如何高效地完成任务执行力

如何高效地完成任务-谈执行主讲人：****Questions:什么是效率？什么是组织要求的效率？过程重要还是结果重要？怎么样才能高效地完成任务？李恒：

任何组织需要的都不是过程，而是结果！

我们说要想达到组织目标，重要的不是过程，而是过程中的方法！标准化地执行—是高效完成任务的法宝高效完成任务的核心在于找到一种标准化的执行工具李恒：标准化的好处是---让傻瓜去做都能达到75分的效果Unitone明确任务（Task）及目标（Objective）Unittwo制定任务计划（Plan）Unitthree执行任务计划（Do）Unitfour任务进度控制(Control)Unitfive解决工作中的问题（Solve）例如某公司老总给技术部下达任务有以下三种方式：

1、请技术部尽快拿出技改方案。2、请技术部于10月1日前拿出技改方案。3、请技术部由周经理挂帅成立技改项目组于2006年10月1日前制定出技改方案以解决公司技术升级问题。Unitone明确任务（Task）及目标（Objective）1、企业在确定任务目标中遇到的问题目标难以确定标准难以量化目标难以长期化目标难以灵活变动主管的影响度目标制定参与性较差不同层次对目标的理解差异目标监控失去平衡点评：无边界条件的任务是无法高效的完成的2、如何将任务目标标准化①目标的SMART要素Specific（具体的、明确的）Measurable（可测量的）Action-oriented（行动导向的）Realistic（现实的、务实的）Time-related（有时间表的）②目标SMART练习2006年在管理人员培训方面要加大力度希望你们部门提高团队协作能力某某产品质量不合格率，必须降低到1%2006年销售成本不得超过500万元你必须在半年内减肥20斤Specific(具体)以便它们能被透彻理解而不会产生任何误解Measurable(可测量)以便每个人都能了解自己是否完成了目标Achievable(可完成)因为如果它们只是水中月，就会被忽视，而人们会对你以及未来订立目标的过程失去信心Realistic(现实)就是说它们必须与整体目标有合理的逻辑关系，而且进展方式必须可取Timed(定时)没有明确的时限，目标会变得毫无意义③制定任务目标的5W1H法What（做什么）Who（谁去做）When（什么时间做）Where（什么地点做）Why（为什么做）How（怎样做）④5W1H练习请技术部尽快拿出技改方案。请技术部于10月1日前拿出技改方案。请技术部由周经理挂帅成立技改项目组于2006年10月1日前制定出技改方案以解决公司技术升级问题。⑤如何实施目标管理（MBO，ManagesbyObjectives）实施MBO是一个从总体到具体的过程：通过对组织大目标的分解，成为一个易于有效管理的小目标。通过有效和高效的工作达到预期的结果。期间共有六个步骤：（1）工作责任（2）关键结果（3）具体标准（4）工作目标（5）行动计划（6）目标控制3、目标设定和分解过程1、要求上一级提供A、目标B、重点C、环境因素和假设D、基本原则2、要求其它部门或管理人员提供：A、目标B、主要计划C、他们对你的期望3分清工作责任或目的4决定关键目标领域5能力分析6建立主要假设7编写目标8计划目标9分配所需的资源（预算）10与其他管理人员协作11确定与目标相适应的权限12确定与目标相适应的反馈DoUnittwo制定任务计划（Plan）1、制定计划的标准化工具之一----决策树形图树形图在决策中是一种常用工具，这里用于任务目标的分解。一个大目标，必须经过逐步分解，方可制定出具体的行动措施，才能达到预期结果。运用决策树形图对目标分解，可根据情况按项目分解，到按产品分解，或按区域（部门）分解，也可按时间进行第一次分解，然后再酌情进行第二次，或第三次分解，直至分解到能落实到具体人，采取具体行动措施为止。案例：3D公司下达上海分公司2006年销售额比去年增长10%。完成销售一万台产品的任务。上海分公司2006年销售目标销售量1万台A区2500台缺口2500台D区1500台C区2500台B区3000台甲客户乙客户丁客户缺口丙客户新增客

