文件整理与归档操作指南

名目TOC\o“1-1“\h\z\u\l“_TOC_250002“《归档文件整理规章》操作指南 1\l“_TOC_250001“《归档文件整理规章》培训材料 9\l“_TOC_250000“工程档案归档组卷及整理指南 20《归档文件整理规章》操作指南1、实施《归档文件整理规章》的条件已经具备：档案工作的侧重点，由重整理、保管转向重收集、利用，供给更多更完善的信息效劳上来；计算机技术在档案治理中的运用越来越普遍。2照片等其它类型档案的整理。各机关、团体的纸质文书档案，企业、事业单位所形成的党群、行政治理、经营治理、生产技术治理等四大类材料整理均应按省局《实施方法》进展。3、归档文件整理的根本步骤：分级别：将收集来的文件按本级、上级、下级分开，上级、下级文件按收文的时间挨次排列，本级文件按有文号文件、无文号文件、会议文件的挨次排列。分类、确定保管期限：各单位档案部门要深入到本单位各工作部门，了解文件的形成和办理状况，将各部门工作活动中形成的全部文件材料，按部门一一列出，依据国家有关规定，提出本单位的归档范围及保管期限的意见，将其反响各部门修改和补充，整理出本单位的归档范围及保管期限表，条款宜细不宜粗。强调一点，一般各单位召开的重要会议所形成的成套归档文件，各单位的重大活动、重要大事等形成的整套归档文件，应以其中主要文件的价值来确定整套归档文件的保管期限。装订：依据实践，建议各单位统一使用不锈钢订书钉装订。文件承受左侧装订的方法，左边、下边要整齐。假设某份文件特别厚，订书机无法装订，需要承受五孔装订，为保持原状，我认为三孔一线比较好。加盖归档章：归档章应加盖在文件首页的右上方，其位置应根本保持全都。00“300输入微机：每一份文件都必需准确无误地将题名、责任者、文号、日期、页0应重拟标题并抄录为“××市档案局关于转发[××省档案局关于加强汛期档案安全治理见，附件则是具体的条文规定，或者附件是正文的重要补充和说明，假设名目中只抄录正文题名，不能反映出附件的内容，可能造成漏检，此时也可在正文题名后抄录附件题〔〔附：市民公约。假设文件题名过长，超过软件所规定的0个字节0个汉字，需进展简化，并在备注栏注明。假设是会议材料、报表、内部信息等成套文件，则每一份文件都要作为一件输入。例如，××工作会议文件之一：×××同志在会议开幕式上的讲话；又如，情况反映第三期：×××贪污犯罪状况的内部通报。装盒上架：装盒包括将归档文件按件号挨次装入档案盒、填写备考表、编制档案盒封面及盒脊工程等工作内容。装盒的几点要求如下：〔等文件除外。②不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒。整体，直立放置时不至于使文件弯曲受损。④档案盒只是归档文件的装具，不具备保管单位的作用。因此，并不要求同一事由的归档文件必需装在同一档案盒内，只须依据件号排列的先后挨次依次装盒，一盒装满长期、短期档案集中在一起依序排列上架。4、文件的归档时间如何确定？〔即落款日期〕判别文件所属年度。例如，19951996—202319951998件，这样的文件往往统一在办结年度归档。比方，跨19981999199919981999度处理的案件形成的文件材料，统一在结案年，即1999199812199911999依据《规章》规定，不只是单份文件可作为一件，正本与定稿、原件与复制件、来文与复文等可作为一件。这时判定“件”的日期，应以装订时排在前面的文件的时期为准。具体地说，正本与定稿为一件，以正本日期为准；正文与附件为一件，以正文日期有些文件没有标注日期，应考证清楚，按考证日期归档。5、订本式的文件材料如何装订？报表、名册、图册等一般每册〔本〕内容都相对完整，具有独立的检索价值，因此应依据其原来的装订方式，一册〔本〕作为一件。去除原有的不符合要求的装订物。订本式的会议记录，要撤除原来不符合标准的装订物，重装订。6、装订时是否必需去除金属装订物？对于装订成册不便拆钉的刊物、书籍等，由于金属装订物已经严密封装在其中，拆钉会严峻损害原貌，此时可不再拆钉重装。