信息化建设与档案管理现代化5A

电子档案与企业档案管理现代化中国电力投资集团

2011年5月17日2023/4/26主要内容一、信息技术对档案形成保存影响二、信息化建设与档案管理现代化三、电子档案管理系统建立的要求四、有关电子档案管理问题的讨论2023/4/26一、信息技术对档案形成保存的影响1、信息技术对档案形成与传递影响2、信息技术对档案载体及保存影响3、电子文件、电子档案的管理现状2023/4/26

1、信息技术对档案形成及传递的影响

加拿大档案工作者特里·库克在第13届国际档案大会的一篇主报告中提出了国际档案界所面临的12个关键性问题及挑战，其中绝大多数都是基于电子文件时代的到来而形成。他认为，“在电子环境中，如果档案人员不积极介入档案的形成和保管过程，档案将很可能不存在，或至少不可能被鉴定、保存、编目或提供利用”。因此“不要让我们的希望固定在即将和必将被替代的理论模式上”。

2023/4/26信息技术的发展1）计算机

——从ENIAC到奔腾50年；

——从100M到2000M用了6年；

2023/4/26

1999年英国《卫报》：计算机逢9变脸

1949年，世界第一台存储程序的计算机，大小如同一间普通的起居室。有人大胆地预言：“未来计算机的重量也许不会超过1.5吨”；1999年，因特网用户超过1亿，PC机每秒4.5亿次；2009年，PC机每秒10000亿次。线缆逐步消失。纸张文件时代逐步结束；2019年，PC机的计算能力大致与人脑相仿。用纸张作书本和文件已很少使用；2029年，PC机相当于1000个人脑的计算功能。计算机已阅读完所有可获得的人类和机器创造出来的文字作品和多媒体材料。2023/4/26

ENIAC运算每秒5,000次，重30吨现在笔记本配置至少每秒500,000,000次，重仅１公斤而现在一台速度超过当时至少1000倍的笔记本电脑可以比最大胆的预测的电脑小1000倍。因此可以说当时已经相当大胆的预测比科学技术发展的力量还是相差至少100万倍。2023/4/26

网络——人类文明进程的重要标志水网：使农业从游牧变为家耕、从散居过渡到城市；公路网、铁路网、电网、电话网：是工业经济时代的标志；高速、互动、共享的互联网：是知识经济、信息时代的标志。网络带宽的增加—载波电话12路，同轴电缆1800路；光缆：10M、100M、1000M。56KModem下载《黑客帝国》要用171小时；ADSL要用25小时；第二代因特网只要用30秒。2023/4/26

电子政府正在全球范围内兴起到2002年，美国和英国已有近60%的政府行政工作，是通过因特网和和其他电子通讯方式实现的；法国、德国、日本等国家约为40%。电子政府能实现的服务内容也越来越广泛。如在英国，除了能帮助用户迅速、方便地获取就业、理财、旅行、生活等方面的政府信息与服务外，还可以通过手机短消息发送驾驶标准局开设的驾驶理论网上模拟考试。

美国电子政务建设提出的口号是：

让人们点击鼠标三次就能够办成事。

2023/4/262008年电子政府完备程度指数

（e-GovernmentReadinessIndex）

全球50强（197个国家和地区）中国：第65位(0.50)2023/4/262007年:58%美国人曾与政府有接触；40%美国人宁愿从网上得到政府文件，31%则希望通过电子邮件，19%宁愿从政府机构；70%美国人希望政府网站更有用；56%美国人乐意收到政治宣传广告；78%因特网用户访问过政府网站；9700万美国人使用电子政府服务；2023/4/26上海市的“电子政府”上海的“电子政府”已具雏形，可针对市民、企业投资者和旅游者等提供更加多样化、个性化的网上办事和网上服务。工商、税务、公安和民政等部门正在开展在线互动服务，“网上坐堂”，有问必答。网上办公事项542项、表格下载653项，2000多种。日访问量达18万次（近4000万次/年），并开始免费为市民开设与其真实身份一一对应的电子信箱，并配有数字证书。如一个移居加拿大的上海市民在加拿大通过网站就办理了“出生”和“未受刑事处罚”两项公证，只花50美元的公证费和邮寄费。2023/4/26数字图书馆已经成为——

“信息高速路上的绿洲”。

2023/4/26企业信息化

企业信息化是国民经济信息化的核心内容，是企业现代化的重要标志，是电子商务的基础，也是企业生存和发展的重要保障。党的十五届五中全会：大力推进国民经济和社会信息化，是覆盖现代化建设全局的战略举措。以信息化带动工业化，发挥后发优势，实现社会生产力的跨越式发展。企业信息化就是要实现企业生产过程的自动化、管理方式的网络化、决策支持的智能化和商务运营的电子化。

2023/4/26中国企业管理的三次革命

第一次是管理体制的变革。逐步把企业管理由行政管理转变到法制管理，确立了企业独立法人地位；第二次是发展机制的变革。由计划经济到市场经济，由依靠计划到依靠市场，确立了面向市场、优胜劣汰的机制；第三次则是由传统管理向信息化管理方法的变革。而且信息化所带来的不仅是技术上的变革，而且是企业管理思想、模式、手段、理念全方位的变革。2023/4/26

国际上企业管理的三次革命

第一次是100多年前的美国泰勒的科学管理，科学管理首创了美国福特汽车流水线，使生产效率得到了极大提高；第二次是60——70年代发生在日本的企业管理革命，其核心是质量。（但这两次我们都错过）第三次是随着信息技术而来的以“扁平化”、“个性化”为特征的“企业流程再造”。就是说效率高、质量好还不够，还必须满足客户个性化的要求，即根据用户的个性化需求来生产，并以信息化管理为基础。2023/4/26

2、信息技术对档案载体及保存的影响

文件、档案信息主要载体的发展与更替

社会、经济、技术的进步不以个人的意志为转移：

300年1600年？甲骨简牍纸张磁、光介金石、纸草、缣帛、羊皮胶片、音像……………公元……………21世纪2023/4/26电子文件、档案存储载体

磁带、磁盘、硬盘、光盘、磁光盘、闪存、移动硬盘。光盘：——CD-R:650M——DVD:4700M2023/4/26光盘特性1）存储量大，记录密度高。（一张650MB的光盘可存储A1图纸4000张，或3亿个汉字）；2）声、像、图、文并茂，多媒体再现；3）寿命长（非接触式记录和读出），信息质量高（相对磁介质）；4）信息存取方便、灵活，可键盘输入（矢量），也可扫描输入（光栅）；5）信息还原效果好，有较高的分辨率；6）系统容易建立和普及，性能价格比越来越高。且双向适应：既适应利用，也适应保存。2023/4/26光盘耐久性试验

