教务管理人员培训材料

教务管理业务培训

考务部分2011年9月第一页，共八十五页。第一部分、开放教育考试的组织与管理第二部分、开放教育学士学位外语考试的组织与管理第三部分、成绩管理第四部分、考风考纪第二页，共八十五页。第一部分、开放教育考试的组织与管理

考务工作流程工作内容春季时间秋季时间工作明细考点申报与审批3月30日前9月30日前开放教育考点申报工作4月15日前9月15日前省校对新报考点实地考察、初审，报中央电大终审5月上旬11月上旬中央电大公布考点审批结果第三页，共八十五页。考试的组织与管理4月下旬9月下旬省校发布当学期考试工作安排5月中旬10月中旬各分校报送试卷订单6月下旬12月下旬各分校报送分校及所辖考点各类的考试安排第四页，共八十五页。考试的组织与管理7月考试前1月考试前①各分校基于网络课程的评阅教师在形成性测评系统完成相应课程的形成性作业的评阅②各分校在教务管理系统中完成形考成绩（网考课程形考成绩除外）、补修课程成绩的录入工作第五页，共八十五页。考试的组织与管理考试开始的第1-3天基于网络的课程考核时间。考后，其数据应当日上传当日的考试数据考试开始的第1-4天无纸化考试时间，考后，及时上传其考试数据考试结束后的第1-2天各分校送交开放教育各类考试答卷第六页，共八十五页。成绩管理考试结束后的第二周省校组织评阅答卷考试结束后的第三周省校组织成绩登录开学后第三周公布开放教育考试的反馈成绩开学第五周公布正式成绩，并上报中央电大。教育部4月、9月、12月统考成绩公布后一周内各分校核对，并就问题向省校反馈第七页，共八十五页。学位考试3月上旬9月上旬开放教育各专业学位考试报名工作5月上旬11月上旬开放教育各专业学位考试8月中旬2月中旬中央电大公布学位英语考试成绩第八页，共八十五页。第一部分、开放教育考试的组织与管理1.1.考点管理1.1.1考点申报和审批工作流程考点设置的条件：共六条，其中首先教学点必须是中央电大正式批准的开放教育专（本）科教学点，方可申报开放教育考试专（本）科考点。“三铁”、“监控”等。第九页，共八十五页。1.1.1考点申报和审批工作流程考点申报：

教学点提出考点申报申请，分校自查后报省校，省校组织人员对新申报的考点的教学点进行实地考察，省校初审通过后，报中央电大。第十页，共八十五页。1.1.1考点申报和审批工作流程考点审批：

中央审核考点申报材料，并对新申报的考点进行实地抽查，综合考察后，审批考点，最后，将考点审批结果反馈省电大。第十一页，共八十五页。1.1.2.考点总体情况和管理总体情况：目前，全省考点共有99个，占教学点总数的93%。基本履盖全省，完成能够满足各教学点考生的考试。第十二页，共八十五页。1.1.2.考点总体情况和管理根据中央电大全国统一考试考点设置和管理办法，中央电大对全国各考点实行年审制（抽查），省校每年对考点进行一次清理整顿，对不合格的考点进行警告整改，严重不合格者向中央电大申请予以撤销其考点资格。第十三页，共八十五页。1.1.2.考点总体情况和管理考点管理①要定期对考务人员进行岗前培训和考核，并及时备案；②负责对各类违纪事件进行核实、处理，并报省电大；③考点信息如有变动，负责及时报省校相关部门；第十四页，共八十五页。考点管理④负责考点档案的管理，包括：考点申报材料、考场编排、监考人员及工作人员名单、考试组织工作安排、试卷订单、考点设置批复等信息，考点绩效考核记录和监考、巡视人员的巡视记录、考点的考后总结等。考点一经取消，两年内不得申报考点。整改通过后，方可重新申请。第十五页，共八十五页。1.2.开放教育纸质考试的组织与管理1.2.1考试工作业务流程第一步骤：教学点：组织学生报考→①报考课程(选课转报考、集体报考、单个学生报考)②确认报考科目（赋试卷号）③报考数据核对④报考确认→集体确认、单独确认第十六页，共八十五页。考试工作业务流程

第二步骤：分校：考场编排→①做好管理班管理②考场编排校验→检验管理班情况、检验考点情况、检验时间单元编排情况③考场编排→按学号编排、随机编排④生成订单第十七页，共八十五页。考试工作业务流程第三步骤：教学点：①查询、核对编排结果②打印考试通知单等（考试通知单考生签到表、考场座位表、考试情况表、门贴）③发放考试通知单第十八页，共八十五页。考试工作业务流程第四步骤：形考成绩、补修课程成绩的录入。（由分校完成）第五步骤：考试的组织（考点布置、考场布置、监考人员培训会、试卷的装订及卷册号的粘贴等）（各考点均需完成）第十九页，共八十五页。

