集团公司秘书处档案管理优化方案

经典word整理文档，仅参考，双击此处可删除页眉页脚。本资料属于网络整理，如有侵权，请联系删除，谢谢！12011.12.311、董事长事业规模化、多元化发展需求。董事长下属公司日渐增多，不仅仅涉及民办高校，还涉及担保、基金、贸年内）上市规划的需求，集团化管理方向和管理职能都在酝酿之中，文件内容和数量必将增加，其管理要求也将仔细和严格。2、秘书处档案管理随意，查找很不方便。目前，秘书处在编3人，外编1人，基本上各人的工作均董事长直接分配，工作仍侧重在对董事长行政后勤方面的打理，暂时没有人专职管理文件档案。秘书处档案主要有纸质和电子两种载体，纸质档案存放秘书处的文件柜内，电子档案存放秘书处的台式电脑内。电子档案管理现状：除了xxx上交的部分文件有准确名称，其余多数文件命名都很随意，无准确的名字、版次、时间，同一个文件存放电脑多处（有多达8纸质档案管理现状：存在和电子档案管理相同的问题。但前期可能是董事长要求，有了明确的文件柜和文件盒细类标识，建议还要从档案管理的基建方面来系统梳理。3、秘书处档案管理缺失保密规范。秘书处因复印机、打印机、董办接待等多种硬性环境，人员出入杂多，使用电脑人员也较多，目前台式机存放文件最多，但未设置登陆密码，保密性极低。档案管理暂无相关的制度可依据（有xxxxx公司“学院档案管理办法”可因刚入职，对公司业务了解还不够全面，建议秘书处档案管理逐步先梳理，时机成熟后再整合编制档案管理制度。在此，仅基于现状了解，对秘书处档案管理提出一些优化思路。12、明确文件最终汇总、运转、保管责任人。建议秘书处专人专职负责，跟进文件落实情况，并立足上市的文档准备工2作，确保档案管理的清晰系统性、清晰度和安全性。3、整理现有的文件柜和电脑硬盘文件。文件，重新归类、摆放和标识。4、编写文件明细一览表和卷内目录其中，文件明细一览表包含的列表信息有：文件盒名称和编号、提交单位及人员、文件材料标题及编号、页数、文件类别、存档时间、保存期限、存放地点、份数、备注。不仅要存放在电脑内，还要及时更新盒内目录，以备翻查。5、要求电子存档管理。对所有送存秘书处的纸质文件，均要求同时抄送一份电子文档备存，如没有电子版本，可由秘书处拍照或扫描存档。秘书处设置电子文件的专用电脑，并设置密码。6、建立档案借阅登记管理。7对于董事长发出的各项指示，或各项会议决议，各类秘书处接触的发函或果，便于董事长随时掌握一些待办事务的进程和节点，及时发现、纠正问题，确保工作有效开展。8、档案盒内文件装订成册。盒内文件一旦装满，采用活页的方式装订成册，更新卷内目录、盒脊标注、盒号、文件日期等相关标识，并评估文件柜内容及文件翻查频率，考虑是否移库保管。附表：秘书处档案分类、归档范围和保管期限表文件柜编档案划分大类各类档案的归档范围(档案盒细类)保管期限董办（秘书处）董办工作计划和总结类董办通知、通报类短期（0-15年）永久3董办下达的各类指示提交董办的请示类提交董办的投诉、提案类董事长发言稿类董事长起草类文件董事长个人资料类合同类外发资料类（银行/教育/政府/社会）讲话、发言稿类通知、通报类工作计划、汇报、总结类其他文件34xxxxx学院xxxx学校短期