7、几种特别类型文件“件”确实定重要文件〔如法律法规〕除正本外，在撰写、印刷过程中形成的不同稿本〔包括历次修改稿〕需要归档保存，如过厚不易装订，其正本与历次修改稿〔包括定稿〕各为一件。一般来说，正文与附件为一件，假设附件数量较多或者太厚不易装订时，也可各为一件。来文与复文假设处理环节、层次多，可分别为一件。〔或签批条，它真实地记录了文件的形成、办理过程，是归档文件不行分割的重要组成局部，应与文件作为一件，归档章应加盖在阅办单上，编页号也要从阅办单〔或签批条〕开头。会议材料一份文件为一件；活页纸会议记录，每一次会议为一件，订本式的一本为一件；整本的介绍信存根为一件；刊物正本为一件，底稿为一件，假设底稿太厚件；成套文件中的每一份文件各为一件，这样才有利于日后的查找。在计算机及网络环境下生成的文件,无纸质定稿,或打印机输出的定稿与正文完全全都,打印底稿可不归档,而用栏目填写齐全、经领导签发的发文稿纸与文件正本一并归档，有领导重要批示或重要修改意见的文件打印底稿应与正本一并归档。8、归档章有哪些要求？归档章统一用红色印泥盖在文件首页的右上〔我们寻常的收文章要加盖在文件首页的上方或左上方。归档章内工程也统一用红色印泥加盖。9、件如何归档？件字迹耐久性差，须复制后才能归档。尽管复制件本身在耐久性方面也存在问题，但强于件字迹的耐久性。复印件应单面复印，复印时墨粉浓度不要太深，以防粘连。10、超大纸张如何归档？实际工作中，某些特别形式的文件，如报表、图样等，纸张幅面大于A416A4应尽量削减拆叠次数，同时拆叠缝应尽量放在字迹外。五、何为事由？11、同一事由的归档文件排放在一起是否必需表达先后挨次？同一事由的归档文件只有经过进一步的系统排列历史联系，表达事情的前因后果，从而满足利用者的利用需求。假设一项活动所形成的假设干份文件材料，既不按事情办理过程〔时间〕挨次排列，也不按归档文件的重要程度排列，只进展一种格外随便的放置，那么就看不到事情的办理过程，不利于档案治理和供给利用等工作。因此，同一事由的文件排列在一起时，最好表达出时间或重要程度等挨次。如开一次会议，形成了会议记录，会后又形成了会议纪要，这两份文件就属于同一事由，应排列在一起，会议记录在前，会议纪要在后。一次活动形成假设干份文件应依据活动过程或文件的重要程度排列挨次。12、在实行“随办随归”制度的机关，如何确保同一事由的归档文件排列在一起？一般状况下，同一事由的归档文件应当在事由办理完毕后收集齐全，再归档保存，以保证排列、编号后同一事由的文件排在一起。但实行“随办随归”时，如在某次会议完毕之后，将需归档的文件按随办随归的要求，进展了排列、编号、编目等工作，从而文件条目的备注栏中标注与前述文件的联系。13、如何将零散文件排入已整理完毕的归档文件中？完整，杜绝零散文件归档现象。在难以避开的状况下，将零散文件排列在同一年度相应保管期限归档文件的最终，并在该文与前面相关文件备注栏中注明，以便相互参见。14、机关档案室要不要编盒号？各单位目前不需要以盒为单位编流水盒号。如要编号的，可用铅笔临时编号。15、归档文件名目如何装订？A4一年装订成一本，亦可每年区分保管期限装订成三本。归档文件名目除集中装订外，无需分别在档案盒中放置。归档文件名目封面格式在软件里有统一格式(如:我的电脑--本案局统一制作的硬质封面。

文件名目封面)，建议使用档16、为什么每个档案盒都必需放置备考表？备考表是用以对盒内归档文件的缺损、修改、补充、移出、销毁等状况进展必要的注释说明的。此外，备考表还设有整理人、检查人和日期等工程，这些工程起到了明确整理工作责任，强化监视的作用，对每盒归档文件来说都必不行少。17、文件页号的编写有何规定？文件本身的页码能反映文件页数的，不必重编写页号，否则均应重编写页号。批条，也要编写页号。页号可用号码机、铅笔、钢笔编写。18、归档文件治理软件归档工作完成后，应将档案治理数据库备份两份，载体最好用一次写光盘。19、成套文件归档时应留意什么？之一]——会议通知；[经济工作会议材料之二]——××同志在全市经济工作会议上的讲检索出来。