采购工作说明书

作业指导书部门：采购部岗位：采购目录第一部分：岗位职责 第二部分：材料采购材料前期准备 一、材料供应商信息的获取 二、材料供应商筛选 第三部分：材料采购实施阶段 一、项目材料定购 二、项目材料剩余和材料供应商管理 第四部分：材料采购后期流程 一、供应商信息获取 二、材料供应商筛选 岗位职责根据企业经营计划和项目工程进度计划，组织编制年度、季度、月度物资（设备）的采购计划；按照组织的要求，规范、考察、管理供应商，考察供货商的产品质量、供货能力、企业质量保证能力、企业信誉等方面，在现有供应商基础上不断寻求新的供应商，以确保供应资源的丰富与宽阔的选择范围，负责新增供应商的寻访、调查，并组织相关部门进行评估、审查。实时掌控市场价格、技术信息，不断为公司推荐新产品、新技术。向技术及工程部等有关部门提供材料、设备的厂商、规格型号、价格等相关数据和资料；提供准确供货周期；搜集、分析、汇总已使用产品的性能和质量信息，及时向供应商反馈原材料质量信息。以图改进。与供应商建立良好关系，掌控供应商物资（设备）制造与供应能力；根据产品的价格、促销、产品分类和质量，有效地管理特定货品的计划和分配。向管理层提供采购报告；寻编制单项恳物资使（设备）采准购计划并碰逐级上报何审批虫，舱参加商务谈泽判和拟订合尽同条款斯。构签订和送审淹小额采购合顷同维。喇督促合同正章常如期的履俊行，并催讨炼所欠、退货谱或索赔款项场，蓬确保我司利拾益享。传负责索取所肺购物资的发阅票和单据以统及相关资料裹，协助做好厘验收工作顺；久按时按量按丈质完成采购亏供应计划指赞标，积极开扔拓货源市场仔，货（价）再至少伙比三家，选草择物美价平乐的物资材料肃，完成下达救的采购任务择。负责建立膀并维持紧急惩需求物料的鉴采购物料渠坡道，确保采职购的顺利执裤行；比依据企业物势资、设备采呈购审批程序顶，逐级进行递审批，保证驼材料、设备碑的及时供应模。狸合理安排采戏购顺序，对针紧缺闲物资袖（设备）及搂需长距离采天购的原料应疫提前安排采庭购计划及时肺购进诚。妨随时掌握合丹同履行情况张，合同中必将须注明我公幻司对产品质芦量要求的条络款邻；智认真贯彻执面行公司采购昏管理规定，姓努力提高自换身采购业务滩水平。定期纹对合同进行嘉回顾，查找徒不足，提交揭采购分析和捕总结报告。程协助采购部般经理管理合秧同的副本，逢建立台账，券掌握合同的岩执行情况。狼负责保存采感购工作的必冶要原始记录旧，做好统计洞，定期上报弃；或负责采购业搂务信息的统堤计，采购业肝务资料的整论理、归档工循作；嫁进行供应商摧信用评定，湾据实提出对光供应商信用禾评定意见，秆建立健全供揉应商档案筒；客最大程度地便保证采购物胆资伴（设备）斜的质量，并堡取得较低的站采购成本；意严把采购质袜量关，话保证采购产杰品符合项目闻的需求；吴确保到仓库团的产品都符书合国家有关鱼规定。协助颂有关部门妥谅善解决使用少过程中出现侍的问题。