提升内部审计的潜力

提升内部审计的潜力

一天晚上，卡尔·豪尔楚斯特在美国亚利桑那州南部城市图森骑车时，被一辆雪佛兰科迈罗汽车撞伤。汽车在急刹车的尖叫中停了下来，但这位18岁骑车青年的腿却已被压在了车轮下。这时，一名路人汤姆·波伊尔赶紧上前救助，他用力抬起了车辆，帮助伤者将受压的腿挪了出来。波伊尔是一名强壮的举重运动员，他能够举起很重的东西——举重记录是700磅的杠铃。然而，那辆汽车的重量已远远超过他举重记录的4倍以上。事实上，他将汽车抬起时已经创造了一个奇迹。在经济不景气的时代，我们不得不反思每项经营职责的价值所在，就像波伊尔的故事一样值得令人回味。组织中的内部审计部门可能已经确定好了努力方向、适当的组合及一些令人印象深刻的“举重能力”。但如何才能发掘其尚未开发的潜能呢？如果向前推进，又能增加多少价值呢？或在推进之前的理想状况又是怎样的呢？许多审计部门已经准备好超越传统的提供控制确认服务的职责。他们已经发现了将其专业技能和知识用到业务合作的新方法。对于内部审计师而言，这是一个新领域，究竟什么是建立有价值的业务合作的最佳方式呢？一、前提条件的改变在美国佐治亚州哥伦布市，Aflac保险公司首席审计执行官艾利克斯·斯戴芬诺克认为，当内部审计部门从其审计业务向业务合作方面发展时的第一步是改变他们对客户的假设。对此，他通过一个事例进行了说明。两年前，公司高管层发现用于市场促销的礼品库存量要比所需要的数量高得多，人力资源部门调查了这个事项以决定如何改进这一流程，并保证公司礼品库存与实际需要相匹配。这个工作小组要求审计部门对此分析并给予协助。“这个项目不同于审计业务，因为我们的客户不在我们需要进行审计的业务活动内，然而，这部分业务缺失需要支持。”斯戴芬诺克解释道，“一般情况下，我们要与被检查领域的管理层建立一种客户关系，以保证我们的审计发现能够为公司增加价值。”这种关系应该基于以下三种假设，即：管理人员是灵敏的、敬业的和有能力的；他们对改进业务经营有着积极的态度；他们做事光明磊落。这个项目获得了成功。并使公司的组织架构更加清晰。然而，更好的控制是在公司内进行跨部门控制。Aflac公司的审计小组也从这次合作中学到了许多东西。“因为我们的客户在这个项目中也比以往在常规审计项目中的态度更加投入，他们的工作小组非常清楚地知道管理层对这个问题的想法，而且这种信息使他们印象深刻”。斯戴芬诺克说道，“在审计中，大多数客户接受他们同意的、写在审计师报告中的内容。但如果某个项目是一个合作项目，客户会提出特殊的要求，提出相关的建议，并还会指导工作的进行。”合作工作的一个原因就是审计小组在方法上是灵活的。“对于所有的项目，我们和客户都一致同意审计章程中所规定的目标、范围、任务、团队成员、可交付的产品，我们和客户进行常规化的沟通，使得我们之间不存在什么意外事项。”他认为，“经常定义期望和沟通是确定以项目为导向的工作方法的关键，不管是否是审计或是与管理层的合作项目。”斯戴芬诺克非常谨慎地保证着审计小组的独立性，很明显，当管理层在询问内部审计部门应冲销多少库存时，斯戴芬诺克很委婉地说：“那是一个管理决策，所以我们不能提供这样的信息。”他又说道，“但是，我们确实提供了有关程序方面的意见，他们以此决定冲销量。他们能够执行这个流程，并且得到相应的结果。”二、灵活的方法在阿联酋国家的一家投资公司——迪拜控股公司的战略风险管理部门担任高级副总裁的斯蒂文·巴洛指出，业务合作时，有一个灵活又切合实际的方法是非常重要的。他认为，“如果能够看到这个项目将对公司治理和控制会有重要的改善，内部审计部门就不应一味沉溺于独立性和客观性的考虑中。因为，重要的是要确认业务的项目内容，而内部审计仅仅是一个顾问的角色。IIA的《实务公告》1120-1条款中指出：个人客观性是指内部审计师为系统推荐控制标准或在程序实施前对其进行复核，不会对其客观性产生负面影响。”