1.1.2.报考工作中应注意的几个问题（此项工作由教学点完成）（1）课程注册转课程报考后，所转数据不完整；除教育部统考的两门课程不需报考外，其他所有课程均要报考，通常我们采用课程注册转报考后，要认真进行核对，如有未能转为报考的课程，需集体报考或单独报考。第二十页，共八十五页。1.2.2.报考工作中应注意的几个问题（此项工作由教学点完成）（2）课程注册转课程报考后，课程ID号错误；以学生所背专业规则中的课程ID为准，如有转报考错误，可单独报考来修正。第二十一页，共八十五页。1.2.2.报考工作中应注意的几个问题（此项工作由教学点完成）（3）如同一门课程有两种考核方式，需根据当学期考试文件中的规定，选择所考课程的试卷号；即AB卷的问题，如一门有网考也有纸质考试，这时可参照考试文件中的要求，来选择规定课程考核方式的试卷代号。第二十二页，共八十五页。1.2.2.报考工作中应注意的几个问题（此项工作由教学点完成）（4）特殊课程的报考在教务管理系统中，除教育部的统考课程外，其他所有课程均需报考。如：开放教育学习指南、集中实践课程、无纸化考试课程、基于网络考核的课程、学位外语，均需按专业规则中开设学期进行报考。第二十三页，共八十五页。《职业技能实训（一）》课程，是由五门证书课程的形成性考核成绩组成，成绩由中央电大合成后传省电大。该课程报考，应和最后一门证书课程开设的学期一致即可。第二十四页，共八十五页。1.2.2.报考工作中应注意的几个问题（此项工作由教学点完成）（5）报考确认在确保报考数据完全正确时，可以进行报考确认。报考一经确认，将不能再做任何更动。报考确认需谨慎！第二十五页，共八十五页。

1.2.3.考场编排提示（1-3项工作由分校完成，4项由教学点完成）（1）考场编排的前提是：报考无误，并且已经报考确认。（2）考场编排前的工作：必须做好管理班管理工作，即将教学班与考点建立对应关系，否则可能会出现漏编排、错编排现象。第二十六页，共八十五页。

1.2.3.考场编排提示（1-3项工作由分校完成，4项由教学点完成）（3）考场编排后的核对，确保所辖考点的所有报考学生都已编排了考场。（4）打印、发放通知单等。教学点打印考试通知单、签到表、座位表、门贴，发放通知单。第二十七页，共八十五页。1.2.4.订单管理（此项工作由分校完成）（1）由考场编排生成试卷订单，前提是：考场编排正确无误。（2）生成后的订单核对。目前教务管理系统统计功能还在完善中，建议生成的订单一定要核对，如：订卷数一定要大于报考数，现发现生成后的订单有订卷数小于报考人数的现象。第二十八页，共八十五页。

1.2.5.形考成绩、补修课程成绩、实训课程、集中实践课程成绩的录入与管理形考成绩的录入由分校完成，具体有：开放教育专本科，纸质作业册课程的形考成绩、开放教育学习指南省考部分的成绩。补修课程成绩的录入由分校完成：开放教育本科所有的补修课程成绩以上成绩的管理：各分校、教学点至少保存一年。第二十九页，共八十五页。1.2.5.形考成绩、补修课程成绩、实训课程、集中实践课程成绩的录入与管理实训课程、集中实践课程成绩的录入由省校完成，分校报省校实训课程成绩单。要求：开放教育本科实训课程、集中实践课程成绩需经省校审批；开放教育专科实训课程、集中实践课程成绩分校审批即可。第三十页，共八十五页。1.2.6.试卷的保密分校领取试卷必须是两人以上、专车，持介绍信领取，领到试卷后，中途不得在外逗留，直接返回。分校及考点保密室必须安排24小时两人以上试卷保密值班并做详细值班记录。分校和考点、考点和考务人员有关试卷的交接必须有详细记录。第三十一页，共八十五页。1.2.7.试卷装订、卷册号和报告单填写环节中的一些提示