宽对采购的材催料、设备进消行出入库、汁验收管理；售负责商务标蚕的成本控制抢；骗有权拒绝于未即经领导同意俱批准的采购黑定单野；掘材料吩供应进商盐信息的获取刃工作要求与提标准北通过欠实际市场调橡研颂、网络诉搜索竹、钩网页查询、捆人脉转介绍纺或者其他方溪式蜜熟悉北京周忍边大型建筑念材料集散地污的位置以及划主要建筑材线料的类型曲在完成正常绸工作的同时插运用以往的腊材料供应商躺不断增加和纽更新自身相铸关建筑材料赴的信息量，厕以及扩展公传司建筑材料毙信息数据占对每一个和株自身业务相肿关的建筑材息料供应商时芒刻保持较好衡的信息交流兆或者更新臣，以便实时樱掌控建筑材备料的市场鸣在工地筹建胖初期，尽最量大限度熟悉客工地周边的秩建筑材料的帖集散状况，色为该工地在纠以后的施工扯过程建筑材幸料的选型和奔使用做好充乎分的前期工秤作重，个别材料蜓就工地周边氏采购，相比恳较可以缩短拥供货的周期烛和抓建筑材料吃运输费用，告可以有效的抹对公司的利哨润以及成本守进行合理的执实现耍对建筑材料珠的租赁市场丈不断更新，众对曾合作过庄的租赁供应押商持续加深挡沟通和交流皱对项目在一轧段时期内即迹将采用的建栋筑材料应有础较册好的计划他，通过项目挥提交的采购各申请单的具液体技术要求似和相关参数昼对所要采购扫的建筑材料剪的供应情况糊，做较熟悉眨的市场分析霸和调查锄根据羞需求，脉将材料供应梨商泊分邻为三个类别注（见供应商蛛的筛选）工作流程：项目明确材料或者设备的需求项目明确材料或者设备的需求采购部拟定供应供应商开发计划寻找新的材料或者设备供应商初步联系供应商相关业务人员进一步了解供应商供应商对我所需材料或设备进行报价是否符合要求是否符合要求是否符合要求样品认证（经项目部质检或者技术确认）供应商开发成功是否符合要求痰供应商的筛锋选是一煤、工作要求眯与标准复根据需求采杯购岗位应将咬材料供应商袖分为三个类年别呆A锹类材料（设誉备）（关键歌材料，项目票需求率占整草个项目总体似20%兴以上比例的参）必须对供橡应商进行现请场考察评定羽；并填写《哨考察情况记场录表》邪；心A社类材料（设较备）的供方秆评定客；秩对供方必须降进行现场考补察时，采购雀部应向项目嫂技术部提供要该供方的品浸牌、公司等表基本信息做端详细的拆了解和躺评估灿；牙确定具体时鞋间和参加人往员前往现场稼考察秃；码考察人员应叛在分工范围雕内重点考察抹、询问和记淘录紧；汤根据材料（术设备）质量椅验证需要，鼻采购部应进海行现场材料朝（设备）抽糠样，对样品腰检验和测试必并做好记录寻；贴考察结束后晋，依据现场怎记录、抽样巾检测报告或签者供方以往祥业绩，填写赌《供方考察争记录表》作运出评审意见况；嫩如评审及抽宾样合格，采央购部进行材艺料（设备）督封样。候B婚材料（设备归）（重要材雕料，项目需缓求率占整个搜项目总体2怨0%-10评%的比例）袄；味C狱材料（设备揉）（一般材迅料，项目需堵求率占整个袍项目总体1陕0%以下比装例的）朴；帜曲B买类、C类材惨料（设备）衡供方的评定降；公若不到现场严考察，采购云部通知供方兆送样品，经眨技术、项目长部检测并试剂用合格后，馋技术部和项望目部评审铜；娱各相关部门娇根据监测报带告和试用情奸况，分别在戒《攻防材料坊（设备）考丸察记录表》怪上做出评审固意见求；崇如评审及送肿样检验合格稍，采购部进卧行材料（设栏备）封样窜；域在自身掌握网建筑材料供尼应商的基础巴上，帆尽可能最大吸限度的掌握雨更为广泛的讲供应商的数推量，为选定悟供货商提供谅更广的可选典范围。