柯达公司曾对CD-R光盘做过老化试验。其测试是将210张CD-R光盘在不同的温度和湿度组合下存放达6048小时。他们预测95%的光盘217年后仍然可读。MTC公司的试验结论是：“MTC光盘的平均寿命在300年以上，第145年后读盘可靠性为95%，所以MTC光盘特别适于存档”。美国已制出保存千年的“罗塞达碟”，研究人员将照片和圣经刻入盘中，用300度高温烘烤再用海水浸泡的老化试验。而这种用镍制成的光盘经受住了考验。2023/4/26罗塞达盘(RosettaDisk)：预期寿命10,000年2023/4/26光盘新技术

“蓝光光碟”（BLU-RAYDISC）九家主要国际科技公司2002年年初宣布，研制出一种新的光碟及有关数据格式。该碟单面可以收录27G数据，是目前DVD的5倍，可记录两个小时高解析度录象或13小时普通电视节目。该碟利用蓝色激光光束来刻录数据。单层44G光盘。据报载，三菱化学开发出的新光盘，其传输速率为120Mbit/s。记录数据保存时间可达数百年。如果650M的盘可存4000张A1的图纸，那么44G的光盘就可存27万张A1图纸；而假设如果每本书平均20万字、40万字节，100万册书的图书馆总馆藏就是4000亿字节，只需要10张44G的光盘。2023/4/26

一块一吨重的石碑上记载的文字可以用几张纸记下来；同样，一吨纸质档案中所有的文件、图表也可以用几张光盘记录下来。因此，就象金石、竹木的笨重、不便必然要被纸张取代一样，纸张在电子信息时代的笨重、不便，也终将被光介质取代。目前，就连电影、电视、广播及其他媒体公司也面临着深刻的载体变革。他们将新节目以及数十年的音像转化为数字媒体。好莱坞2003年花费5亿美元用于数据存储。CNN已经将12万小时档案录像转化为数字媒体。有专家认为，从胶片到数字方式，是电影业经历从无声到有声、从黑白到彩色后的第三次变革。2003年美国NAB广播展上，就提出要在十五年内消灭胶片。2023/4/26美国《基督教科学箴言报》创刊于1908年11月25日。2008年10月底发表声明，2009年4月起，将告别“每日投送纸质报纸”的百年景象，每天改用电邮发送网络报纸，与此同时发行纸质周刊，着力深度报道。纸质：1970年22万份，2007年5万份；网站：10年前100万次，现在500万次。2023/4/26面对信息技术的发展，

档案的形成、载体和保存正经历着：1、记录由手工向科学技术；2、外观由可视向不可视；3、介质由有机向无机；4、信息由固定向迁徙；5、保存由体力向智力；6、体积由庞大向精巧的发展。2023/4/26

3、电子文件电子档案管理现状1）国际档案界对信息技术冲击的响应2）我国电子文件、电子档案管理现状2023/4/261）国际档案界对信息技术冲击的响应

目前国内外关于电子档案管理研究正是方兴未艾。从研究方法上也有多种思路，但总体上已经从主张将电子文件下载到纸张保存转向承认电子文件以电子（数字）方式保存。一方面，纸质文件的保存、管理和利用已经无法适应和满足现代社会信息化条件下人们对信息的需求，如远程及局域网络的检索、利用；另一方面，纸质文件也已经不能反映电子文件形成时的真实面貌，如三维立体、动态变化、多种格式以及多种媒体。最重要的是，现代信息技术的发展，如光介媒体的海量存储、数字签名及加密技术软件的开发研制成功，已经为电子档案长久、真实保存和可作为法律凭证提供了基础。2023/4/26研究方法上的两种观点和思路

一种观点和思路是电子档案的虚拟保存。美国学者戴维·比尔曼认为，无须把电子档案移交给档案馆，将来的电子档案是虚拟档案，可以通过计算机网络将分散在各部门的电子文件和档案连接起来。人们查找和利用档案就像在互联网上查找信息一样，不必知道、也不可能准确知道信息在全球的那一个服务器中储存。另一种观点和思路，则是从研究电子档案真实性的永久保存入手，旨在建立电子文件与电子档案管理模式及理论，从根本上取代纸质文件与档案管理。因此这种研究方法特点是进行非常全面、细致的分析。2023/4/26电子档案管理的几种研究方法数字归档特别工作组TF2001PADI调研组永久保存真实电子档案国际研究项目（INTERPARES）美国的电子档案馆系统（ERA）美英两所大学承担的构建数字材料长期保存技术策略的凯米里昂计划（CAMiLEONProject）荷兰的数字保存试验台（DPT）英国的数字保管中心（DCC）DigitalCurationCentre澳大利亚维多利亚州电子档案战略（VERS）和DIRKS(DesigningandImplementingRecordKeepingSystems)档案管理应用研究（标准及管理模式）欧洲的MoREQ美国的塞多纳联合会（SedonaConference）有关电子档案的研究报告加拿大UBC的有关电子档案保管链管理研究项目；2023/4/26

在信息技术发达国家，电子档案的证据作用越来越凸现。在美国，电子邮件已经走上证人席。2000年美国司法部与微软公司的诉讼案中，双方都呈交了大约3000份证据，其中大多数是E-mail。美国司法部一位高级官员说：“E-mail正是这种调查的一场革命。”比尔盖茨在一封邮件中反复问道美国在线（AOL）公司经理人：“搞垮网景公司（Netscape），我们要付给你多少钱？”对于检察官来说，它已经成为极好的证据，甚至是比证据更好的武器。在DNA检验中，留在犯罪现场的一根头发就能使案情翻转，电子邮件就是公司的DNA证据。用于指控的电子邮件已经变得如此普遍，以至于有些律师已经习惯于称之为“证据邮件”。美国联邦证据条例（条例803（8）号）规定，只要政府机构能保证已建立文件制作程序，并认真执行了这个程序，电子文件也可作证。这个程序是：1.能够确定文件制作的日期；2.所有文件更改的日期，都自动地记录在系统中；3.文件颁布是经过批准的而且有单位领导的签署。2023/4/26

关于原件的观念在电子环境下也要改变：一方面很多电子文件经过能够辨别真伪的数字签名，可以作为原件；这时打印出来的纸质文件倒是副件。另一方面，电子文件又有很多已经是无法打印出来，如动画、连续图像、网页、声音等，因此，根本就不存在纸质文件。关于电子档案的长期保存，美国特别工作组与澳大利亚调研组的共同结论之一是，技术淘汰是影响数字信息长期保存和利用的关键；用现代技术保存文件，不在于极力维护文献媒体自身，而在于通过保存文件内容、状况来达到对文献长期保存的目的。2023/4/26

