办公文秘商务秘书概述商务秘书及商务秘书工作

第一章商务秘书概述

第一页，共三十二页。第一节商务秘书及商务秘书工作商务秘书商务秘书部门商务秘书工作商务秘书职业状况第二页，共三十二页。商务秘书（一）（一）概念商务秘书是在工商企业中从事文字处理、行政事务，为管理者提供商务性质辅助工作的人员，其承担着为领导和管理层决策服务的重要职责。第三页，共三十二页。商务秘书（二）（二）商务秘书的类别初级商务秘书1、影响力和辅助作用中级商务秘书高级商务秘书公关型参谋型2、素质、能力、职责秀才型技能型办事型第四页，共三十二页。商务秘书部门（一）商务秘书部门职能1、处理文书2、管理信息3、监督检查4、综合协调5、办理事务第五页，共三十二页。商务秘书工作（一）（一）商务秘书工作的特性辅助性——辅助地位、从属地位政策性——以身作则、不可监守自盗综合性——全面性、多样性、系统性事务性——细致周密、认真负责第六页，共三十二页。商务秘书工作（二）（二）商务秘书工作的主要内容1、日常事务性工作环境管理、办公用品管理、时间管理、流程管理、电话工作、接待工作、文书信函工作、信息工作、保密工作、档案工作、信访工作等。2、上司指派性工作辅助决策工作、协调沟通工作、督促检查工作、会议工作、差旅准备工作、操办事务、应对突发事件等。3、主动创造性工作信息的开发与利用、有效沟通、公关工作、辅助决策的调查研究工作等。第七页，共三十二页。商务秘书工作（三）（三）商务秘书工作要求1、高效2、务实3、保密第八页，共三十二页。商务秘书的职业状况（一）商务秘书面临的新挑战1、全球化的视角2、科技的飞速发展3、管理理念的变化4、人力资源的新要求5、企业文化的变迁（二）商务秘书发展趋势1、智能化2、专业化3、复合化4、社会化5、女性化第九页，共三十二页。案例讨论与分析第十页，共三十二页。分析与评述第十一页，共三十二页。第二节商务秘书的工作环境商务秘书的外部工作环境商务秘书的内部工作环境环境适应与环境改变第十二页，共三十二页。商务秘书的外部工作环境（一）商务秘书工作的社会大环境1、政治环境2、经济环境3、科技环境4、文化环境第十三页，共三十二页。（二）商务秘书工作具体的外部环境GeneralManager总经理Logistics物流部Production生产部Export出口部Purchase采购部GMOffice总经办Finance财务部HR人力资源部Sale销售部商务秘书的外部工作环境（二）第十四页，共三十二页。商务秘书的内部工作环境（一）商务秘书的办公室自然环境1、办公室环境的基本要求（1）布局力求方便合理（2）布置舒适整洁、协调统一（3）环境安全2、办公室的空间布局（1）开放式办公室（2）封闭式办公室（二）商务秘书工作的软环境第十五页，共三十二页。环境适应与环境改变（一）要尽快学会适应环境1、善于观察，虚心求教2、善于总结经验教训3、切忌说三道四（二）要学会在适应环境中逐步改变环境第十六页，共三十二页。第三节商务秘书的职业形象与综合素质职业形象设计综合素质要求第十七页，共三十二页。商务秘书的职业形象设计（一）

“礼仪是加在他的一切别中美德之上的一层藻饰，使它们对他具有效用，为他去获得一切和他接近的人的尊重和好感；没有良好的礼仪，其余一切就会被人看成骄傲、自负、无用和愚蠢。”

——英国哲学家约翰•洛克第十八页，共三十二页。

商务秘书的职业形象设计（二）头发面部口腔指甲体味袜子（一）仪容第十九页，共三十二页。男士女士面部清洁口红不要沾到牙齿上不留胡须化妆恰到好处，不浓妆艳抹裤子拉链拉好指甲油光洁不剥落，色泽大方形象修饰自测表头发耳朵眼镜牙齿口气指甲体味不遮掩面孔，发型好；头发清洁，无头屑；修剪鼻毛和耳毛；清洁；合适，镜片干净；胸前不要挂眼镜；光亮、洁白整齐；清新（无异味）；干净；香水、须后水等用量适当第二十页，共三十二页。商务秘书的职业形象设计（三）（二）仪表标准职业装1、女士着装应酬着装职业便装标准职业装2、男士着装应酬着装职业便装第二十一页，共三十二页。商务秘书的职业形象设计（四）（三）举止谈吐1、规范的姿态（1）站立有精神、挺拔（2）坐相稳重、端正（3）行走步伐轻松敏捷2、规范的表情（1）微笑（2）目光3、规范的手势第二十二页，共三十二页。站姿：精神、挺拔第二十三页，共三十二页。坐姿：稳重、端正第二十四页，共三十二页。第二十五页，共三十二页。走姿：轻松、敏捷第二十六页，共三十二页。商务秘书的综合素质要求（一）（一）商务秘书的职业道德1、爱岗敬业，忠于职守2、埋头苦干，任劳任怨3、谦虚谨慎，办事公道4、遵纪守法，廉洁奉公5、守时守信，严守机密6、实事求是，勇于创新第二十七页，共三十二页。商务秘书的综合素质要求（二）（二）商务秘书的职业能力1、表达能力2、办事能力3、交际公关能力4、操作能力

第二十八页，共三十二页。案例讨论与分析第二十九页，共三十二页。分析与评述第三十页，共三十二页。本章要点框架商务秘书概述秘书工作秘书工作环境秘书形象与素质秘书秘书部门秘书工作外部环境内部环境职业形象特点职责要求综合素质职业道德职业能力第三十一页，共三十二页。内容总结第一章商务秘书概述。第一章商务秘书概述。第一节商务秘书及商务秘书工作。商务秘书是在工商企业中从事文字处理、行政事务，为管理者提供商务性质辅助工作的人员，其承担着为领导和管理层决策服务的重要职责。1、影响力和辅助作用中级商务秘书。辅助性——辅助地位、从属地位。综合性——全面性、多样性、系统性。