户10家加强

广告通路

强化产品系

列完善训练销

售人员广告

活动信函报纸

广告电视

广告第1次分解第2次分解1月……………12月何电视台何节目广告明星2、制定计划标准化工具之二--工作分解结构（WBS，WorkBreakdownStructure）①、任务结构分析包括三方面：任务结构分解任务单元单元之间逻辑关系的分析结构分析是将任务按系统规则和要求分解成相互独立的、互相影响的互相联系的任务单元，将它们作为对任务观察、设计、计划目标和责任分解、成本核算和实施控制等一系列任务管理工作的对象。在国外它被称为“计划前的计划”，“设计前的设计”。②、工作分解结构（WBS，WorkBreakdownStructure）A、工作结构分解的目的保证工作结构的系统性和完整性；通过结构分解，把工作分解开来，使人们对工作任务一目了然；建立完整的工作保证体系；工作结构分解能明确地划分各单元和各项工作参加者之间的界限，能方便地进行责任的分解、分配和落实，即对每个单元应能具体地落实责任者，并进行各部门，各专业的协调；方便网络的建立和分析，可用于进度控制；为任务报告系统的对象。例如费用结算，进度报告，账单，会谈纪要，文件的说明等，常常都是以工作任务单元为对象；方便建立项目组织和相应的责任体系。即将项目与组织结合起来形成责任体系，作为委托下达任务、进行沟通的依据；方便目标的协调。B、WBS图的层次新设备安装运行总体设计布局设计设备安装设备调试厂址分析选择设计工艺流程机器布局加工安装设备装配试生产测试设备把零件运往工地测试建筑组装部件新产品开发确定需求设计开发测试总体需求详细需求系统设计功能设计CAD安装设备CAM试生产测试设备投产创意筛选试销市场试验B、WBS图的层次CAD：computer-aideddesign电脑辅助设计CAM：computer-aidedmanufacturing电脑辅助制造C、工作分解的基本原则应在各层次上保持项目内容的完整性，不能遗漏任何必要的组成部分；一个单元只能从属于某一个上层单元，不能同时交叉从属于两个上层单元；相同层次的单元应有相同的性质；单元应能区分不同的责任者和不同的工作内容，单元应有较高的整体性和独立性，单元之间的工作责任、界面应尽可能小且明确，这样就会方便项目目标和责任的分解和落实，方便进行成果评价和责任的分析；工作结构分解应能方便工期、质量、成本、合同、信息等管理方法和手段，方便目标的跟踪和控制；分解出的结构应有一定的弹性；符合要求的详细程度；D、从责任吧分配把矩阵是一会种将杜所分桃解的畜工作炭任务润落实掩到任僚务的魂有关荒部门赔或个键人，东并明让确表摆示出桐他们端在组答织工跳作中但的关画系、积责任润和地载位的调一种缝方法贸和工荒具。隶矩阵插图上蓬面组击织单惊元为贼行，泻项目栏单元昨为列翅。项目经理项目工程师程序员确定要求○▲设计○▲开发修改外购软件包□○▲修改内部程序□○▲修改手工操作流程□○▲测试测试外购软件包□●▲测试内部程序□●▲测试手工操作流程□●▲安装完成完成安装新软件包●▲培训人员●▲组织逼责任放者WB涂S注：▲负姿责幅○卖审批稻●辅葱助窜△承怨包烦□通凑知以符悠号表酸示的弦责任豆矩阵3、估标准蜡化的票计划Un蹦it尿t敞hr象ee纳执陪行任呢务计船划（稀Do次）1、剩任务撑进度湾计划革表（拔高效扎的执攻行工秘具一鼓）序号工作名称持续时间最早时间最迟时间时差完成情况开始完成开始完成总时差自由时差2、扣甘特咬图（却高效斤的执阁行工嫩具之栽二）甘特妇图是到一个慈二维录平面目图，保横维著表示阁进度注或活炉动时扣间，乐纵维有表示胳工作包闻内容EDCBA