2）我国电子文件、电子档案管理现状—电子文件、电子档案开始大量产生—电子文件、电子档案管理问题提到议事日程—国家有关电子文件、电子档案适用的法律、法规、标准尚不健全—适应现代化管理要求的电子文件、电子档案管理模式尚未形成—电子文件、电子档案概念混淆不清、阻碍发展2023/4/26

档案管理发展趋势：

—档案形成电子化、—档案传递网络化、—档案存储数字化、—档案管理动态化。数据库档案化与档案数据库化2023/4/26

在某一阶段有效的管理惯例，也许会导致下阶段危机的出现。——LarryE.Greiner路的尽头不是终结，而是超越。

——叔本华2023/4/26结论和启示

信息技术的发展给我们的启示是：第一、信息化不是简单地用计算机代替手工劳动，也不是将传统的管理方式照搬到计算机网络环境中，而是借助现代信息技术，引进现代管理理念，对计划经济时期形成的、不适应市场经济客观要求的落后经营方式、僵化组织结构、低效管理流程等进行全面而深刻的变革。第二、信息化也同样给与其不相适应的档案形态及其管理、保存和利用带来挑战。伴随着纸质文件减少，电子文件增加，纸质档案与电子档案将进入共轭生存状态。第三、数字化存储已经成为信息化的基础，也是目前各机构档案资料管理部门适应信息化要求、整合单位信息系统的必然。2023/4/26二、信息化建设与档案管理现代化

1、信息技术的主要应用与发展趋势2、电子文件特性与电子档案管理原则3、档案管理现代化的新含义2023/4/26

1、信息技术的主要应用与发展趋势OA（办公自动化）OfficeAutomationCAD（计算机辅助设计）CAM（计算机辅助制造）ComputerAidedManufacturingCAPP（计算机辅助工艺）ComputerAidedProcessPlanningCIMS（计算机集成制造系统）ComputerIntegratedManufacturingSystemIMS（智能制造系统）IntelligentManufacturingSystemCE（并行工程）ConcurrentEngineeringPDM（产品数据管理）ProductDataManagementERP（企业资源计划）EnterpriseResourcesPlanningPLM（产品生命期管理）ProductLifecycleManagementCRM（客户关系管理）ClientRelationshipManagementECM（企业内容管理）EnterpriseContentManagement2023/4/26

企业资源计划（ERP）企业资源计划（ERP）：是企业开展业务的基础平台，其功能包括：制造数据管理、库存管理、销售管理、采购管理、生产计划、物料需求计划、能力需求计划、车间任务管理、车间作业管理、JIT生产管理、应付帐管理、财务总帐管理、固定资产管理、成本管理、质量管理、工模具管理、设备管理、人力资源计划、综合信息管理、系统管理、电子贸易数据接口等。

IDC对ERP的定义为11种应用：财务、库存、人力资源、薪水、合同管理、维护管理、项目管理、资产管理、采购定单管理、经营业绩管理、制造应用等。2023/4/26实施ERP与数据保存哈佛大学商学院的MarkCotteleer认为，实施ERP特别要重视保护数据，管理人员尤其要设法保证数据的标准化及完整性。因为信息系统（包括ERP）随时间的流逝而不断发展。由于数据是由服务于不同目的系统产生，如果缺少必要的约束，其信息系统结构将成为一堆不完整的而且不能交互的技术孤岛，进而也不得不把从别处获取的信息转化成自己的格式，其结果是阻碍而不是支持公司商业目标的实现。很多公司在ERP实施过程的最后阶段才发现没有保留先前的数据，从而无法知道系统对商业性能的改变究竟有多少。在实施过程中，有时麻烦就出在数据上。因此确立各个部门最为重要的数据是个极富挑战性的问题。

2023/4/26

信息技术的发展趋势及其影响：

观念：修路（网络）——跑车（数据）；硬件：芯片速度——数据存储；网络：LAN（局域网）、WAN（广域网）——SAN（存储域网）、NAS（网络附加存储）；软件（操作系统）：Dos、Windows——Longhorn；管理：数据—数据库—数据仓库—企业信息工厂PDM—ERP—PLM—ILM2023/4/26“为什么我们能在数秒中在互联网上找到任何我们所想要的东西，而却需要花费这样长的时间在自己的PC机上找到我们自己的数据？”Longhorn将包括一个像数据库一样的存储引擎，叫做视窗未来存储（WinFS），目前的email信息、联系、word文件，以及音乐文件都是完全分开的状况在Longhorn平台上将不复存在。

除了WinFS技术，微软还增加了新的系统概念——图书馆库，它将在Longhorn系统上建立数据集，无论其在系统中实际的物理存址在那儿。例如，照片及电影图书库将汇集所有指向系统中每一个图片和数字录像的链接。2023/4/26

微软的克里斯·琼斯说：“我将不再关心我所存储的文件的位置，为什么我不能靠点击鼠标来显示我的文件呢？计算机应该知道文件是什么、我所编辑和注释过什么、我曾经查找过什么、以及我曾在其他什么地方查找过文件。不仅是我机器上我所要找的文件，而且是我想要的文件。”2023/4/262、电子文件特性与电子档案管理原则电子文件特性：第一、电子文件以数字编码形式存在。第二、电子文件形成和使用对设备的依赖性。第三、电子文件的非直读性。第四、电子文件物理结构与逻辑结构的复杂性及对元数据和背景信息的依赖性。第五、电子文件信息与载体的相分离性。第六、电子文件的易更改性。

2023/4/26电子档案管理原则—全程管理原则—前端控制原则—集成管理原则—动态管理原则2023/4/26全程管理原则

根据电子文件的特点，应对电子档案从产生到永久保存或销毁的整个生命周期进行全程管理。——从整体的角度看，电子档案的全程管理是一种全面的管理，涉及电子文件的流程、管理规则、管理方法以及质量要求；——从系统的角度看，电子档案的全程管理是一种系统的管理，注重电子档案生命周期内各个阶段所有管理活动和管理要素的统筹兼顾；——从过程的角度看，电子档案的全程管理是一种过程管理，要求对电子档案生成、流转、利用、保管等每一环节实施过程进行监控，以便及时发现和纠正失误和不断调整管理策略。2023/4/26前端控制原则