巴洛用以前他所在公司的事例说明了这一观点。如一个保险公司的有项业务是要建立公司治理架构，明确董事会所应承担的责任，如何进行决策以及公司总部应该起什么样的作用。公司也需要有清晰的政策管理这个架构，以及了解应如何遵循这些政策才能达到治理的目的。该保险公司的CEO发起这个项目并由法律部门负责人进行管理。巴洛派了内部审计经理去帮了9个月的忙，同时也派了一些资深员工参与。这些审计人员核查了这个架构的初步方案，在其正式施行之前，还为高级管理层人员组织了为期2天的工作小组进行“路考”。巴洛认为，内部审计的作用就是利用我们在政策、流程和控制方面的专业知识对公司提供帮助和指导。他说：“我就是将该项目看成是一个合作项目，因为每个人都认识到这项工作的益处在于改善公司治理架构”。该项工作以更有利于公司治理的结果而结束，从此，内部审计今后的工作也有了更加清晰的标准。他表示：“由于在公司治理和政策合规性方面的要求有了更加清晰的说明，这也有助于管理层和内部审计工作”。巴洛为谨慎起见起草了一个非正式文件，制订了有关条款，说明内部审计师协助起草公司治理架构是与管理层一起进行的。他认为：“独立性和客观性不是真正的问题，因为每个人都能看到这个架构的合理性和益处”，“他们都知道内部审计师不会通过协助设计而损害其评价公司运作的能力。因为，关键在于是CEO和法律部门的负责人掌握着这个项目的全部情况”。三、审计工作的严肃性在英国布里斯托尔市的WaysideNetwork公司担任CEO及治理和风险管理的独立咨询顾问萨拉·布莱克伯恩认为，对于业务经理们来说，通过与内部审计合作，接触到控制、风险和治理方面的专业知识，也使他们在与审计部门共同合作中潜在受益。内部审计师常常因其工作的客观性和严肃性受到大家的尊重，而正是这两种特性，将有助于那些需要帮助的经理人员们。布莱克伯恩将他在一家英国著名零售公司担任CAE所经历的事例与大家进行分享。合作业务往往已植根于日常的审计业务中。该项业务是有关于仓储和配送的，这也就意味着该公司拥有一个庞大的车队。管理层已经确定车队的车辆维修质量是一个重大风险。一旦出现故障就会延迟送货。更麻烦的是，如果政府的检查人员发现一辆车辆的维修没有过关，就可能会命令整个车队车辆停驶。内部审计师对此提供了对维修质量的确认服务，他们核检了维修计划的实施情况，并提交了审计后的相关结论。但是，管理层还希望得到进一步的确认，他们想知道维修员工是否是购买了合适的零件并进行了正确的安装，他们还想有一个有关车辆的调查，评价车队要怎样进行维修才能更加有效。布莱克伯恩感到这是非常专业的工作。与其拒绝帮助，还不如与管理层合作。她与管理人员一起列出一个能做这项工作的咨询人员清单，并有所需要的详细说明。工作中，将该项目的核查范围扩展到检查全部司机在上路之前如何对他们的车辆进行检查。布莱克伯恩回忆道：“我参加了招标流程，并帮助选择了货运方面的审计师。后来，我对报告的形成、与管理层一起接受最后的报告及说明的整个过程”。对此，她也向管理层和审计委员会概述了对整个业务的确认。是什么使这个项目不同于标准的审计业务？布莱克伯恩认为：“管理层要求得到审计师们的帮助，是因为我们工作方法的系统性和工作态度的客观性。但是，我们也要认识到，内部审计师不是机械方面的专家，也就是说即使我们有人爬到车底下检查刹车上的螺母拧得是否够紧，也不能提出更多有价值的意见。”但是，在业务规范和招标过程中增加内部审计的严格把关，就意味着外部咨询人员工作的客观性就会更清楚地加以确定。布莱克伯恩说：“我们对管理层进行指导，要了解他们在这项工作之外的需要是什么，以及他们怎么才能知道他们已经得到了确认。”然而，“对我们而言，这是个咨询项目而不是确认服务。因为我们是向管理层报告，若按照审计章程的规定，我们的责任是当我们认为有什么事项需要报告的话，应该向审计委员会报告”。