会计档案管理办法

编号：2004-4.2生效时间：2004.7.2页数：14批准人：4.2会计档案管理办法1总则1.1为加强集团会计档案的管理，促进集团整体会计基础工作管理水平的不断提高，实现会计档案管理工作规范化、制度化、统一化，确保集团会计资料的安全完整、妥善保管、查阅方便、存放有序，特制订本办法。1.2本办法依据国家《会计基础工作规范》、《会计档案管理办法》并结合集团的实际情况制订。1.3本办法适用于集团总部和所属企业。2释义2.1会计档案是会计凭证、会计帐簿、会计报表等会计资料以及财务管理过程中相关资料的总称，它是记录和反映经济业务的重要资料和证据。2.2会计档案种类和内容2.2.1按照内容分类（1）会计凭证类：原始凭证，记帐凭证，汇总记帐凭证，其他会计凭证。家（2）会计就帐簿类：总践帐，明细帐约，日记帐，估辅助帐簿，供其他会计帐罚簿。咐（3）财务咽报告类：月拐度、季度、敲年度财务报覆告，包括会蜓计报表、附防表、附注及庙文字说明，比税务报表、调查帐报告、域验资报告，某评估报告及园其他财务报短告。购（4）其他驱类：银行存伯款余额调节午表、银行对尖帐单、票据桃，存储财务爱资料的光盘副、磁盘、磁带带，会计档粘案移交清册尼，会计档案艰保管清册，练会计档案销照毁清册等其东他应保存的接会计核算与令管理资料，楼以及合同、晶章程、董事嘱会纪要等与骂经营管理和跨投资者权益果有关的其他雪重要文件资葡料。红2.2.淘2修按照保管期单限分类岁会撒计档案分为感永久、定期输两类。定期抹保管期限分若为3年、5塞年、10年屑、15年、距25年五类字。各种会计匆档案保管期捕限从年度终鸦了后的第一虹天算起。晴峰按管理主体绸分类宫分允为集团总部失保管和所属毅企业保管二蚊类。塑械按照密级分李类凶分挎为秘密、机断密、绝密三折类。宽（1丹）秘密涵指要在一定时期归内所有财务狭资料。售（2隆）机密指涉所及的内容在寺一定时期内溉不能为众多垮人所知，如船果泄露将给坚企业的生产葡经营造成一胆定影响和损均失的财务资倚料。跳（3极）绝密指涉熔及的内容在劣一定的时期涌内只能为相浇关的少数人喘所知，如果捉泄露将给企睁业生产经营保造成严重影像响和损失的阴财务资料。嘴3日常管她理熔3.1集团鼓所属企业的肃财务部门具把体负责本企烛业会计档案县的整理、保呢管、归档的弓日常管理工册作。各企业客财务部门负测责人为会计弟档案管理的筋第一负责人泻，并应指派还兼职人员管艇理会计档案勤。出纳人员材不得兼管会糊计档案。壶3.2各企留业财务人员蹈必须于次月掩将应归档的哀会计凭证移变交会计档案膀管理人员统况一管理；于滴次年一季度矿将其他会计翠档案资料移塌交会计档案习管理人员统冲一管理。乞3.没3挎负责档案管勇理的财务人钳员根据档案瞎管理的要求味负责日常会聚计档案的整障理、登记造轮册、保管工师作，督促各尿会计人员将辩所形成的会麦计资料移交弹管理人员集谷中保管。扎3.4移交寨的会计档案径资料应符合将会计资料整磁理要求。召4建档标瞎准饺4.1会计快凭证奉险会计凭证按菠月整理，分钳类（现字、似银字、转字紧）装订成若肺干册，每册凉为一卷。会愉计凭证在装命订前，要分商类整理、按辫标号顺序排促列，检查凭它证各项内容肠是否齐全、速凭证顺序号铜有无颠倒、扣记帐凭证附围件是否齐全赵，取出金属钢物，按每本乎3厘米左右持的厚度确定耍本册所汇总柔的凭证张数填、顺序排列揭。凭证前面建要附有本册咽记帐凭证的箱凭证汇总表矮。幼贞装订凭证采郊取俊“当三针引线法罚”零装订，实行决三眼一线打诚结，凭证封耍皮采用牛皮遭纸统一印制旁。搁橡凭证装订完探毕，确定本朵月装订凭证贝的册数，按富凭证前后顺执序，在每册鬼凭证封面上葡填写凭证种际类、起止号笑码、凭证张缓数、本月装祸订凭证册数虎、本册是第调几册。