某股份公司档案管理文书归档工作程序

北京首信股份档案管理文书归档工作程序工作工作标准工作内容工作程序工作程序各业务部门总裁办公室各业务部门总裁办公室平时归卷准备平时归卷准备1、熟悉公司的机构设置及职能、归档文件的范围。21、熟悉公司的机构设置及职能、归档文件的范围。2、购置必要的装具。3、拟制当年归卷类目表。每年一月份完成当年文件材料归卷的准备工作，类目齐全。根据本部门的业务情况及上年形成文件情况，准备好本部门平时归卷的类目卷夹。平时归卷归卷准确及时。每季有检查。平时归卷归卷准确及时。每季有检查。发文正件与底稿齐全。文件材料的整理按公司档案分类原则和整理方法，对平时归卷的文件进行检查和调整。文件材料的整理按公司档案分类原则和整理方法，对平时归卷的文件进行检查和调整。剔除不需归档的文件和重份文件。排列卷内文件，对卷内文件太多的卷，进行适当分卷(每卷在150页以内)。按卷内文件排列顺序编写件号和每件的页号。5、、拆除文件上的金属物。6、对无装订线的窄边文件进行加宽。7、修复破损文件。8、取齐文件右侧和下沿，按单份文件进行装订。填写案卷标题。调整后的案卷符合质量要求(调整后的案卷符合质量要求(详见质量标准)。11、计算机打印卷内目录。2、填写备考表（填写方法参见“案卷质量要求”）。3、将整理好的案卷装盒。11、字迹清晰、准确无误。2、卷内目录、备考表各栏填写齐全。3、卷内目录与文件相符无误。拟写案卷题名拟写案卷题名根据卷内文件内容拟写案卷题名，题名包括文件的制发机关、主题内容、文种。标题结构完整，概括全面、简明扼要，能充分揭示卷内文件的主题内容，便于查阅。根据卷内文件内容拟写案卷题名，题名包括文件的制发机关、主题内容、文种。标题结构完整，概括全面、简明扼要，能充分揭示卷内文件的主题内容，便于查阅。移交归档1、填写移交清单一式两份，向总裁办移交。移交归档1、填写移交清单一式两份，向总裁办移交。2．双方履行签字手续，各保存一份。按时移交，清点无误，手续完备。填写案卷封皮按规定逐项填写封面栏目。2填写案卷封皮按规定逐项填写封面栏目。2、填写卷内文件的案卷号、目录号。封面各栏及卷内文件的案卷号、目录号填写准确无误、无漏。编制案卷目录移交归档排列案卷与编号按档号编制案卷目录。在公司保存一年后，向首信集团总部移交归档。交接双方清点无误后，履行签字手续，各保存一份案卷目录。1案卷排列符合规定。2、档号编制准确无误。1编制案卷目录移交归档排列案卷与编号按档号编制案卷目录。在公司保存一年后，向首信集团总部移交归档。交接双方清点无误后，履行签字手续，各保存一份案卷目录。1案卷排列符合规定。2、档号编制准确无误。1、按《邮电工业企业档案实体分类办法》进行排列案卷。2、编制档号。案卷目录清晰无误。移交手续完备。订附件二说课劝连婆横物获关于归档案联卷的质量要歼求浸总的质据量要求:放遵循文件材俯料的形成的珠规律和特点禁,保持文件尖之间的有机苏联系,区别面不同价值,踪便于保管泡和利用。具迈体应做到以迷下几点:吨一、归避档文件必须受齐全完整。厦凡是在职能瞒活动中形成议的对今后有怒查考利用价拔值的文件材迅料,均应被收集归档。旧归档文件材肥料种类、份绿数及每份文载件的页数,乏均应齐全井完整。优二、遵隔循文件的形桑成规律和特寸点,层次尿分明。在归桥档的文材料戒中,应当将肢每份文件的记正件与附件价、印件与定祥稿、请示与棍批复、转发外文件与原件之、多种文字孝形成的同一们文件分别组住在一起,潮不得分开；给一个项目的舟材料,要炎把项目从立商项到结束形开成的材料组糕在一起,伙准确地反映衫企业生产、非科研、基建愧和经营管理君等各项活动亭的真实内容着和历史过程请,尽量做到馋一事一卷。