麻烦，也不便于保存和利用，可以将几份单页文件装订在一起，合为一件，同时在文件等与文件标题内容不相干的关键词，否则会造成一些单页文件永久成为死档案，无法查找出来。又如市档案局搞一次档案法宣传活动，印发的扬州市档案馆简介、广陵区档案馆简介、邗江区档案馆简介、维扬区档案馆简介都是单页文件，归档时可以将这几份文件装订在一起作为一件，但文件标题不能简洁地概括为“宣传材料法宣传活动材料之×——扬州市档案馆简介、广陵区档案馆简介、邗江区档案馆简介、维扬区档案馆简介。这样既省事，又能满足查找的需要。归档章格式〔单位：mm〕年〔室〕件年〔室〕件全宗号度号保管期限页数15×4规章档案盒、归档章加盖字码规定保管期限黑体楷体楷体一号三号〕黑体黑体幼圆小二小二字体字体字 号项 目方案１ 方案２ 方案３ 盒 章全宗号黑 体黑 体幼 圆４８小二年 度黑 体黑 体幼 圆３６小二华文中宋《归档文件整理规章》培训材料涪城区档案局 郭秀光2023年12月6DA/22—2023深化检索”为宗旨，是对原有文书立卷方法的一次重大改革。对归档文件整理的原则和具体方法作了的规定。他涉及面广、范围宽，对各级各类机关档案工作提出了的要[2023]24[2023]53神，结合我区实际，就贯彻实施《规章》标准，作如下讲解。一、有用对象DA/T22—200《归档文件整2、城郊乡、塘汛镇、石塘镇，及南郊工业园、园艺工业园区等，从2023年起承受3、我区各重点企业、事业单位〔学校、医院〕在整理归档文件时，其文书档案局部412〔包括站、所、院、校、农村村级组织、各企事业单位等，推迟至2023年前实施《规章》标准。2023年至2023年形成的5、区级各单位的特地档案，如案件、诉讼、刑侦、干部、人事、基建、科研、教学、闻报道、会计、审计、普查、声像、信访、工业企业等档案仍执行原有规定。二、使用软件微机档案治理软件统一使用国家档案争论所〔北京世纪科台科技进展〕开2023〔2023。三、归档文件整理原则12概念，可以是指一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较严密的工作过程等等。按事由原则排列归档文件可以提高“查准率”和“查全率3、在归档文件整理工作中应适当照看“事由原则四、归档文件的价值鉴定1、归档文件的价值鉴定，包括两个阶段的工作，第一阶段即文件能否转化为档案的“资格鉴定限，推断划分其保管期限，他是打算档案命运的关键。2、鉴定工作应遵循“历史、全面、进展、效益的观点”原则。3、鉴定标准主要有：职能标准---按立档单位在党委和政府系统的地位和重要程度打算其档案价值；料应当是保存的重点；内容标准---强调内容的重要性和独一性，即文件的自身价值；应留意声像、实物类档案材料的收集。4、归档和不归档的范围。1987124围》制定本单位的归档和不归档的范围。5、档案保管期限。1987124和《文书档案保管期限表6、制度建设。全机关的规章制度，包括《文件材料整理及归档方法五、归档文件分类归档文件分类统一承受：1、保管期限---年度---机构。理归档工作。2、保管期限--年度—问题适用于不宜按机构分类的中小型立档单位，多用于南行机关文件整理归档工作。3、保管期限—年度适用于内部机构设置简洁的基层单位或小机关，或每年形成的文件数量少的机关，适宜于现行文件整理归档工作。上述三种档案分类方法。其中问题或机构的设置各单位依据实际状况自订。六、归档文件的排列归档文件排列统一承受分类方案下的小流水号。〔保管期限—年度—机构：保管期限年度机构编号备注永久2023办公室1—XX下一年度一样永久2023XX1—XX永久2023XX1—XX机构的又从1永久2023XX1—XX号开头长期2023办公室1—XX同上长期2023XX1—XX长期2023XX1—XX长期2023XX1—XX短期2023办公室1—XX同上短期2023XX1—XX也可承受分类短期2023XX1—XX或分责任者装短期2023XX1—XX订成册〔保管期限—年度—问题〕保管期限年度问题编号备注永久2023党群类1—XX2023永久、行政类1—XX永久、业务类1—XX1始长期、党群类1—XX同上长期、行政类1—XX长期、业务类1—XX短期、党群类1—XX短期、行政类1—XX分类或分保管短期、业务类1—XX期限装订成册注：永久、长期保管期限的档案严格按规定执行。