有效的编制月度项目报告的构成

一种有效的编制月度项目报告的方法1

引言1.1项目报告在项目的实施过程中，随着工作流、物流、资金流有效的运动，推动着项目进程螺旋地前进，直至项目实施完成。在这个过程中同时伴随着信息流的产生和运动。信息流将项目的工作流、物流、资金流与项目的组织、管理职能、环境等因素紧密地结合在一起，它不仅反映了项目实施过程中的各种情况，而且还控制和指挥着工作流、物流、资金流的运动[2]。所以项目信息对项目的管理起着重要的作用。任何一个项目管理者的期望就是使项目在一个施工高度安全、品质卓越、工期提前、成本低于预算并且能令内部外部客户都满意的团队环境下进行，而项目报告则是有效地表达和传递项目执行状态信息的主要表现形式之一，是人们沟通信息的重要工具。所谓“项目报告”，就是依据项目目标、项目各种计划、合同、组织资源供应等资料，收集项目实施过程中产生的大量信息，用特定的表达方式反映项目实施进度、费用、质量等状态的一种报告形式，以此来下达各种指令，协调、决策、控制和指挥项目实施过程。

1.2项目报告的分类项目报告的种类很多，例如：按时间可分为日报、周报、月报、年报；按项目内容可分为工作报、单位工程、单项工程、整体工程；按内容可分为质量报告、成本报告、工期进展报告；按专题内容可分为风险分析报告、总结报告、特别事件报告；按管理层次可分为分包商单位工程报告、项目管理层单一项目的进展报告、组织领导层整体项目或多项目状态报告。项目报告不仅要完整真实地反映项目已经实施情况，评价过去的情况及阶段性成果，而且要总结经验，分析问题，提出解决问题方法，为项目决策提供依据，并为预测项目将来发展趋势提供预警信息。为了避免项目报告的阅读者，特别是项目领导层的决策者，要得到一两个项目必要的信息不得不从大堆的项目报告中进行繁琐的分析和筛选的现象，所以，针对不同类型的项目和不同层次的管理者，编制具有针对性的项目报告尤为重要，一份好的项目报告能使项目管理者迅速了解项目进展情况，快速做出决策。1.3本文中项目报告编写的定位本文中所要论述的项目报告是以本人负责的生产线技术改造工程项目为例（项目投资4500万元；工期1999年6月～2000年12月；工程主要内容包括厂房建筑改造、设备采购安装试运行、公用系统管道安装、电气安装等；工程各部分内容施工均由不同的承建商承建[4]），重点表达工程项目在实施过程中，针对项目管理层收集来源于项目作业执行层记录的工程活动的数据和资料，向项目组织领导层上报月度报告时，如何分析对比，编写出单一项目的项目执行报告或多项目的项目状态报告。2

项目报告的构成称2.1项便目报告的目泻标创

项目创组织领导层晨主要为高级侨项目经理或搅企业总裁、静副总裁，他买们与项目有纽着深切的利练益关系，在给繁忙的事务要中，及时而偷又准确了解况项目的关键脖问题，迅速轧地做出决策史是非常必要狮的。因而项盖目管理层所俘提供的月度阵项目报告必吹须具备一下方特征：匹（1）使阅呜读者迅速地谢了解项目关专键问题。颗（2）针对牲问题和目的塌，及时确定抚出某项行动非计划。手（3）用少它于10分钟胖的时间能阅概读完该项目脏报告。岭2.2编撞写项目报告世必要的条件谁一份要具备兄以上目标而遗且要有意义集，并能为领降导者带来价婶值的项目报绣告，在编制宁前必须满足产一下必要条取件：日（1）了解等组织领导者怀的需要和期支望。肾（2）确定芽项目报告采锦用的报告形括式、内容以辉及图表。件（3）协商患一致的报告听截止日期。勾（4）作业毙执行层上报仗基础资料的国提供人，必豆须采用统一坊的标准、规睬范的格式。而2.3项迎目报告的形拉式和内容拨在项目的整腿个进程中，饲组织领导层婶的管理者都深应当清楚地坊了解项目的松状况，月度炕报告是非常赴重要的交流锯项目信息的驱工具。让繁企忙的高级项海目管理者阅副读过多的数笛据或很厚的稀项目报告实志际是一种资打源的浪费。左所以，本文毙推荐的月度讯项目报告编戏制方法，将痛项目报告内突容用“必读近”部分和“苏推荐阅读”终部分形式表诚达。这样就皂使管理者在香有限的时间巧内，从每个阀月的月度项从目报告中了泻解最有效的稼项目信息。匀报告中“必问读”部分是抄项目执行的跳基本信息，敢主要用两至伴三段文字阐衬述项目执行厘的概要、项立目的关键问瞧题和项目正差常的状态。种对项目总体足上是否安全日有效地按照饲计划执行发苦表评论，并韵对关键问题思做出鉴别，傅提出建议性端行动计划。箱这部分的信周息主要是用质来回答了“邻项目进展是辫否顺利”的炒问题。恶“推荐阅读斧”部分首先准提供项目报秧告的分解结妥构，标明本灵报告信息的停提供者和内简容，其次是觉从项目执行任层中工程师查、各单项工产程承建商、周供应商提供壤的详细的报峰告中摘取最摆恰当的信息主，利用恰当述的、简单的迅、容易让人为理解的图形奶和表格，充料分地表现了末上一个月项哑目各部分执鲜行状况和取涌得的项目绩绩效，项目的副成本、进度裙与计划相比传发生的变动油，以及项目拜发展的趋势膨。应用这种岛表示方法目名的就是通过锣这种月度项葵目报告的表编达形式让高湿级项目经理掘或企业组织幅层的领导者钳在有限的时啦间内，迅速暖获得有效的精项目信息，屿为制定下一叙个月关键的咬活动计划提技供依据，使甲领导者快速蒙做出决策。情由于本文中复介绍的项目队报告“必读智”部分目前歪在工程中是孝一种常见的絮、传统的表衔示方法，本急文不做过多医论述，主要睁介绍“推荐旁阅读”部分萍项目报告内丽容的表达方蚊法。箩3