阵按照项目需幅求和设计要镇求制定投招吊标的文件偷；拨根据项目需凡求（需求来弓源项目的图废纸、招标文帐件、合作合闻同或者项目削技术）对材烘料（设备）迟的参数要求董、性能指标抓、以及所能存达到的效果俗进行编制材咐料（设备）渡的购销招标挣文件倘；计招标文件应尼注明回标的醉时间、地点近、人物，应扶注明标的物腿价格组成，塘应对标的物袄有一个形象图的说明和阐侮述皮；住根据材料供毛应商的经营笨范围发出邀泊约申请（报猛价）迹；蓝按照供应商虎的A、B、费C的分类进贩行邀约申请假；械发出邀约应遥该依据有良福好合作经历城的优先考虑济；狗从初次报价剥中选出符合列技术参数和铜设计要求都销比较符合的拿供应商绢；误按照建筑材令料般供应商娃所呈报的价维格初步筛选涝品牌以及供珍应的材料要（设备）瓦；难智能化的材糠料和设备应炭该选定参数逮最符合的供连应商，并且载经过技术实作际测试样品价测试无；同智能化的材病料和设备在洞选定最符合阶的供应商的摩前提下，离针对舞价格有优势躺，对公司利乱润空间的优镜先进行再次树议价递；尘如果有裳甲方指定的故品牌或者厂抽商，羞首先应库进行从其他怨的渠道进行纸议价每（包括与其锻对应的代理程以及渠道；镇尽可能乘推荐对自身晕优势的材料告和设备，并凭配合项目或枕者技术更改絮参数或者品酿牌变更）废。味最终喷选定价格合及理且最大限狡度符合项目贷需求和设计葛要求的建筑宗材料供应商扶，以保证公钞司利益的最水大化傲。育二、工作流柄程他：AA类材料供货商B类材料供货商C类材料供货商材料供应商、设备供应商曾经合作过的供应商、经过考察综合情况有较好的合作、供货货生产能力的供应商曾参与过我公司报价的供应商、经过考察综合情况有较好的合作、供货货生产能力的供应商有合作空间或合作意向的供应商、考察过程中没出现影响关于合作的供应商杆三、治包括文字记吴录和表格记舰录皇合作方考察酬表慨记录每次询第价的供应商征以及价格情锯况带招标文件原凳件以及电子悠版记录备案洽，以防备查段招标文件应敌该以项目或渠者以材料种粉类进行登记瓣备案粉岸项目材料订茂购脊一、工作要细求与标准内1傻、项目材料嘉供应商经过喝投标报价和港筛选后，经标公司上一级伙领导审批签鸭字认可后，代须进行材料随订购的工作桌程序蜡。毒2但、选定的材询料供应商应逗分为以下几付种类别材；世黎签订材料购咽销合同的固乘定供货商、屿尚未签订材己料购销合同赖的零散供货凶商以及需要温加工订制的桶供应商或者通分包形式的烤合作商押。妥2.1鸡签订材料购斯销合同的固稍定供货商位；稼需要签订材棵料购销合同仇的材料供应酱商，采购人两员应积极有许效的结合项迁目实际需求勇、项目所需绵材料或设备特的技术要求绝、参数、规互格（若需要歌供应商配合雀项目施工或受者属于分包院形式的材料葛合作商，详敞见材料分包淋合作商）；葵签订材料购相销合同的固报定供应商，舰应考虑购销遍合同的版本富，须事先经些公司的法务谦部专业律师义组以及合同桃审核部门进把行对合同条崭款和内容审绵核（电子版劫合同）；悦合同经审核殃修订后，填难写合同审批拐单；坑合同审批单壮中应明显标盒注材料供应怀商或者合作枯商的公司名原称、地址、岗联系人、联告系以及咳我方经手人喘认为有必要葱著名的信息醒，以供公司佛的资源共享塔和备案。联合同审批单妖中还应显要贫注明，我公漆司的需求该安材料的项目业名称、所属肯部门、该合恢同的摘要、恰付款方式、设付款形式、匪合同内容以比及材料相关须等信息，以电供公司领导筑简明扼要的厅审批手续。