纹三、卷内件文件的排列辱:卷内文尺件材料应保毙持文件之间次的有机联系它,区别不同作情况进行排关列,密不趣可分的文件抹材料应依序内排列在一起毫,即:批他复在前,纯请示在后；啊正件在前姑,附件在确后；印件挨在前,定多稿在后；陈会议记录依件会议时间顺幼序排列,款会议文件要胸按文件的重截要程度顺序油排列,重壶要的在前；耀一般工作形仇成的材料,吸结论性的懂文件在前,血依据性的文梯件在后；菌产品销售合迈同应按销售攀产品种类组刚卷,再按暂供货时间依膊序排列；上计级政策性规沾定的普发文晓件按问题单则独组卷,救卷内文件依闯其重要程度昂排列。科技伞文件的排列宽执行GB/踩T1182率2-89国笑家标准。斜四、区分工不同价值:些各类文件锡根据其不同半的内容都有垮不同的保存止价值。组卷敲过程中尽量院根据不同的挣保管期限分维别组卷。文田件数量很少黎或一件事密桶不可分的文轻件，可不必字因价值不同捷而拆开组卷辩。境五、跨贫年度材料的响处理:除沃产品、项目取、设备、仪劫表、基建项旁目档案外,猫不同年度的拍文件不能放肥在一起立卷秒,但跨年拘度的请示与嫂批复,放蝶在批复年立争卷；没有埋批复放在请表示年立卷,苍跨年度的是规划放在针章对的第一年勤立卷,跨羽年度的总结涉放在针对的机最后一年立僻卷；跨年党度的会议放道在开幕年立鱼卷。津六.具院有长期保存已的案卷,铲卷内文件有抬圆笔和铅笔妇字迹,要茎用蓝黑墨水烈或碳素墨水痛笔重抄或复声印,连同乒原件一同归渠档。赠七.卷内还文件的编号衔：每一本案育卷的卷内文邮件按恭“召件怀”希编号，每件粉文件用铅笔桑编写页号，邻在文件首页峰的右上角盖淡“翻件号章域”躺,并将件服号和每件文葱件的页数填破写清楚。（轧“屠件号章糕”权的其它项，活由总裁办档牺案人员填写声）。图纸在慨右下角编写近页号。游八、装质订与装盒：网卷内文件以愤“翁件泉”乓为单位，采量取三孔一线笔的方式进行话装订。然后腹，按户“骗件演”劲号顺序排列匠装盒，一盒脂为一卷。肚九、卷内目障录的填写:枕凡是组成拴的案卷,斜都应填写卷荣内目录。卷画内目录表的誓各项要填写概齐全。羞序号：填写欲文件的件号默。柄文号：填写挤文件制发机棒关的发文字兽号河,而合同可填写罗合同号。立责任者：应舱填写文件形加成的部门或甚以印章为准是。别题名：填写握文件标题，似一般应照实叶抄录，不要莲随意更改和切简化；没有潜标题或不能萝说明文件内群容的标题，音应根据文件煌内容自拟标剩题，外加济〔〕波；会议记录戏应在卷内目稿录的文件题茶名下写明会疼议的主要内吐容。合同、疯协议在此栏显内填写合同糟内容及对方坡单位。宣日期：填写伸文件形成的谣时间，填写致时可省略紧“橡年括”斑、阁“狸月绳”奥、劈“痕日耳”还，用泛“惊.肿”殿表示。没有检责任者、年兔、月、日的疏文件要考证婚清楚责任者惕和年、月、宴日。宜页号：填写俊每份文件的堪页数。夜十、备考悦表的填写:闻每个案卷棍必须附有备扎考表。卷内初文件的情况近说明,都劝应填在备考紫表内,若肺无情况可说堤明,也应将税立卷人姓名商填上,检院查人由单位精领导或案卷语质量审核者洗签名。吃十一、案卷俭题名的拟写研：每份案卷割都应根据卷货内文件内容丹拟写题名。伏题名主要由躁三个部分组捉成：文件的忌主要制发机添关、案卷内抓文件主题（慰文件中心内单容）和文种鲜。也可突出编年代特征，根即：在制发慕机关后加文舌件形成的年幻代。用印有尾“若北京首信股郑份公司盈”撞卷盒的股份肚公司内部文吗件，可以省您略文件制发肌机关。洽十二、归螺档照片、录校像片、录音曲带要写清载旺体的摄制时父间、地点、秆所反映事情楼的内容,米摄制人。照石片要连同底筛片一起归档管。斗十三.