俯客户宽已经擦同意迫所有勺物料亩均可击入库禽，为民了不革影响纯生产另，请罪尽快路入库谋，另虫外，化请作桨好记域录，牧下次药来这铸些物克料时丹，一淹定要量重点沫