残按照流程递满交合同审批畜单的同时，答需附盖章的爽合同原件（旅纸质、已经阴过审核）、炕项目材料需袖求表、（材对料需求内容双表应包括，服签订合同材录料的特征、英技术参数、慰规格参数、芬需加工定制稿的还要附加挤经项目负责繁人签字确认疯的图纸或者饮文字的说明李）、材料合揭作商的相关饼资质证明文滑件复印件。祖合同审批所乘需要的材料虚整理完整后臭，递交上级彩进行签字确芹认审批。谱材料购销或题合作合同经握审批、盖章倍后，联系合筝作方进行改趟正完成此项雹工作。黑2.2冠尚未签订材衰料购销合同猾的零散供货食商撕。乡需要签订材占料购销合同宾的材料供应江商，采购人洗员应积极有养效的结合项稿目实际需求沈、项目所需岁材料或设备纠的技术要求蒙、参数、规虑格；图根据材料的掌或者设备的仓技术要求、趋参数、规格龄，进行询价督；到起草询价对渐比清单；刊对比清单中储注明材料或菌者设备的型柏号、单价、斜合价、差价价、供应商的泛相关信息以趁及整理数据贼的采购人员肺的建议，以饥供上级领导掩参考；司上交对比清峰单时，应注迟意简明扼要寒的表明主题肠；灿材料对比清堆单所需要的么内容整理完四整后，递交粗上级进行签茎字确认审批捡。史审批完成后誉进行加工或晌者材料以及率设备的订制俩根据供应商执和材料的要那求，进行腥付款计划，柱有必要的需银提前借支支慈票或者现金各。独二、工作流星程图项目材料供应商项目材料供应商筛选已经领导审批完成后固定供货商零散供货商项目提交材料需求表（参数、规格、型号）拟定合同版本起草供货价对比拟定我公司固定版本的合同电子版或者采用行业版本合同电子版（合同封皮和编号采用公司统一标准）传公司法务部律师进行审核审核完成后按照程序提交合同审批流程（附加合同审批单、项目采购需求表、供应商相关资质证明文件以及该合同付款和结算方式）并完成盖章对比表内应注明需求材料的项目、材料的规格、单价、差价和供货商的应有的信息，并填写经手人的建议，供上级领导批准领导审批完成合同盖章完成根据项目要求到货的时间进行加工定制货物合同内付款的执行和价款的审批需要直接才买的零星材料，进行支票的借支手续轧项目材料剩蛛余蛙和材料供应干商爸管理亡一、裤工作要求与复标准谅每月定期与你现场主管材下料的相关人互员进行扮针对现场漂剩余材料华（设备）赶的清点巨和检查惜。旬督促项目主咐管材料的相膨关人员，对绘所提材料申既请单帅内的材料（乳设备）数量行进行合理化碰的效验和预主估诚。沃整理并清点赛项目现场建范筑材料的剩设余量，并分晒类按高效的臣位置放置赔。按照材料敏的使用性质卡。敲根据现场的鼠用材料的详限细情况，一复般情况镇项目现场建丸筑材料的剩怨余量不鄙应肆大于该月提欲交申请材料赴的总额的十忙分之一熄；吹如果是智能假化设备，项值目现场应该贡按照甲方要旅求的安装时侧间提前两个旦礼拜到货荡；艺因为过早提述前时间到货互而造成材料搭（设备）的纽损失的应该陵有项目部材富料人员提出哈详细原有说亭明饺。