该项目给公司业务带来了某些不寻常深刻的益处。大家发现了车辆维修车间的工作有所好转，一旦有什么问题出现，他们都会过于积极进行检修。审计人员将日常检查与行业标准进行比较，结果反映了修理部门安排修理车辆的日程计划过于频繁。“这样就导致费用高出实际许多”。她还说：“因为管理层了解这项工作的具体情况以及费用支付情况，并非常能够接受这种审计发现的意义。因此我们也就可以直接针对这种‘积极性’和执行情况”提出建议。在合作的同时，内部审计也获益匪浅。布莱克伯恩认为：“为未来开展有效的审计，我们学到了非常有价值的技能”，“因为我们与管理层一起筹划这项工作，他们告诉我们他们想从中了解什么。与管理层的日常联系就意味着发现的所有问题对管理方面都是有用的。真正能有助于明确过程和结果、方法和内容、风险和控制方面的专业知识，以及提出确认和经营领域的专业意见之间的区别”。四、审计实务技能总部坐落在美国马萨诸塞东部城市沃尔瑟姆的防御系统承包商雷神公司，其内部审计部门的副总裁拉里·哈瑞顿认为，内部审计除了具有丰富的专业知识，还可以为管理层提供具有高价值的专业实务技能。雷神公司通常都是作为重要项目的总承包商，然后再将各项目分发给分包商。但一个项目结束后，雷神公司就会因相关事项的付款收到成百上千张的发票。最近，该公司管理层感到其中的一个分包商可能需要加强控制，特别是报告为雷神公司工作的时间情况以及项目支出情况的正确性方面。此外，有些发票可能是复制的或存在错误。哈瑞顿说，这时管理层就转向内部审计寻求帮助。于是，内部审计人员利用数据分析技术，对分包商提供的作为发票支持证据的计时数据进行分析。这些分析方法使审计人员核查了成千上万行的数据，以此来鉴别账单上存在的大量异常事项，结果是对分包商提供的发票事项进行了重大调整，大大减少了支付款项。当雷神公司管理人员在财务和供应链方面，为办公用品要支付多少钱而担心的时候，内部审计的数据分析技能为此提供了有用的证明。公司一直是向一个最大的供应商按照采购最为频繁的50个项目为一个“购物篮”的特殊价格支付货款。当公司管理人员怀疑该“购物篮”中的产品不再是最初确定的内容时，但他们不知道应该如何核实他们的疑问。哈瑞顿说道，“这时，他们就要求我们是否能采用一些不同的方法来验证他们的疑惑”。于是，审计人员通过采用数据分析方法以及对采购流程的了解，得出了全部办公用品的采购数量和一个更为符合“成本-效益”原则并能获得大量采购折扣的“购物篮”采购组合。这种用于审计人员分析的采购链管理方法被用于新的三年采购合同的谈判中，并节约了大量成本。五、值得信任的声誉像雷神公司这类的合作就是内部审计努力改善与管理层相互间关系的直接结果。哈瑞顿认为：“其真正的区别在于内部审计的负责人要作为一个受信任的顾问对审计工作从头至尾有所投入，而不仅仅是作为对业务合规性的督察”。但是，对于审计师而言仅建立一个好的合作关系是不够的。哈瑞顿认为，“一旦他们找到了我们，仅仅依靠信任是提供不出任何知识和解决问题的。这就需要审计人员胜任能力的发挥”。斯戴芬诺克也赞成这种说法，一旦建立了合作关系，内部审计就必须按照管理层的期望去努力。他认为：“否则，你就不会第二次接到邀请了。”审计部门在管理层想寻求外部帮助时，至少需要展示出与外部咨询相当的咨询技术和专业能力。审计师们的内部身份往往意味着他们会比外部咨询人员更了解公司相关业务。与外部咨询人员相比，他们需要提出一些更为新颖、更有建设性的看法和意见。他说“那个对供应商审计的项目也是如此，在一个合作项目中这一点则更加重要。客户不想得到他们自己已有了的想法，他们也不想看到标准行文的审计报告”。此外，要知道什么时候审计人员不能提供帮助也是十分重要的。布莱克伯恩认为，“我们是风险、控制和确认服务方面的专家，所以我们可以对不同的业务领域提