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文档简介

PAGEPAGE1嘉燃集团技术文件管理规定一、文件管理的目的和意义文件管理是指对嘉燃集团资料、文件、数据等信息资源的规范和管理。其目的在于保护、完善、规范嘉燃集团信息化建设，提高管理效率和工作效能，确保嘉燃集团各项工作的顺利进行。二、文件的分类嘉燃集团的文件分为三类：正式文件、非正式文件和电子文件。1.正式文件：指受嘉燃集团各级决策机构、管理机构和部门批准，具有法律效应的文件。如：公司章程、规章制度、合同等。2.非正式文件：指非法律文件，如便条、提醒单、会议笔记等，其内容不属于正式文件。但这些文件对日常工作的开展起到重要作用。3.电子文件：指以电子形式存储的文件，包括：电子邮件、电子公函、短信和网络文档等。三、文件的存储和管理1.文档存储：除电子文档以外，其他类型的文档（如合同、公司章程等），都必须按盖有嘉燃集团公章的原件存档，并按照规定期限进行保护。2.电子文档管理：所有的电子文档必须归入文档管理系统，并且及时归档、分门别类分发。3.文件借阅：任何人员及部门如果需查阅文档，则需要向所在部门主管提出发送借阅申请，同时需填写借阅记录表，保证借阅后立即归还。四、文件保密及文件的审批1.文件机密等级：根据嘉燃集团的保密制度，将文件划分为绝密、秘密和一般文件。2.文件审批：嘉燃集团的文件采用“三级审批”制度，即部门主管审批、分管领导审批、总经理审批。3.文件变更：文件变更必须经过与原文件同等的审批过程，同时过程的记录必须在电子标准文档管理系统上进行更新。五、文档的归档周期和保管期限文档的归档周期一般为1-5年，具体周期由具体的部门来制定，不同的文档周期也不同。文档的保管期限与文档的重要程度相关，但是一般长达10年以上，部分文档更需要永久保存。六、文件的销毁和处理1.文件的销毁应按照规定程序进行，必须由具有销毁资格的专人进行，同时也必须保证文件被彻底销毁，不可泄露。2.对于已失去意义的旧文件可以申请删减或销毁。同时嘉燃集团的文件必须依法进行处理，不得随意丢弃。综上，嘉燃集团的文件管理规定需要规范、严格执行，

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