单一情项目报告和复多项目报告香的表示方法愁3.1单亦一项目的项系目报告项单一项目的第项目报告“炕推荐阅读”它部分主要表患现一个完整赖的项目进展搂的情况和项链目各部分执颠行的绩效，狐使组织领导骂层的管理者齿能充满信心爆对项目做出稼有效的决策宫。所以项目删首先要具有白完整的计划值系统，建立底必要的挣值梅分析体系，鬼并且能有效堡地收集项目狮实际完成的未数据，通过排分析计算项慌目的进度执规行指标SP周I和成本效歪用指标CP赞I，表现在踪各种图形和笑表格来说明足项目的绩效比和发展趋势喊。纱项目绩效状些况图，主要遗表现项目实翼施过程中进馒度和成本发戴展状况和变颤动的趋势。共本例中项目徐在滨3柏月至伯7浑月期间，实应际绩效由滞禾后型转变为府进度超前型宵。宴项目各部分热成本绩效指亚标图，主要茶表现项目实笋施过程中各浸部分成本效大果。本例中素项目各部分页实际成本与粮预算成本之水间的偏差，渡反映了各部矿分实际成本福之间的差距米。窜3.2多欣个项目的项赏目报告促有时一个组裳织领导层的郑高级项目经急理或企业总餐裁同时负责筒几个项目，仆这里提供一河个表格，主贴要汇总了多把个项目报告佳提供的多个队项目的项目史执行情况，么表格中用不姻同地符号表构达项目的进驱展状态。如即表1所示。俘★岁险——军意味着项目茄正处于控制屋之下，对计贷划或成本的巷影响不到3遍％。项目的唉安全和质量洞执行过程都银得到保障。霉项目经理可信以在下个月舰之前修正进唤度或成本误侄差。贡◎揉诞——仰表明项目的润安全或质量领正面临着一滴些困难。项剖目面临的问窗题可能会对篇计划或成本伐产生3％－烘5％的影响恳。要想在下读个月之前改联正这个问题但就必须获得触额外的资助胳或上一级管薯理层的协助仅。插●狡如——绵向组织领导赶的管理人传娃达的信息是妙项目的安全普和质量正处靠于岌岌可危蛮的状态。项皮目遭遇的问贼题可能会对宏原计划的进参度和成本产览生5％以上显的影响。朗●钩信号，以及坝在某些情况年下的娱◎盟信号，要求缺得到公司最盯高管理层的泊注意，以便开他们能帮助徐解决项目所具面临的问题跌。搜4创新结论言本文将项目疲管理层提供麻给组织领导绣层的项目月道度报告定义牵和论述了报秘告的剃“哑必读仍”牙部分和格“乐推荐阅读氧”毯部分形式和湿内容，特别企是宽“乐推荐阅读考”堆部分用进度田执行指标和葵成本效用指搜标结合起来猎展现单一项患目的状态和拾发展趋势，澡在同一个表落格中用各种汇符号来展现犯多个项