归酱档的电子文枝档要附有标技签，标签内约应填写编号省、套别、名秘称、密级、惜保管期限和珍软、硬平台护等。释昌落蚕处股份公司档络案实体体系名图首信股份首信股份档案全宗党群工作类(A)经营管党群工作类(A)经营管理类(C)生产技术管理类(D)产品类(E)会计档案类(I)设备仪器类(H)基本建设类(G)科学技术研究类(F)行政管理类(B)纸质档案声、像档案（录音、录像、照片）(Y、X、Z)纸质档案声、像档案（录音、录像、照片）(Y、X、Z)电子档案（光盘、软盘）（G、R）实物档案（奖品、证件）（SW）申说明：股份串公司的党群侄工作类档案闯主要是各种滚协会的管理用、其它方面必由集团总部廉管理。附件三衔档案实体分猎类编号办法愁1虽总则乱咬1.1尽为了贯仆彻执行国家痛档案局颁发良的《工业企邮业档案分类睡试行规则》钉和《邮电工自业档案实体吹分类编号办桨法》,提高群档案管理的春科学化、规注范化和标准绕化水平,非更好地为企趋业经营生产谜、管理工作狼服务、特制脾定本办法。仓扎竭1.2苏档案分类属原则,是荐以公司全部馆档案为对象咱,根据管粗理职能,结测合档案内容俘和形成特点玉,保持档长案之间的有皱机联系,解便于科学管贵理和开发利吼用。秘眨2档案类栗别的设置而楚2.1舌档案的类埋别共设置十辉个大类,郑即:党群灿工作类、行掩政管理类、滨经营管理类厦、生产技术亏管理类、产皇品类、科学貌技术研究类商、基本建设谣类、设备仪哑器类、会计辫档案类、干容部职工档案肉类。歼含2.2纺根据职能凉活动和档案注形成的特点梨,每个大疮类下设置若肉干个二级类向目(属类粱),不静设置三级类俩目(详见纵附表)。华南2.3份朝录音、录悄像、照片、勾计算机软盘月(磁盘拼)和其它非蜓纸质载体形愧式的档案,淘其形成和促反映的内容骆、作用与纸民质载体档案数有着不可分月割的联系,才不单独设位置类目,逐视其内容特茂征同纸质载获体档案对应栽分类编号。疯2.无4拉各部门根顶据分类办法脾组织整理案颈卷,以利助于分类标识母和管理。庭3著分类标识方幕法扇厉3.1齿企业档幸案实体分类传的标识符号泥采用英文字竭母顺序标识奸一级类目(否大类)筛；采用阿刚拉伯数字纱“如双位制本”睁标识二级类奴目(属类案)。础鄙3.2船档案实体域排架和编号持要反映十个湖基本大类,失从实际出厘发,做到河科学合理,棵经济实用让,保证利浇用档案的系壁统性、有效畅性。膊晌村党群工作类铁（A）、行购政管理类（们B）、经营竖管理类（C输）、生产技知术管理类（激D）的案卷旱排架,按野大类一年度嗓一属类进行波排列,不乒区分保管期跪限特征(仰但同一属类易内按照永久岗、长期、短燕期顺序排列贷)，案卷恩顺序号按大港类流水编号问,流水号编篇制到攻“顷999脆”软时,重新摸从膨“兽1掘”争另行编号芹,并用案智卷目录号加雀以区别。乱档冷案编号(拴档号)由盏全宗号、目婚录号、分类滩号、案卷顺饿序号构成待(全宗号是探档案馆给企苦业的编号，宰故企业暂不刚标识)。饼省档案编号(患档号)蜜标识举例示芦意:筝A1酒.A1然2.0始10思贱┃爆皇┃┃澡社┃杠蔬┃果瑞┃┃私伍┃助悄┃剥蜻┃┃鸡欧┗━━━━陷案卷顺序号骗候┃颈魄┃┃死脖黎你纸涉针菌阔┃描携┃┗━━━皮━━━━━聪分类二级类沾目(属类齐代号)云取┃付符┗━━━━侵━━━━━混分类一级类丢目(大类刃代号)框插┗━━━━谦━━━━━说━━━单目录号（A毙类的第一本怒目录）干准3.2废.2陡产品类（E转）、科研类含（F）、基举本建设类（偷G）、设备擦仪器类（H伙）的案卷排净架感妻恩a)剥根据公司产隶品特点,沈产品档案原稿则上按大类输一属类一项横目进行排列费,案卷顺腔序号按属类沿流水编号（万适用于左产品）,易同样将顺序英号编制到恶“堂999脑”旬时重新从较“帆1胖”丘另行编号效。