公司接待安排点检表及注意事项

公司接待安排点检表本次接待总负责人0000：接待规格：口）接待单位名称：接待时段：总人数：宾客信息宾客类型姓名性别职务到达日期离开日期交通航班/车次主宾XXX男XX公司总经理1月1日1月3日抵：CZ1280离：G828副主宾宾客宾客对接联系人序事项完成时限接待前准备工作1与接待宾客做好接洽，了解接待单位、具体接待人数、时间、班机或班车等信息，并告知宾客我方对接口及联系方式。如重要领导，需主动提前与客人取得联系，并通知相关领导及参观相关单位。2制定接待日程交领导审批，请提前与综合管理部沟通后交领导审批。接待日程模板请见附件。3需了解接待前后日期的天气情况，是否需要备伞4团队分工。（如：接机车辆、司机及陪同人员、口接待流程的负责人及接待内容等叫

5确定会议室地点及布置内容，如涉及美工制作需提前沟通内容（如接口牌、 PPT背景板、展架、背景音乐等），预留制作时间，核对口口及桌口摆放顺序及位置。6安排好专人准备好接待所需文件、所需电脑及其使用配件、会议涉及用品（如 VGA、转换器、相机、录音笔等）。7宾客用餐安排、预定房间、需备酒水饮料（需提前了解宾客喜好，或根据宴请的规格而定）8宾客入住安排。如有大型接待总负责人需列表，清楚宾客入住人数、房号、入住时段。9重要领导，需提前替客人准备好房卡，并交于客人，省去客人办理入住的手续（可提前放入礼品、水口）。10负责人再次提醒相关人员注意事项，如接待流程、接待时间、着装、准备物品等。接待当天11接机、接车人员提前等候。接送客人过程中服务人员需保证服务及态度，注意微笑及礼貌用语，提醒客人检查随行行李是否遗漏，车内准备矿泉水。12客人抵达前 5-10分钟再次通知相关领导13会议室准备（视会议重要性提前安排）:1）信息管理部确保会议室网络连接正常，特殊会议需随时待命（例：保密电话会议） 口2）影音设备准备 .2）检查电脑连接，将所需文档提前放在电脑桌面并将文档打开，避免在会议进行中寻找文档耽误宾客时间。3）特殊重要会议中避免电脑临时出问题导致会议中断，需准备两台电脑以口不测。4）会议室桌面布置。如录音笔、纸、笔、纸巾、矿泉水、茶杯、麦克风等摆放整齐。桌面要求保证清洁。5）如大型会议，请提前借好烧水设备，并保障桶装水用水充足。6）专人拍照及记录会议纪要人员到位。14接待茶水茶点安排 （视季节气候、 天气等情况控制加水次数。 一般不超过 3次，茶水不要见底再加水） 口15安排人员提前到达餐厅点好菜单，并与餐厅工作人员做好沟通，并携带酒水饮料。16重要客人的房间布置需在入住前安排人员检查。（包括礼品、水果）17各接待程序负责人按预先接待流程各就各位。总负责人按接待流程依次检查确认。接待标准注意事项所需接待人员，都是公司重视的贵宾， 对待贵宾时请保持心情愉快， 气氛融洽，为贵宾营造舒适自在的环境。遵守时间。对所安排的工作负责，不得擅离岗位。特殊情况出现，同事间应相互协助保持团队精神。总负责人需细化每一个时间节点的接待工作， 指定每一个接待环节专人负责。 大型接待可分为若干接待小组，实行组长负责制。总负责人只与组长沟通保证任务的上传下达，方便统筹的统一调动及安排。总负责人需考虑周全，确保每一环节出现特殊情况有第二解决方案。如有用车，需至少提前一天确保第二天接待用车的清洁，确保车辆的安全性及油量充足。所需物料提前准备好，并由各组长或总负责人一一确认。务必保留好发票。接待过程中，请时刻注意宾客所需，做好服务工作，如有特殊情况无法解决需及时汇报给相应负责人。注意商务礼仪，如备好名片及商务名片盒，接待着