七、归档文件时间确实定文件有多个时间特征的，一律以成文日期为准。取消按“针对年度”归类做法，统一按文件签发日期〔即落款时间〕判定文件所属年度。特别状况下：跨年度的会议文件〔如教学等〕工作的文件材料，依据特地年度进展分类。八、整理单位—“件”以“件”为单位进展文件的整理，取消案卷级保管整理单位，将归档文件整理的根本单位复原到文件本身，以“自然件”即单份文件作为整理单位。四川省档案局统一规定，来文与复文〔如：请示与批复〕各作为一件处理。九、归档文件的装订1、文件修整。迹模糊或易褪变的文件、超大纸张大折叠、超小纸粘补、去除易锈蚀的金属物等。2、文件装订。装订前必需对每一“件”归档文件进展排序，挨次如下：正本前，定稿在后；来文在后〔省局规定各为一件；汉文本在前，少数民族文字文本在后；中文在前，外文本在后；重要的文件处理单，可放在最前面。统一承受左侧装订法。要求将文件左、下侧对齐。首先，用缝纫机在文件左侧居中装订线处〔10cm〕轧边；其实，选用不锈钢订书钉装订；第三，较厚的文件仍书籍等，不再拆钉重装。第六，短期保管的档案，无需移交进馆，可不拆钉，也无需要重装订。十、归档章的填写全宗号年度全宗号年度室编件号机构或问题保管期限馆编件号说明：代号〕机构名或问题名，未分类的不填。如：

公历年度永久或长期

由档案室按档案保管期限、年度、问题〔机构〕分类编小流水号档案移交进馆时，进展局部调时再填写41412023-1行政永久3838202329业务长期262620238党群党群永久1611612023108办公室永久十一、归档文件编目归档文件编目包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等工程。在归档文件名目上端还应填写保管期限、年度、机构〔问题〕等三项分类标识。1、件号：以室编件号为主。2、责任者：指制发文件的组织或个人，即文件发文机关或署名者。一般填写通用简称，并贯以地域名。如“绵阳市档案局联合发文填写主办单位或“以我为主〔即立档单位是责任者之一的必需抄录〕等两个单位。3、文号：文号即发文字号。一般由机关代字、年度、挨次号组成。填写文员时照实抄录，不能省略。没有文件字号的不填写，文号栏内也不得填写“会议文件之XX4、题名：题名即文件的标题。文件只有一个题名〔正题名〕的，填写时应照时抄录，不得削减省略。副题名已被正题名所包含了的，不再抄写副题名，反之，则应抄录副题名。并列题名〔即期他语言文字书写的题名〕与正题名一并抄录，没有〔”号抄录附件题名。58如2023年6月920230609，为避开日期占用列宽过长，抄写时可将表示月日的数字回行填写，即填写为两行。6、页数：填写每一件文件材料各自的总页数，不能连续编页号。7、备注：用于填写归档文件需要补以和说明的状况，包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等。须说明的状况较多，备注栏难以填写时，可在备注栏中加注“*”号，将具体内容填入备考表中。例：归档文件名目的格式、抄写方法归档文件目录件号责任者件号责任者文号题名日期页数备注四川省川档发关于施行《归档文件整202361档案局[2023]24号 理规章》的意见0409绵阳市档绵市档发20235*2案局[2023]53号 讨会议纪要》的通知09203涪城区档绵涪档案发202320233案局[2023]52方法的紧急通知12264、通知〔创立检查工作〕20230515填写归档文件名目应使用符合档案保护要求的字迹材料，如碳素墨水、蓝黑墨水等。制止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红墨水、复写纸、彩色笔等不耐久的字迹材料。已承受计算机治理档案的单位，可直接使用“绵怡2023”档案治理系统软件自动生成和打印名目。