企业京财务负责人陷和装订人员顽在装订成册喘的凭证封皮妻上签章。爆僵会计凭证归惑档应做到平售整美观，封洪面项目填写眯齐全，字迹棒工整，由经姜办人签字，屡加盖骑缝章葵（财务专用催章）。顿4.2会计夏帐簿额4留.2.1会列计年度终了萝时，在帐簿痰装订前，根仇据总帐核对踪明细帐是否蚕齐全，核对杜所启用帐户秆的帐页数是拼否齐全、序堡号排列是否醒连续。活页荐帐簿保留已区用过的帐页引，编写序号榜，去除空白据页，撤掉帐笔夹，用牛皮犬纸做封面、耐封底，装订跑成册。多栏刺式、三栏式漏、数量金额援式活页帐不舞允许混装，街应按照同类窜业务、同类选帐页分类装伴订。撇集采用电算化现核算的单位丘，帐簿打印细采用统一的么打印纸。年模度终了，将男总帐、明细赤帐打印装订露。打印的帐狼簿根据实际还情况设定横羊向或纵向打铲印，保证内候容齐全完整催。极历各种帐簿的限帐簿启用登验记表要格式律规范、栏目慎填写齐全、沿手续完备。耽装订的会计粪帐簿应保持患平整、整齐喉、牢固，不叮得有折角、屯缺角、错页葬、掉页、加稠空白纸的现箩象。封口要屯严密，封口劫处要加盖骑早缝章。帐簿交的封面上填臂写好帐目的析种类，编好萄卷号，财务哄负责人和装殖订人员签章丛。粱4.3会计欲报表民唇会计报表统巾一采用A3泡、A4的打望印纸打印或但标准印制报盘表填制，对坛每个月的会渴计报表，检贡查报表种类挎是否齐全、台内容是否完晚整，分清月弄报、季报、嘱年度报表。栽各单位将全挠年的会计报煤表整理整齐饿后，用牛皮蜜纸做封面封读底，进行装滩订，封面内蛙容填写齐全在，有关领导迈、财务负责吹人、编报人劣签字盖章，演加盖骑缝章经。案4.4其他今会计资料阵除上述会计揭凭证、账簿列、报表外，次企业的税务杏资料、审计羞报告、验资渐报告、评估能报告及合并愈、注销、清沟算报告等资崭料应按资料亩的种类，单近独建档保存半。潜5会计档捷案的归档晴5.1集团摔总部及所属偏企业的会计削档案，由各误自分别保管枝。倘5.2会计悲档案按集团远档案分类规扬则进行分类凑，会计凭证急为01、会愁计帐簿为0攻2、财务报扭告为03、去其他会计资勉料为04。版5.3会计牙凭证按形成担时间的先后剥顺序立卷归鹊档，并以年伙度相区分，逢卷号从0剃01-99况9号。纲5.4会计惊帐簿按总帐拌、银行存款资日记帐、现斤金日记帐、陵明细分类帐赴（银行对帐户单随银行日幻记帐一起保题管）顺序立布卷归档，卷浴号从001戴-999号喇。疯5.5会计胁报表按永久云、25年、疯15年、1么0年、5年仰、3年等保丈管期限分类丙立卷归档，钟卷号从00违1-999屠号。祥5.6电子牲文件的归档类籍归档的光盘觉、磁盘、磁萌带按照类别网分类，粘贴遣标签，设立虹单独的登记铺簿登记，便勿于查找。座钥随计算机配全置而来的操尽作系统、各病类应用程序巾软件以及购底买的商品化厘会计核算系娇统软件，以彻及上述软件靠的备份磁盘冻、光盘，必鸣须作为会计雾档案保管。玩各类电子会党计档案的存委档，必须经瞎过财务负责路人审批同意坟并签章，如逆果对备份磁穷盘、光盘的岂操作可能危似及该备份磁荡盘、光盘的忧完整性，应栋制作该备份番磁盘、光盘住的复制件，岁使用复制件学进行操作。纺6会计档抚案保管喷6.1保管克要求涨请集团总部灌及所属企业估应设会计档浩案室，没有革条件设立会孟计档案室的喝单位，应设毙会计档案专帆柜，并指定匪兼职人员负假责保管。每次年会计年度番终了，会计割凭证、会计疗账簿、会计让报表暂由财缘务部门保管负一年，期满拼后移交档案德部门保管。花年度终了时否填制的会计蓬档案目录送正档案部门一船份备查。其啄他会计档案并，由财会部鹅门自行保管枪。盐捡会计档案保献管部门对各智种会计档案本必须单独存每放，按照不婶同类别分别亿入柜，按时添间顺序立卷粉排列，并对请非永久性会础计档案建立巨一般会计档傲案保管清册烟（附件4）躲；对永久保禾存的会计档确案单独保管渴，设立永久槽会计档案保俭管清册（附拨件5）。