档案从形成到永久保存或销毁的过程中，形成是前端，处理、鉴定、整理、编目等具体管理活动是中端，永久保存或销毁是末端。前端控制是实现电子档案全程管理的重要保障，是全面、系统、优化思想的集中体现。这一原则在纸质及其他载体文件、档案管理中是有效的，在电子档案管理中更是至关重要。（过去三参加三纳入四同步就是这种思想）2023/4/26集成管理原则——系统的集成性。与企业及单位信息系统的连接。——过程的集成性。电子档案系统的设计、电子文件的捕获、鉴定与归档、检索与存储、保管和利用。——多种信息媒体的集成性。文字、图形、图像、影像、声音等各种信息形式加以有机组合，这种文件称为“多媒体文件”。多媒体文件图、文、声、像并茂，能够更加真实地再现当时的活动情况，从而强化了文件对业务活动的记忆和再现功能。

2023/4/26动态管理原则

电子档案本身具有很多“动态”因素：如电子档案信息与载体分离；电子档案载体性能的不稳定性；新的信息编码方案、存储格式、系统软件的不断出现和替代；电子文件加密，保管链与时间戳的维护等，使电子档案管理处于变化之中。所以，要密切关注电子档案形成过程及所处的阶段，针对不同的需求，采取最佳的管理措施。2023/4/263、档案管理现代化的新含义

当前各行业信息化建设都在向前发展。从历史的经验和技术发展的规律看，社会向前发展是不以个人的意识为转移。从现代技术的发展的角度讲，人类文明成果，社会都在共享。因此，必须认识数据管理技术对档案管理的深刻影响。如果不能紧跟信息化，档案管理有可能被边缘化，其信息管理功能将被各种信息管理系统替代。而在统一的信息技术平台上，以档案信息资源优势整合信息管理，或是以计算机信息中心为主整合所有信息都成为可能。2023/4/26档案信息化建设创新实践

推进信息化已成为事关现代化建设全局的关键，信息化建设已经成为发展和管理创新的重要方面。信息技术下各种各类管理信息系统的建立，已经成为重要文档、记录建立、保存和使用的基础设施，也使得档案部门基于制度和体制所建立的对档案信息垄断将不复存在。因此，当文件、图纸及众多信息、数据、记录在OA、CAD、ERP、PDM、CRM系统中获得新生命，当传统方法已经无法记录三维、动态与多媒体信息数据，无法跨地域传递的海量信息，我们没有理由也无法拒绝建立、发展和完善电子档案管理。发展电子档案管理，建立新型应用平台、应对新载体、新技术、新内容的挑战，已成为档案管理创新的重要方面。2023/4/26档案管理现代化的新含义早期——是以计算机检索编目的档案管理自动化（94年的档案学词典没有电子文件、电子档案、信息化词汇）过去所有开发管理软件都是针对档案的目录，并主要进行检索、统计；

现在——则是以数字形式形成档案、在磁光介载体上的保存、在局域网和互联网上运行的模式。2023/4/26信息技术环境下档案信息管理一体化——档案的产生、管理、利用一体化；（档案管理的各个环节在时间和空间上的压缩）——档案管理与各项业务环节一体化；（企业每项业务系统如OA、ERP、CAD、PDM、SCM、CRM等，都能链接到档案管理与服务）——档案与其它信息资源管理一体化；（情报、图书、资料、文件、档案、信息的管理利用在一个平台上进行）——电子档案与其它媒体档案管理一体化。（需要保障电子档案与纸质档案的一致性）2023/4/26

虽统称现代化，但是前者是以实体管理为中心，后者是以信息管理为中心；前者对应的是工业化社会，后者应该对应信息化社会；前者以工作自动化为特征；后者以全文信息化为特征。因此，随着电子档案的大量产生，档案工作也必将随之而进入新的历史发展阶段，档案管理现代化也具有与过去不同的新含义，是以档案管理信息化为核心的档案管理现代化。即，适应信息化建设的发展要求、基于档案工作的基本原理，对信息系统中形成的电子文件、数据进行归档、存储和管理，提供有效的全文档案信息网络化服务的新型档案管理模式。

2023/4/26

小结

一、信息技术的广泛应用已经并将必然引起各项工作的变革。信息化是新形势下现代化的核心和代表，推进档案管理现代化，必须认识并重视信息术对档案及档案工作的深刻影响。如果说信息化是覆盖现代化建设全局的战略举措，那么档案信息化也就成为档案管理现代化的核心和方向。二、信息技术赋予档案管理现代化以新的内涵。只有真正的电子文件大量产生才会出现真正的电子档案管理；只有用计算机对档案信息进行全文（实体）管理和利用，档案工作才能称得上真正进入信息时代，档案管理也才能真正称为现代化。2023/4/26三、电子档案管理系统建立的要求1、认清档案管理现代化的发展趋势（美国国家电子档案档案馆介绍）2、推进档案信息化建设的外部要求3、电子文件与档案管理系统的建立2023/4/26

1、认清档案管理现代化的发展趋势

第一、伴随着电子档案逐渐增多，纸质档案将逐渐减少；

第二、光介数字媒体将成为电子档案长期保存最佳介质；

第三、电子档案的安全与长久保存最终将得到解决；

第四、档案信息化管理将成为档案管理的新型模式。2023/4/26一个重大和根本的转变：

从媒体管理为中心转向内容管理为中心

——确定和认识新的档案类型；——档案保存在哪里以及如何使用；——档案如何不依赖技术而长久保存；——需要更高的管理标准；——要掌握所需要的整套技术；——具有多学科知识的管理者队伍。2023/4/26

美国耗资三亿美元的

国家电子档案档案馆（ERA）项目正式启动

2005年9月8日，美国国家档案馆与档案管理局（NARA）局长艾伦·韦恩斯坦AllenWeinstein在新闻发布会上宣布，经过世界级的信息技术承包商哈里斯公司与洛克希德·马丁公司一年设计竞争，洛克希德·马丁公司最终获得为NARA建立电子档案档案馆（ERA）系统的3.08亿美元、为期六年的合同。这标志着美国国家电子档案档案馆（ERA）系统项目的正式启动。2023/4/261998年，NARA投入启动资金参与政府及私人研究伙伴，以确定保存电子档案是否可行。这一研究所产生的新技术导致