对于项目凝少的产品,乎可以将多种拿属类混合流怎水编号,结用分类号加冶以区别，流窃水编号办法色同前。周b)门设备仪器类微，按设备类秋、仪器类分再别排架,酬各按技术性胡文件和管理期性文件分别宁流水编号,壤不同属类兽用分类号区惠别,流水摘号编制办法笨同前类。馅偶c)趁产品、基建爆、设备仪器艳类档案的编什号由目录号孝、分类号、搭项目(型素号)代号静、案卷顺序祝号构成。俯举例示意缺:贱E懂1.E盈21.铺C2000袜.001芹校┃黎属┃┃伸置┃判华┃爬怜┃咽熔┃┃宾苦┃亩迈┗━━━━倚━框案卷顺序号胀凡┃正曲┃┃偷局┗━━━━妨━━━贪产品型号(塞项目代号摇)勉猪┃脚乞┃┗━━━价━━━━━驱━━━烧分类号二级记类目(属哪类)拜搬┃趟查┗━━━━翼━━━━━产━━━圆分类号一级示类目(大沃类)辅孤┗━━━━吼━━━━━迈━━━━━屑目录号（产古品档案第一周本目录）潜眨添科学技术研防究类按大类蕉分科研课题董排列,案召卷顺序号按延大类流水编懒号,流水摇编号办法同市前四大类编击制办法。芒档号(档燕案编号)形由目录号,端分类号,顶课题代号对,案卷顺曾序号构成。汪负非会计档案的淡排架编号,督按大类一障属类一年度句进行排列,钳案卷顺序扭号按属类流蒜水编号,奔流水编制到犁“察999桑”浸时,重概新从具“嫂1饱”斜另行编号吹,用目录号责加以区别。专档号(衡档案编号擦)由目录号困、分类号、燃案卷顺序号浪构成。略刺巷干部职工档司案类,按地《干部档案兆工作条例》面的有关规定而，分干部、扒工人顺序编侄号。笛为丝想特殊载体档阴案，按载体谎类别分别编乒号。即：按召照片、录音毫带、录像片争、软盘、光吩盘、实物分锄别编号，用氧特殊载体（忘TZ富）的•榆吐类别兽[轿照片（友Z震）、录音带俯（咸Y末）、录像带学（马X声）、软盘（混R笔）光盘（盲G哪）、实物（乞SW主）相]初•颂顺序号标识山。肌诵示例：TZ寸•节R涉•尚001；遗TZ杏•秆Z缓•贷001兼……米。搬4附甲则吧本当办法由总裁耕办负责实施晒并解释。怎附表：档名案实体分类南编号表锦志李妈踪档膜仆案光秋实补园体播属分辰素类卖妈编攻佛号扒脑表瓦档案络实体爹分足类编竟号表碎案悠实体浆分类乔编局号表伴档案挣实体菠分室类编眠号表萄一级工类目西名称召二益幅级轿类积糟目关名间霜称牲分织类魔号收基药与拿本降纳预范夺勾输围捞产再品厦类也（娃E术）剃载波通信设价备盖E31垮明线、电缆冰、微波用载辉波通信设备迟，特定用途浅载波通信设爆备，各种配组套设备等。叛数字通信设箭备孤E32诵脉码调制复爸用、复接、便终端，再生钉中继，增量袋调制，转换误设备等各种贷配套设备。瓜特高频钥资（含短波）靠通信设备击E33潜特高频通信片机，倒换架宪，无人中继羽机，数字特懒高频通信机归，各种配套峰设备，短波难通信设备等嚼。涂微波通信设考备惨E34码各种频段模惊拟数字微波面通信设备，才各种配套设干备等。雹光纤通信设俗备砍E35宋光端机、光跪中继、光电骗合一通信设递备，各种光蝴纤传输设备莲，各种配套市设备等。与卫星通信设掘备尺E36钓地球站主设料备，卫星通币信各种配套姿设备。猜移动通信设魔备检E37酱模拟数字移侨动通信系统栋基台、移动炭台及配套设该备，寻呼系励统寻呼台，寻寻呼器及配甜套设备等。帐电报通信设摩备种E38诚载波机，转躺换设备，用脆户电报集中倒器，转报系此统，调度架笋，配线架及喊各种配套设歌备等。题数据通信设做备芳E39宁数据复用，敌数据转接，晌调制解调，嘉数传，数码贝通信数据复塌接交换及各撇种配套设备讨等。鹿电大浆缆订E41爪各种电缆（狸含非通信电妖缆）及配套胳产品档光老借缆弹E42景各种光纤电息缆及配套产矮品政电形插杆爬E43女长