所不有会计档案包必须装入档抚案盒，各会病计档案盒、华档案柜应注臣明档案种类裂、年度、所瓦属企业、名伐称、起止卷料号，存放有碧序、便于查拢找。狡穿档案管理人宽员严格遵循唱安全和保密怎制度，定期布检查档案柜菌、库，发现总问题及时报恢告上级主管益。债昨会计档案做局到防潮、防坐暴晒、防虫老蛀、防鼠咬鸦。袄抗磁盘、光盘鸣等备份数据猫资料，必须给装入盘套，惊存放在安全效、洁净、防驰热、防潮、剖防磁、防辐判射的场所。蛇每满星2阁年要进行一孙次抽样机读叶检验。抽样卸率不低于伟10%蜜，发现问题废及时采取恢尸复措施。设册备环境更新妨时应确认库泽存载体与新塌设备的兼容蛋性，如不兼茫容，应进行连电子档案的单载体转换工盏作，原载体辟同时保留时供间不少于朝3宏年。磁性载饺体上的电子缴档案，每拔4汽年转存一次遍。原载体同义时保留时间尼不少于众4感年。提驳企业因各种玉原因而终止某的，所有会独计档案应当剥由终止单位芬的财务部门讯整理后，按赞照移交的有谎关内容，移枪交集团总部崇档案管理部椅门集中保管冲。看琴通过并购方岸式建立的企身业，原企业失的会计档案可原则上由其集上级主管部鞭门负责处理厦，如无明确辰部门承担的跌，原会计档培案由并购后布的企业封存甜，单独保管竹。率垄如果企业分透立，原企业怎存续的，其听会计档案应唐当由分立后摩的存续方统州一保管，其隐他方可按照擦规定查阅、绞复制与其业爪务相关的会钢计档案；企午业分立后原炭企业解散的封，其会计档英案应移交集抗团总部档案作管理部门保膛管，各方可鼓以查阅、复额印与其业务颠相关的会计饶档案。企业单分立中未结啊清的会计事探项所涉及的村原始凭证，嗽应当单独抽绳出由业务相军关方保存，种并按照规定犬办理交接手触续。沫茫企业因业务疗移交其他单赚位办理所涉遮及的会计档碌案，应当由筐原单位保管搏，承接业务成单位可查阅奥、复印与其返业务相关的灿会计档案，闷对其中未结削算的会计事支项所涉及的蝇原始凭证，絮应当单独抽退出由业务承鄙接单位保存踏，并按规定哈办理交接手敬续。形6.2会计裹档案保管期鞠限分详见会计档坐案保管期限章表（附件1才）境6.3会计旺档案的查阅轮附建立会计档响案查阅台帐灭（附件6）杆，填写档案途查阅情况及滤利用效果。嫁咽本企业财务励人员查阅已教移交档案管应理部门管理擦的会计档案辆，须填写趣“绒会计档案查进阅、复印申尚请单颠”孝（附件2）丢，写清查阅基内容的用途刊、档案的名矩称、所属企海业和档案的志年度、查阅股的时间（日赵期），经企袋业财务负责英人批准后才屿能查阅。本疯企业非财务盆人员因工作委需要查阅会玉计档案的，逗应按以上内凉容详细填写肢“使会计档案查矛阅、复印申辩请单浪”民，经本企业祖财务负责人扇和总经理（艺或负责人，侮下同）批准侧后方能查阅汪；非本企业扑人员需要查菜阅会计档案绑的，须由查采阅方提出查善阅申请并提加供单位介绍乏信后，比照赛本企业非财悠务人员查阅亩办法办理相骑关手续，在卫指定的地方凡查阅，查阅绝时应有本企原业财务人员棵在场。螺属会计档案不非得借出，如忠有特殊原因泻需填写概“顶会计档案查淋阅、复印审藏批单虏”占，经本企业解财务负责人周和总经理批溪准，可提供屯复印件。续泉查阅和复制届会计档案的响人员，严禁名在会计档案使上涂画、拆饮封和抽换。刃6.4会计虫档案销毁摸誓保管期满的游会计档案，芬除本办法第胀帖条规定的情旁形外，按照电以下程序销亦毁。蛇移由财务部门主提出销毁意远见，编制会编计档案销毁撕清册（附件训8），列明煌销毁会计档泼案的名称、眯卷号、册数铜、起止年度性和档案编号绳、应保管期湾限、已保管钥期限、销毁泥时间等内容稀。国射填写会计档患案销毁审批爆单（附件3移），报经本佳企业财务负祸责人和总经龟理审核，集法团财务总监尺复核，集团屠总经理及董狭事长批准后缝方可销毁。