1999年首先在理念上证明，保存电子档案具有可能性；

2000年，成立电子档案档案馆项目管理办公室，对系统需求进行研究；

2001年，参议院档案的保存研究取得成果；

2002年，研发出ERA系统需求，并资助合作者在国家超级计算机应用中心进行研究；

2003年，建成虚拟档案馆实验室，并提出设计及原型要求的建议；

2004年，年选定两家承包商分别进行ERA设计；

2005年，确定承包商，使NARA在尝试新技术方面多年探索有了结果。2023/4/26

ERA项目的建设和实施是一个系统工程

为确保技术上的领先和可靠，参与该项目的合作方包括众多知名机构：军队实验室、国防部、数字图书馆联盟、联邦地理数据委员会、环球网格论坛、电子电气工程师协会、电子文件永久真实性保存研究组、麻省理工学院、国家宇航局、国家计算机科学联合会、国家标准技术研究所、国家核安全局、国家科学基金会、国家安全局、圣迭戈超级计算机中心、马里兰大学高级计算机研究所等单位。2023/4/26★ERA系统是未来档案馆

该系统将捕获并保存联邦政府产生的各种类型、格式电子档案，且独立于原形成时的任何软件环境与硬件平台；并为具有合法权利政府部门及公众提供利用，无论其在任何地点、任何时间。ERA将使美国国家档案馆在未来能够履行接收、保存和利用政府机关、国会、法院形成的各种形式、格式电子档案的使命。2023/4/262023/4/26SomeNCASTResearchPartnersinclude:ARL–TheArmyResearchLaboratoryDICE–Data-IntensiveCyberEnvironmentsGroup(UniversityofNorthCarolinaatChapelHillandUniversityofCalifornia,SanDiego)DREN–U.S.DepartmentofDefenseResearchandEngineeringNetworkHPCMP–HighPerformanceComputingModernizationProgramDOE–U.S.DepartmentofEnergyGTRI–GeorgiaTechResearchInstituteIEEE–InstituteofElectricalandElectronicsEngineersInternet2PSC–PittsburghSupercomputingCenterNASA–U.S.NationalAeronauticsandSpaceAdministrationNAVO–U.S.NavalOceanographicOfficeNAVSEA–U.S.NavalSeaSystemsCommandNCSA–NationalCenterforSupercomputingApplications(Univ.ofIllinois)NIST–NationalInstituteofStandardsandTechnologiesNITRD–NationalCoordinationOfficeforNetworkingandInformationTechnologyResearchandDevelopmentNSF–NationalScienceFoundationOMG–TheObjectManagementGroupPDESInc.ConsortiumRENCI–TheRenaissanceComputingInstituteSLAC–StanfordLinearAcceleratorCenterTACC–TexasAdvancedComputingCenter(TheUniversityofTexasatAustin)UMIACS–UniversityofMarylandInstituteforAdvancedComputerStudies(UniversityofMarylandatCollegePark,MD)WVU–WestVirginiaUniversity2023/4/26★ERA研究建设中的一些结论

——NARA在保存电子档案研究上的长期经验使其认为电子档案的媒介是可以管理的。电子档案的挑战是机遇与问题共存。NARA认为从这一结论可导出如下认识：1、以保存可展现真实档案样子的方式克服技术的过时；2、信息技术及其所产生的档案将持续变化，应基于这一预期来构建动态解决方案；3、利用信息技术持续进步，探索保持和改进系统性能，客户服务的恰当方式。重要的是要认识到：完备的ERA并非仅是通常意义上的一个系统，它是一个综合的、系统的、动态的手段和方法集成体，能够跨越时间持续提供真实的电子档案利用，从而实现档案工作的功能。因而，那种认为仅靠建立一个系统就能满足保存电子档案挑战的观点是短视的。2023/4/26

——任何系统,即使现在自称已解决了所有已知的技术过时和脆弱的保存媒体问题,也免不了过时，因为技术将持续发展变化。所以解决数字保存的挑战必须结合适应能力、考虑变化的技术和技术会有不可预测的结果。总之，应对挑战要利用信息技术的改进同时也要解决过去的问题，期待将来未来的利用者会满足于我们现代应用的技术是不现实的。想一下现代的利用者如果利用档案时还用让他用打孔卡、FORTRAN语言orCOBOL通用商业(程序)语言，他会满意吗？基本的预测未来还是要持续改进。也许对未来信息技术的唯一有效预测是：技术将持续改进和变化。

——未来的ERA将需要独立于所使用的技术。第一，确保所保存的档案的持久;第二，充分利用商业软件的发展。基础设施独立可通过“可行技术”实现。“可行技术”包括：持久对象和馆藏对象的转换方法；能够使馆藏持久独立于所使用的存储系统的存储管理；能够处置所有保存和传递要求的元数据管理；以及能将恢复到对象转换到目标技术上的调解方法。2023/4/26★馆藏电子档案的多样性研究

美国国家档案馆和一些合作方提供了一些多样历史档案资料,供ERA项目使用，如:1、国防部战区伤亡档案的越战部分及海湾战争的网站;2、国家专利与商标局的200万件专利申请;3、众议院1997年民主党选举投票清点和参议院参议员立法活动数据库;4、因特网上100万电子邮件;5、人口调查局TIGER/Line案卷；6、国家地质调查局的数字化LineGraph数据；7、前任布什总统白宫PC机中的内容；8、罗斯福总统图书馆网站内容；9、加利福尼亚数字图书馆所藏美术馆数字图像。2023/4/262023/4/262023/4/26★总统电子档案接收

2009年夏天，据美国国家档案局代局长阿德雷尼·托马斯介绍，国家档案馆正在接收布什总统的电子档案，载入ERA系统。目前，85%已被摄入。美国的《总统档案法》（PRA）授予国家档案馆保管总统档案，并要求在总统任期满五年后能满足专门利用需求。1月20日当奥巴马宣誓就任美国总统后，国家档案馆开始接收布什档案。与以往不同的是，首次直接提交给ERA系统的SAN（storageareanetwork）设施。由于国家档案馆档案工作者、ERA开发商洛克希德·马丁、以及白宫IT人员的紧密合作并很平稳、方便地移交程序。接下来几个月国家档案馆的IT专家开始上载了大约77T的数据到ERA系统，并为利用做准备。77T是克林顿政府的35倍，而克林顿的则又是老不布什总统的很多倍。现在，ERA系统仅限于总统图书馆的工作人员处理这些档案，以及专家的利益要求。总统档案将依据《总统档案法》在期满五年后，按照《信息自由法》的要求开放。2023/4/26关于电子档案的长久保存

2000年，美国圣迭戈超级计算机中心SDSC研究整合了来自超级计算机中心的档案存储技术、计算机科学界的数字网格技术、数字图书馆界的信息模型和档案馆界的保存模型，提出“基于收藏的持久档案馆”collection-basedpersistentarchive概念，并构建了“持久档案馆”的原型。SDSC认为，运用可升级、扩展的档案存储技术（scalablearchivalstoragetechnology）数字信息至少可保存400年。其中与数字对象相关的上下文关系，对构建“基于收藏的持久档案馆”来说是主导性问题。2023/4/26★ERA研究建设中的一些结论

