合同管理制度

—合同管理制度第一部分总则为强化XXX有限公司（简称公司）各项合同管理工作，维护公司的合法权益，进一步推动合同程序化、标准化、标准化管理，降低在工作中的履约风险，提高企业管理水平和经济效益，树立良好的企业信誉，依据《合同法》、《民法通则》等有关法律、法规规定，结合公司实际，制定本制度。一、合同管理定义合同管理是指合同的草拟、审批、签订、执行监督、信息反应等。包括从资信调查、合同签订、履行、变更与解除、纠纷处理、合同终结归档等全过程的管理。二、适用范围本制度所称的公司合同是指公司所属职能部门以公司名义与公司外各类法人、自然人、其他各类经济组织所进行的各类经济活动和非经济活动所签订的各种合同、协议、章程等。本制度不包括以下所列事项的合同：1、公司融资部签订的贷款、融资合同；2、开发部签订的土地出让合同、开发战略协议；3、行政综合部签订的目标责任书、劳动合同、福利合同、保密协议；4、财务管理部的公司建立、合并、重组、股权收购等合同；以上合同的签订由各管理部门进行完善，并出具管理方案，审批后单独下发相应管理制度。三、合同管理原则1、合法性原则：工程合同管理必需全面符合有关法律法规及行业规定，使得公司的权益能够依法受到爱护。2、事前签订原则：合同应在经济事项发生前签署，禁止各类业务未签署合同即先行实施。3、公正公正原则：在合同的草拟、谈判、签订过程中，必需要公正公正的进行合同的商务谈判、签订工作。在合同履行过程中，要公正公正的对其进行考评，使公司与优秀的合作单位建立长期战略合作关系。4、标准化原则：在合同管理过程中，应不断完善合同范本，为公司以后的合同签订作为重要的依据。在经济事项发生时，如没有相应的合同范本，应当组织相关人员对合同进行草拟工作后，再进行逐级审批。第二部分管理机构和职责一、材料部职责公司材料部是公司支出类合同管理的草拟、报审、签订、监督执行机构；负责监督检查工程相关合同的订立和履行，协调解决合同履行中的问题，制定、检查并完善合同管理制度；在法定代表人授权下，参与合同纠纷的仲裁与诉讼等活动。二、销售部职责公司销售部是公司相应收入类合同管理的草拟、报审、签订、监督执行机构；协调解决合同履行中的问题，制定、检查并完善合同管理制度；在法定代表人授权下，参与合同纠纷的仲裁与诉讼等活动。三、公司合同管理相关部门主要职责（一）材料部1、负责对外签订支出类的合同；2、依据公司授权组织合同的签订、变更、解除等事宜；3、组织、协调合同检查及合同会签程序；4、监督、了解各类合同的签订、履行、变更、解除等事项，为与供应商战略合作管理提供评价信息来源；5、建立合同档案，对合同及其纠纷处理资料进行登录、统计、保管并提供查询服务；6、负责合同中数量、单价、总价及付款条款的审核，依据其是否超本钱提出审批看法；7、按时向公司领导照实汇报合同管理、签订、履行中的问题，发现无效合同和利用合同进行违法活动时，应按时实行措施；8、建立公司工程承包合同管理网络，保证工程承包合同管理信息精确、网络畅通、反应按时；9、宣传、贯彻国家有关法律法规，建立健全公司工程承包合同管理制度，检查工程承包合同管理制度执行情况；10、开展业务培训和宣传，组织合同管理经验沟通与总结，提高合同管理人员业务素养；11、负责做好合同内有关商业信息的保密工作。（二）法务主要职责1、负责督导公司条款合同以及部分非格式合同的起草制定，对部分重大及重要合同的条款内容进行审核，防止显现法律漏洞，确保合同的完好性；2、负责公司工程承包合同合法性及法律风险检查；3、负责指导和处理以公司资质中标工程的合同法律纠纷，并提供相关法律询问；4、帮助进行重大合同的可行性分析，并提出书面分析报告。参与公司重大合同的谈判及文件起草工作；5、对公司各类合同的鉴定及履行情况进行监督、检查；6、负责合同纠纷引起的法律诉讼的处理；7、参与公司组织投标工程的签约期合同评审。第三部分合同过程管理一、合同的拟定（一）通用合同的拟定（销售收入类合同）通用合同由销售部负责组织拟定，定稿后印刷成制式文本，由公司档案室统一进行管理，建立相应领用制度，合同签订过程中，除将空白部分填写完好外，有特别事项商定的在末页备注中表达，商定内容多的可添加附页。可以运用制式合同的，必需运用，如因特别情况不能运用的，需书面申请并经营销总监和董事长共同审批同意前方可执行，并将书面申请与合同一并存档。