（1)试卷装订按考场座次表中的座位号顺序由小到大装订。使用工程线沿装订线装订，加贴密封条，但密封条不可盖章或签字。认真检查，避免出现缺页、倒装、错装。第三十二页，共八十五页。1.2.7.试卷装订、卷册号和报告单填写环节中的一些提示整场缺考的试卷管理。如开考半小时无考生参加考试，则该袋试题不得折封，将考场座次表粘贴在该试题袋的背面，交回考务组，由分校交回省校。第三十三页，共八十五页。1.2.7.试卷装订、卷册号和报告单填写环节中的一些提示（2）考场报告单的填写。考场报告单由省校提供样表，各分校按要求印制并发放到所辖考点，各考点只填写分校发放的单页考场报告单（一式两份），试卷装订内封皮右侧的考场报告单不再填写。第三十四页，共八十五页。（3）卷册号的粘贴。卷册号由省校统一印制，按各分校、学习中心新旧教务管理系统预分，于当次考试试卷一起发给各分校、学习中心。各分校、学习中心领回后，按所辖考点代码进行预分，随试卷发往所辖各考点，各考点由专人或监考教师完成卷册号的粘贴工作。第三十五页，共八十五页。（3）卷册号的粘贴。卷册号的粘贴准确关系到成绩登录的准确性，所以此项工作需有专人检查，确保卷册号的粘贴工作准确无误。卷册号粘贴完成后，整场缺考的卷册号应保留在卷册号上，注明为整场缺考，将卷册号存根随考生答卷送回省校。第三十六页，共八十五页。（3）卷册号的粘贴。错误：合并考场的监考教师将卷册号张冠李戴；考试结束后，返回考务办装订试卷时，错将别的考场的卷册号贴在自己考场试卷。第三十七页，共八十五页。1.3.基于网络的课程考核的组织

课程考核是教学质量检测的主要形式，基于网络的课程考核是远程教育发展必要的能力保障，也是支撑随学随考、一年多次考试的基础保障，是考试质量保障、防止考试舞弊的主要手段，加强考试技术应用是今后考试发展的方向。

第三十八页，共八十五页。1.3.1.全省基于网络课程考核情况介绍（1）统设课程参加基于网络考试改革试点，共有51门课程。非统设课程参加基于网络考核试点70门课程。（2）试点人数由最初的直属一个班30多考次发展到现在的每学期几万考次。（3）考点数量由最初的省直属1个考点发展到现在的81个考点。第三十九页，共八十五页。

1.3.2.非统设课程考核改革的试点情况

我省从10春开始，推出了2门非统设课程在中央形成性测评系统进行了试点，收到了良好的效果。在此基础上，省校组织责任课专家、专业负责人等经过多次的研讨、酝酿，于11春完成了39门非统设课程，11秋完成了31门非统设课程的考核说第四十页，共八十五页。明、考核方案的制定，共计完成了70门课程的题库建设，在中央形成性测评系统进行基于网络课程考核的试点，其中，7门课程实行了100%的形考比例进行考核，63门课程形成性考核在中央形成性测评系统完成，终结性考核实行纸质考试的方式完成。第四十一页，共八十五页。1.3.3.使用中央形成性测评系统进行考核时应注意的一些问题（1）省外转学学生区域属性的处理，省电大学籍科在教务管理系统中为学生办理转学手续的同时，向中央电大教务处提出申请，由中央电大将学生转学后的区域属性在电大在线进行相应处理。第四十二页，共八十五页。（2）省内转学学生区域属性的处理，省电大学籍科在教务管理系统中为学生办理转学手续后，由各分校将转学信息报省校考务科，考务科报中央电大做相应处理。1.3.3.使用中央形成性测评系统进行考核时应注意的一些问题第四十三页，共八十五页。1.3.3.使用中央形成性测评系统进行考核时应注意的一些问题（3）从本学期开始，教学点管理员不用再为形考平台作形考任务的学生分班，系统会自动分班，只为形考任务中有小组讨论的课程分小组即可。教学点管理员可委任评阅教师。第四十四页，共八十五页。1.3.3.使用中央形成性测评系统进行考核时应注意的一些问题（4）如网上形考成绩通过，终考未通过的，以后只参加终结性考试，不需重做形考。（5）评阅教师必须在省校考试文件中规定的时间内完成评阅工作，否则，会影响学生相应课程的形考成绩。第四十五页，共八十五页。1.3.4.基于网络终结性考核的提示（1）一定要做好考前的准备工作。如技术支持，考务管理，应急预案等。注意1：考前一定新建数据库，导入当次的考试计划，否则会导致数据错误。第四十六页，共八十五页。1.3.4.基于网络终结性考核的提示注意2：如在报名编排结束日期内，可做修改调整，报名编排结束日期后，不可撤销报名编排再重新操作，否则，会导致考点其他课程也无法考试。注意3：考试数据包应提前导入数据库，以便核对，切不可考前30分钟才做此工作，影响学生的正常考试。第四十七页，共八十五页。1.3.4.基于网络终结性考核的提示（2）考试数据当天考完，当天上传，不可等全部考试完后再传，并且要做好数据备份。注：上传数据的检查，可进入考试管理—浏览课程明细，查看客观题是否有成绩，有，数据上传成功，无，数据上传不成功，第一时间重新上传。第四十八页，共八十五页。1.3.4.基于网络终结性考核的提示（3）保证信息的畅通，如有问题可在第一时间进行沟通。（4）基于网络的课程考核组织和管理与纸质考试是一样，一定引起足够的重视。第四十九页，共八十五页。1.4.无纸化考试的组织与成绩管理1.无纸化考试考次的使用。合理安排，正确使用考次。2.技术支持要到位，每学期检查无纸考试系统是否能正常使用，如有问题，及时订购，确保考试正常进行。第五十页，共八十五页。1.4.无纸化考试的组织与成绩管理3.考试结束后，按省校文件规定的时间内及时上传考试成绩数据，省校第一时间将数据接收情况在教务群中反馈，分校考点做好成绩数据的备份，确保数据上传的正确性。以上1-3指计算机应用基础无纸化考试第五十一页，共八十五页。1.4.无纸化考试的组织与成绩管理4.对于一些特殊课程的无纸化考试，如土木工程CAD课程的无纸化，各考点要组织相关考生在一个固定时间单元进行考试。第五十二页，共八十五页。1.5.半开卷考试的组织