晕防止项目现津场材料损失泰，定期和项狮目现场的材武料主管人员师沟通共同悔进行劳针对毫破损材料赠（设备）玉清点聋；踏在清点项目脾现场库房材脖料（设备）竖后，如有材倍料与封样有凝不符或者有深破损，或者绕有产品质量刘问题，或愁者参数与封墨样的材料有恳别的情况，录我采购部与水之相关的负孝责人员，及笨时核查篮该材料的进瞎货情况（包谜括供应方的鸽情况、进货身数量、到货当时间、订货汪时间以及运遮输方式）哈；姻同时我采购屋与之相关的少负责人员须摘进行文字铲和乒影像记录，写以及和该材溜料（设备）泉的性能参数笼的详细记录缓备案售；戴我采购与之公相关的人员采，及时将这冻些记录和备仆案的情况，勿告知供应方炸；铃材料供应商轧须根据实际故情况做出相仁应的处理意暗见窃，如因供应汤方的问题造歪成的所有损驰失，我采购么部与之相关糖人员应向供垒应商提出必集要的解决方横案和有必要夺的赔偿，同私时供应商必袭须有合理的垒解决方案呈纵交给我公司演备案审查谣；苦根据供应商泡回应的处理座结果，向公胖司相关领导抵反应双。泻对于已经合也作信誉比较辨好的供应商添，采购与之居相关的负责励人应做到和堂供应商保持悬较好的联系狮和沟通烛。己二、工作流宋程图搜集所需材料供应商搜集所需材料供应商初步对其供货周期和质量进行了解初步评定，选择三家以上相对合适的供应商做出供应商的对比或者相关请示联系选定供应商上级审核编制供应商筛选报告组织现场评审上级审核需要样品材料样品交项目部确认或测试确认该项材料供应商录入公司供应商数据上级审批总经理审批供应商提供样品采购部按照合同或者订货单通知项目部收料采购部按照合同或者订货单通知项目部收料①材料或者设备供应商交货②项目部收料人员清单材料或者设备数量（验收质量标准）③项目部质检、技术人员进行检验④做好材料或者设备入库记录⑤请款⑥索赔、退货⑦舌三、枕表格伟堪园开《豪库存信息》叙《刺材料损失斥、退货厕》膜采购丽商务行的流程货一、工作要薄求与标准株工程项目与百材料相关的爷人员应在规咱定时间之前厘提交采购单翅，所采购内清容应在月采搬购计划当中奶，如垮不在骨月计划中，管应改为“紧完急采购需求颗表”，并注喂明合理的紧笑急采购原因植。衔初步审核所荒提交采购单纲内所填写的违内容云；牵是否正确注恼明所需该项与材料的项目鸡名称、材料医详情、申请击采购时间、笔要求到货时挽间兆；字是否表明所灵申请内容应花详细表明产笛品名称、型疗号规格、数拢量、单位，悉如有特殊要刮求应补充到铃“备注（说郑明）”栏中阳，以防止避知免沟通巷而耽误时间纱；拒如申请采购真数量超出合供同或深化量朵，应注明合造同外，并写锡明超出原因驶；却如属洽商，努需后附洽商把复印件，若拼洽商未返回办，则应注明蝇洽商返回时容间或其它偷；抄根据所提交姜的材料信息堤，审核才提灶交的材料所乐属系统、申划请设备、进驻场时间（判昏断以正常供捉货周期能否贯在要求时间刘内到货）黄；财根据合同量踪及已到货数留量，准确审灰核并填写申航请数量是否并在合同范围闯内，如超出肿合同，应注输明是否有洽竿商，并在“盗备注”一栏巨中写明超合腾同数量及超即出原因。静初步审核完浴毕后，采购辛部相关负责饥人将原件递爹交上级领导俭审批签字；幻应由采购部受经理、所使瞒用材料的部死门经理签字括确定，并开厦始做前期准配备。疏签字完成后单原件分项目幸留存，遵照棚审批内容及究数量进入采屠购阶段。艳根据工程项汤目部所提交狸的材料需求痛表的内容，摔完成下列工知作内容痒需要层进行市场采盲买腥的材料，首胸先进行市场稿的询价工作窜，然后根据南实际的经济鲜状况，决定皂是否需要借遗款。如需借肉款必须在财师务流程的正筒常流程之内吊及时的填写涉借款申请，些并且及时的谢完成借款流灰程的审批手笔续喘（市场采买仇的材料应注末意发票的和化运费巩问题的考虑愧）热。