浅谈如何创新高职学校档案管理工作

浅谈如何创新高职学校档案管理工作

Summary：近几年，我国信息科技水平高速发展，信息技术已经成为时下的热点话题，各行各业都在利用信息技术谋求更大的发展效益，而学校档案管理也应如此。合理利用信息化进行档案管理能够减少学校档案管理的成本，本文就学院的档案管理工作，分析创新信息化学校管理档案的意义以及所存在的问题，提出创新信息化时代的学校档案管理工作的建议，希望能够对学校的相关档案管理教师的工作有所帮助。Keys：信息化档案管理创新

信息化是当今世界的主流，合理利用信息化技术，能够为工作和学习带来众多好处，而信息化的学校档案管理，不仅能够降低成本，还有助于相关档案的储存和查档，这对于当今快速发展的社会环境来说，是十分有利的。一、创新信息化时代学校档案管理工作的意义

高职学校中的学生以及工作人员数量众多，其资料和档案纷繁复杂，传统意义上的档案管理，是将所有的资料和档案制成文件，然后由专业人员进行归档、整理、储存，这样的工作模式会耗费大量的纸张，并且归纳这些资料也需要大量的工作时间，无疑会造成巨大的成本消耗。而信息化档案管理是通过合适的信息技术，如电脑，将档案室中的资料根据不同类别进行归类、保管，因其总目录储存于电脑之上，因此查档以及档案调取会变得简单方便，在减少大量工作时间的前提下，使工作效率有所增加，比如当需要得知校内某学生以往的学习情况，以便指导教师调整相应的教学模式时，只需要在电脑等档案储存设备上，输入相应的名字、身份证号等信息，就可以查阅出该学生的所有资料，然后再对这些资料进行检索，即可得知学生以往的学习成绩，其过程简单迅速，往往只需要较短的时间就可以完成，大大的提高了工作效率。现如今的资料档案已经不再是以往的纸张，信息技术的普及使他们能够储存于多媒体计算机中，传统的档案管理，耗费大量纸张，对环境具有很大的伤害，现阶段国家大力推进节能减排工作，而信息化的档案管理就可以做好这一点。若学校需要档案管理处提供相关资料的纸质文件，管理人员只需要在信息化档案管理中调取相应的电脑文档，通过打印，变成纸质文件，然后经流程审核盖章，便完成文件的取用，大大减少了纸材的使用，为绿色低碳的社会环境作出一份贡献。二、创新信息化时代学校档案管理工作中存在的问题

信息化档案管理与传统的档案管理有很大不同，首先信息化档案管理会用到大量的电子设备，需要学校配备专门的管理人员，但一些学校的档案管理人员能力无法满足信息化档案管理，如对电子设备的使用能力不足，无法快速的通过电脑完成录入、保管、查档等工作，此外这些管理人员在进行信息的录入时，出现差错的几率很高，不仅工作效率低下，还会造成不该出现的错误，从而引发一定的损失。其次，档案信息化后存在一些信息风险，信息化具有操作简便、效率高、成本低的特点，但是因其储存于电子设备之中，便会产生一些信息风险，主要包括：软、硬件损坏造成的信息错误或丢失，黑客病毒入侵造成的信息丢失、泄露等，其中软、硬件损坏造成信息错误或丢失的原因通常有档案管理软件运行异常、错误、硬盘损坏等；黑客病毒入侵会造成电子设备硬件、软件损坏，导致信息丢失；而信息泄露的原因多是黑客、病毒入侵，也包括人为的信息泄露，会造成相关人员的信息流传到网络上，产生一些危害。再者，倘若学校没有健全的档案管理制度，会造成管理档案的复杂和混乱，比如很多院校的档案管理，会共享给校内相关的人员，以方便校内人员随时可以调用相关档案，但是事实上，这种方式会造成档案管理的混乱，比如一些院校会给很多工作人员开放足够高的档案管理权限，这样每个人都可以对档案进行修改，这会造成部分档案的损坏，而且大量的人员进入档案管理系统，会造成信息泄露的风险，倘若未设立专门的责任人，当档案出现异常状况后，将无法进行追责。此外，学校中还存在创新信息化档案管理深度不足的问题，直到现在，仍有大量管理人员认为，档案管理工作主要就是信息数据的管理，但实际上，信息化的档案管理早已经不是单纯的信息数据管理时代，还有很多功能值得各学校档案管理人员去发现、创新，例如储存于不同服务器的档案资料能够实现共同管理和共享、不同单位的人员能够分享不同类型的档案资料等。三、如何创新信息化时代学校档案管理工作（一）为档案管理岗位配备专业人员