绳敌销毁会计档赴案时，应由俭会计档案保绍管部门、本恼企业财务部胜门、集团财保务管理部共历同派员监销丛。砍痕监销人员在划监销档案以泄前，应当按最照会计档案乔销毁清册所拦列的内容认拐真清点核对球所要销毁的烧会计档案。宪销毁后，监盟销人员在销其毁清册上签龙名盖章，销牛毁审批单附概后，交本企代业档案管理偷部门长期保揪管。晨揉对于保管期绣满，但未结器清债权债务会的原始凭证老（协议、合肤同等）、尚诉未报废的固敏定资产、对泊外投资有关现的资金投入述等涉及其他瞧未了事项的惭原始凭证不诉得销毁，应希单独抽出另坝行立卷，由谁档案管理部剥门保管至相枣关事项终结挖时为止。单旦独抽出立卷黑的会计档案计，应当在会电计档案销毁工清册和会计衫档案保管清乏册中列明。梨会计档案移卖交版7.1会浓计档案保管脆人员，应相汉对稳定。如依果保管人员友有变动，必往须办理交接必手续后才能游离开。交接社双方应当按宰照移交清册全（附件7）子所列内容逐减项交接，并代由交接双方柄的单位负责爷人负责监交壶。交接时移专交人与接管泽人应按会计驼档案目录逐照一点交。如买发现会计档繁案有短缺，翁应由移交人镇负责找齐，以如有丢失，少移交人应查病明原因，承提担责任。交厕接完毕后，耗交接双方经磨办人和监交塔人应当在移评交清册上签百名或盖章。需7.2会计净档案移交清谈册一式四份婚，经双方经转办人和监交弃人员核对无虚误后，交接扮双方经办人浅及监交人各痒持一份，企沉业存档一份荐。罚则税有惧下列情况和耕行为的，按仅照集团有关兵规定对责任危人员实行经共济、行政处惊罚，情节严役重者依法追室究法律责任灾。浸8.1会计烂档案管理不瘦符合要求，仓管理混乱的滨。侵8.2未按被规定移交、忠保管会计资差料，致使会桂计资料损坏巨、灭失的。逮8.3伪造醉会计凭证、杂帐簿，隐藏宏、故意销毁执会计资料的鞠。的8.4借阅佛、复印会计保资料时涂画体、拆封、抽念换和篡改会毯计资料的。吩8.5泄露应财务秘密，奴对集团造成匪重大损失的突。附则辅9.1本办稍法的修订、秋解释权属集佳团财务管理遮部。朵8.2本办弟法自200明4年月港日起执虾行。曲附件：壮1《会计抹档案保管期途限》尖2怠《会计档紫案查阅、复财印申请单》气（格式）更3俊《会计档抗案销毁审批瞎单》（格式柿）屑4症《一般会奉计档案保管牲清册》（格交式）直5寇《永久会客计档案保管僵清册》（格狐式）萍6旨《会计档糟案查阅台帐原》（格式）傲7《会计树档案移交清瓶册》（格式闷）扒8《会计闯档案销毁清株册》（格式课）虏抄报：集团号公司总经理惯抄送：集团圾公司稽核审劫查部薯集团公司人久事行政部圈下属各公司初及各司财务艇部附件1体会计档案保雾管期限意序号运档案名称田保管期限班备注谦一娇会计凭证类风1目原始凭证冬15年条2保记帐凭证霸15年划3姨汇总凭证愿15年勾二辽会计帐簿类注4箱总帐波15年离包括日记总垦帐醋5捐明细帐豪15年午6锡日记帐扛15年平现金和银行劝存款日记帐模25年品7过固定资产卡彻片包固定资产报侧废清理后，搂保存5年追8还辅助帐簿跌15年色三斤财务报告类眨包括各级主旋管部门汇总浩财务报告番9休月、季度财伟税报告蔬5年疯包括文字分寿析喝10棍年度财务报纤告（决算）列永久估包括文字分我析狭四桨其他类锈11裹会计移交清娘册向15年牛12飞会计档案保防管清册康25年个13祖会计档案销棋毁清册醉25年牺14伙银行余额调创节表豆3年须15繁银行对帐单址3年主16盘增值税发票锤存根、抵扣司联肌永久附件2：向会计档案查违阅、复印申狸请单迎申请穿单累位系申请时间迹查阅翻地响点对经办人雾查阅复印档础案名称围复印巩份织数罪事由恼财务负责人笑：四总经理（或胡负责人）：团备注：附件3：培会计档案销迅毁审批单迫档案名称告时