竞需要村加工方定制远的材料，例笑如智能化的船摄像机的立减杆、弱电机辆柜、统控制台、皮建筑工程的走柔性套管、眯预埋钢材的速加工器件、齐装饰材料的在大理石等。赛这些材料应境在接到采购裁单的申请后升，及时的联蚂系加工方，丑根据需求所绞加工定制的查材料应在工漏程项目需求语的时间内送质到项目所制捆定的地点（秃加工定制的伟材料应注意骑加工定制的或时间和加工辱费用）惑。蕉需要符供应商送货兴的材料，此喘项材料相对赠比较简单操睛作，一般都辅是提前和相刺应的材料供拒应商签订了虑供货合同。玻根据项目做都提交的采购府申请单，核尽对整理与该号材料签订的晶材料数量，艺核对材料的己在项目的使纯用情况以及斑数量。阶通常情况下劫的材料供应佩商应以材料叮到项目以每虫月进行统一寺结算返；援加工定制和工签订供货合让同的供应商岂应该按每月罢结算一次章，按照每月渔约定的时间尊节点进行对赞账（出库单义或者送货单砌），对账单悼应有双方的跌经手人进行筋签字确认，啄对账完毕后柜，供应商或骑者甲方方应编该提供等额阁有效的发票胡；持市场采买的弦材料如果允谢许也可以有茅一定范围内魄的账期搭，建筑材料舱的项目由于杯项目工期较故长，可就近版选择建材市蹄场，经过对颤比询价后确弯定一家合理烂的经销商进纤行供应材料简，由于固定坏所以在账期硬上相对会有狡一定的期限托和保证，并粱且可以项目类固定的提供叙发票和送货低的服务；智娘能化项目涉盒及的市场采睬买材料相对粗较少，采购辞人员应根据赶实际的情况烛进行材料市瘦场采买，通仰常情况下一旅般是货到必依须付款；装忘饰材料市场适采买的机动姑性不是很强裳，可以认为弹是有固定的羡供应商和账楚期。写需要圣结算材料款垦项的供应商台，通常情况系下应先递交镇本材料项等会额有效的发朽票疏。与之合作归的供应商或贼者加工方，贡在规定时间有节点内进行呀对账完毕的距同时，为了镇保证支付支围票的时间准俩确，应能及屡时的提供等昨额有效的发罩票，并且必榆须保证所提与供发票的真趟实性，如因泄此造成的支败付问题，应烂有提交发票索的供应商承舌担。事二、工作流晶程图项目出现材料需求项目出现材料需求项目相关人员提出采购申请填写采购需求表采购部汇总整理采购表审计核算采购单所涉及内容预算单价、成本采购部审核财务部审核总经理审批执行采购流程采购材料到项目选用替代品项目材料入库三、表格：渗《生设备材料叮需求表衬》衰《袖项目奸材料演月链付款计划单届》燃；洽机采购财务的疮流程进一、工作要跪求与标准态需要结算款辰项的材料供丝应商将相应最等额有效的疤发票递交公榨司货。弹负责专项采微购的业务人废员，根据项怀目实际到货禾量（除去损起坏或无效的诞材料）核对支发票金额套。技以伍最初项目提学交的材料申妹请单为基础页依据央。阴发票不符合危财务相关制缝度和要求的放，予以返回粪供应商自行烦处理香，由此造成衣的损失和支置票支付的时袍间差异，应泳有提交发票患的供应上承佛担旬。沸遵照项目的孕与采购计划假和本部制定复的月付款计鹿划，结合合产同款项进行壳合理申请款干项核。费预付款计划静内没有体现纲的，按照正室常程序不予将付款审批枝。起递交相关领跃导签字确认叼前，必须检利查所附单据渠是否齐全（自采购申请单风、支出凭证威、预付款计辆划）念。创支出凭证上萝须注明此笔报款项的金支出基情况（包括粘是否在计划揪内、是否支洞票、是否现泽金）残。凭支出凭证上塌应有明显区尺分此笔