（二）非通用合同、制式合同及其他合同的拟定（除销售收入类以外）1、非通用合同由材料部进行合同范本的草拟之后，由相关专业部门对其进行修改和补充后作为与合作方谈判的依据，作为此类业务合同的范本。2、制式合同由材料部定期组织相关部门进行修订、完善，并对制式合同享有最终解释权。3、经相关部门审核、材料部修订后的合同范本，材料部须严格根据合同范本签订合同，除技术要求、合同价款、付款方式等可变条款外，其他条款各相关业务部门不得进行修改，如确需重新修订的，由材料部以书面通知的方式知会相关部门。注：单体工程如分期或分块进行的，合同中必需明确说明，详细到期次和楼号，承包范围也需明确说明。二、合同审批权限（一）合同审批授权（依据公司运行情况调整时进行编制）（二）支出类合同的审批流程及其表单1、合同签订、审批流程发起部门（制定招标计划）材料部（组织招标、投标单位选中、组织拟订合同发起部门、预算部、法务参与合同条款拟订）材料部（组织合同谈判发起部门、预算部、法务参与）材料部（编制合同会签单并组织合同会签发起部门、预算部、法务、发起部门所在系统主管领导、财务、副总经理、董事长依据权限）材料部（依据会签看法进行修订、并负责签订合同与用章审批）材料部（进行合同存档发起部门、预算部和财务进行合同备案）。2、审批流程说明（1）发起部门为招标选购需求的提请部门，发起部门制定本业务单元的招标计划（详见招标选购管理制度），并报送公司材料部。（2）材料部依据发起部门的招标需求组织招标工作，按招标程序和审批程序确定中标单位后，材料部组织相关部门人员起草或修订合同。（3）合同拟定完成后，材料部联合法务、预算部及相关部门与中标单位就合同主要条款及合同详情进行洽谈，并最终确定合同内容。（4）合同内容确定后，材料部由专人负责制作《合同会签单》（见附1），并填写工程名称、编号、合同名称、合同金额、承包单位、合同签订依据等基础信息。（5）填写完成后的《合同会签单》附带合同文本，经由发起部门负责人签字确认后，材料部指派专人负责合同会签审批环节的《合同会签单》流转工作。（6）《合同会签单》及附带合同文本由材料部指派专人，依次呈送发起部门、法务、预算部、发起部门主管领导、财务总监、副总经理、董事长等审批。法务负责对合同的法律条款进行审核，预算部负责合同价款构成部分的审核，发起部门的上级主管领导，主要负责从专业角度对合同履约条款进行审核，财务总监负责合同付款条件的审核，经上述领导审核通过后的《合同会签单》及附带合同文本由副总经理审批，审批通过后由董事长依据上述部门的审核、审批看法，对合同进行最终审批。（7）《合同会签单》审核审批的任何一个环节尚未通过，则由相关审核审批责任人填写会签看法，并反应至材料部进行合同修订，直至最终确认合同全部条款。（8）合同确定后，材料部负责与中标单位签署合同，并向行政综合部申请加盖合同章及法人章。（9）合同盖章完成后，由材料部负责对合同原件及《合同会签单》统一存档，同时在发起部门、行政综合部、预算部等相关部门对合同（附合同会签单）复印件进行备案，财务部保存原件。（部分合同需要向物业公司进行备案，备案合同清单由物业公司以工作联系单的形式发至相关部门，相关部门赐予协作）。3、合同签订会签要求（1）材料部提供合同文本，附合同报价单，解答审核、审批过程中领导的询疑。（2）合同拟定、会签、签订、盖章等工作要求在中标通知书下发后三日内完成（工程类15天内完成），合同会签过程，相关部门之间应强化协调协作，加快合同审批进度。（三）收入类合同的审批流程及其表单1、合同签订、审批流程销售部（制定合同范本）法务、营销总监（审核合同范本）销售部（与工程所在地房产部门沟通、依据审核看法修改合同、编制合同会签单、组织合同会签）法务、营销总监、董事长（合同会签）销售部（修订合同并统一盖章）销售部（合同存档）财务部（合同备案）2、审批流程说明（1）销售部拟定收入类合同范本；（2）合同拟定完成后，发起部门联合法务、相关部门就合同主要条款进行协商，并最终确定合同内容。（3）合同内容确定后，发起部门到工程所在地房管部门进行合同发本审核；（4）审核通过后，发起部门填写完成后的《合同会签单》附带合同文本，经由发起部门负责人签字确认后，指定本部门专人负责合同会签审批环节的《合同会签单》流转工作，按上述审批流进行审批。（5）合同审批完成后，发起部门对合同进行统一盖章，并向行政综合部申请加盖合同章及法人章。