1.5.1.采用“半开卷”考试的作用半开卷考试是介于闭卷考试和开卷考试两者之间的考试方式。我们现阶段采用的是允许考生携带一张A4纸的方式，其作用是促使成人在职学生复习、归纳、总结所学内容，减少死记硬背的要求，强化学生应用知识、理论分析、解决实际问题的能力，提高学生的学习能力。第五十三页，共八十五页。1.5.半开卷考试的组织

山西电大从07春季开始，在开放教育期末考试中进行“半开卷考试”试点工作，历经4年的试点，现在的总体情况有很大进步，但还有个别考点认识不到位，“半开卷考试”形同虚设。如：进考场才发“半开卷纸”、考生所带“半开卷纸”是空白等。没有真正发挥半开卷考试的作用。第五十四页，共八十五页。1.5.2.“半开卷”考试，“半开卷纸”的管理实施①由分校统一印制加盖公章②考前两周发放给学生③一考生发一张④使用钢笔、中性笔、圆珠笔正反面书写⑤考试时监考确认后进入考场⑥考试结束，装订同答卷一并送回省校。第五十五页，共八十五页。1.5.2.“半开卷”考试，“半开卷纸”的管理实施“半开卷”考试出现以下情况，记做违纪处理：①专用纸未加盖印章；②打印、复印、复写专用纸；③专用纸上粘贴其它纸张；④专用纸多于1张。第五十六页，共八十五页。第二部分学位外语考试的组织与管理

2.1.学位外语考试的考点设置情况每年春季（5月）学位外语考试考点：省直、长治、晋中、临汾、大同每年秋季（11月）学位外语考试考点：省直第五十七页，共八十五页。

2.2.学位外语考试中的一些提示

（1）学位外语考试（成人三级英语考试）从11秋开始使用新系统，尽快熟悉操作。（2）考生信息错误。如：身份证号错误、姓名错误、学号、性别、专业等错误。报考时一定要认真核对。否则，影响学生获取学位。第五十八页，共八十五页。2.2.学位外语考试中的一些提示

（3）考生未按要求正确填涂答题卡，按零分处理。第五十九页，共八十五页。第三部分成绩管理3.1.开放教育考试的成绩管理为进一步提高开放教育成绩管理工作质量，保障学生的合法权益，保证毕业审核工作的顺利进行，在2008年9月省电大制定了《山西广播电视大学成绩管理办法》（晋电大教务字[2008]47号），文中就成绩中出现各种问题做了详细的说明和规定。第六十页，共八十五页。