随着社会的进步，信息技术更新速度非常快，而学校的档案管理人员对信息技术方面的了解，以及档案管理知识，已逐渐落后于社会，因此信息化时代的学校档案管理人员首先要有与之相关的专业技能，这样才能具备良好的录档、归档、查档的能力，并建立专业的审档人员，能够对录入的档案进行检查，以便及时发现错误，防止引发不必要的损失。此外档案管理人员还需有专业的电子设备操作能力，以便能快速熟练地操作设备，并对设备具有一定的排除故障能力，这样才能够提高工作能力，例如一些简单的软件、硬件故障，能够及时解决。（二）预防信息泄露

想要做好防泄漏最主要的就是购买专业正规的档案管理软件，如今，市面上有众多档案管理软件，但是并不是所有的档案管理软件都是安全的，部分软件存在安全漏洞，存在将档案信息泄露出去的危害，而正规的软件则没有这类问题，不会造成相关信息的泄露。而且学校档案管理所用的电子设备，不可与日常工作学习所用的电子设备混用，并注意配置专业的防火墙软件，这样才能够有效地预防网络上的病毒以及黑客的入侵，避免造成信息泄露，而且黑客病毒的入侵，還有可能造成档案管理软件或硬件的破坏，造成档案信息的丢失损坏。此外，学校档案管理部门还应注意保护硬件设施的安全，配备专业的不间断电源，以及防雷、防过载等设备，以防意外烧毁硬件设施，造成信息损坏。（三）建立专业的管理制度

任何工作都需要一些管理制度的制约，学校的档案管理也是如此，针对档案管理开放的问题，需要一整套专业的管理制度，比如设立责任人，以便有专人监督拥有进入档案管理后台权限的人员，倘若出现问题，能够追责，找出责任人，从而杜绝人为造成的信息泄露、软、硬件破坏等问题；降低非档案管理人员的权限，档案管理的分享开放，的确能够为众多相关人员带来诸多便捷，但是倘若这些人员的权限过高，拥有更改档案的能力，一旦档案发生改变，将会引发档案信息混乱的问题，因此适当的降低非档案管理人员权限非常有必要，最好将所有档案信息内容设置为"只读"模式，避免出现随意更改的情况，若非档案管理人员在阅览档案之时，发现档案存在错误，应该向档案管理处提起更改申请，待部门确认后根据程序再行更改。（四）加大资金和人才的投入

任何工作的创新和发展都离不开人才和资金，对于档案管理工作而言更是如此，资金是保证，而人才则是关键点，人才是非常重要的，要具备相应的知识，同时还要富有创新精神，这样才能在发展优化的过程中取得重大突破。要定期对工作人员进行相关知识的培训，确保其掌握最新的技术和手段，拓宽工作人员的眼界，这是高速发展的社会中迎接档案管理工作挑战的必要条件。资金的投入应主要用于先进设备的配备以及对工作人员的培养上，资金上的支持同样也是发展的硬性条件。四、结束语

综上所述，信息化的档案管理是现阶段社会发展的必然条件，不仅能够提高工作效率，还能做到绿色低碳环保，具有非常重要的意义，但是如今学校的档案管理工作存在部分不当操作，致使档案管理工作难度增加，为此本文提出解决方案，希望能对学校的创新信息化时代的档案管理工作起到一定的启示作用。Reference：[1]刘璇.信息技术在学校档案管理中有效运用研究[J].黑龙江档案，2021（05）：40-41.[2]张俊福.信息时代学校档案管理服务模式创新路径[J].黑龙江档案，2020（04）：6