★

NARA在保存电子档案研究上的长期经验使其认为电子档案的媒介是可以管理的。电子档案的挑战是机遇与问题共存。NARA认为从这一结论可导出如下认识：

1、以保存可展现真实档案样子的方式克服技术的过时；

2、信息技术及其所产生的档案将持续变化，应基于这一预期来构建动态解决方案；

3、利用信息技术持续进步，探索保持和改进系统性能，客户服务的恰当方式。重要的是要认识到：完备的ERA并非仅是通常意义上的一个系统，它是一个综合的、系统的、动态的手段和方法集成体，能够跨越时间持续提供真实的电子档案利用，从而实现档案工作的功能。因而，那种认为仅靠建立一个系统就能满足保存电子档案挑战的观点是短视的。2023/4/26

★任何系统,即使现在自称已解决了所有已知的技术过时和脆弱的保存媒体问题,也免不了过时，因为技术将持续发展变化。所以解决数字保存的挑战必须结合适应能力、考虑变化的技术和技术会有不可预测的结果。总之，应对挑战要利用信息技术的改进同时也要解决过去的问题，期待将来未来的利用者会满足于我们现代应用的技术是不现实的。想一下现代的利用者如果利用档案时还用让他用打孔卡、FORTRAN语言orCOBOL通用商业(程序)语言，他会满意吗？基本的预测未来还是要持续改进。也许对未来信息技术的唯一有效预测是：技术将持续改进和变化。★未来的ERA将需要独立于所使用的技术。因为：第一，确保所保存的档案的持久，第二，充分利用商业软件的发展。基础设施独立可通过“可行技术”实现。“可行技术”包括：持久对象和馆藏对象的转换方法；能够使馆藏持久独立于所使用的存储系统的存储管理；能够处置所有保存和传递要求的元数据管理；以及能将恢复到对象转换到目标技术上的调解方法。2023/4/26

电子档案（光盘）耐久及信息寿命，长久保存存储格式问题、电子签名。目前已经从光盘的长久保存（或光盘的寿命）问题转向信息如何长久保存。档案长期保存格式：要从技术层面、法规层面、市场层面、安全层面考虑。目前国家档案行政管理部门的工作：参与国际标准化，了解新动态；信息化框架设计、与有关部门联合（工信部）在研究电子档案保存格式等问题。长久保存：PDF只是技术手段之一，国际上有很多专家在研究管理措施。如SRB（StorageResourceBroker）存储代理，NPI国家保存基础设施。2023/4/26★ERA给我们的启示：——直面无法回避的挑战；——主动投入与战略合作；——适应时代和技术发展；——勇于承担历史的责任；了解ERA的目的，是让我们意识到信息化将是一种无法回避的必然。苹果公司CEO斯蒂夫·乔布斯说过“并不是我们一定要过河才能达到彼岸，而是彼岸世界正向我们走来。”但由于电子档案管理的复杂性，不能期望一蹴而就。我们在面对难度上增加信心；在发展探索中逐步完善。2023/4/26观念落后的代价

美国的柯达公司1966年在世界500强中名列34位，1989年名列18位，2004年411位，2005年名列483位，2006年则出局世界500强。这是为没能认清科技发展趋势、轻视科学技术生产力，特别是信息技术的僵化观念所付出的代价。2023/4/262、推进档案信息化建设的外部要求

“法规遵从”理念与企业档案信息管理

2001年美国的安然、安达信事件，以及2002年的世界通信公司欺诈事件中，公司股东、许多中小投资人为此损失惨重。这些历史上最为严重的财务欺诈案揭示出忽视电子文档管理的危险。这两个事件促使美国国会就此通过了多项针对公司业务、财务数据的强制性法规，欧洲许多国家也相继出台相关法律法规，对公司、企业的业务、财务数据设定了严格的存储保存期限。这些相关法规的制定已经影响到公司行为，其中电子数据的保护与管理则成为法规制约的焦点所在，“法规遵从”的概念应运而生。2023/4/26

“法规遵从”，就是要对企业的数据、信息的保存和管理加以法律约束，目的在于让企业对数据的应用、管理、存储形成各种规范。为此，美国2002年制定《上市公司财务改革和投资者保护法案》（Sarbanes-OxleyAct），要求组织机构使用文档化的财务政策和流程来改善可审计性（第404节）。法案的主要目的是通过加强对公司的管理来恢复投资者的信心。该法强化了企业CFO的地位，对企业档案、数据的保管有了更加严格等要求。显然，要在全球市场竞争，企业必须建立正确的信息技术基础架构，制定文档数据保持和保护策略。2023/4/26

SOX法案的相关内容被补充进美国法典Chapter73ofTitle18USC§1519（《美国法典》第18卷《犯罪与刑事程序》第73章第1519款）“在联邦调查及破产程序中销毁、篡改及伪造档案”中规定：故意篡改、销毁、删除、隐藏、掩盖、伪造或造假档案、文件或有形物体，有目的的拖延、阻碍或影响调查或政府机构的正当行政，将被处以20年监禁。Chapter73ofTitle18USC§1520（《美国法典》第18卷《犯罪与刑事程序》第73章第1520款）“销毁公司审计档案”中规定：所有审计文件必须保留5年。包括形成、发出或收到信函、备忘录、通知、其他文件、档案（包括电子档案）与审计有关，且包括关于审计的结论、意见、分析及财务数据。任何人有意或明知故犯破坏这些条款或规定，将被处以10年以下监禁。这开创了留存电子档案的法律要求的先例。2023/4/26《通过法规遵从和可靠的档案管理改进公司治理》（白皮书）

在履行法规遵从中，企业档案具有双重功能：

一是提供证据：为企业行为、过程提供合法证据；

二是展示合法性：提供的档案文件、数据能表明企业没有任何违法行为发生。

2023/4/26

美国有关法规对企业建立产品与服务

档案记录的要求☆《上市公司财务改革和投资者保护法案》（Sarbanes-OxleyAct）；☆《美国爱国法案》（USAPatriotAct）；☆《健康保险流通与责任法案》（HealthInsurancePortabilityandAccountabilityAct）；☆《金融服务业的数据安全性制定规范》（Gramm-Leach-Bliley）；☆《美国证券交易委员会规范》（SECRule17a-4）；2023/4/26☆《联邦条例》21CFR第11部分；☆《全美证券交易商协会行为规定》（NASD3110）；☆美国国防部DOD5015.2-STD；☆《企业社会责任标准》（SocialAccountability8000）；☆《职业安全卫生评价标准》（OHSAS18001），(OccupationalHealthandSafetyAssessmentSeries18001