3.1.开放教育考试的成绩管理

成绩管理办法包括：①开放教育考试成绩管理。具体包括：分校成绩上传、省校成绩接收、省校公布反馈成绩、分校反馈成绩问题、省校就分校提交问题逐一落实，公布正式成绩并上传中央电大。第六十一页，共八十五页。成绩管理办法包括：②教育部统考成绩管理。具体包括：省校接收中央电大教育统考成绩并向各电大分校公布反馈成绩、分校反馈成绩问题、省校就分校提交问题逐一落实，将结果上报中央电大。第六十二页，共八十五页。成绩管理办法包括：③学位外语成绩管理办法。省校接收中央学位考试成绩并公布，如有疑问，可在成绩公布一周内，向省校提交成绩复查申请，省校向中央申请复查。第六十三页，共八十五页。3.1.开放教育考试的成绩管理切记：当学期的成绩问题当学期处理，切不可待学生毕业审核时再做处理。中央电大成绩管理办法明确规定，过往学期的成绩问题一律不接收。从目前情况看，大部分分校在成绩管理方面都做的很好，有个别分校还是存在不少问题。第六十四页，共八十五页。3.2.毕业审核中出现的成绩问题1、实践课程漏报考，无法录入成绩。（在新系统中，只能下学期报考后再录入成绩）2、报错、考错课程，无法毕业。（下学期重修该课程）3、教育统考中，报错课程或报考时学生信息错误，无法导入成绩，无法认定成绩。第六十五页，共八十五页。3.3.成绩问题具体申报流程

1、提出申请。①开放教育考试中的成绩问题，由分校填写“山西电大成绩复查申请表”（成绩反馈环节）；第六十六页，共八十五页。3.3.成绩问题具体申报流程②教育部统考中的成绩问题，由各电大分校以校发文形式向省电大提出更正申请及说明，并按“教育部统考成绩问题上报中央电大考生成绩更正文档格式”和“教育部统考成绩问题上报省电大导入教务管理系统文档格式”上报成绩更正数据（电子、书面），经省电大远程教育中心审批后报省电大考务科。第六十七页，共八十五页。3.3.成绩问题具体申报流程2、审核与上传。省校对分校所报成绩问题落实后，以校发的形式报中央电大申请更正。第六十八页，共八十五页。3.4.教育部统考成绩更正文档格式的说明

教育部统考成绩问题上报中央电大考生成绩更正文档格式文件名：××××A.txt，前2位××为考试年度，后2位××为考试月份。例如：2011年4月考试的文件名为：1104A.txt。第六十九页，共八十五页。3.4.教育部统考成绩更正文档格式的说明山西电大学校代码：51187课程名称课程代码课程ID大学英语A623726大学英语B712907计算机应用基础693723成绩代码：-1缺考，-2替考，-3作弊，-4违纪，-5成绩无效,**合格，*-不合格第七十页，共八十五页。3.4.教育部统考成绩更正文档格式的说明成绩格式：2位课程代码+半角豆号+2位成绩代码+半角豆号+14位学号（新系统13位学号）+半角豆号+5位统考学校代码，回车结束。所有字符均为半角，每行总长26位（新系统25位）。例如：71,**,246,5118769,*-,219,51187第七十一页，共八十五页。教育部统考成绩问题报省电大导入教务管理信息系统文档格式文件名：xxxxx_xxxxxxtkcj.txt，（16位）前5位×××为教务系统单位代码；下划线；年为4位；月为2位；tkcj;例如：临汾电大2011年9月考试文件名为：14024_201109tkcj.txt第七十二页，共八十五页。成绩格式：A+6位统考考试代码+6位统考课程编码+14位学号+8位学生姓名（三个字的，前加两个半角空格）+18位学生身份证号+7位学生所在工作站代码+1位学位课标志（大学英语A为Y，其它的为N）+2位统考成绩代码+13位中央电大课程ID。位数不够的加半角空格补足，数据列右对齐，回车结束。所有字符均为半角，每行总长76位。例如：A20110969219王雅娟1426594N*-3723A20110971246韩梅14262519862400N**2907第七十三页，共八十五页。第四部分考风考纪

4.1.开放教育考试的定密情况说明根据“关于中央广播电视大学高等学历教育课程全国统一考试的定密意见“（教密办函[2003]3号）文件规定，中央广播电视大学开放教育统设必修课程全国统一考试的试题、答案和评分标准，启用前属于机密级国家秘密。今后，凡考试中出现的违纪行为，除对当事人进行必要的行政处分外，均需按相应的密级追究法律责任。第七十四页，共八十五页。4.2.相关制度广播电视大学全国统一考试试卷安全保密规定广播电视大学全国统一考试考点设置和管理办法广播电视大学全国统一考试考点布置及工作人员配置规范广播电视大学全国统一考试主考职责广播电视大学全国统一考试考场纪律第七十五页，共八十五页。4.2.相关制度广播电视大学全国统一考试监考人员工作守则广播电视大学全国统一考试巡考人员工作守则广播电视大学全国统一考试考生违纪处理办法广播电视大学全国统一考试工作人员违规处理办法第七十六页，共八十五页。4.2.相关制度广播电视大学全国统一考试答卷评阅和成绩登录工作规定广播电视大学全国统一考试答卷评阅人员工作守则广播