9、归档文件名目封面归档文件名目需单独装订成册并编制封面。归档文件名目封面设有全宗名称、年度、保管期限、机构〔问题〕等工程。归档文件名目与归档文件名目封面按《国A4〔297mm×210mm〕公文用纸。归档文件名目全宗名称：绵阳市涪城区档案局归档文件名目全宗名称：绵阳市涪城区档案局年度：2023保管期限：永久问题：党群归档文件名目全宗名称：绵阳市涪城区经贸局归档文件名目全宗名称：绵阳市涪城区经贸局年度：2023保管期限：永久机构：办公室十二、归档文件的装盒1、档案盒只是归档文件的装具，不再是档案保管单位。2、装盒包括将归档文件按件号挨次装入档案盒、填写备考表、编制档案盒封面及盒脊工程等工作内容。3、装盒必需按件号挨次装入相应的档案盒中。马上一样保管期限、一样年度和一样机构〔问题〕的归档文件装入相应的档案盒中。制止将不同保管期限、不同年度、不同机构〔问题〕的归档文件混装在一起。4、由于某些类别归档文件较多，必需按编号挨次装入多个档案盒中保存，起止件号中间用“——”号连接。5、装盒时，小号在上、大号在下，即：1号在上、2号……16号在下，或36号在上，37……696、档案盒封面。只填全宗单位全称或标准简称。7、档案盒脊工程。全宗号栏，按同级档案馆给定的全宗号填写〔成立的单位可暂不填全宗号。年度栏，以4保管期限栏，填写盒内归档文件所属保管期限。如“永久、长期、短期机构〔问题〕栏，机构〔问题〕是可选择项。填写时应与分类方案中相应〔问题起止件号栏。起止件号分类室编和馆编两栏，各单位只填写室编栏，填写盒内排列最前和排列最终的归档文件的件号，其间用“—”号连接。如“1898、盒号。是指档案盒的排列挨次号。承受按不同保管期限上架排列挨次编流水号，以千位数为限〔1”号，混年编制，假设干年断号。盒号作可选项，主要是档案馆进展排架、归位及统计等使用。各单位不填写盒号，如需要填写，应先用铅笔临时编写，在档案移交进馆时按要求编制。9、备考表。备考表工程包括盒内文件状况说明、整理人、检查人和日期。盒内文件状况说明：填写盒内归档文件需要说明的状况。包括归档文件收集齐全完整程度，文件本身的状况〔字迹模糊、缺损等，整理过程中文件的修改、*”号的，可在备考表中具体说明。整理人：填写该盒归档文件的整理人。检查人：填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名，一般由档案人员填写，也可与机关内部机构负责人联合署名。日期：可选择填写全部归档文件整理完毕的日期或该盒归档文件整理完毕的日期。10、档案盒的排列。将同一保管期限的档案盒按年度和机构〔问题〕名挨次排列。不同保管期限必需分开排列。2023年办公室、人事股、打算股、生产股……2023〔机构名同上，接上年往下连续排序〕2023〔同上〕永久…………长期2023年 办公室、人事股、打算股、生产股……长期2023年〔机构名同上，接上年往下连续排序〕长期2023年〔同上〕长期…………又如：永久2023年 党群类、行政类、业务类……2023〔问题名同上，接上年往下连续排序〕2023〔同上〕永久…………长期2023年 党群类、行政类、业务类……2023〔问题名同上，接上年往下连续排序〕2023〔同上〕长期…………例：全宗号全宗号全宗号全宗号全宗号全宗号414141414141年度年度年度年度年度年度202320232023202320232023保管期限保管期限保管期限保管期限保管期限保管期限永久永久永久永久永久永久机构〔问题〕机构〔问题〕机构〔问题〕机构〔问〔问题〕〔问题〕党群行政行政题〕业务业务业务起室起室起室起室起室起室止1--69止1—87止88--169止1--53止54--96止97--159件馆件馆件馆件馆件馆件馆号号号号号号盒号盒号盒号盒号盒号盒号注：2023工程档案归档组卷及整理指南一、工程档案排列组卷〔一、房建、市政工程档案组卷，依据深圳市档案局《房屋建筑工程档案归档名目》和《市政根底设施工程档案归档名目》(以下简称归档名目)，依据工程、单位工程料按归档名目挨次进展组卷，可分别承受如下几种方法：a、一份