54321任务时间最简单的甘特图…实际进度计划进度2实际进度计划进度1备注…12月4月3月2月1月任务目标名称：甘特图案例坦一、仍主持迫人工柔作流畅程案例愁二、朋报告哄会议婶工作斩流程案例被三、希营销鸡计划晓中的争行动遣方案案例止四、手广告简计划3、仆案例4、药进度哈计划状的实膊施①、耐实施哥的阻浪力A、明人B、彻资源C、岗环境②、鞠实施号的准阴备A、贼建立怖组织滔机构B、普编制塌实施丧计划C、削培训③、暖保证缺措施A、疲进度遥计划崭的贯酬彻检查凭各类筋计划晒，形抖成严湿密的写计划期保证遮系统明确稍责任计划啄全面裹交底B、调度元工作C、抓关袋键工披作集中棒优势元按时疾完成地关键贤工作专项侵承包采用宰新技卧术、低新工禁艺D、保证疗资源狡及时铅供应E、加强旧组织架管理竞工作F、加强渐进度户控制许工作Sl剂ov境eUn陡it盟f章ou堪r盘任务槐进度济控制脑(奴Co极nt天ro软l)1、惕目标佣任务础书目标窜名称肯：在姿….谨..症时间轿（在芝….袭..华条件省下）短，达示到…贤..衰.结康果。目标眉标准完成步骤步骤标准问题分析原因措施甘特图责任人涉及部门检查人考核结果1234目标检查进度表目标名称：321备注检查结果检查人数检查时间检查方式标准任务2、辰任务亮报告①、过日常我报告②、澡例外烫报告③、翁特别尽报告3、专常见仪的任俘务进通展报曾告（胳标准届化的雄表格甚）①、狭进度歉计划堵执行起情况科报告②、帖任务杠关键滩点检副查报遵告③、颤任务腰执行愤状态非报告④、贼任务连完成崇报告⑤、治重大欣突发细事件然报告⑥、泳任务草变更忍报告⑦、咏任务贸进度明报告⑧、贱任务津管理犁报告4、运有效哑的报叮告方京法①、绝报告爽对象?注意咬：切圣忌越渴级！除非短直接齐上级决指示报告状对象索：直叼接上市级②、淹您在刷什么捉时机夫报告趣合适疯？A、做好欢计划野时：主要悔作用狸和目洽的：让主伯管了铺解计吐划的组内容摄，籍恐此请露主管倍确认贯一些斧重要价事项浅。请主歪管指术示和伴审核违计划援，并默认可榨。B、中间绍报告久：主要评作用昂和目候的：让主情管了负解您疯的工灰作进沈度。让主柳管知格道您退在干赢什么C、紧等急报肠告：主要甚作用她和目关的：发生呀可能桂影响轨目标撑的实址现的发重大揪问题疗和突册发事债件时议，应而及时造向主蓬管报伐告。D、工漏作结桑束时沾：主要动作用舞和目竟的：工作娘终了奇时一兴定要辰向主管管报定告，掘让主解管及怜时知兄道工腾作完水成是翁您工质作成皱效得偿到确冷认重泉要步素骤。保证右工作翁的有茶效性③、博如何僚报告载？先说辰结论淡；简洁正、正扑确；要事物实不饼要臆叼测，夺误导崇是要懂负责拳的；不要偿遗漏血重点成功袄、失叨败要狼明言A、口旅头报购告的劈燕原则滑有：B、堵书面优报告布原则妈（标搂准化亚的报宾告）谴词跟用语貌要简幕单易冒懂标题纲清楚尽量姑用图捐表、回数字歉说明报告费顺序蹲要合播逻辑利用朵添附帅资料遇说明Un度it糟f春iv糖e躺解决烟工作滤中的塑问题植（S脑ol态ve拆）1、集主管鱼经理矛面对娃三大象类问爆题：①、抖发生界型问赠题②、融改进够型问趴题③、竭设定砌型问皱题原因离导向河目们标导由向昨天祖今天晚明天•发生阴型问害题•菠•设定雄型问刚题••改进慨型问扰题•2、联传统禁解决骨问题季的方伸法①偶、问匠题对猴策（坐点）凭以默往的季经验瓣、知爹识加勤以解己决②、问效题聪原因步对芹策（臣线）针对翼问题课，进焦行分术析，没参考虹以往潜经验治，定禽出解决使步骤讯与方丹案，处加以炉解决③、问意题樱建立碰模式椒依等靠团扶队力派对梁策（国面）3、弊有效叹解决滚问题全面柴解决宣问题耕方式①、京现状布分析映