)；☆《公众健康安全与生物恐怖主义预防应对法》；☆《危害分析与关键控制点》(HazardAnalysisandCriticalControlPoint)（HACCP）。2023/4/26企业：你遵守了吗？

是否有一个合适的记录保留方法？该方法适用于所有的记录类型和表现形式吗？包括E-mail，财政记录、声音、影像、其他你在工作中要用到的技术、结构型数据及非结构型数据。作为回应管理部门信息需求的一部分，是否能尽快发现和检索文档？是否追踪公司在法律证据收集和诉讼支持上的花费？你能保证你的文档的真实性吗？你能分配和保护对特定的文档的访问吗？你能出示具体的审核追踪资料以确定你的企业正在执行合适的内部控制吗？你应对文档破坏和管理风险的方法是什么？这个方法需要文档被保存多久，谁拥有销毁它们的权利？你是否例行公事地将一份文档内容多次备份？或者将不需要的数据和记录备份以达到法规遵从？2023/4/26法律法规与标准规范

目前国家有关档案信息化、电子文件与电子档案管理的法规、标准：《电子签名法》《电子文件管理暂行规定》，《电子公文归档管理暂行办法》GB/T17678．1CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求GB/T18894电子文件归档与管理规范DA/T31纸质档案数字化技术规范DA/T32公务电子邮件归档与管理规则DA/T38电子文件归档光盘技术要求和应用规范DA/T42第八章档案信息化建设（主要内容：档案信息化目标与原则、电子文件的归档、传统载体档案数字化、电子档案的保管、档案网络化服务、档案管理系统软件等）DA/T43缩微胶片档案数字化技术规范2023/4/26国家档案局《关于加强企业档案信息化建设的意见》一、充分认识企业档案信息化建设的作用二、明确企业档案信息化建设的目标与原则三、建立健全企业档案管理信息化规章制度四、建立适应企业信息化要求的档案管理系统五、完善电子文件归档与档案信息数据库的管理六、加强对企业档案信息化建设的规划和指导2023/4/26来自信息技术行业的竞争：内容管理（ECM）

EMC公司开发的企业内容管理企业内容管理ECM(EnterpriseContentManagement)是一种能帮助企业管理全部非结构化信息、或说是内容的软件。这些信息以多种数字形式存在于企业，包括：文本文件、工程图纸、XML文件、照片图像、声像文件等，以及其他各种格式的文件。ECM不仅可管理这些文件，而且还可以捕获、集成来自各种资源的文件。如管理来自ERP、CRM、SCM的内容。它依靠创建分类方案、元数据、标签等建立方便快捷的检索从而赋予管理以智能。ECM还可依据企业管理规范以及所管理的内容，自定义管理文件的评价、修正及批准程序的内容，对内容进行流程及生命期管理。2023/4/263、电子档案管理系统的建立建议与思考：1、积极主动参与单位信息化进程（信息化是覆盖全局的战略举措）；2、从法规和技术两个层面强调和看待管理电子档案的必要性、合规性、可行性；3、关注技术发展和成长；4、开展合作研究，行政管理部门、机关企业用户、开发商。学费是成长的营养和代价（IT正在成长，难道新生儿要穿一件成人衣服？不应指望）。大企业应投入（国家层面认识不足）、高校应从理论上营造环境、国家还没有类似ERA、NPI的战略，而且几个界别缺乏联系与合作。图书、信息技术、信息资源、档案界。现阶段电子文件归档与电子档案管理系统的建立，就是要创新档案管理。在这一进程中需要注意处理好一些问题。2023/4/26一是认清档案信息化建设认识的误区：——用计算机进行检索编目、代替手工；——只要领导重视、有资金投入；——不懂技术，让IT部门派人来安装和维护；——先企业或单位的信息化，再档案信息化；——档案信息化就是数字化；总之，应把档案信息化看成档案管理理念、技术、方法乃至管理模式的根本改变。2023/4/26

二是加强对信息技术的关注和学习

对档案信息化建设中概念及问题：有些是要区分和明确的，如文件与档案、现代化与信息化、法律效力与法律凭证。有些是要学习、了解的，OA、CAD、PDM、ERP、PLM、CRM、EC（电子商务）、EG（电子政务）的关系：为什么要关注？数据库作为档案；LAN、WAN、SAN、NAS、PAN，法律效力、法律凭证、真实性、长久保存；现代化、信息化建设；数字档案馆、虚拟档案馆；电子签名；电子档案的安全与长久保存形式，电子文件的法律凭证作用、电子档案保存格式（XML、PDF、SEP、CEF）、元数据、数字加密、数据迁移、数据仓库、智能搜索、无缝链接、知识管理、电子邮件、远程检索、身份认证、授权、防火墙、网络安全、信息安全审计。还有的是需要认真对待、处理和创新的，如纸质档案与电子档案的关系、电子档案长久保存的格式、以及信息技术条件下档案管理模式等。2023/4/26

三是明确电子档案管理系统的特殊要求：1）电子档案的过程要责任分明；2）电子文件在形成后应及时积累，以防在分散状态下发生信息损失和变；3）建立和实行科学的等电子文件归档制度；4）建立和执行严格的电子档案保管制度；5）加强对电子档案利用的管理；6）建立电子档案管理的记录系统。2023/4/26四是重视电子文档管理软件功能的研究《档案管理软件功能要求暂行定》基本功能的要求：数据管理、整理编目、检索查询、安全保密、系统维护——数据管理功能主要包括：数据库的建立、修改、删除，档案数据的输入、存储、修改、删除等内容。——整理编目功能应具备数据采集、类目设置、分类排序、数据校验、目录生成、数据统计。2023/4/26软件购买、开发还应考虑一、与单位信息管理及业务系统的无缝衔接，纳入整个单位业务工作流程管理；二、适应本单位网络结构及终端规模，可以管理图档为主的海量文件、有较高度安全可靠性；三、支持Internet/Intranet检索和实时浏览；四、不同使用权限的划分与设定；五、对多种文件格式、版本、平台的兼容；六、具备分类、归档、组卷、统计、编辑、整理、检索及光盘刻录功能；七、管理多重存储的图档，建立对应体与替代关系，支持光盘存储；八、管理、利用的统计（库存、借阅）要有自动记录功能。

以及加密、限制、口令、授权、报表、日志、参阅、复制、修改、签名、检测、监测、登录、审计、数据维护、（拷贝与恢复）定义文件类型、检索、与纸质状态对应、系统维护、注销等多种管理、控制功能。2023/4/26