（6）当盖章合同运用完时（连续运用原范本），直接并向行政综合部申请加盖合同章及法人章即可，无需走合同审批单。三、合同的履行（一）支出类合同履行1、合同依法成立后，即具有法律约束力，一切与合同有关的部门和人员，应严格履行合同规定的义务，确保合同履行。2、各类合同分别由承办部门和合同管理部门组织履行，把握合同的执行情况，发现问题按时汇报请示，尽快解决。3、合同的执行部门应同时负责记录和监督对方合作单位的履约情况，保存有关的单据、信函等文字资料；并由合同管理员按月填写对方合同执行情况监控说明，其中必需列明和验证对方各项履约行为和承诺（如质量、进度等），以此作为付款的根本依据。每月的对方合同执行情况监控说明必需由合同执行部门经理审核签字，分别报材料部、预算部和财务部备案。4、合同结算条款规定对方有付款义务的，合同执行部门应按付款条款中的规定按时间向对方收取，由财务部统一出具发票。5、合同结算条款规定本公司有付款义务的：（1）执行合同的各部门应按照财务部门有关规定和合同详细商定，在合同签订后向财务部报送工程整体用款计划备案；（2）执行合同的各部门应填写《合同款支付申请表》，本表一式X份，由预算部、财务部、执行部门分别留存；（3）款项拨付的根本依据是资金计划及由合同执行部门提交的'对方合同执行情况监控说明，款项拨付必需在根据审批流程逐级审批同意前方可进行。详细流程参见相关工程付款流程审批方法。6、合同履行过程中显现的问题，工程经办人应按时催促解决。如无法履约，应向预算部门、副总经理及董事长汇报，维护公司的合法权益；（二）收入类合同履行详见营销管理制度中的合同管理部分四、合同的变更与解除（一）支出类合同的变更与解除1、合同一经签订立刻产生法律效力，任何人不得擅自变更或解除。但合同在履行过程中，如遇到法律规定或合同商定答应变更、解除合同的条件时，可以进行变更或解除合同；2、未履行完的合同需变更或解除时，必需由材料部查清原因，会同合同管理部门研讨并提出看法，经主管领导审核后，同对方进行协商。达成全都看法时，双方必需签署书面协议，不得单方修改、废止或任意口头变更。合同变更和解除后，承办部门应按时通知其他有关部门和签证机关；3、合同违约必需依法追究责任方的违约责任。对方违约时，必需由承办部门按规定索取违约金，假如由于违约给我方造成的经济损失超过违约金时，还应索取赔偿金；4、工程竣工验收时，应由工程主管部门出具验收证明，并附带施工方的请款报告经合同管理部门核实并确认与合同相符后，报主管领导审批，才赐予以结算付款；否则，财务管理部门有权拒绝支付款项；5、质保期满合同履行完毕，由预算部门进行核实后，按时归档。工程类合同的质保款支付会签单上必需设物业公司签章栏，经物业公司总经理签字确认后才能根据正常审批流进行审批支付。（二）收入类合同的变更与解除详见营销管理制度中的合同管理部分五、合同纠纷的处理（一）支出类合同纠纷的处理流程1、合同在履行过程中产生纠纷时，合同履行部门应依据合同中有关纠纷处理的条款与合同订立方协商进行解决；当协商不成时，必需向上级主管领导、法务进行汇报，并在三个工作日内提供有关资料，任何部门或个人不得延误诉讼时效或擅自放弃，更不得隐瞒实情；2、法务在接到报告三个工作日内提出法律处理看法。依据合同纠纷的不怜悯况，向公司有关领导汇报，经协商无法解决的纠纷，经董事长批准后，可向仲裁委员会或直接向人民法院起诉；3、如纠纷进入法律诉讼程序解决，应按《合同法》、《民事诉讼法》等有关法律法规和本方法处理。4、纠纷大事处理准备的资料：（1）合同文本，包括附件、变更或者解除的协议，有关的电报、信函、图表、视听资料、广告、授权托付书、介绍信、传真及其他有关资料等；（2）开工、验收、提货、发票等有关单位票据；（3）货款的承付、托收凭证，有关的财务账目；（4）产品的技术标准、质量标准；（5）证人证言；（6）其它与处理纠纷有关材料。5、处理合同纠纷，应特别留意以下问题：（1）在证据可能丧失或以后难以取得的情况下，按时实行证据保全措施；（2）发现对方当事人或利害关系人有可能隐匿、转移财产将使我方权益难以完成时，适时依法申请实行财产保全措施；（3）对于债权债务关系明确、合法且双方对债务无异议的，依法按时向人民法院申请支付令或提起诉讼；（4）做好每起合同纠纷实况记录、存案备查；（5）凡属我方责任的合同纠纷，应逐笔查明原因、分清责任，要求责任人员担当责任，并责成提出补救措施。6、双方已签署解决纠纷的协议书、