教学物资采购审计重点

教学物资采购审计重点

物资采购风险分为外因型风险和内因型风险。外因型风险包括意外风险、价格风险、采购质量风险、技术进步风险、合同欺诈风险。内因型风险包括计划风险、合同风险、验收风险、存量风险、责任风险。教学物资采购除了具有以上风险外，还具有重复购置、资源短缺、物资闲置等风险。由于教学物资资源品种繁多，许多部门追求“小而全”，不少通用的小型设备如电脑、打印机、复印机等重复购置问题突出，形成了重复购置风险。由于资金分散，各部门难以购置高、精、尖的大型设备，造成大型设备资源的短缺，形成资源短缺风险。由于国家下拨的“211”、“985”工程等专项资金，如果项目到期经费未用完，国家就要收回，项目负责人往往为了留住这部分政府配套资金，不考虑实用性，购置一些不需要、不会用的仪器，长期尘封未用，造成国家资金的浪费，形成物资闲置风险。根据以上风险，教学物资采购审计的重点应为以下几个方面：1、内部控制制度。一套完善的内部控制制度必须包括以下几个方面：(1)控制环境。学校的领导层对教学物资采购工作的重视程度如何，是否意识到教学物资采购管理对学校发展的作用；学校各相关部门对教学物资采购工作的支持力度如何，各部门与物资采购的相关工作职责和关系是否理顺；信息技术在采购工作中的应用程度如何，教学物资采购是否实现计算机处理；教学物资采购人员的道德建设情况如何，是否经常对采购人员进行培训和教育。(2)风险管理。学校相关管理部门是否对购置的贵重物品、大件仪器进行论证分析，是否对教学物资采购的风险进行评估，是否具有防范和化解风险的措施。(3)控制活动。教学物资采购是否经过适当授权，是否对教学物资采购进行合同控制，是否以最具成本效益的方式取得教学物资，教学物资采购不相容职务是否分离，是否对担任采购职责的人员进行定期轮岗，大宗物资采购是否进行招标控制，是否对教学物资进行认真验收，是否对教学物资进行定期盘点，是否针对信息化环境下教学物资采购信息设置安全信息。(4)信息与沟通。学校各部门信息渠道是否通畅，信息沟通是否能使员工有效地履行职责；是否采取措施保证网络环境下的信息处理和传递安全完整。(5)监督活动。是否建立适当的管理程序来保证教学物资采购顺利进行；是否有适当的程序对物资采购过程进行日常监督；是否有审计人员对物资采购进行独立监督。2、合同管理。合同风险主要包括盲目签订合同风险、合同无效风险、合同条款不利风险、合同违约风险及合同档案管理混乱风险。因此，应关注：(1)合同的合法性。在选择供货商时，是否对供货商的资质进行调查了解；合同的签订程序是否合法；不采取招标的采购是否经过比价及市场调查；是否由两名以上具备专业知识的人员参与谈判；签订的合同是否符合国家的法律和行政法规的要求，采用正规的合同版本；合同签订之前是否经过主管领导的审批；合同的变更、解除、终止是否经过适当的审批程序。(2)合同的完整性。合同是否包含合同的标的、数量、质量、价格和结算方式、运输方式、履约期限、地点及方式、违约责任等基本要素，文字表述是否准确；合同签订双方的权利和义务是否对等，是否有不平等条款。(3)合同的执行力。合同的内容是否得到全面、严格的执行；是否有专人及时跟进、处理；遇到违约的情况，是否采取必要的手段维护学校的利益；是否做好物资到货验收工作和原始记录；是否按合同规定付款。(4)合同的归档管理。是否有专门的部门、人员对签订的合同进行集中归档管理；合同管理制度是否完善；合同是否按档案管理的要求实行编号管理，并进行登记；除了合同正本，与合同签订的相关材料是否装订成册。3、教学物资招投标采购。一个完整的教学物资招投标过程应该包括招标、投标、开标、评标、定标五个环节，任何一个环节出现差错都会影响整个招投标效果，因此，应关注：(1)招标。关注教学物资采购是否采用了正确的招标方式；采用公开招标方式的，是否通过国家指定的报刊、信息网络或者其他媒介发布招标公告；招标公告是否注明招标人的名称和地址、招标项目的性质、数量、实施地点和时间以及获取招标文件的办法等事项；采用邀请招标的，接受邀标的投标单位是否有三个，并且具备投标资质；是否存在以借工作需要、时间紧迫、减少办事程序为由，将项目化整为零或以任何方式规避招标的情况出现。(2)投标。关注投标人是否相互串通投标报价；是否排挤其他投标人的公平竞争，损害招标人和其他投标人的合法权益；投标单位是否与招标人串通投标，损害学校的合法权益；投标人是否以向招标人或者评标委员会成员行贿的手段谋取中标；投标人是否以低于成本的报价竞标，是否以他人名义投标或者以其他方式弄虚作假，骗取中标。(3)开标。开标的时间、地点是否符合《招投标法》的要求；是否所有投标人都参加；投标文件是否密封，并由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容；开标过程是否记录并存档备查。(4)评标。专家组成员专业资格、人数是否符合法规的要求；专家组成员是否遵循利害关系回避原则；专家组名单中标前是否保密。(5)中标。在确定中标人前，招标人是否与投标人就投标价格、投标方案等实质性内容进行谈判；评标委员会成员是否私下接触投标人，收受投标人的财物或者其他好处。4、是否对教学物资采购建立完善的财务管理制度。(1)财务部门是否对采购部门提供的采购发票、结算凭证、验收证明的真实性、完整性、合法性进行严格审核。(2)财务部门是否定期将财务账与主管部门的实物账进行账实核对。(3)采购合同是否在财务部门进行备案。(4)是否有专门的验收部门和人员对采购的物资进行验收。(5)部门负责采购的人员与办理付款的人员是否实行职责分离制度。(6)采购部门的请购、审批、采购、验收、付款过程是否设置相关的记录及填制相关的凭证。(7)财务部门对于大额资金的付款是否在付款后向供货单位做出收款提醒。(8)财务部门是否预留质量保证金，待货物保证期过后再予以支付给供货单位。(9)财务部门是否对物资采购实行全面预算管理。5、是否加强教学物资采购的计划管理及论证制度。(1)是否对教学科研仪器设备进行计划管理。教学科研仪器常见的问题是重复购置和不必要浪费，统一购置并集中统筹使用，可以提高教学科研仪器设备的使用效益。(2)是否对大型设备进行购前论证。因大型设备费用大，不同设备型号、规格、设备性能和价格差异较大，如果操作不当，将带来不可估量的损失；同时，是否成立由项目单位、校内外专家、监察审计组成的论证委员会，选型时对购置设备的必要性、经济性、科学性及对售后服务进行详细论证并写出结论。对教学物资采购的监督应该是全过程、全