五是关注电子文档信息的安全与长久保存

研究计算机数据安全的专家在研究如何保证电子档案的安全及可信性时，提出需要解决几个问题：一是机密性。对敏感数据、文件仅限制在被授权的人能查看，并应能防止泄露。二是完整性。防止数据、文件未经授权或意外被改动，报考数据插入、修改及删除。系统必须能够监测出未经授权点数据修改，并使接受方能够证实数据没有被改得过。三是身份识别和认证。确立信息传递者及其创建者的身份，使数据接收方能够确认数据的始发者。四是非否认性。防止个人否认先前已经执行的动作，使数据接收方能够确认数据发送方的身份。2023/4/26

对不同类型、不同作用的档案要有不同的策略，需要加以系统研究，以形成电子档案管理新的理论、方法和模式。如依据档案利用对象从不同角度可分为：——内部与外部使用(封闭与开放系统)——短期与永长期——重要与不重要——凭证与非凭证——保密与非保密——迁徙与非迁徙在管理上，严格电子档案刻入光盘的审查制度，完善电子档案的安全制度，长期保存的档案只能使用一次刻入光盘。2023/4/26六是正确对待纸质档案与电子档案管理认识电子档案与传统档案共同点和不同点；纸质载体与光介载体将长期并存；电子文件归档须同时归档电子文件的形成环境；过去图档的处理，及原有纸质档案的数字化。2023/4/26

结论

信息技术的发展使档案工作受到前所未有的深刻影响，并将促进其管理观念、方式、方法的根本转变。档案工作者必须以此为方向，开创适应信息化要求的、以档案信息化管理为核心的档案管理现代化；档案管理现代化离不开单位信息化建设，因此建立与信息化要求相适应的档案管理现代化将是今后相当长时期内档案管理提升和发展的根本方向。正确处理档案信息化建设与传统档案管理的关系。确保电子档案完整、安全与重要档案的长久保存是建立现代档案管理系统的基础和前提。2023/4/26四、有关电子档案管理问题的讨论☆电子文件存贮问题。每年需归档的电子文件是经过分类整理后存贮在光盘上，还是按年度整体存贮在光盘上。☆

如何做好档案网站、统一信息平台等信息整合与共享工作？☆

如何从各专业软件系统中采集电子文件，丰富档案室藏资源？☆

如何做好重要档案及声像、电子、多媒体等特殊载体档案的收集、长期利用、保管、备份等工作？☆

电子档案管理中电子档案的接收格式，原始性、真实性、完整性、安全性问题，电子档案管理中的存储载体的保护技术，长期可读性等问题；——EXCEL表格、WORLD文件、扫描形成的TIF文件等不同种类不同格式电子文件归档注意事项；

——采用不同软件、同一软件不同版本的跨平台阅读和输出问题。☆

希望档案专业知识培训的形式多样化,如知识讲授、案例分析、研讨、模拟操作等方式；☆2023/4/261、关于电子文件与电子档案2023/4/262023/4/26英国公共档案馆2023/4/262023/4/262023/4/262023/4/262023/4/262023/4/26真正的文件管理标准之例：IEC61355-2008《文件分类与命名》2023/4/262023/4/262023/4/26台湾2010年颁布标准:CNC15489《檔案管理》1Scope適用範圍2Normativereferences引用標準3Termsanddefinitions用語釋義4Benefitsofrecordsmanagement檔案管理效益5Regulatoryenvironment法規環境6Policyandresponsibility政策與責任6.1General概述6.2Policy政策6.3Responsibilities責任7Recordsmanagementrequirements檔案管理需求7.1Principlesofrecordsmanagementprogrammes

檔案管理計畫原則7.2Characteristicsofrecord檔案的特性7.2.1General概述7.2.2Authenticity真實性7.2.3Reliability可靠性7.2.4Integrity完整性7.2.5Useability

可應用性2023/4/268Designandimplementationofarecordssystem檔案系統之設計與實作8.1General概述8.2Recordssystemcharacteristics檔案系統特性8.2.1Introduction簡介8.2.2Reliability可靠性8.2.3Integrity完整性8.2.4Compliance符合性8.2.5Comprehensiveness全面性8.2.6Systematic系統化8.3Designandimplementingrecordssystems設計與實作檔案系統8.3.1General概述8.3.2Documentingrecordstransactions檔案異動之文件化8.3.3Physicalstoragemediumandprotection實體儲存媒體與保護8.3.4Distributedmanagement分散式管理8.3.5Conversionandmigration轉製與轉置8.3.6Access,retrievalanduse存取、檢調與應用8.3.7Retentionanddisposition保管與清理8.4Designandimplementationmethodology設計與實作方法論8.5Discontinuingrecordssystems檔案系統之除役2023/4/269Recordsmanagementprocessesandcontrols檔案管理過程與控制措施9.1Determiningdocumentstobecaptureintoarecordssystem決定哪些文件應被蒐集至檔案系統9.2Determininghowlongtoretainrecords決定檔案之保存期限9.3Recordscapture檔案之蒐集9.4Registration點收9.5Classification分類9.5.1Classificationofbusinessactivities營運活動之分類9.5.2Classificationsystem分類表9.5.3Vocabularycontrols詞彙控制9.5.4Indexing索引9.5.5Allocationofnumbersandcodes賦予分類號9.6Storageandhandling入庫與保管9.7Access存取9.8Tracking追蹤9.8.1General概述9.8.2Actiontracking動作追蹤9.8.3Locationtracking位置追蹤9.9Implementingdisposition清理之實作9.10Documentingrecordsmanagementprocesses檔案管理過程之文件化10monitoringandauditing監控與稽核11Training訓練2023/4/26ISO

23081-1資訊與文獻-檔案管理流程-檔案詮釋資料(Informationanddocumentation-Recordsmanagementprocesses-Metadataforrecords-)2023/4/262、电子档案保存格式2023/4/263、关于电子档案的长久保存

2000年，美国圣迭戈超级计算机中心SDSC研究整合了来自超级计算机中心的档案存储技术、计算机科学界的数字网格技术、数字图书馆界的信息模型和档案馆界的保存模型，提出“基于收藏的持久档案馆”collection-basedpersistentarchive概念，并构建了“持久档案馆”的原型。SDSC认为，运用可升级、扩展的档案存储技术（scalablearchivalstoragetechnology）数字信息至少可保存400年。其中与数字对象相关的上下文关系，对构建“基于收藏的持久档案馆”来说是主导性问题。2023/4/26

★国际电子档案研究动